При импорте и копировании таблиц в Excel могут формироваться пустые строки и ячейки. Они мешают работе, отвлекают.
Некоторые формулы могут работать некорректно. Использовать ряд инструментов в отношении не полностью заполненного диапазона невозможно. Научимся быстро удалять пустые ячейки в конце или середине таблицы. Будем использовать простые средства, доступные пользователю любого уровня.
Как в таблице Excel удалить пустые строки?
Чтобы показать на примере, как удалить лишние строки, для демонстрации порядка действий возьмем таблицу с условными данными:
Пример 1. Сортировка данных в таблице. Выделяем всю таблицу. Открываем вкладку «Данные» — инструмент «Сортировка и фильтр» — нажимаем кнопку «Сортировка». Или щелкаем правой кнопкой мыши по выделенному диапазону и делаем сортировку «от минимального к максимальному».
Пустые строки после сортировки по возрастанию оказываются внизу диапазона.
Если порядок значений важен, то до сортировки необходимо вставить пустой столбец, сделать сквозную нумерацию. После сортировки и удаления пустых строк вновь отсортировать данные по вставленному столбцу с нумерацией.
Пример 2. Фильтр. Диапазон должен быть отформатирован как таблица с заголовками. Выделяем «шапку». На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр» («Сортировка и фильтр»). Справа от названия каждого столбца появится стрелочка вниз. Нажимаем – открывается окно фильтрации. Снимаем выделение напротив имени «Пустые».
Таким же способом можно удалить пустые ячейки в строке Excel. Выбираем нужный столбец и фильтруем его данные.
Пример 3. Выделение группы ячеек. Выделяем всю таблицу. В главном меню на вкладке «Редактирование» нажимаем кнопку «Найти и выделить». Выбираем инструмент «Выделение группы ячеек».
В открывшемся окне выбираем пункт «Пустые ячейки».
Программа отмечает пустые ячейки. На главной странице находим вкладку «Ячейки», нажимаем «Удалить».
Результат – заполненный диапазон «без пустот».
Внимание! После удаления часть ячеек перескакивает вверх – данные могут перепутаться. Поэтому для перекрывающихся диапазонов инструмент не подходит.
Полезный совет! Сочетание клавиш для удаления выделенной строки в Excel CTRL+«-». А для ее выделения можно нажать комбинацию горячих клавиш SHIFT+ПРОБЕЛ.
Как удалить повторяющиеся строки в Excel?
Чтобы удалить одинаковые строки в Excel, выделяем всю таблицу. Переходим на вкладку «Данные» — «Работа с данными» — «Удалить дубликаты».
В открывшемся окне выделяем те столбцы, в которых находятся повторяющиеся значения. Так как нужно удалять повторяющиеся строки, то должны быть выделены все столбцы.
После нажатия ОК Excel формирует мини-отчет вида:
Как удалить каждую вторую строку в Excel?
Проредить таблицу можно с помощью макроса. Например, такого:
А можно ручками. Предлагаем простенький способ, доступный каждому пользователю.
- В конце таблицы делаем вспомогательный столбец. Заполняем чередующимися данными. Например, «о у о у о у» и т.д. Вносим значения в первые четыре ячейки. Потом выделяем их. «Цепляем» за черный крестик в правом нижнем углу и копируем буквы до конца диапазона.
- Устанавливаем «Фильтр». Отфильтровываем последний столбец по значению «у».
- Выделяем все что осталось после фильтрации и удаляем.
- Убираем фильтр – останутся только ячейки с «о».
Вспомогательный столбец можно устранить и работать с «прореженной таблицей».
Как удалить скрытые строки в Excel?
Однажды пользователь скрыл некую информацию в строках, чтобы она не отвлекала от работы. Думал, что впоследствии данные еще понадобятся. Не понадобились – скрытые строки можно удалить: они влияют на формулы, мешают.
В тренировочной таблице скрыты ряды 5, 6, 7:
Будем их удалять.
- Переходим на «Файл»-«Сведения»-«Поиск проблем» — инструмент «Инспектор документов».
