Как в программе microsoft word называется отформатированный определенным образом документ заготовка

Шаблон
— это специальный тип документа для
многократного использования. При
открытии шаблона создается его копия,
которая будет обычным документом Word.
Вместо создания структуры документа
с самого начала можно использовать
шаблон со стандартным макетом страницы,
шрифтами, полями и стилями. Остается
лишь открыть шаблон и заполнить документ
соответствующим текстом и данными. При
сохранении в виде файла .docx
или .docm
документ сохраняется отдельно от
шаблона, на котором он основан.

В
шаблоне можно сохранить рекомендуемые
разделы или обязательный текст, а также
элементы управления содержимым, такие
как стандартный раскрывающийся список
или специальная эмблема. Можно добавить
защиту для раздела шаблона или применить
к шаблону пароль, защищающий содержимое
шаблона от изменений.

В
программе Word
2010 шаблоны
можно найти, выбрав на вкладке Файл
пункт
Создать.
Шаблоны, хранящиеся на локальном жестком
диске, и шаблоны на веб-сайте Office.com
представлены в виде списка, разделенного
по категориям. Щелкните категорию,
чтобы просмотреть содержащиеся в ней
шаблоны, после чего выберите необходимый
шаблон и дважды щелкните по нему правой
кнопкой мыши, чтобы открыть новый
документ Office,
в котором будет использоваться данный
шаблон.

Шаблоны,
уже имеющиеся на компьютере, находятся
на ленте Доступные
шаблоны.

Если
вы планируете многократно использовать
какой-то документ, заполняя его каждый
раз новыми данными — есть смысл создать
шаблон этого документа. По умолчанию
шаблон открывается как новый документ.
Какие бы изменения вы не внесли в него
— исходный шаблон никак не изменится.

Если
вы внесли какие-то изменения в шаблон,
эти изменения по умолчанию никак не
отразятся на уже готовых документах.
Только новые документы будут созданы
на основе измененного шаблона. Если вы
хотите внести изменения в уже готовые
документы, это придется сделать в
ручную. Также можно воспользоваться
организатором стилей, включив
автоматическое обновление стилей, при
этом обновляться будут только стили,
но не будет обновляться измененное
текстовое содержание шаблона.

Кроме
шаблонов Word
есть
и другие способы подготовки шаблонов
для документооборота. Если вводимые
данные будут сохраняться в базу данных
для автоматизированной обработки, то
нужно использовать формы. Если мы
собираемся документ-шаблон сначала
распечатывать на принтере и уже потом
вручную заполнять, то в местах для ввода
информации обычно ставим символы
подчеркивания « », выделяя достаточно
места.

Рис.
32 Создать документ на основе шаблона.

Задание
3.

Выберите
уровень сложности задания. Чтобы иметь
возможность получить оценку «5» —
отлично, вы должны полностью выполнить
задание уровня А; Правильно выполненное
задание уровня В, С дает оценку «4» —
хорошо; Если вам достаточно оценки «3»
— удовлетворительно, делайте самое
простое задание уровня D.

Уровень
D.

• Запустите
  Microsoft
  Word 2010.

• Чтобы
  создать новый документ выберите Файл
  Создать и выберите в списке шаблонов
  любой шаблон, в названии которого есть
  слово «резюме».

• У
  вас на экране заготовка документа для
  создания резюме (Такой документ обычно
  нужен для трудоустройства при поиске
  работы). Представьте, что прошло
  несколько лет, вы успешно завершили
  учебу, получили диплом и устраиваетесь
  на работу. Заполните все поля этого
  документа. Вверху — имя и фамилию. Затем
  контактные данные, образование опыт
  работы и т.д.

• Сохраните
  полученный документ в свою папку.

Уровень
В, С.

• Запустите
  Microsoft
  Word 2010.

• Создайте
  документ по образцу согласно вашему
  варианту (варианты 1 — 8). Образцы
  документов даны в приложении — это
  формы медицинской документации,
  утвержденные МОЗ Украины. Установите
  правильный размер страницы (А4, А5, А6).
  Не нужно набирать все на клавиатуре,
  просто скопируйте текст документа
  своего варианта. Затем отформатируйте
  как в образце. Не допускайте типичных
  ошибок начинающих пользователей!

• Сохраните
  созданный документ как шаблон Microsoft
  Word.
  Закройте документ.

• Откройте
  ваш шаблон как документ. Введите
  какую-нибудь информацию во все поля
  для ввода. Сохраните полученный документ
  в свою папку.

Уровень
А.

• Запустите
  Microsoft
  Word 2010.

• Создайте
  документ по образцу согласно вашему
  варианту (варианты 9 — 15). Образцы
  документов даны в приложении — это
  формы медицинской документации,
  утвержденные МОЗ Украины. Установите
  правильный размер страницы (А4, А5, А6).
  Не нужно набирать все на клавиатуре,
  просто скопируйте текст документа
  своего варианта. Затем отформатируйте
  как в образце. Не допускайте типичных
  ошибок начинающих пользователей!

• Сохраните
  созданный документ как шаблон Microsoft
  Word.
  Закройте документ.

• Откройте
  ваш шаблон как документ. Введите
  какую-нибудь информацию во все поля
  для ввода. Сохраните полученный документ
  в свою папку.

Создание
форм

Часто
бывает, что требуется создавать
однотипные документы, в которых нужно
менять только определенные части. В
таком случае эффективным средством
для быстрого создания таких документов
являются формы.

Использование
форм позволяет организовать автоматическую
проверку введенных данных (например,
табельного номера сотрудника), обновление
зависимых полей (например, полей города
и области при вводе почтового индекса)
и выдавать подсказки, которые облегчают
заполнение формы. Чаще формы используют
в другом приложении Microsoft
Office
— в СУБД Microsoft
Access,
формы также доступны и в Microsoft
Excel.

