Корректировка данных в excel

1. Сортировка с помощью команды СОРТИРОВКА:

•выделить тот диапазон, который должен быть отсортирован;

•задать команду СОРТИРОВКА из меню ДАННЫЕ;

•если выделение включает строку с шапкой, то включить параметр

ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ ПОЛЯ ПО ПОДПИСЯМ, в противном случае включить параметр ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ ПОЛЯ ПО ОБОЗНАЧЕНИЯМ СТОЛБЦОВ ЛИСТА.

•в верхнем поле СОРТИРОВАТЬ указать адрес (или название метки столбца) первого ключа сортировки;

•при необходимости ввести аналогичные адреса ячеек для 2-го и 3-го ключей в полях ЗАТЕМ;

•задать порядок сортировки по возрастанию или убыванию для каждого из ключей.

2. Сортировка с помощью стандартной панели:

•выделить сортируемый диапазон данных, начиная с ячейки той колонки, которая должна использоваться в качестве ключевой (при использовании данного способа ключевая колонка должна быть крайней в диапазоне);

•нажать кнопку СОРТИРОВКА ПО ВОЗРАСТАНИЮ или СОРТИРОВКА ПО

УБЫВАНИЮ стандартной панели.

Хотя в команде СОРТИРОВКА заложена возможность сортировки данных максимум по трем столбцам, можно выполнить сортировку по четырем и более столбцам. В этом случае команда СОРТИРОВКА должна быть применена несколько раз: сначала следует отсортировать таблицу по наименее значимым столбцам, а затем — по более значимым.

Пример I.6. Загрузите с диска obmen файл Rashod.xls. Отсортируйте таблицу сначала по виду расхода, а затем по получателю.

10.Корректировка табличных документов

10.1.Перемещение по табличному документу

Для перемещения по таблице можно использовать:

•клавиши со стрелками, обеспечивающие перемещение во всех четырех направлениях;

•клавиши <PgUp> и <PgDn> — для поэкранного перемещения рамки курсора соответственно вверх и вниз по таблице;

•клавиша <Home> — для перемещения на начало текущей строки;

•клавиши <Ctrl><Home> — для перемещения в ячейку A1;

•клавиши <Ctrl><End> — для перемещение в последнюю заполненную ячейку таблицы;

•клавиши <Ctrl><↓> — для перемещения в конец заполненного столбца;

•клавиши <Ctrl><↑> — для перемещения в начало заполненного столбца;

•клавиши <Ctrl><→> — для перемещения в конец заполненной строки;

•клавиши <Ctrl><←> — для перемещения в начало заполненной строки.

•щелчок указателя мыши в соответствующей позиции экрана приводит к перемещению рамки курсора в данную ячейку;

•для перемещения по таблице могут использоваться полосы прокрутки (как это было описано ранее);

•клавиша <F5> или команда ПЕРЕЙТИ из меню ПРАВКА — для быстрого перехода в любую ячейку рабочей книги (в этом случае нужно ввести адрес этой ячейки или имя диапазона в поле ССЫЛКА).

Пример I.7. С диска obmen загрузите файл Rashod.xls. Перейдите в конец таблицы. Вернитесь в начало строки, а затем в начало столбца.

10.2. Выделение фрагментов таблицы

Для корректировки данных, расположенных в нескольких ячейках таблицы, требуется эти ячейки предварительно выделить. Для выделения фрагмента можно использовать один из следующих способов:

•выделение всей строки таблицы – клавиши <Ctrl><Shift><→>

•выделение всего столбца таблицы – клавиши <Ctrl><Shift><↓>.

•выделение всей таблицы – клавиши <Ctrl><Shift><→><↓>.

•выделение произвольного непрерывного фрагмента: установить курсор на начало (или конец) выделяемого фрагмента. Далее либо протянуть по всей выделяемой области мышью (при нажатой левой кнопке), либо нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, с помощью клавиш перемещения курсора выделить требуемую область.