- В отрывшемся окне ставим галочку напротив «Скрытые строки и столбцы». Нажимаем «Проверить».
- Через несколько секунд программа отображает результат проверки.
- Нажимаем «Удалить все». На экране появится соответствующее уведомление.
В результате проделанной работы скрытые ячейки удалены, нумерация восстановлена.
Таким образом, убрать пустые, повторяющиеся или скрытые ячейки таблицы можно с помощью встроенного функционала программы Excel.
Перед выводом документа Excel на печать пользователю необходимо удалить лишние строки. Если их одна или две, это несложно. Но что делать, когда документ массовый и требует оперативного подхода к форматированию?
Первый способ: удаление одиночных строчек в малом количестве
Для того, чтобы отформатировать документ Excel, не нужно знать сложные функции и формулы. Чтобы удалить несколько строк, сделайте следующее:
- Предположим, в Excel имеется таблица, в которой присутствует одна лишняя строчка. Чтобы ее удалить, необходимо сделать клик на ячейке строки, от которой нужно избавиться, затем правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню. Выбираем пункт «Удалить», а следом «Удалить строки».
- После этого объект будет удален из таблицы. Также можно выбрать номер строки в начале электронной книги и нажать «Удалить».
- Можно воспользоваться инструментами, расположенными на панели инструментов. Для этого выделяем строку, которая оказалась лишней в электронной книге. Переходим в рабочую панель, находим блок «Ячейки» во вкладке «Главная». Выбираем инструмент «Удалить», где нажимаем «Удалить строки с листа».
Для пользователей, хорошо знакомых с интерфейсом программы, удобнее брать инструменты для работы именно с панели управления, так как их отыскать в разы быстрее, чем те, что находятся в контекстном меню.
Когда диапазон документа большой, можно использовать групповое выделение ненужных строк и их удаление. Покажем, как это сделать на примере маленькой таблицы, но в случае масштабной электронной книги все получится ровно также.
- Если лишние строки располагаются друг за другом, можно сделать выделение мышью, затем воспользоваться кнопкой «Удалить». Здесь важно правильно выбрать «удалить строки с таблицы» или «Удалить строки с листа».
- Что делать, если строки расположены через одну или в любом другом хаотичном порядке на листе? Зажимаем клавишу «Ctrl» и левой кнопкой мыши делаем клики по необходимым строкам.
- По таблице хорошо видно, какие строчки отметились. Далее, чтобы их исключить из электронной книги, делаем вызов контекстного меню и нажимаем кнопку «Удалить».
Как видите, появляется только возможность «Удалить строки». После проделанных действий можно оформлять таблицу для отправки.
Третий способ: удаление пустых лишних строк
Если после обработки электронной таблицы остались пустые строки, их тоже необходимо удалить.
- Для этого находим все пустые строки во всем диапазоне таблицы. Переходим во вкладку «Главная», затем в блок «Найти и выделить», выбираем инструмент «Выделить группы ячеек».
- В появившемся небольшом окне необходимо переставить флажок напротив записи «Пустые ячейки», затем нажать на кнопку «Ок». Все необходимые строки выделены фоном.
- Далее во вкладке «Главная переходим к блоку «Ячейки» и нажимаем «Удалить».
Если электронная книга не имеет ограниченных таблиц, то последний способ удаления может не получиться, так как он предназначен только для тех случаев, если таблица с пустыми ячейками имеет рамки.
Четвертый способ: применение инструмента «Сортировка»
Когда для оформления документа есть конкретные условия, воспользуйтесь сортировкой для исключения ненужных строк.
- Выделяем ту область таблицы, которую необходимо отсортировать и оставить неизменной. Затем переходим во вкладку «Главная», перемещаемся к блоку «Сортировка и фильтр». Затем выбираем «Настраиваемая сортировка».
- В открывшемся окне выставляем все необходимые параметры, как показано на фото, и нажимаем кнопку «Ок». В каждом конкретном случае сортировка может выполняться по-другому.
- Оставшиеся строки можно удалить при помощи способов, рассмотренных выше.