Для
создания форм необходимо сделать такие
изменения в стандартных настройках
Microsoft
Word
2010: ФайлПараметрыНастройка
ленты;
в правой части появившегося окна
поставить флажок Разработчик.

Рис.
33 Настройка доступных вкладок.

Если
все выполнено верно, то в строке меню
Microsoft
Word
2010 появится новая вкладка «Разработчик».
Перейдя на эту вкладку получим доступ
к панели Элементы
управления

Рис.
34 Панель Элементы управления

Чтобы
получить доступ к свойствам элементов
управления, должен быть включен режим
конструктора (кнопка «Режим конструктора»
включена).

Для
дальнейшей работы нам потребуются
следующие элементы

управления
формы: «Рорматированный
текст>,
<Обычный текст>

<Поле
со списком> —
,<Раскрывающийся
список>и
<Выбор
даты>

Элемент
управления формы <Форматированный
текст> предназначен
для ввода произвольного текста заранее
заданного стиля.

Элемент
управления формы <Обычный
текст> предназначен
для ввода произвольного текста.

Элемент
управления формы <Поле
со списком> предназначен
для выбора одного из вариантов заранее
определенного текста, кроме этого можно
ввести и текст, не определенный заранее.
Для этого после создания данного
элемента управления щелкнем на нем
правой клавишей мыши и из появившегося
меню выберем пункт Свойства.

Элемент
управления формы <Раскрывающийся
список> предназначен
только для выбора одного из вариантов
заранее определенного текста. Для этого
после создания данного элемента
управления щелкнем на нем правой
клавишей мыши и из появившегося меню
выберем пункт Свойства

Элемент
управления формы <Выбор
даты> представляет
собой календарь, в котором можно выбрать
нужную нам дату.

При
подготовке формы мы сначала определяем
какие именно данные должны быть введены,
затем выбираем подходящий элемент
управления формы и размещаем его в
нужном месте документа.

Рассмотрим
создание формы на примере шаблона
«Талон приема к врачу»:

Мы
видим, что в данном документе есть
текст, который не меняется и место для
текста, которое нужно заполнить.
Рассмотрим, какие элементы формы нам
для этого потребуются.

1. Прізвище,
   ім’я по батькові — мы
   не
   знаем
   заранее этих данных, здесь следует
   применить элемент управления формы
   <Обычный
   текст>;

2. Адреса
   і
   №
   карти
   амбулаторного
   хворого — также эти данные не известны,
   применяем элемент управления формы
   <Обычный
   текст>;

3. Кабінет
   №
   — могут быть введены разные значения,
   применяем элемент управления формы
   <Обычный
   текст>;

4. З’явиться
   — дата не определена,
   применяем элемент управления формы
   <Выбор
   даты>;

5. в годин
   — также заранее неизвестно, применяем
   элемент

управления
формы <Обычный
текст>;

1. хвилин
   —
   и снова применяем элемент управления
   формы

<Обычный
текст>;

1. До
   лікаря
   —
   перечень специализации врачей нашей
   поликлиники нам известен, применяем
   элемент управления формы <Раскрывающийся
   список>,
   куда вносим данный перечень;

1. Діти
   (0-14 років включно,) підлітки (15-17 років
   включно), дорослі (від 18 років і старші)
   (необхідне підкреслити) — элемент
   управления формы <Раскрывающийся
   список>,
   в которое вносим перечисленные три
   возрастные категории;

2. Звернення
   з приводу:
   захворювання,
   профогляду,
   щеплення,
   за
   довідкою,
   з інших причин (необхідне підкреслити,
   інше дописати) — применим 2 типа полей:
   элемент управления
   формы
   <Раскрывающийся
   список>
   и
   элемент управления формы <Обычный
   текст>.
   В поле со списком внесем причины
   обращения, элемент управления формы
   <Обычный
   текст> будем
   использовать для дополнительного
   ввода причин обращения, не вошедших в
   список.

В
результате получится такая электронная
форма.

Чтобы
защитить форму от изменения, выйдите
из режима конструктора (кнопка «Режим
конструктора» отключена), в группе
<Защита>
нажмите
кнопку «Ограничить
редактирование», выберите
пункт «Ограничения на редактирование»,
из ниспадающего меню выбрать «Ввод
данных в поля форм» и
включить защиту.

Сохранение
файла в виде шаблона

1.
Щелкните вкладку Файл,
а затем выберите Сохранить
как.

Вам
будет предложено ввести пароль (задавать
пароль не обязательно).

Рис.
35 Защита формы от изменений.

1. В
   диалоговом окне Сохранить
   как выполните
   одно из следующих действий.

• На
  компьютере с операционной системой
  Windows
  7 прокрутите список до самого верха и
  в разделе Microsoft
  Word
  выберите
  значение Шаблоны.

• На
  компьютере с операционной системой
  Windows
  Vista
  в разделе Избранные
  ссылки выберите
  значение Шаблоны.

• На
  компьютере с операционной системой
  Windows
  XP
  в поле Сохранить
  в выберите
  значение Надежные
  шаблоны.

1. Выберите
   имя файла для нового шаблона, в списке
   Тип
   файла выберите
   Шаблон
   Word
   и
   нажмите кнопку Сохранить.

Задание
4.

Выберите
уровень сложности задания. Чтобы иметь
возможность получить оценку «5» —
отлично, вы должны полностью выполнить
задание уровня А; Правильно выполненное
задание уровня В, С дает оценку «4» —
хорошо; Если вам достаточно оценки «3»
— удовлетворительно, делайте самое
простое задание уровня D.

Уровень
D.

• Запустите
  Microsoft
  Word
  2010. Включите вкладку «Разработчик».

• Откройте
  какой-нибудь стандартный шаблон для
  редактирования как шаблон.

• В
  месте для ввода текста вставьте элемент
  управления <Обычный
  текст>.

• Включите
  защиту формы от изменений.

• Сохраните
  в свою личную папку этот измененный
  шаблон как шаблон. Закройте этот шаблон.

