На чтение 2 мин Опубликовано 21.09.2015
По умолчанию автор документа – это пользователь, чьё имя было указано при установке Word. Это имя можно изменить или указать другого основного автора, а также добавить или удалить дополнительных авторов документа.
Примечание: Иллюстрации для этой статьи взяты из Word 2013.
Чтобы добавить автора документа откройте вкладку Файл (File).
Убедитесь, что открылся раздел Сведения (Info). Обратите внимание, что в группе параметров Связанные пользователи (Related People) в качестве автора указано имя из дополнительных свойств документа. Чтобы добавить ещё одного автора, нажмите Добавить пользователя (Add an author) под именем пользователя.
Введите имя автора в поле ввода. Если в адресной книге есть какие-то контакты, имена которых совпадают с тем, что Вы вводите, они появятся во всплывающем окне. Если среди них есть имя человека, которого нужно указать в качестве автора, его можно выбрать из этого списка.
Чтобы завершить редактирование авторов, кликните по любому пустому месту (не в поле ввода имени автора). Дополнительный автор появится в группе параметров Связанные пользователи (Related People).
Другой способ добавить авторов – отредактировать параметр Автор (Author) в дополнительных свойствах документа. На панели Сведения (Info) нажмите кнопку Свойства (Properties) и выберите из выпадающего меню Дополнительные свойства (Advanced Properties).
Обратите внимание, что в открывшемся диалоговом окне на вкладке Документ (Summary) добавленный автор отображается в поле Автор (Author). В это поле можно добавить несколько авторов, разделяя их имена точкой с запятой.
Чтобы удалить автора из сведений о документе, кликните по имени автора правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Удалить пользователя (Remove Person).
Ещё добавлять и удалять авторов можно при помощи Области сведений о документе. На панели Сведения (Info) нажмите кнопку Свойства (Properties) и из выпадающего меню выберите Показать область сведений о документе (Show Document Panel).
Над открытым документом появится область сведений. Добавляйте или удаляйте авторов в поле Автор (Author) таким же образом, как мы это делали в диалоговом окне Дополнительные свойства (Advanced Properties). Не забывайте разделять имена авторов точкой с запятой.
Таким же образом можно добавлять и удалять авторов в Excel и PowerPoint.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
Нельзя:
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
| Недопустимо | Реально |
| Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
| Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
| Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
| Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
| Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
| Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
| Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
| Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
| Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
| Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
| Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
| Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
Не стоит недооценивать человека по ту сторону экрана. Он может узнать, что над документом трудились вовсе не вы, или просмотреть скрытую информацию, о которой вы и сами забыли. В этой статье мы объясним, как избавить себя от подобных неприятностей.
Самый простой способ схватить за хвост нерадивого сотрудника или ученика, который отдал свой отчёт или курсовую «на аутсорс», — посмотреть автора или соавторов документа. Эта информация сохраняется вместе с другими метаданными файла и впоследствии может быть просмотрена кем угодно. Дело приобретает особо щекотливое положение, если реальным исполнителем окажется знакомое для проверяющего лицо: сотрудник той же компании или студент из того же потока. Конечно, многоэтажная ложь найдёт выход из ситуации, но как бы и она потом не вылезла на свет.
Банальный, конечно, пример, но именно на нём обычно и прокалываются.
Какая информация может утечь
Официальная справка Microsoft даёт полную выкладку того, что же может представлять потенциальную угрозу вашей репутации. Приведу здесь её выжимку:
- Следы присутствия других пользователей, а также указания на внесённые ими правки и добавленные комментарии, если вы работали над документом в соавторстве.
- Обесцвеченная информация, содержащаяся в верхнем и нижнем колонтитулах, а также подложке (водяном знаке).
- Скрытый текст Word, невидимые объекты PowerPoint, скрытые строки, столбцы и листы Excel.
- Контент, находящийся вне области слайда PowerPoint.
- Дополнительные свойства документа и другие метаданные, например сведения о пути к принтеру или заголовки электронных писем.
Инспектор документов
«Инспектор документов» — удобный инструмент для проверки файлов на наличие нежелательной информации. Удобен он как для отправителя, так и для получателя документа. Всего-то нужно зайти в «Сведения» и запустить проверку. Пара кликов и пять секунд вывернут наружу всю подноготную.
Исполнителю остаётся нажать на удаление, а проверяющему — исследовать документ на основе имеющихся улик.
Запрет сохранения персональных данных
В глуби настроек офисных программ можно установить запрет на сохранение персональных данных для текущего документа: «Параметры программы» → «Центр управления безопасностью» → «Параметры центра управления безопасностью» → «Параметры конфиденциальности» → «Параметры конкретного документа» → «Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении».
Если пункт у вас неактивен, здесь же запустите проверку с помощью инструмента «Инспектор документов» и удалите свойства документа и его автора. Проставьте галочку, чтобы не выполнять эту операцию после каждого сохранения файла.
Эту опцию нельзя назвать универсальным спасением, но базовый уровень неприкосновенности в некоторых случаях она всё же обеспечивает. В остальном следует полагаться на собственную предусмотрительность, тот же «Инспектор документов» и удачу.
Как узнать автора файла Excel?
Чтобы увидеть свойство Author (Автор) для документа или книги, щелкните Файл > Сведения, а затем найдите author (Автор) в области Related People (Связанные люди) справа.
Как проверить автора Excel?
Откройте в Проводнике Windows папку, содержащую файлы Excel. Выберите нужный файл. Кликните по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Свойства (Properties). На вкладке Подробно (Details) можно найти заголовок, тему, автора документа, комментарии и другие данные.
Как посмотреть кто вносил изменения в документ Excel?
Просмотр журнала изменений
- На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления. …
- В группе Отслеживать исправления, внесенные установите флажок по времени и в списке время выберите вариант Все.
- Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
Как убрать автора в Excel?
Чтобы удалить автора из сведений о документе, кликните по имени автора правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите Удалить пользователя (Remove Person). Ещё добавлять и удалять авторов можно при помощи Области сведений о документе.
Где посмотреть создателя файла?
Щелкните на файле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Свойства. В окне свойств перейдите на вкладку Безопасность и щелкните на кнопке Дополнительно. В диалоговом окне Дополнительные параметры безопасности перейдите на вкладку Владелец, в которой расположено поле Текущий владелец этого элемента.
Как посмотреть дату создания файла Excel?
Как посмотреть дату создания файла
…
Выполните следующие шаги:
- Перетащите файл в окно программы, или нажмите на кнопку «Add Files», для добавления файла с ПК. …
- В полях «Created Date» (дата создания), «Modified Date» (дата изменения), «Accessed Date» (дата доступа) установите подходящие значения для даты и времени.
Как убрать имя пользователя в Excel?
Нажмите на вкладку File (Файл), щелкните по Options (Параметры) и выберите вкладку General (Общие). Измените имя пользователя.
Как посмотреть историю сохранения файла Excel?
Восстановление предыдущих версий файла Office
- Откройте файл, с которым вы работали.
- Перейдите в папку «>».
- В области «Управление книгой»или «Управлениепрезентацией» выберите файл с меткой (при закрытии без сохранения).
- На панели в верхней части файла выберите «Восстановить», чтобы переписать сохраненные ранее версии.
Как в Excel узнать дату изменения ячейки?
Меню Сервис-Параметры-вычисления-Итерации. Галочку видите.
Как удалить информацию из файла doc?
Перейдите на вкладку файл и нажмите кнопку сведения, затем нажмите кнопку Проверить наличие проблем и выберите команду Проверить документ. Щелкните, чтобы снять флажок Свойства документа и личные сведения .
Как изменить свойства файла Excel?
Просмотр и изменение настраиваемых свойств текущего файла
- Откройте вкладку Файл.
- Выберите пункт Сведения.
- Щелкните Свойства вверху страницы и выберите Дополнительные свойства. Примечания: …
- Откройте вкладку Прочие. Введите имя пользовательского свойства в поле Название или выберите его в списке. …
- Нажмите кнопку ОК.
Как изменить имя файла в Excel?
Откройте проводник, открыв папку «Мой компьютер»или нажав клавиши Windows+E. Найдите файл, который вы хотите переименовать, выберите его и нажмите кнопку «Переименовать» на ленте (или нажмите клавишу F2 на клавиатуре). Введите новое имя файла и нажмите ввод.
Как посмотреть создателя файла Ворд?
Чтобы увидеть свойство Author (Автор) для документа или книги, щелкните Файл > Сведения, а затем найдите author (Автор) в области Related People (Связанные люди) справа.
Как посмотреть дату создания файла в ворде?
- Шаг 1. Перейдите к местоположению документа Word, для которого вы хотите проверить дату создания. Наведите указатель мыши на документ Word и щелкните его правой кнопкой мыши.
- Шаг 2. Выберите опцию «Свойства» во всплывающем меню. …
- Шаг 3. Нажмите вкладку «Подробности» в верхней части диалогового окна.
Как проверить метаданные файла?
Для полного просмотра метаданных данного файла, нажмите на него правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Свойства. Когда откроется окно, перейдите на вкладку Подробности. В этом месте вы найдете все поля Exif, которые можно изменять.
Как узнать кем создан файл эксель
По данным вами ссылкам, результат един:
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
- Изменено Жук MVP, Moderator 19 июня 2018 г. 11:37
во вложении изображении скриншоты что я хочу видеть
The opinion expressed by me is not an official position of Microsoft
- Изменено marat1905 19 июня 2018 г. 19:34
что будет если открыть файл и посмотреть пользователей которые открыли файл? я прочел что вы можете получить список пользюков, но только после того как откроете, а открыть вы не можете потому что файл занят, и именно на последнее я вам и дал предположительный ответ
и еще тут описан воркераунд по вашей теме. и еще одно похожее обсуждение
The opinion expressed by me is not an official position of Microsoft
- Изменено Vector BCO Moderator 19 июня 2018 г. 20:49
$ и там можно как то узнать кто открыл файл для редактирования.Если верно, то подскажите где в этом файле я могу узнать имя пользователя
На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
Выполните и напишите ваш результат:
На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
The opinion expressed by me is not an official position of Microsoft
Он открывает файл через устаревшие «Общие книги» размещённую в сети предприятия, но файл у него открывается в режиме «Только для чтения» и он не видит кто из пользователей открыл файл. Для решения этой задачи, он возможно пишет в VBA код выполняющий задачу:
«Если при попытке открыть файл, файл можно открыть только в режиме «Только для чтения», VBA выводит окно «Файл занят пользователем: Имярек», в противном случае открыть файл на редактирование.»
Допускаю, что ему необходим «UserName» или его аналог для VBA.
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
Да, я Жук, три пары лапок и фасеточные глаза :))
- Изменено marat1905 20 июня 2018 г. 11:02
Внимательно изучите статью «Общие книги», ссылку на которую я вам дал ранее. В ней пошагово в девять шагов, написано как создавать и работать с Общей книгой. Также внимательно изучите «Дополнительные сведения».
По вашему скриншоту, файл не является Общей книгой и открыт в монопольном режиме :
Дополните, что у вас имеется уже сейчас, и что может ваш макрос.
В дополнение, если бы вы внимательно прочитали статью и выполнили все рекомендации статьи, ссылку на которую вам дал ранее, то у вас был бы результат отображения всех пользователей открывших книгу на редактирование:
и не нужно было бы создавать макрос, так как Общая книга открывается для редактирования у всех открывающих Общую книгу:
При наличии Skype, вы также могли бы обмениваться мгновенными сообщениями с совместно работающими пользователями.
Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016
Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:
Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.
Общий доступ в старых версиях Excel
Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:
В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:
- Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д.
- При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда.
- Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
- В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.
В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.
Совместное редактирование в Excel 2016
С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:
Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:
Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:
По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:
Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:
И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.
В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.
Автосохранение: плюсы и минусы
Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения.
С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:
. можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:
С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:
- Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
- Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
- Из вкладки Файлпропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy) :
Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!
Как отключить Автосохранение в Excel
Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows.
Предупреждение : реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.
Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:
Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:
Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:
Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — 1:
Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.
Общие книги
Важно: Общие книги ранее использовались для организации совместной работы с книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Совместное редактирование доступно в некоторых версиях Excel, включая Excel 2016 для подписчиков Office 365.
Включение общих книг
Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, а одна из них — невозможность редактирования с помощью Excel Online. Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать совместное редактирование, которое является заменой общих книг.
Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, разместите его в месте, например сервер_намефолдер_наме. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.
Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.
На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.
Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.
Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.
В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.
Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.
Дополнительные сведения
Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.
Как в книге excel 2003 отключить режим совместной работы с документом
есть книга excel 2003 в которой при установлен режим совместного доступа к файлам (при открытии в названии окна возле названия файла написано — (Общий)). При копиновании листа в пределах этого документа возникает ошибка.
Как снять этот режим и скопировать лист?
Сведения о вопросе
- Попросите других пользователей сохранить и закрыть общую книгу. В противном случае их несохраненные данные будут утеряны.
- После прекращения совместной работы над книгой журнал изменений будет удален. Чтобы сохранить копию этих сведений, напечатайте лист изменений или скопируйте его в другую книгу.
- В меню Сервис укажите на пункт Исправления и выберите команду Выделить исправления.
- В поле по времени выберите вариант Все.
- Снимите флажки пользователем и в диапазоне.
- Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист и нажмите кнопку OK.
- Выполните одно или несколько следующих действий:
- чтобы напечатать лист журнала, нажмите кнопку Печать ;
- чтобы скопировать журнал в другую книгу, выделите ячейки, которые требуется скопировать, нажмите кнопку Копировать , переключитесь в окно другой книги, выделите ячейку, с которой требуется начать вставку, и нажмите кнопку Вставить .
Примечание. Текущую версию книги также можно сохранить или напечатать, так как этот журнал не будет относиться к последующим версиям. Например, адреса ячеек, включая номера строк, в скопированном журнале могут уже не соответствовать действительности.
3. В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка .
4. Убедитесь, что вы единственный пользователь в списке Файл открыт следующими пользователями.
5. Снимите флажок Разрешить совместный доступ.
Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить общий доступ к книге, а затем снять этот флажок.
- Нажмите кнопку ОК, в меню Сервис укажите на пункт Защита и выберите команду Снять защиту общей книги.
- Введите пароль, если он потребуется, и нажмите кнопку ОК.
- В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и откройте вкладку Правка .
6. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да .
Совместный доступ к файлу Excel одновременно
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам
На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:
Microsoft Excel
Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:
— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)
— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)
— Частая «блокировка» файла
— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))
Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».
После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий] 
При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:
Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!
И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!
А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»
Excel настроен для работы с общими документами 
OneDrive
Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:
- отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
- каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
- различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
- сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.
Google Docs (Гугл документы)
В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:
- для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
- создание google аккаунта
Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:
- разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
- использование сложных формул и своих доработок
И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.
У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).
Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс
Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы
и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права
после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :
Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл
Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)
При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.
Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!
Всем пока и хорошего дня!
Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:
- разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
- заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
- пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)