•выделение всей строки рабочего листа: выполнить щелчок мыши по номеру строки или установить подсветку на любой ячейке данной строки и нажать клавиши <Shift>-<пробел>.

•выделение всей колонки рабочего листа: выполнить щелчок мыши на имени столбца.

•выделение всей таблицы: выполнить щелчок мыши по левому верхнему углу бордюра (по кнопке, расположенной между заголовками строк и столбцов) или нажать клавиши <Ctrl>+<Shift>+<пробел>.

•выделение несмежных областей: возможно двумя способами:

—Выделить мышью первую область, затем, держа нажатой клавишу <Ctrl>, перейти к следующей области и выделить ее.

—Выделить с помощью клавиатуры первую область, затем нажать клавиши <Shift>+<F8>, перейти во вторую область и ее выделить.

Если фрагмент выделен ошибочно и это выделение необходимо снять, то следует щелкнуть мышью в любой ячейке или нажать любую клавишу управления курсором.

Пример I.8. С диска obmen загрузите файл Rashod.xls. Выделите всю таблицу. Снимите выделение. Выделите2-й столбец таблицы, а затем 2-й и 4-й столбцы одновременно.

10.3. Редактирование данных

Под редактированием табличных данных мы будем понимать: замену одних данных в ячейке на другие, исправление данных в ячейке, удаление данных из ячейки, перемещение их в другую позицию, вставку строк и столбцов в таблицу и удаление строк и столбцов из таблицы.

−Для замены одних данных в ячейке другими достаточно установить курсор в эту ячейку и ввести новые данные.

−Для редактирования данных в ячейке следует, прежде всего, установить курсор в корректируемую ячейку. Далее можно:

•выполнить двойной щелчок мышью в ячейке или нажать клавишу <F2>. Корректировка в этом случае осуществляется в самой ячейке.

•выполнить щелчок по строке формул и провести корректировку данных на

этой строке.

При корректировке можно использовать клавиши <Delete> и <Backspace> для удаления символов и клавишу <Insert> для управления режимами вставки/замещения. По завершении корректировки нажать клавишу <Enter> или кнопку с галочкой в строке формул.

−Для удаления содержимого ячейки (или нескольких выделенных ячеек) выделить очищаемую область или установить курсор на очищаемой от данных ячейке, нажать клавишу <Delete> или задать команду ОЧИСТИТЬ из меню ПРАВКА с параметром ВСЕ.

−Для перемещения данных в другую позицию выделить их. Далее можно:

•задать команду ВЫРЕЗАТЬ из меню ПРАВКА или нажать кнопку ВЫРЕЗАТЬ стандартной панели, установить курсор в ту позицию, куда должен быть перемещен выделенный блок, и нажать клавишу <Enter>.

•установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и переместить блок в

нужную позицию.

−Для вставки строки в таблицу установить курсор в любую ячейку строки, перед которой будет осуществляться вставка, и задать команду СТРОКИ из

меню ВСТАВКА.

−Для вставки столбца в таблицу установить курсор в любую ячейку

столбца, перед которым будет осуществляться вставка, и задать команду

СТОЛБЦЫ из меню ВСТАВКА.

−Для удаления строк или столбцов из таблицы установить курсор в любую ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которые надо удалить, и

задать команду УДАЛИТЬ из меню ПРАВКА. Включить параметр СТРОКУ или

СТОЛБЕЦ.

Можно отменить действие последней команды или последний ввод данных. Для этого надо задать команду ОТМЕНИТЬ из меню ПРАВКА или нажать кнопку ОТМЕНИТЬ стандартной панели.

Можно осуществить повтор последней выполненной операции. Для этого следует задать команду ПОВТОРИТЬ из меню ПРАВКА или нажать кнопку ВЕРНУТЬ стандартной панели. Если последнюю выполненную команду повторить нельзя, то вместо команды ПОВТОРИТЬ в меню ПРАВКА появляется команда НЕЛЬЗЯ

ПОВТОРИТЬ.