• Откройте
  шаблон из вашей папки как документ.
  Введите что-нибудь в элемент управления.

• Сохраните
  полученный документ в свою папку.

Уровень
В, С.

• Запустите
  Microsoft
  Word
  2010. Включите вкладку «Разработчик».

• Откройте
  ваш шаблон из задания 3 (варианты 1 — 8
  из документов МОЗ Украины из приложения).

• Во
  всех
  местах,
  для ввода информации вставьте подходящие
  элементы управления формы.

• Включите
  защиту формы от изменений.

• Сохраните
  в свою личную папку этот измененный
  шаблон (форму) как шаблон. Закройте
  этот шаблон (форму).

• Откройте
  шаблон (форму) из вашей папки как
  документ. Заполните все элементы
  управления какими-либо данными.

• Сохраните
  полученный документ в свою папку.

Уровень
А.

С
вашим шаблоном из задания 3 (варианты
9 — 15 по приложению)

выполните
то же задание, что записано выше для
уровня В,
С.

Контрольные
вопросы

1. Что
   такое шаблон документа?

2. Для
   чего предназначены шаблоны?

3. Что
   могут содержать шаблоны документов?

4. Какое
   расширение имеет шаблон МS
   Word?

5. Где
   хранятся параметры документа МS
   Word,
   созданного по умолчанию?

6. Можно
   ли создать шаблон на основе уже
   существующего документа?

7. Можно
   ли создать шаблон, используя другой
   шаблон?

8. Опишите
   процесс создания нового шаблона на
   основе существующего шаблона.

9. Как
   можно создать шаблон на основе документа?

10. Каким
    способом можно внести изменения в
    существующий шаблон ?

11. На
    каком шаблоне базируется большинство
    документов?

12. Отличаются
    ли пиктограммы (иконки) файлов шаблона
    и документа?

13. Какие
    элементы могут содержать шаблоны?

14. Как
    сохранить документ MS
    Word
    как шаблон?

15. Что
    такое форма в MS
    Word?

16. Для
    чего предназначены форма?

17. Из
    каких частей состоит форма?

18. Какие
    элементы может содержать форма?

19. Что
    собой представляет постоянная часть
    формы?

20. Что
    собой представляет переменная часть
    формы?

21. Как
    создать новую форму?

22. Как
    в режиме редактирования отличить поля
    панели элементов управления от
    остального документа?

23. В чем
    основные преимущества электронных
    форм?

Приложения

Соседние файлы в папке Дополнительные материалы

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

  19.06.201792.16 Кб159Жесткий диск.vsd
• #
• #
• #
• #

Информатика. 10 класса. Босова Л.Л. Оглавление

§ 23. Текстовые документы

Информационные технологии (ИТ)

Традиционно понятие «технология» трактуется как совокупность методов и инструментов для достижения желаемого результата в некоторой области человеческой деятельности.

Информационные технологии (ИТ) — это совокупность методов, производственных процессов, программно-технических и лингвистических средств, объединённых с целью сбора, обработки, хранения, распространения, отображения и использования информации, представленной в цифровой форме.

Синонимом этого понятия в русском языке выступает понятие «информационно-коммуникационные технологии» (ИКТ). Используемые англоязычные аббревиатуры — IT, ICT.

В отличие от технологий «материальных» и исходным материалом, и результатом применения информационных технологий всегда являются данные.

Информационная технология — это процедура автоматизированного преобразования данных, формирования на их основе новых данных. Целью разработки и применения всех информационных технологий является максимальная автоматизация тех информационных процессов, которые ранее требовали ручного человеческого труда, зачастую рутинного, предполагавшего значительные временные затраты.

Информационные технологии как отдельная отрасль деятельности получили наибольшее развитие с появлением и распространением компьютеров — универсальных автоматических средств обработки данных.

Существует большое количество оснований для классификации информационных технологий. Их делят на индивидуальные и коллективные, локальные и сетевые, технологии управления данными и процессами, защиты информации, разработки программного обеспечения и т. д.

В курсе информатики основной школы информационные технологии были представлены (классифицированы) по видам обрабатываемой информации. Вы знакомы и, скорее всего, используете в учебной деятельности, технологии обработки текста и графической информации, мультимедийные технологии, электронные таблицы, базы данных. Знание базовых принципов обработки информации, владение наиболее распространёнными технологиями — необходимый навык для любого современного человека.

23.1. Виды текстовых документов

С позиции информатики, текст — это последовательность знаков некоторого алфавита.

Вам известно, что в памяти компьютера тексты представляются в двоичном коде: 1) за каждым символом алфавита закрепляется определённый двоичный код; 2) в двоичном коде представляется и информация о типе и размере используемого шрифта, положении строк, полей, отступов и прочая дополнительная информация.

Практически в любой профессиональной деятельности работник сталкивается с необходимостью подготовки текстовых документов различного назначения и объёма: от заявления о приёме на работу до составления отчёта по результатам проделанной работы.

Для каждой из перечисленных разновидностей текстовых документов существует определённый набор правил, которых следует придерживаться при работе над ними. Личное письмо отличается по стилистике от официального документа, а художественное произведение — от научного текста. Различаются также словари наиболее употребляемых слов и терминов для перечисленных разновидностей документов.

Дайте характеристику каждому из видов текстовых документов — художественному тексту, научному тексту, деловому документу, рекламному документу, личному документу.

23.2. Виды программного обеспечения для обработки текстовой информации

Существует множество программных продуктов, предназначенных для работы с текстовой информацией. Представим классификацию этой разновидности прикладного программного обеспечения по его назначению.

Текстовые редакторы — это программы, которые помогают подготовить текст простой структуры, но не обладают необходимыми средствами оформления его для печати. Типичный пример — редактор Блокнот (в ОС Windows).

Текстовые процессоры — более сложные программные комплексы, позволяющие выполнить оформление текста, точно задать его расположение, включить в него графические материалы. Примеры — Microsoft Word, OpenOffice Writer.