Skip to content
В руководстве объясняется, как использовать инструмент промежуточных итогов Excel для автоматического суммирования, подсчета или усреднения различных групп ячеек. Вы также узнаете, как отображать или скрывать детали промежуточных итогов, копировать только строки промежуточных итогов и как быстро их удалять.
Таблицы с большим количеством данных часто могут выглядеть громоздкими и сложными для понимания и анализа. К счастью, Microsoft Excel предоставляет мощную функцию промежуточных итогов, которая позволяет быстро суммировать различные группы данных и создавать структуру в ваших таблицах.
И вот о чем мы будем говорить:
- Что такое промежуточный итог.
- Как создать промежуточные итоги.
- Что нужно знать и обязательно учитывать.
- Как добавить несколько вложенных промежуточных итогов.
- Как показать, скрыть и скопировать итоги.
- Изменение промежуточных итогов.
- Удаление промежуточных итогов.
Что такое промежуточный итог в Excel?
Это сумма группы чисел, которая затем добавляется к другой аналогичной группе, чтобы получить общий итог.
В Microsoft Excel функция промежуточных итогов не ограничивается только суммированием подмножеств значений в наборе данных. Это позволяет вам группировать и суммировать ваши данные, используя СУММ, СЧЁТ, СРЕДН, МИН, МАКС и другие функции.
Кроме того, так можно создать иерархию групп, известную как схема. Она позволит отображать или скрывать детали для каждого промежуточного итога или просматривать только сводку итогов.
Предположим, у нас имеются данные о продаже шоколада нескольким покупателям в нескольких регионах. Чтобы их проанализировать, можно воспользоваться фильтром Excel. Это позволит получить, к примеру, список продаж определенному покупателю или же в конкретном регионе. По при этом это будет всего лишь список. Итоги, средние значения, максимальный или минимальный размер партии товара вам нужно будет находить отдельно при помощи специальных формул.
Вот тут-то и пригодится инструмент «Промежуточные итоги».
Например, так могут выглядеть ваши промежуточные итоги в Excel:
И сделать это можно буквально в несколько кликов мышкой.
Но чтобы получить правильный результат, ваши данные должны соответствовать следующим условиям:
- Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
- Первая строка – названия столбцов.
- В столбцах содержатся однотипные значения.
- В таблице нет пустых строк или столбцов.
Давайте теперь подробно рассмотрим, как создать и настроить промежуточные итоги.
Как вставить промежуточные итоги в Excel
Чтобы быстро добавить промежуточные итоги в Excel, выполните следующие действия.
1. Организуйте исходные данные
Функция «Промежуточные итоги» в Excel требует, чтобы исходные данные располагались в правильном порядке (то есть, однотипные — рядом) и не содержали пустых строк.
Итак, прежде всего обязательно отсортируйте ваши данные по столбцу, по которому вы хотите их сгруппировать. Самый простой способ сделать это – нажать кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные», затем щелкнуть стрелку фильтра и выбрать сортировку от А до Я или от Я до А:
Чтобы удалить пустые ячейки, не испортив данные, следуйте этим рекомендациям: Как быстро и безопасно удалить пустые строки в Excel.
После этого подготовительную работу можно считать завершенной.
2. Добавьте промежуточные итоги
Выберите любую ячейку в наборе данных, перейдите на вкладку «Данные»> в группу «Структура» и нажмите «Промежуточный итог».
В этом случае Excel будет обрабатывать все данные в вашей таблице, пока не встретит пустые столбец и строку. То есть, до последней заполненной строки.
3. Определите параметры промежуточных итогов.
В диалоговом окне «Промежуточный итог» укажите три основных параметра: по какому столбцу следует группировать, какую функцию суммирования использовать и какие столбцы необходимо подытожить:
- В поле При каждом изменении в выберите столбец, по которому вы хотите группировать данные. В нашем случае мы выберем колонку с наименованиями покупателей.
- В списке Использовать функцию выберите одну из следующих:
- Сумма.