10.4. Копирование данных и формул

Если в различных ячейках таблицы должны содержаться одни и те же данные (текст или числа) или формулы, то они могут быть введены один раз, а затем скопированы.

Существует 3 способа копирования:

1. Активизировать копируемую ячейку. Задать команду КОПИРОВАТЬ из меню ПРАВКА или щелкнуть мышью по кнопке КОПИРОВАТЬ стандартной панели. Далее выделить ту область, куда надо скопировать данные, и нажать клавишу <Enter> или нажать кнопку ВСТАВИТЬ стандартной панели или задать команду

ВСТАВИТЬ из меню ПРАВКА.

2.Установить указатель мыши на правый нижний угол копируемой ячейки (при этом курсор принимает форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. После этого снять выделение.

3.Начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон ячеек, куда надо скопировать данные. Выполнить команды ПРАВКА/

ЗАПОЛНИТЬ / ВНИЗ (ВПРАВО). Снять выделение.

В случае копирования формулы, включающей относительную ссылку на адреса ячеек, последние изменяются в формулах в зависимости от направления копирования. При включении в формулу абсолютных ссылок на адреса, эти адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанные ссылки на адреса, то при копировании в формуле меняется только относительная часть адреса.

Пример I.9. С диска obmen загрузите файл Rashod.xls. Выделите диапазон А2:С8. Скопируйте содержимое диапазона в новую рабочую книгу.

10.5. Автозаполнение

Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов:

•Ввести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения (маленький черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной области) по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными.

•Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая при этом нажатой клавишу <Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1.

•Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду ЗАПОЛНИТЬ из меню ПРАВКА и указать параметр ПРОГРЕССИЯ. Далее задать тип заполняемого

ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле ШАГ указать приращение.

Пример I.10. Требуется ввести последовательность чисел от 1 до 15.

1.В ячейку А1 введем число 1.

2.Активизируем эту ячейку (А1) и подведем указатель мыши к правому нижнему углу рамки, обрамляющей эту ячейку, так чтобы вид курсора изменился на черный крестик (маркер заполнения).

3.Прижав одновременно клавишу <Ctrl> и левую кнопку мыши протянем маркер заполнения до ячейки А15 включительно. Для контроля — рядом с маркером заполнения при каждом новом перемещении появляется значение, которое будет помещено в данную ячейку.

4.После того как клавиша и кнопка мыши будут отпущены в диапазоне А1:А15 появится последовательность чисел от 1 до 15.

Пример I.11. Требуется ввести последовательность четных чисел от 20 до 2.

1.В ячейку С1 введем число 20.

2.В ячейку С2 введем число 18 (разница между введенными значениями в ячейки С1 и С2 должна равняться шагу, на который будут отстоять друг от друга все последующие числа. В нашем случае шаг=-2).

3.Выделим две ячейки (С1 и С2) и подведем указатель мыши к правому нижнему углу рамки, обрамляющей выделенные ячейки, так чтобы вид курсора изменился на черный крестик (маркер заполнения).

4.Прижав левую кнопку мыши протянем маркер заполнения до нужной ячейки.

5.После того как кнопка мыши будет отпущена в диапазоне С1:С10 появится последовательность чисел от 20 до 2.

Пример I.12. Требуется ввести последовательность чисел от 10 до 30 с шагом 5.

1.В ячейку Е1 введем число 10.

2.Выделим диапазон ячеек, явно превышающий требуемый, например, Е1:Е10.

3.Выберем команду ЗАПОЛНИТЬ из меню ПРАВКА и укажем параметр ПРОГРЕССИЯ. Зададим тип заполняемого ряда – арифметическая прогрессия (как правило, тип определяется автоматически), в поле ШАГ укажем приращение 5, в поле

ПРЕДЕЛЬНОЕ ЗНАЧЕНИЕ укажем 30.

4.После того как кнопка мыши будет отпущена в диапазоне Е1:Е5 появится нужная последовательность чисел.

Вряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые Списки (например, последовательность названий дней недели, месяцев и т.п.).

Пример I.13. Требуется ввести последовательность дней недели со вторника до субботы.

1.В ячейку С15 введем текст «вторник» или сокращенный вариант – «вт».

2.Активизируем эту ячейку (С15) и подведем указатель мыши к правому нижнему углу рамки — маркеру заполнения.

3.Прижав левую кнопку мыши протянем маркер заполнения вправо до тех пор пока не появится в подсказке текст «суббота» или «сб».

4.После того как кнопка мыши будет отпущена в диапазоне С15:G15 появится требуемая последовательность.

Пример I.14. Требуется ввести последовательность дат с 15.02.00 до 5.03.00.

1.В ячейку Н1 введем 15/02/00.

2.Активизируем эту ячейку (Н1) и подведем указатель мыши к правому нижнему углу рамки — маркеру заполнения.

3.Прижав левую кнопку мыши, протянем маркер заполнения до ячейки Н20 включительно. Для контроля — рядом с маркером заполнения при каждом новом перемещении появляется значение, которое будет помещено в данную ячейку.

4.После того как кнопка мыши будет отпущена в диапазоне Н1:Н20 появится требуемая последовательность дат.

Для создания собственного Списка автозаполнения для ввода данных:

•Задать команду СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ/вкладка СПИСКИ. Выбрать НОВЫЙ СПИСОК и ввести элементы этого списка, отделяя их друг от друга нажатием клавиши <Enter>. Нажать кнопку ДОБАВИТЬ.

1. 

   1

   Launch Microsoft Excel. You can locate Excel by clicking the «Start» menu, selecting «All Programs,» selecting «Microsoft Office» and then choosing «Microsoft Excel.» Excel comes with the Microsoft Office suite of products generally packaged with Windows computers and notebooks.

   • Mac users who have purchased Excel for Mac will find the program located in their Dock or among by opening «Finder» and then selecting «Applications.»

2. 

   2

   Open a spreadsheet. A blank «workbook» may automatically appear upon opening Excel. Otherwise, you’ll see a «Template Gallery» from which you can either select a new blank workbook or a specially formatted template.

   • You may always open a new spreadsheet while working on another workbook in Excel. Simply click on «File» from the menu bar and select the «New Workbook» option.

   Advertisement

3. 

   3

   Enter data into desired cells. You may type numbers, words, equations, formulas or functions in any cell after selecting and clicking on it. ^[1]
   

   • When finished with a given cell, press ↵ Enter or Tab ↹ to automatically move to the next cell horizontally.
   • You may also create a new line within a cell on which to add more text. Simply enter a «Line Break» by pressing Alt+↵ Enter.

4. 

   4

   Create headings for your columns. Enter text into Row 1 to create column headings for your data. For instance, enter «Name» into cell A1 and “Date” into cell B1 and allow these to serve as your column headers for tracking name and date information.

5. 

   5

   Create a sequenced data series. Excel is able to learn patterns underlying your data and then fill in data based on those pattern to save you time and energy. Begin by establishing a pattern in consecutive cells (e.g. typing «January» in one cell and «February» in the next). Then select the populated cells and click and drag the bottom right corner of your selected rectangle to expand the pattern into new cells. Excel will automatically recognize your established pattern and fill in subsequent cells with «March», «April» and so on.

   • Excel can recognize many common patterns such as days of the week, evenly-spaced dates, consecutive numbers and many others.

6. 

   6

   Select a range of cells. To select a range of cells with via your mouse (in order to format or edit larger quantities of data), simply click the beginning or end of a data range and drag your cursor in your desired direction to highlight the appropriate text. There are also a number of helpful keyboard shortcuts enumerated below.^[2]
   

   • Pressing Ctrl and the spacebar extends a selection throughout the column where the original cell is located.
   • Pressing ⇧ Shift and the spacebar extends a selection throughout the row where the original cell is located.
   • Pressing Ctrl+⇧ Shift and the spacebar or Ctrl+A will select the entire worksheet.

7. 

   7

   Insert row(s). Begin by clicking a row number (this will select the entire row). Select the row that you’d like your new row to go above. Right-click (Control+click on Mac) and select «Insert» from the menu that appears.^[3]
   

   • This function is also available from the «Home» tab by selecting «Insert» from the «Cells» then «Insert Sheet Rows.»
   • Inserting multiple rows requires you to select multiple rows above the location in which you wish to place new rows. Simply select the same number of rows that you want inserted below.

8. 

   8

   Insert columns(s). Begin by clicking a column letter (this will select the entire column). Select the column that you’d like your new column to go to the left of. Right-click (Control+click on Mac) and select «Insert» from the menu that appears.

   • This function is also available from the «Home» tab by selecting «Insert» from the «Cells» then «Insert Sheet Rows.»
   • Inserting multiple columns requires you to select multiple columns to the right of the location in which you wish to place new columns. Simply select the same number of columns that you want inserted to the left.

Advertisement

1. 

   1

   Copy one or more cells. After selecting the cell(s) you wish to copy, right-click and select «Copy» from the menu that appears. Alternately press Ctrl+C (or ⌘ Command+C for Mac users). This will add the selected data to your clipboard.

2. 

   2

   Cut one or more cells. After selecting the cell(s) you wish to cut, right-click and select «Cut» from the menu that appears. Alternately press Ctrl+X (or ⌘ Command+X for Mac users). This will add the selected data to your clipboard.

3. 

   3

   Paste one or more cells. After selecting the cell(s) in which you wish to paste your data, right-click and select «Paste» from the menu that appears. Alternately, press Ctrl (or ⌘ Command for Mac users). This will paste the contents of the copied or cut cell(s).

   • If your cell contains a formula, «Paste» will paste the formula not calculated value of the formula. In order to «Paste» cell values, use «Paste Special»

4. 

   4

   Paste cell values instead of formulas. Begin by selecting «Edit» from the «Home» tab and clicking «Paste Special.» Select «Values» from the list of attributes to paste. ^[4]
   

   • Depending on your version of Excel, other options in the «Paste Special» may include «Comments» (text comments which can be added to individual cells), «Formats» (all text formatting selections), or «All» to paste everything at once. ^[5]
     

5. 

   5

   Delete cell content. Simply select the cell(s) in which you wish to delete text and press Del or right-click and select «Delete» from the menu that appears.

6. 

   6

   Move cells, rows or columns. Highlight your chosen cells and activate the «move pointer» (appearing as four directional arrows for Windows users or as a hand icon for Mac users). Drag to your preferred location to replace any existing data there with the cells you’ve decided to move^[6]
   

7. 

   7

   Use a formula. Excel uses «formulas» to make calculations within a cell and can reference other cells as part of that calculation. Click the cell in which you wish to enter the formula and then begin by typing «=». Now type a mathematical formula and click «Enter». Excel will display the results (not the formula itself).

   • You can also learn more about How to Type Formulas in Microsoft Excel

8. 

   8

   Reference values from other cells. Formulas can reference other cells and their values. While typing a formula, simply click a single cell or a range of cells and Excel will automatically populate the cell’s name (e.g., B2, D5) into your formula. Now your formula references that specific cell and will draw a value from it continuously. If the value in the referenced cell changes, the results of your formula will as well.

   • You can also reference values from other worksheets. Begin by selecting the cell in which you wish to reference a value, type an «=’ in the formula bar and then type your desired formula immediately after the «=.» After typing the formula, simply click on the tab for the worksheet you wish to reference and then select the desired data range that you want entered into the formula.