Специальные программные средства для подготовки научных текстов, содержащих математические, химические или другие формулы, сложные схемы и специфические обозначения, используемые в научных, учебных и технических публикациях и документах. При подготовке научных, технических и учебных текстов часто используется свободно доступная система подготовки публикаций Т_EХ.

Издательские системы — комплексы программных средств, позволяющих выполнить весь цикл допечатной подготовки издания: импорт или набор текста, его оформление и расположение на листах, вставку иллюстраций и сложных объектов, и в итоге — вывод издания на печать. Примерами таких программ могут быть пакеты Adobe InDesign, Scribus, QuarkXPress. Процесс и результат создания страниц издания называют вёрсткой, а точную копию самого издания — оригинал-макетом. Использование издательских систем позволило значительно сократить срок подготовки печатных изданий, снизить трудоёмкость этого процесса, значительно расширить творческие возможности дизайнеров печатных изданий.

Электронные переводчики и словари предназначены для автоматического перевода текстов с одного языка на другой, проверки правописания текстов на разных языках. Особым видом словарей являются тезаурусы — словари, в которых слова связываются на основе каких-либо лексических отношений (например, слова, являющиеся синонимами, антонимами и т. п.). Примеры — PROMT, ABBYY Lingvo.

Системы оптического распознавания текстов (например, ABBYY FineReader) предназначены для преобразования отсканированного графического изображения текстового документа в текстовый формат.

Кроме того, программы для работы с текстовой информацией интегрированы в системы программирования, а также являются частью HTML-редакторов, предназначенных для создания вебстраниц.

23.3. Создание текстовых документов на компьютере

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций: ввод, редактирование, форматирование.

Операции ввода позволяют сформировать содержимое и первоначальный вид текстового документа и сохранить его в памяти компьютера. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путём сканирования бумажного оригинала и последующего перевода документа из графического формата в текстовый (распознавания).

При вводе и редактировании текста полезно включать режим отображения скрытых символов — символов, которые вводятся пользователем при наборе текста, но при печати не выводятся на бумагу, а на экране отображаются только при включении соответствующего режима (табл. 5.1). Режим отображения скрытых символов даёт возможность лучше понять структуру документа.

Для автоматизации ввода в современных текстовых процессорах существуют инструменты Автозамена и Автотекст.

Бывает, что при вводе текста с клавиатуры пользователь допускает опечатки: вместо нужной клавиши нажимает соседнюю, пропускает букву, меняет две буквы местами. Такие опечатки исправляются автоматически инструментом

Автозамена, имеющим встроенный словарь наиболее типичных опечаток и ошибочных написаний.

Таблица 5.1

Примеры скрытых символов

Для быстрого ввода стандартных фраз по нескольким первым буквам можно использовать инструмент Автотекст. Он автоматически предлагает вставить короткую фразу из списка элементов автотекста, как только будут набраны несколько первых букв этой фразы.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путём добавления или удаления фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т. д. (рис. 5.1)

Рис. 5.1. Основные операции редактирования документов

На протяжении многих веков для внесения изменений в текст нужно было заново переписывать его. Основное преимущество компьютерной технологии создания текстовых документов заключается именно в удобстве его редактирования. Возможность быстро исправлять ошибки является одной из основных причин повсеместного перевода подготовки текстовой информации с бумажной на компьютерную основу.

Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.

Совокупность значений свойств объекта называют форматом объекта, а изменение этих значений — форматированием объекта.

Операции форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Операции форматирования могут применяться как к отдельным объектам текстового документа (табл. 5.2), так и ко всему документу в целом. В первом случае говорят о прямом форматировании, во втором — о стилевом.

Таблица 5.2

Объекты текстового документа и их свойства

Такие действия по оформлению документа, как выравнивание абзацев, установка абзацных отступов и интервалов между абзацами, строками в абзацах и символами в словах и т. п., выполняются специальными средствами текстовых процессоров, а не вставкой пробелов и пустых строк.

Для облегчения анализа и последующего преобразования текста очень важно соблюдать основные правила его ввода, редактирования и форматирования.

В современных текстовых процессорах есть специальные инструменты, обеспечивающие автоматическую нумерацию страниц, таблиц и рисунков.

При работе с большими текстами, как правило, применяют стилевое форматирование. Смысл этой операции заключается в том, что структурным элементам, несущим одну и ту же функциональную нагрузку (например, заголовкам одного уровня, основному тексту, примерам и т. д.), назначается определённый стиль форматирования — набор параметров форматирования (шрифт, его начертание и размер, абзацные отступы, междустрочный интервал и др.).

Стиль — это имеющий имя набор значений свойств объектов каждого типа, входящих в текстовый документ.

23.4. Средства автоматизации процесса создания документов

Мы рассмотрели основные операции ввода, редактирования и форматирования документов. Многие из них в той или иной мере направлены на автоматизацию процесса создания текстовых документов. Ещё больше возможностей в этом направлении обеспечивает использование шаблонов, макросов и средств, обеспечивающих работу со структурными компонентами документа.

Многие типовые документы должны иметь стандартный вид, который определяет, что и где размещается в создаваемом тексте, например: кому адресован документ, от кого он, дата создания документа и другие реквизиты.

Требования к оформлению, структуре и содержанию многих документов устанавливаются стандартами. Все они находятся в открытом доступе в Интернете.

Какие из них имеют статус государственных, а какие — межгосударственных? Как это отражено в названии стандартов?

Что означают аббревиатуры ГОСТ, ЕСКД, СИБИД?

Какие из этих стандартов могут быть полезны в вашей учебной деятельности?

В текстовых процессорах есть шаблоны для создания документов разного типа.

Шаблон — это отформатированный определённым образом документ-заготовка, который хранится в отдельном файле и используется в качестве основы для создания новых документов определённого типа.

Пользователю достаточно ввести свою информацию в отдельные блоки шаблона, и она автоматически приобретёт заранее заданное оформление. В недалёком будущем каждому из вас для поиска подходящей работы придётся составить и разослать резюме. Подготовить его лучше всего с использованием соответствующего шаблона (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Шаблон резюме

При запуске программы Microsoft Word автоматически открывается шаблон Новый документ (файл Normal.dotm). При этом по умолчанию устанавливается формат (значения свойств) основных объектов документа — страницы, абзаца, символа, а также задаётся стилевое форматирование заголовков, списков, таблиц и др.

Запустите имеющийся в вашем распоряжении текстовый процессор. Исследуйте формат основных объектов документа в шаблоне Новый документ, выяснив для них значения свойств, приведённых ниже:

В процессе работы над документом в программе Microsoft Word часто приходится выполнять задания по некоторому алгоритму, состоящему из определённой последовательности действий. Например, подчеркнуть слова, написанные латинскими буквами, отформатировать какое-то слово во всём документе определённым образом и др.

Макрос — это последовательность команд, сгруппированных в одну макрокоманду, для автоматического выполнения определённого задания.

Основное назначение макроса состоит в том, чтобы освободить пользователя от многократного повторения однообразных действий во время обработки текстового документа, выполнить за него рутинную работу. Макрос создаётся один раз, сохраняется в шаблоне или документе и может многократно выполняться для автоматизации и ускорения обработки текстового документа.

Многостраничные документы (рефераты, брошюры, книги и т. п.) принято делить на структурные части — главы, параграфы, пункты ит. п., создавая таким образом иерархическую структуру документа. Рассмотрим в качестве примера структуру этого учебника. На верхнем (нулевом) уровне иерархии находится название документа («Информатика. 10 класс»); на первом уровне — названия глав, второй уровень составляют названия параграфов, третий — названия пунктов в параграфах, дальше размещается основной текст учебника.

Структура документа — это иерархическая схема размещения составных частей документа.

Использование в текстовом процессоре Microsoft Word специальных стилей с именами Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. даёт возможность автоматизировать создание иерархической структуры документа. В текстовом процессоре Microsoft Word для просмотра структуры документа используется режим просмотра Структура. В нём удобно редактировать иерархическую схему документа, изменяя с помощью специальных инструментов уровень текстовых фрагментов и последовательность их размещения.

Современные текстовые процессоры позволяют автоматически создавать оглавления документов, в которых к заголовкам разделов разных уровней применено стилевое форматирование. С помощью специальной команды пользователь указывает, заголовки каких уровней следует включить в оглавление, и абзацы указанных стилей автоматически выбираются из текста документа и помещаются с указанием номеров страниц, с которых они были взяты, в новый раздел «Оглавление».

Оглавление документа — это перечень названий структурных частей документа, упорядоченных в соответствии с его иерархической схемой, с указанием соответствующих номеров страниц.

23.5. Совместная работа над документом

Под совместной (коллективной) работой над документом принято понимать участие нескольких человек в создании одного текстового документа, при котором у каждого из них есть возможность отслеживать все изменения, сделанные в документе другими разработчиками, а также осуществлять возврат к одной из предыдущих версий документа.

На протяжении долгого времени процесс совместной работы над документом был устроен так: кто-то создавал текст на заданную тему, распечатывал его и отдавал другому человеку. Этот человек дописывал «от руки» свои вставки и комментарии и возвращал черновики на доработку. Такие итерации могли происходить неоднократно, в результате работа шла медленно, к тому же отдельные ценные мысли и идеи могли быть утеряны безвозвратно.

Современные инструменты создания текстовой информации предоставляют принципиально иные возможности для совместной работы над документом, поддерживая следующие варианты её организации.

1. Документ, над которым ведётся работа, можно сделать составным, объединяющим несколько других документов. Каждый разработчик создаёт и редактирует свою часть составного документа независимо от других, при этом в процессе работы он может просматривать текущую версию общего документа. Такой вариант организации совместной работы основывается на возможности создания мастер-документа, к которому могут прикрепляться другие документы.

2. Каждая из частей составного документа может редактироваться несколькими людьми. Для этого в современных текстовых процессорах предусмотрена возможность отслеживать и протоколировать сделанные изменения, делать примечания — пометки на полях.

Для отслеживания собственных исправлений, а также чтобы другие соавторы могли вносить изменения в документ, текстовый процессор предлагает использовать маркеры исправлений. Маркеры исправлений помогают увидеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению с его последней версией. Для изображения исправлений используется специальный формат, например подчёркивание. С помощью маркеров исправлений можно сохранить запись о каждом сделанном исправлении и в дальнейшем либо принять его, либо отказаться. Исправление помечается полным именем его автора, датой и временем создания.

При совместной работе над документом важно, чтобы в настройках текстового процессора были указаны корректные данные о пользователе, т. к. именно они останутся в редактируемом документе.

Примечания — это обозначенные инициалами и пронумерованные комментарии, которые записываются и отображаются в специальном окне примечаний и не затрагивают текст документа. Перед тем как вставить примечание, имеет смысл выделить фрагмент текста, который следует прокомментировать. В этом случае при просмотре примечания текст, к которому оно относится, будет подсвечен.

Имеются возможности сравнения двух версий документов или объединения всех исправлений и примечаний в один документ, для просмотра их всех сразу. Сделанные в тексте изменения перед сохранением окончательной версии документа можно принять или отклонить.

Оба рассмотренных варианта организации совместной работы поддерживаются и в OpenOffice Writer, и в Microsoft Word.

3. Можно редактировать документ непосредственно в сети, также отслеживая все изменения, сделанные другими пользователями. Этот вариант поддерживается Google Docs — сетевым приложением, доступным через веб-браузер. Поскольку редактируемый документ сохраняется на сервере, он доступен всем пользователям, между которыми он разделяется. Каждый раз при сохранении документа сохраняется его новая версия и информация о том, кто этот документ редактировал. Команда просмотра изменений открывает список сделанных изменений с указанием, кто и когда их внёс. Различные версии документов можно сравнить между собой.