- Количество – подсчет непустых ячеек (это вставит формулы промежуточных итогов с функцией СЧЁТ ).
- Среднее – расчет среднего значения.
- Максимум – вернуть наибольшее число.
- Минимум – получить наименьшее число.
- Произведение – вычислить произведение по столбцу.
- Количество чисел – подсчет ячеек, содержащих числа.
- Стандартное отклонение – вычисление стандартного отклонения генеральной совокупности на основе выборки чисел.
- Несмещённое отклонение – возвращает стандартное отклонение, основанное на всей совокупности чисел.
- Дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе выборки чисел.
- Несмещённая дисперсия – оценка дисперсии генеральной совокупности на основе всей совокупности чисел.
- В разделе «Добавить итоги по» установите флажок для каждого столбца, по которому вы хотите получить промежуточный итог.
В этом примере мы группируем данные по столбцу «Код покупателя» и используем функцию СУММ для получения итоговых значений в столбцах «Количество» и «Сумма».
Кроме того, вы можете выбрать любую из дополнительных опций:
- Чтобы вставить автоматический разрыв страницы после каждого промежуточного итога, установите флажок Конец страницы между группами. В итоге каждая группа будет распечатана на отдельном листе. Но в большинстве случаев это не нужно, поэтому эта опция обычно не активна.
- Чтобы отобразить итоговую строку сверху над данными, снимите флажок «Итоги под данными». Этот пункт обычно активирован по умолчанию, так как нам все же привычнее, когда сначала идут данные, а под ними — итоги.
- Чтобы перезаписать любые уже существующие промежуточные итоги, активируйте флажок «Заменить текущие итоги». Если вы изменили данные, то старые итоги вам не нужны. А вот если вы работаете не со всей, а только с частью таблицы (о такой возможности мы говорили выше), тогда, возможно, не нужно удалять то, что уже было посчитано. Кроме того, если не ставить этот флажок, то вы добавите еще один уровень итогов. Например, вы нашли сумму продаж по каждой группе, и можете добавить еще количество продаж или средний размер заказа. То есть, по каждой группе можно рассчитать несколько разных итогов.
Наконец, нажмите кнопку ОК. Промежуточные итоги появятся под каждой группой данных, а общая сумма будет добавлена в конец таблицы.
После того, как промежуточные итоги вставлены на ваш рабочий лист, они будут автоматически пересчитываться при редактировании исходных данных.
Но вот добавление новых данных здесь уже выглядит немного сложнее. Нужно самостоятельно определить, в какую группу поместить новую запись, затем вставить пустую строку и заполнить ее. Если вставить «не туда», то расчеты будут неверны.
Если нужно посчитать не только сумму, но и, к примеру, средний размер заказа, то вновь вызываем меню промежуточных итогов, как это уже делали ранее.
Укажите, какую операцию нужно выполнить. И не забудьте убрать птичку в пункте «Заменить текущие итоги».
В результате получаем вот такую картину:
Как видите, подсчитаны и среднее, и сумма.
3 вещи, которые нужно знать о функции промежуточных итогов в Excel
Промежуточные итоги – очень мощный и универсальный инструмент. И в то же время это очень специфическая функция с точки зрения того, как он работает с данными. Об этих особенностях мы и поговорим.
1. В расчётах участвуют только видимые строки.
Функция вычисляет значения только в видимых ячейках и игнорирует отфильтрованные строки. Однако она учитывает значения в тех из них, которые скрыты вручную, с помощью команды «Скрыть» щелчком правой кнопкой мыши. Поясним подробнее.
Применение инструмента «Промежуточные итоги» в Excel автоматически создает формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, которая выполняет определенный тип вычислений. Например, считает сумму, количество, среднее значение и т. д. Это действие определяется числом, указанном в первом аргументе. И здесь могут быть следующие варианты:
- 1 – 11 игнорируют отфильтрованные ячейки, но включают строки, скрытые вручную.
- 101 – 111 не учитываются все скрытые строки (отфильтрованные и скрытые вручную).