9. 

   9

   Track your changes. You can track changes by selecting «Tools» from the menu bar and then clicking «Track Changes.» Finally, select «Highlight Changes.»

   • If this option is unavailable, you are in a Read-Only format. Under «Track Changes,» check the option next to «Track changes while editing. This also shares your workbook.» Once this option is selected, then you can make changes and view those changes by selecting this option again and checking the box next to «Highlight Changes.»

10. 

    10

    Add comments. This can be a useful way to discuss edits made on an Excel spreadsheet. Begin by selecting the cell(s) on which you wish to comment. Then select «Insert» from the menu bar and click «Insert Comment» from the menu that appears. A text box will appear in your desired location and allow you to leave a comment.

11. 

    11

    Save your changes. Select «File» from the menu bar and click «Save.» Then select the «Save In» drop-down list button and choose your preferred folder. If you attempt to exit Excel before saving your most recent changes, a dialogue box will appear and ask if you wish to save your changes. You may either click «Save» or «Don’t Save» depending on your preference.

Advertisement

1. 

   1

   View the «Format» ribbon. Be sure that the «Format» ribbon is visible so that you can easily and quickly access a variety of formatting options. Simply click the downward-pointing arrow at the right side of the «Format» ribbon to expand it. This will allow you to adjust font style and size while also making text italicized, bold or underlined. It also gives you shortcut access to several of the functions discussed in formatting steps outlined below. ^[7]
   

   • A right-click on a cell or group of cells also brings up formatting options. After right-clicking the cell(s), select «Format Cells.» This will provide you a number of options with respect to Number (style), Alignment, Font, Border, Patterns and Protection.

2. 

   2

   Wrap your text. This will cause text to wrap around and remain visible within a cell rather than trailing off and becoming obscured by the next cell. Begin by highlighting the cells you wish to adjust. Then, under the «Home» tab, look at the «Alignment» group of buttons and select the «Wrap Text» option.

   • You can also adjust your text to fit cells so that columns and rows automatically adjust their width or height (respectively) in order to accommodate the content within a cell. Under the «Home» tab, look at the «Cells» group of buttons and click «Format.» From the «Format» menu, select «Cell Size» and click either «AutoFit Column Width» or «AutoFit Row Height.»

3. 

   3

   Align your text. This will cause your text to be justified on the left, right or center part of the cells. Begin by highlighting the cells you wish to adjust. Then, under the «Home» tab, select the appropriate alignment. You’ll see three buttons with lines oriented so as to demonstrate the side of the cell(s) in which text will begin.

4. 

   4

   Change the numeric style of data. You’ll find several basic numbering styles on the «Format» toolbar itself. Simply select the cell(s) you wish to format and then click the appropriate numeric style located on the toolbar. To access additional styles, right-click on the selected cell(s), click «Format Cells» and then select the «Number» tab. You’ll see a variety of options listed under «Category.»

5. 

   5

   Change your text color. Select the cell(s) for which you wish to adjust the text color. Then, from the «Format» toolbar, click the downward pointing arrow next to «Font Color.» This is the option that looks like a letter «A» with a colored line underneath it. Clicking the arrow with display a menu with a variety of color options.

6. 

   6

   Change your background color. Select the cell(s) for which you wish to adjust background color. Then, from the «Format» toolbar, click the downward pointing arrow next to «Fill Color.» This is the option that looks like a letter paint can with a colored line underneath it. Clicking the arrow with display a menu with a variety of color options.

Advertisement

Advertisement

• You can also create conditional formatting for specific cells (or categories of cells). Under the «Home» tab, choose «Conditional Formatting» from the «Styles» group of buttons. ^[8]
  

• Pressing CTRL Shift and the appropriate directional arrow extends a selection to the last populated cell in the same column or row as the original cell.

• Pressing CTRL Shift+⇱ Home extends a selection to the very beginning of the worksheet.

Show More Tips