4. Можно использовать и промежуточный вариант, когда документ редактируется локально на компьютере, а храниться в сети и там же отслеживаются все изменения.

23.6. Оформление реферата как пример автоматизации процесса создания документов

Старшеклассники, студенты, курсанты в процессе своей учебной деятельности готовят рефераты по различным предметам.

Реферат — это самостоятельная исследовательская работа, в которой автор раскрывает суть исследуемой проблемы, приводит различные точки зрения, делает собственные выводы.

Выбрав тему реферата, необходимо определить цель работы, составить план (поставить задачи, определить порядок и сроки выполнения задач), найти и изучить материалы различных информационных источников, собрать и обработать информацию, сделать выводы, оценить полученные результаты.

Содержание реферата должно быть логичным, изложенным ясным языком. Основные положения реферата желательно подкреплять цитатами и ссылками на информационные источники.

Есть определённые требования и к оформлению реферата.

Реферат должен быть выполнен на одной стороне листов белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Отступ первой строки: 8-12 мм, одинаковый по всему тексту.

Интервал междустрочный: полуторный.

Выравнивание абзаца: по ширине.

Гарнитура шрифта основного текста — Times New Roman или аналогичная.

Кегль (размер): 12-14 пунктов.

Цвет шрифта: чёрный.

Заголовки разделов и подразделов следует печатать на отдельной строке с прописной буквы без точки в конце, не подчёркивая. Если заголовок состоит из нескольких предложений, их разделяют точкой. Выравнивание по центру или по левому краю. Интервал: перед заголовком — 12 пунктов, после — б пунктов.

Страницы следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая сквозную нумерацию по всему тексту (титульный лист и оглавление включают в общую нумерацию). На титульном листе номер не проставляют.

В верхней части титульного листа пишется, в каком образовательном учреждении выполняется работа, далее буквами увеличенного кегля указывается тип («Реферат») и тема работы, ниже в правой половине листа — информация о тех, кто выполнил и кто проверит работу. В центре нижней части титульного листа пишется название населённого пункта и год выполнения работы.

Из курса русского языка вам известно, что цитата — это приведённое полностью или частично высказывание из авторского текста (научной, художественной, публицистической и др. литературы или доклада). Цитаты оформляются как прямая речь или как продолжение предложения.

Правовой статус цитирования определяется Гражданским кодексом РФ, согласно которому цитирование «допускается без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования» (статья 1274 части 4 Гражданского кодекса РФ).

Допустим, при работе над рефератом вы взяли (заимствовали) информацию из источника «Андреева, Е. В. Математические основы информатики. Элективный курс: учебное пособие / Е. В. Андреева, JI. JI. Босова, И. Н. Фалина. — М.: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005». Необходимо правильно оформить ссылку на этот источник и внести его в список литературы.

Правила оформления ссылок регулируются ГОСТ Р 7.0.5-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

Правила оформления библиографических сведений в списке использованной литературы должны отвечать требованиям ГОСТ 7.1- 2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления».

Рис. 5.3. Окно Создать источник
3) затем щёлкнуть на кнопке ОК и после заимствованного фрагмента текста появится ссылка на источник в виде: «(Е. В. Андреева, 2005)».

23.7. Другие возможности автоматизации обработки текстовой информации

Область информатики, решающая эти и другие задачи, связанные с обработкой информации на естественном языке, называется компьютерной лингвистикой.

Рассмотрим более подробно задачу поиска текста в общем массиве. Существует несколько подходов к её решению.

Первый подход опирается на поиск фрагмента текста, соответствующего некоторому образцу. Таким способом в большом текстовом массиве можно находить упоминания тех или иных слов, адреса, номера телефонов и другие элементы. Основное достоинство такого подхода — возможность применять его к массиву текста без предварительной обработки (например, сразу при посимвольном получении текста). Применение рассматриваемого способа бывает затруднено, если текст хранится в разных местах.

Второй подход предусматривает предварительную обработку текста с целью получения его преобразованного, сокращённого вида (индекса). Получив запрос, поисковая система выделяет список слов и составляет список документов, в которых они содержатся. При этом рассчитывается релевантность — мера соответствия документа запросу, зависящая от наличия искомых слов, близости их друг к другу и других параметров. Документы с высокой релевантностью помещаются в начало списка, с низкой — в конец.

Одно из интересных применений автоматического анализа текстов — выявление заимствований.

Антиплагиат (antiplagiat.ru) — российский интернет-проект, программно-аппаратный комплекс для проверки текстовых документов на наличие заимствований из страниц сети Интернет и других источников. Проект доступен для всех пользователей.

САМОЕ ГЛАВНОЕ

Информационные технологии (ИТ) — это совокупность методов, производственных процессов, программно-технических и лингвистических средств, объединённых с целью сбора, обработки, хранения, распространения, отображения и использования информации, представленной в цифровой форме.

С позиции информатики, текст — это последовательность знаков некоторого алфавита. Существует множество программных продуктов, предназначенных для работы с текстовой информацией.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций: ввод, редактирование, форматирование.

Операции ввода позволяют сформировать содержимое и первоначальный вид текстового документа и сохранить его в памяти компьютера.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путём добавления, удаления, перестановки фрагментов, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т. д.

Операции форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Операции форматирования могут применяться как к отдельным объектам текстового документа, так и ко всему документу в целом.

Автоматизация процесса создания текстовых документов обеспечивается за счёт возможности работы с фрагментами, проверки правописания, стилевого форматирования, а также использования шаблонов, макросов и средств, обеспечивающих работу со структурными компонентами документа.

Вопросы и задания

1. Что, по вашему мнению, стимулировало развитие технологий обработки текстовой информации? Как это связано с понятием «безбумажные технологии»? Наступит ли такое время, когда все технологии обработки текста будут безбумажными?