Функция «Промежуточный итог Excel» по умолчанию вставляет формулы с номером функции от 1 до 11.
В приведенном выше примере, подытог с функцией СУММ создает эту формулу: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9, G2:G91). В ней число 9 представляет функцию СУММ, а G2:G91- область ячеек для расчета промежуточных итогов.
Если вы отфильтруете, скажем, молочный или черный шоколад, они будут автоматически удалены из промежуточных итогов. Однако, если вы скроете эти строки вручную, то они будут учтены в расчетах, несмотря на то, что вы их не видите. Рисунок ниже иллюстрирует эту разницу:
Чтобы не подсчитывать вручную скрытые строки, и чтобы вычислялись только видимые ячейки, измените формулу промежуточного итога, заменив номер функции 1-11 на соответствующий номер 101-111.
В нашем примере, чтобы суммировать только видимые ячейки, исключая вручную скрытые строки, измените
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;G2:G6)
на
=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;G2:G6):
Для получения дополнительной информации об использовании формул промежуточных итогов в Excel, пожалуйста, ознакомьтесь с учебником по функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ .
2. Общие итоги рассчитываются на основе исходных данных.
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel рассчитывает итоговый результат на основе исходных данных, а не промежуточных итогов.
Как вы видите на скриншоте ниже, итоговая сумма в G13 — это не просто сумма значений начиная с G2 и заканчивая G12. Суммы в G7 и G12 не учитываются.
3. Промежуточные итоги недоступны в таблицах Excel.
Если кнопка «Промежуточный итог» на ленте неактивна, то, скорее всего, вы работаете с таблицей Excel . Таблицы Excel предоставляют набор функций для эффективного анализа данных и управления ими, таких как вычисляемые столбцы, итоговая строка, параметры автоматической фильтрации и сортировки, автоматическое расширение таблицы при добавлении новых данных и многое другое.
Поскольку функцию промежуточных итогов нельзя использовать с таблицами Excel, вам сначала нужно преобразовать таблицу в обычный диапазон.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите Таблица > Преобразовать в диапазон. Это приведет к удалению таблицы, но сохранит все ваши данные и форматы нетронутыми. Excel также позаботится о формулах таблиц и заменит структурированные ссылки на обычные ссылки на ячейки.
Как добавить несколько промежуточных итогов в Excel (вложенные промежуточные итоги)
В предыдущем примере было показано, как вставить один уровень промежуточных итогов. А теперь давайте продолжим и добавим промежуточные итоги для внутренних групп, которые у нас уже имеются. Например, мы хотим иметь итоги по регионам, а внутри них – по отдельным покупателям.
1. Добавьте два или более уровней сортировки.
Чтобы сделать это, перейдите в меню Данные и нажмите Сортировка. Затем добавьте уровни сортировки, как это показано на скриншоте ниже. Сначала – по региону. Затем – по коду покупателя.
Нажимаем Enter, и в результате значения в первых двух столбцах отсортированы в алфавитном порядке:
2. Вставьте первый уровень промежуточных итогов.
Выберите любую ячейку в списке данных и добавьте первый, внешний уровень промежуточных итогов, как показано в предыдущем примере. Каждое изменение в столбце D будет означать конец текущей группы и начало следующей. Естественно, тут и нужно считать итоги либо выполнять другие расчёты. В результате, вы будете иметь итоги продаж по регионам:
Теперь нужно добавить второй уровень группировки.
3. Вставьте вложенные уровни промежуточных итогов.
Если нужны ещё итоги, снова щелкните Данные > Промежуточные итоги, чтобы добавить ещё один уровень внутренних промежуточных итогов:
- В поле “При каждом изменении» выберите второй столбец, по которому вы хотите сгруппировать данные. В нашем случае это Код покупателя.
- В поле «Использовать функцию» выберите нужную функцию вычислений.
- В разделе Добавить промежуточный итог выберите столбцы, для которых вы хотите вычислить промежуточные итоги. Это могут быть те же столбцы, что ранее, или же какие-то другие.
Наконец, снимите флажок Заменить текущие промежуточные итоги. