Как удалить страницу в файле excel

Иногда при распечатке книги Excel принтер печатает не только заполненные данными страницы, но и пустые. Это может произойти по различным причинам. Например, если вы в области данной страницы нечаянно поставили любой символ, даже пробел, она будет захвачена для печати. Естественно, это негативно влияет на износ принтера, а также приводит к потере времени. Кроме того, существуют случаи, когда вы не хотите распечатывать определенную страницу заполненную данными и желаете не подавать её на печать, а удалить. Давайте рассмотрим варианты удаления страницы в Экселе.

Процедура удаления страницы

Каждый лист книги Excel разбивается на печатные страницы. Их границы одновременно служат границами листов, которые будут выводиться на печать на принтере. Просмотреть, как именно делится документ на страницы, можно перейдя в режим разметки или в страничный режим работы Excel. Сделать это довольно просто.

В правой части строки состояния, которая расположена внизу окна Excel, находятся иконки смены режима просмотра документа. По умолчанию включен обычный режим. Значок соответствующий ему, самый левый из трех иконок. Для того, чтобы переключится в режим разметки страницы, кликаем по первой иконке справа от указанного значка.

После этого включается режим разметки страницы. Как видим, все страницы разделены пустым пространством. Для перехода в страничный режим следует кликнуть по самой правой кнопке в ряду указанных выше иконок.

Как видим, в страничном режиме видны не только сами страницы, границы которых обозначены пунктиром, но и их номера.

Также переключение между режимами просмотра в Excel можно совершить, перейдя во вкладку «Вид». Там на ленте в блоке инструментов «Режимы просмотра книги» будут находиться кнопки переключения режимов, которые соответствуют значкам на панели состояния.

Если при использовании страничного режима пронумерован диапазон, в котором визуально ничего не отображено, то на печати выйдет пустой лист. Кончено, можно путем настройки печати указать диапазон страниц, не включающий пустые элементы, но лучше всего эти лишние элементы вообще удалить. Так вам не придется каждый раз при печати выполнять одни и те же дополнительные действия. Кроме того, пользователь может просто забыть произвести необходимые настройки, что приведет к распечатке пустых листов.

Кроме того, имеются ли пустые элементы в документе, можно узнать через область предварительного просмотра. Для того, чтобы туда попасть следует переместиться во вкладку «Файл». Далее перейти в раздел «Печать». В крайней правой части открывшегося окна будет располагаться область предварительного просмотра документа. Если вы прокрутите полосу прокрутки до самого низа и обнаружите в окне предпросмотра, что на некоторых страницах вообще нет никакой информации, значит, они будут распечатаны в виде пустых листов.

Теперь давайте конкретно разбираться, какими способами можно удалить пустые страницы из документа, в случае их обнаружения, при выполнении указанных выше действий.

Способ 1: назначение области печати

Для того, чтобы не распечатывались пустые или ненужные листы, можно назначить область печати. Рассмотрим, как это делается.

1. Выделяем диапазон данных на листе, который нужно распечатать.



2. Переходим во вкладку «Разметка страницы», кликаем по кнопке «Область печати», которая расположена в блоке инструментов «Параметры страницы». Открывается небольшое меню, которое состоит всего лишь из двух пунктов. Щелкаем по пункту «Задать».



3. Сохраняем файл стандартным методом, щелкнув по пиктограмме в виде компьютерной дискеты в левом верхнем углу окна Excel.

Теперь всегда при попытке распечатать данный файл на принтер будет подаваться только та область документа, которую вы выделили. Таким образом, пустые страницы будут просто «отсечены» и их распечатка проводиться не будет. Но у этого способа есть и недостатки. Если вы решите добавить в таблицу данные, то для их распечатки придется снова менять область печати, так как программа будет подавать на принтер только тот диапазон, который вы задали в настройках.

Но возможна и другая ситуация, когда вы или другой пользователь задал область печати, после чего таблица была отредактирована и из неё были удалены строки. В этом случае, пустые страницы, которые закреплены, как область печати, все равно будут посылаться на принтер, даже если в их диапазоне не было установлено ни одного символа, включая пробел. Для избавления от этой проблемы, достаточно будет просто снять область печати.

Для того, чтобы убрать область печати даже выделять диапазон не нужно. Просто переходим во вкладку «Разметка», кликаем по кнопке «Область печати» в блоке «Параметры страницы» и в появившемся меню выбираем пункт «Убрать».

После этого, если в ячейках вне таблицы не будет пробелов или других символов, пустые диапазоны не будут считаться частью документа.

Урок: Как задать область печати в Экселе

Способ 2: полное удаление страницы

Если же проблема все-таки заключается не в том, что была назначена область печати с пустым диапазоном, а причина того, что пустые страницы включаются в документ, состоит в наличие пробелов или других лишних символов на листе, то в таком случае принудительное назначение области печати является лишь полумерой.

Как говорилось уже выше, если таблица постоянно изменяется, то пользователю придется каждый раз задавать новые параметры печати при распечатке. В этом случае более рациональным шагом будет полное удаление из книги диапазона, содержащего ненужные пробелы или другие значения.

1. Переходим в страничный режим просмотра книги любым из тех двух способов, которые мы описывали ранее.



2. После того, как указанный режим запущен, выделяем все страницы, которые нам не нужны. Делаем это, обведя их курсором с зажатой левой кнопкой мыши.



3. После того, как элементы выделены, жмем на кнопку Delete на клавиатуре. Как видим, все лишние страницы удалены. Теперь можно переходить в обычный режим просмотра.

Основной причиной наличия пустых листов при распечатке является установка пробела в одной из ячеек свободного диапазона. Кроме того, причиной может быть неправильно заданная область печати. В этом случае нужно просто отменить её. Также для решения проблемы печати пустых или ненужных страниц можно установить точную область печати, но лучше это сделать, просто удалив пустые диапазоны.

Наверное, каждый активный пользователь Excel хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда после распечатки документа некоторые страницы оказывались пустыми. Такое, к примеру, может случиться, если на странице в процессе работы были случайно напечатаны пустые символы, то они, скорее всего, будут входить в область печати. Само собой, данная ситуация некритична в большинстве случаев, ведь пустые листы можно просто вернуть в лоток принтера для бумаги. Но, все же, лучше стараться не допускать такие вещи, сделав так, чтобы пустые (или нежелательные) страницы не отправлялись на печать. Итак, давайте разберемся, как можно убрать ненужные страницы из таблицы Эксель при ее распечатке.

Как понять, что в документе есть лишние страницы

В Экселе каждый лист распределяется по страницам в зависимости от содержания. При этом границы служат в качестве границ самих листов. Для того, чтобы понять, каким образом документы будут поделены на страницы при распечатке, нужно перейти в режим “Разметка страницы”, либо переключиться в страничный вид документа.

Переходим к строке состояния, она находится в нижней части окна программы. С правой стороны строки находим ряд пиктограмм, которые отвечают за смену режимов просмотра. Как правило, при запуске программы установлен обычный режим, поэтому активной является самая первая иконка слева. Нам необходимо выбрать режим, отображающий разметку страницы. Для этого нажимаем на среднюю иконку из трех, расположенных в этом ряду.

После нажатия пиктограммы программа переключится в режим, позволяющий просматривать документ в таком виде, в котором он предстанет перед нами после распечатки.

В случаях, когда вся таблица помещается в границах одного листа, данный режим просмотра покажет, что документ содержит только один лист. Но, в некоторых случаях это вовсе не означает, что при распечатке из принтера, действительно, выйдет всего лишь один лист бумаги. Чтобы до конца все проверить, переключаемся в страничный режим. Для этого необходимо нажать на самую правую иконку в строке состояния.

Здесь, мы можем наглядно увидеть, каким образом наша таблица распределяется по страницам, которые будут распечатаны.

Пролистав таблицу до конца, мы отчетливо видим, что помимо занятой табличными данными первой страницы, есть и вторая – совершенно пустая.

В программе предусмотрен и другой способ переключения режимов, который задействует вкладку «Вид». После переключения в нужную вкладку можно обнаружить с левой стороны область кнопок, отвечающих за режимы просмотра книги. Нажатие на них полностью повторяет действия и результат, которые можно получить через нажатие кнопок в строке состояния программы.

Еще одним действенным способом, помогающим выяснить наличие либо отсутствие пустых страниц в документе, является использование области предварительного просмотра документа (Меню Файл – Печать). Внизу указывается количество страниц, и содержимое которых мы можем прокрутить с помощью колесика мыши, либо нажимая кнопки “влево” или “вправо” в зависимости от того, на какой мы находимся в данный момент.

Таким образом можно с легкостью обнаружить, какие из листов не содержат никаких данных.

Как убрать ненужные страницы через настройки печати

Как мы ранее выяснили, если в страничном режиме на какой-то странице ничего не отображается, но при этом она имеет свой номер, то после распечатки лист из принтера выйдет абсолютно пустым. В этом случае можно воспользоваться настройками печати.

1. Для этого заходим в меню “Файл”.
2. Щелкаем по разделу “Печать” и указываем в нужных полях диапазон страниц, которые не содержат пустых элементов, после чего можно отправлять документ на принтер.

Минусом данного метода является то, что придется выполнять одни и те же действия каждый раз при распечатке документа. Помимо этого, в какой-то момент можно просто не вспомнить о процедуре установки диапазона нужных страниц, и поэтому на выходе получатся пустые листы.

Поэтому наиболее оптимальными вариантами будут простое удаление пустых страниц или указание диапазона печати, о которых пойдет речь ниже.

Как задать диапазон печати

Чтобы не возникало ситуаций, при которой после распечатки документа часть листов оказалось пустой, можно заранее выбрать диапазон данных, которые будут печататься. Для этого выполняем следующие действия:

1. Любым удобным способом отмечаем область данных на листе, которая будет отправлена на принтер. Это может быть как вся таблица, так и ее отельная часть.
2. Переходим во вкладку “Разметка страницы”, после чего нажимаем на кнопку “Область печати” и в открывшемся меню выбираем опцию “Задать”.
3. Теперь на печать будет отправлен только тот диапазон, который мы задали, исключив страницы, не содержащие какой-либо информации.
4. Нелишним будет и сохранение файла через нажатие специально предназначенной для этого кнопки в виде компьютерной дискеты, которая находится в верхнем левом углу окна программы. После этого при следующей печати данного файла, на принтер отправится только та часть документа, которую мы отметили.

Примечание: Стоит отметить, что этот способ имеет и свои недостатки. При добавлении новых данных в таблицу, необходимо будет повторно устанавливать требуемые области печати, поскольку распечатываться будет только предварительно заданный в настройках диапазон.

Иногда могут возникать ситуации, при которых заданная область печати не будет соответствовать задачам пользователя. Причина подобного несоответствия – редактирование либо удаление некоторых элементов таблицы после того, как была задана область печати, в результате чего будут отсекаться нужные данные, либо, наоборот, допускаться в печать страницы с ненужным содержанием или пустые.

Чтобы избежать этого, нужно просто снять заранее заданную область печати. Все в той же вкладке, отвечающей за разметку страницы, нажимаем на кнопку «Область печати», и затем в выпадающем списке  кликаем по пункту «Убрать».

Как полностью удалить страницу

В некоторых случаях принтер может печатать пустые страницы по причине того, что в документе присутствуют лишние пробелы или иные символы за пределами листа, которых в таблице быть не должно.

Способ, описанный ранее и предусматривающий настройку области печати, в данном случае является не столь эффективным. Все дело в том, используя данный метод, пользователю после каждого внесения изменений в таблицу, необходимо будет регулировать настройки печати, что крайне неудобно. Поэтому лучше всего просто удалить те области документа, в которых содержатся пустые либо ненужные символы.

Вот, что для этого нужно сделать:

1. Переключаемся в страничный режим, используя один из методов, описанных выше.
2. В данном режиме есть возможность настроить количество страниц и размещаемой на них информации путем сдвига границ страниц (нижней и правой), которая программа устанавливаем автоматически исходя из установленного масштаба.
3. В нашем случае, наводим курсор на нижнюю границу второго листа (сплошная синяя линия) и после того как он поменяет форму на вертикальную двухстороннюю стрелку, зажав левой кнопкой мыши тянем курсор к нижней границе первого листа, которая отмечена пунктирной линией.Такие же манипуляции можно выполнить в отношении правой границы документа, если в этом будет необходимость. В нашем случае это не требуется.
4. Теперь у нас в документе осталась только одна страница и можно смело отправлять таблицу на печать, не тратя время на предварительные настройки области печати, задание диапазона страниц и т.д.

Заключение

Таким образом, в арсенале пользователя при работе с таблицами Excel есть немало инструментов, позволяющих убрать страницы с лишней информацией или имеющие “нулевое” содержание, другими словами, пустые. Выбор конкретного способа зависит от того, как часто документ будет отправляться на печать, предполагается ли постоянная работа с ним с добавлением или удалением информации.

Microsoft Excel is an electronic spreadsheet with rows and columns. It is used to organize data in the form of tables(rows and columns) and can also use to perform multiple operations on the given table. Most of the time when we use Excel we only need one page to work on but there are multiple pages that are open and we are not aware of it. So, in this tutorial, we learn how to check the number of pages currently open and how to remove them. So let us do this with the help of an example. Suppose we have some random data in our excel sheet like as shown in the below image. Now to work on this data we only need one page, let’s see how many pages are in use. 

To check the number of pages in use the simplest way is to use the print command i.e. ctrl+P, in the image attached below you can see that there are two pages in use but we only need one page.

Here, we have two pages. So, let’s see how to remove that extra page.

Delete Extra Empty or Blank Pages in Excel

To delete that extra page follows these steps:

Step 1:  From the quick access toolbar select “view”. In “view” select “page break preview” in Workbook views. It will change the layout of the sheet, now you can see multiple pages on a screen.

The sheet layout will look like the image attached below. As you can see all the pages are shown there which are currently open, but page 2 is extra, which we don’t require as of now. So, we have to remove it, let’s see how to do it.

Step 2: In the above image, you can see some lines, the dashed blue line is separating pages, dashed blue lines are the borders of that particular page. To remove the unwanted or extra page we need to match the dashed blue line with the solid blue line. Drag the solid blue line to the dashed blue line.

After the line is dragged successfully the layout will look like the image attached. Now in the image below, there is only one page, we have successfully removed that extra page.

You have successfully deleted that extra page to check just change the view to normal view. 

Again we are going to use the simplest way to check the number of pages i.e print command ctrl+P, it will give us the print view of the document in which we can see the number of pages.

In the above image, it is clearly seen that there is only one page, which means extra pages are deleted. So this is how we can delete the extra or empty page in excel.

Примечание: Ярлычки листов отображаются по умолчанию. Если вы не видите их, щелкните Параметры > Дополнительно > Показать параметры для следующей книги > Показывать ярлычки листов.

Чтобы вставить новый лист, выполните одно из следующих действий.

• Чтобы быстро вставить новый лист после существующих, щелкните вкладку Вставить лист в нижней части экрана.

  

• Чтобы вставить новый лист перед существующим, выберите нужный лист и затем на вкладке Главная в группе Ячейки нажмите кнопку Вставить, а потом выберите пункт Вставить лист.

  

  Совет: Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши ярлычок существующего листа и выбрать команду Вставить. На вкладке Общие щелкните Лист, а затем нажмите кнопку ОК.

  Примечание: Чтобы изменить порядок следования листов в книге, щелкните ярлычок листа, который необходимо переместить, и перетащите его в необходимое местоположение.