2. На страницах Википедии найдите информацию об истории создания программы Micrisoft Word. Составьте хронологическую таблицу.

3. Каковы основные правила ввода текста с клавиатуры?

4. В чём отличие использования в тексте символа «тире» от символа «дефис», «пробела» от «неразрывного пробела»?

5. Найдите информацию о разных способах ввода текста в память компьютера (рукописном, голосовом, сканировании). Какое оборудование и программное обеспечение для этого используют?

6. Ваш одноклассник жалуется на то, что при вводе нового текста старый текст частично исчезает. Что вы ему посоветуете?

7. Перед вами текст на русском языке, содержащий отдельные английские слова

8. Почему иногда в тексте, написанном на одном языке, некоторые слова подчёркиваются волнистыми линиями, даже если в них нет ошибок? Как исправить эту ситуацию?

9. Как в документе осуществить автоматическую замену одного фрагмента текста на другой? Как, используя операцию автоматической замены, быстро объединить все абзацы текста?

10. Один ученик хотел заменить в тексте слово «мы» на слово «я», но получил текст, в котором появилось много ошибок. Объясните эту ситуацию. Как можно её исправить?

11. Списки каких типов вам известны? В каких ситуациях следует применять каждый из них?

12. В списке учеников вашего класса было пропущено несколько фамилий. Каким образом их можно вставить в текст?

13. Фамилии учеников вашего класса были введены в произвольном порядке. Каким образом можно расположить фамилии в алфавитном порядке?

14. В таблице выделено несколько строк. Выясните, что произойдёт при нажатии клавиши Delete; клавиши Backspace.

15. Графические документы каких видов можно вставлять в текстовый документ?

16. В чём заключается процесс форматирования текста?

17. Автор некоторого документа ввёл заголовок текста, в котором символы отделил пробелами для увеличения расстояния между ними. Правильно ли он сделал? Что вы ему посоветуете?

18. Некоторое слово нужно обязательно разместить в данной строке текста, а оно там не умещается. Что вы предпримете в данной ситуации?

19. Как можно ввести в текст математические выражения, которые содержат верхний и нижний индексы, обычные дроби, буквы греческого алфавита?

20. Подумайте, какие преимущества обеспечивает стилевое форматирование по сравнению с прямым форматированием.

21. Как можно ускорить процесс форматирования текста, в котором часто встречаются фрагменты с одинаковым форматом?

22. Найдите информацию о правилах оформления деловых документов (заявления, справки, докладной записки и др.). Выясните, какие существуют требования к их оформлению.

23. Каковы общие правила стилевого оформления документов?

24. Выясните, что понимается под корпоративным (фирменным) стилем оформления документов. Кто и для чего его разрабатывает? Каковы его основные черты? Приведите примеры документов, оформленных в корпоративном стиле.

25. Исследуйте шаблоны документов текстового процессора, имеющегося в вашем распоряжении. Выясните их количество, тематику документов, которые могут быть созданы на их основе.

26. Что такое макрос? Для чего он используется?

27. Что такое структура документа? Приведите примеры структурированных документов.

28. Создайте кластер «Инструменты автоматизации создания текстовых документов» с учётом таких групп операций, как ввод, редактирование и форматирование.

29. Перечислите основные классы задач, связанных с автоматизацией обработки текстовой информации.

30. Охарактеризуйте наиболее распространённые форматы текстовых документов — TXT, RTF, PDF, DOC, DOCX, ODT.

§ 22. Логические задачи и способы их решения
Глава 5. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ СОЗДАНИЯ И ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ОБЪЕКТОВ
§ 23. Текстовые документы
§ 24. Объекты компьютерной графики

Работа приложения Microsoft Word с настройками по умолчанию начинается с чистого листа – как в прямом, так и в переносном смысле. Начать работу с текстовым редактором не с чистого листа при желании можно, взяв за основу шаблон Word – готовый документ с примененным форматированием, определенными параметрами листа и содержимым. Для приложений пакета Microsoft Office предусмотрен огромнейший перечень шаблонов из различных сфер: производственные и учебные бланки, образцы деловой переписки, объявления, резюме, календари, буклеты, брошюры, плакаты, листовки и т.п. Шаблоны призваны облегчить работу пользователей, сориентировать или вдохновить их, а также наглядно продемонстрировать возможности самого текстового редактора. Шаблоны для Word можно посмотреть и скачать на специальном сайте Microsoft. Но более удобным местом презентации и получения шаблонов является само приложение Microsoft Word, в него интегрирован доступ к базе шаблонов в Интернете. Открыв меню «Файл» — «Создать», можем просмотреть шаблоны в имеющихся тематических подборках или поискать образцы на другие тематики при помощи внутрибазового поисковика.

При нажатии кнопки создания документа с выбранным шаблоном он тотчас же будет скачан с Интернета и открыт в окне Word.

Образцы в Интернете – это хорошо, но как создать свои шаблоны, хоть на базе предлагаемых Microsoft, хоть сформированных самостоятельно, и упростить работу с ними в приложении Word? Ниже рассмотрим, как изменить шаблон по умолчанию, запускаемый вместе с Word, а также сформировать коллекцию личных шаблонов.

1. Изменение шаблона по умолчанию Normal.dotm

Шаблон, запускаемый вместе с Microsoft Word – это файл Normal.dotm. С настройками по умолчанию он являет собой обычный чистый лист А4 с определенным шрифтом, интервалом и предустановленной коллекцией стилей форматирования. Любые изменения, проделанные с документом на базе шаблона по умолчанию, будут сохранены только для конкретного документа – файла с расширением «.docx» (или «.doc»). Чтобы каждый раз при запуске Microsoft Word появлялся не чистый лист, а лист с данными (например, бланк предприятия) или тот же чистый лист, но с другими предустановками инструментов документа, необходимо изменить содержимое шаблона Normal.dotm. В версиях Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016 это делается следующим образом.

В первую очередь подготавливаем шаблон: берем любой из имеющихся документов Word или создаем новый. Настраиваем его под себя – выбираем макет листа, шрифт, интервал, добавляем подложку, колонтитулы, текст или таблицу, формируем свою коллекцию стилей и т.п.

По итогу сохраняем документ под именем «Normal», а в качестве типа файла указываем «Шаблон Word с поддержкой макросов». Сохраняем в любом удобном месте на диске.

Закрываем приложение Microsoft Word. Только что созданный файл Normal.dotm открываем в окне проводника, вырезаем или копируем его.

Далее жмем клавиши Win+R и запускаем команду:

appdata

Откроется системная папка «AppData». Здесь проходим путь:

Roaming — Microsoft — Templates (или Шаблоны)

Удаляем исходный файл Normal.dotm, а вместо него вставляем из буфера отредактированный Normal.dotm.

2. Создание коллекции личных шаблонов

Кроме редактирования основного шаблона Normal.dotm, упростить работу с большим документопотоком можно, создав коллекцию личных шаблонов. Тогда как Normal.dotm будет шаблоном для документов, с которыми работа проводится преимущественно, в коллекцию личных шаблонов могут войти образцы документов, используемых реже. Для хранения коллекции личных шаблонов пользователей приложения Microsoft Office при установке создают специальную папку «Настраиваемые шаблоны Office» внутри папки «Документы» пользовательского профиля. Изначально она пустая, заполнить ее можно, сохранив в эту папку любой отредактированный документ Word в формате шаблона. Для этого при сохранении документа необходимо выбрать тип файла «Шаблон Word» или «Шаблон Word с поддержкой макросов».

Коллекция личных шаблонов доступна внутри приложения Microsoft Word. Чтобы задействовать любой из своих шаблонов, при создании нового документа необходимо переключиться на вкладку «Личные».

3. Как не потерять свои шаблоны при сбое работы Windows

Шаблоны – и Normal.dotm, и коллекция личных – хранятся на диске системы С, не самом надежном месте компьютера. При критическом сбое работы Windows и, как следствие, ее переустановки, со всеми своими наработками можно распрощаться навсегда. Чтобы не потерять свои шаблоны, необходимо обеспечить хранение их копий на несистемном разделе, съемном носителе или в «облаке». Хранение копии – это единственный вариант уберечь шаблон Normal.dotm, поскольку его местонахождением должен быть рассмотренный выше путь внутри папки «AppData». А вот коллекцию личных шаблонов на несистемном диске можно хранить постоянно, указав приложению Microsoft Word новый путь хранения. Как это сделать?

Перемещаем папку «Настраиваемые шаблоны Office» из папки «Документы» на другой диск, в нашем случае D. Запускаем приложение Word, жмем «Файл» — «Параметры». В окне параметров переключаемся на вкладку «Сохранение» и ищем графу «Расположение личных шаблонов по умолчанию». В этой графе нужно указать новый путь хранения личных шаблонов. Поскольку кнопка обзора для этой настройки не предусмотрена, новый путь прописываем вручную (или копируем его в проводнике и вставляем).

Отличного Вам дня!

Сегодня все большее число специалистов, даже те, кто недавно скептически относился к гдз, находит их удобными и полезными в своей практике. Минимум времени, которое тратится на нахождение нужного ответа, возможность воспользоваться решебником в любое время суток – вот далеко не все плюсы и преимущества, которые отличают эти материалы. Повысить собственную успеваемость, узнать что-то новое, взяв комплект учебник-решебник из иной, отличной от школьной, программы по предмету – каждый пользователь находит свой собственный метод и принцип применения этих источников.

Что выгодно отличает онлайн справочник?

По своей сути готовые домашние задания представляют собой грамотно, в соответствии с требованиями Стандартов образования, оформленные варианты решения ко всем заданиям, упражнениям и вопросам, представленным в том учебном пособии, к которому они предназначены. В готовых ответах, представленных на сайте еуроки.орг:

• рассматриваются все возможные варианты решения задания, если в нем они предполагаются;
• присутствуют наглядные инструменты – графики, рисунки, схемы, чтобы пользователь как можно более точно понял смысл представленного решения;
• даны подробные комментарии – для понимания логики, сути, алгоритма нахождения верного решения к каждому заданию сборника.
• представлен широкий выбор решебников по всем предметам школьной программы, а именно по математике, алгебре. русскому, а также английскому, биологии, истории, географии и т.д.
  Ресурс постоянно обновляется для организации максимально полной и качественной работы с ним заинтересованных пользователей, содержит самую актуальную информацию.

Преимущества применения ГДЗ в учебном процессе

Среди основных целей, которым служат онлайн сборники готовых ответов, такие:

• организация самопроверки, выработка навыков эффективной и результативной самостоятельной работы;
• возможность понять, как решаются сложные задания, что особенно важно тем школьникам, которые по той или иной причине пропустили занятие, блок занятий или находятся на дистанционной, семейной/домашней формах обучения;
• помощь родителям школьников – используя эти данные, они смогут быстро и качественно проверить знания своего ребенка по любой дисциплине;
• это удобный инструмент для педагогов и репетиторов для грамотной организации, систематизации своей работы – по планированию, контролю, оценке качества знаний учеников.
  Сборник готовых решений – прекрасный мотиватор, позволяющий сбалансировать интенсивную работу и необходимый полноценный отдых, получить высокую оценку и впоследствии стремиться удержать полученный результат.

Качественный инструмент для самоподготовки и отработки навыков самоконтроля — с помощью решебника можно заниматься регулярно и системно, осваивая материал школьных дисциплин по различным УМК и программам. Или — применять его только тогда, когда возникают серьезные сложности в освоении материала. Так можно не только улучшить оценки, получив более высокий балл, но и приобрести ценные и полезные навыки анализа собственных ошибок, самоподготовки. Затратив минимум времени, каждый пользователь сможет рассчитывать на высокий результат!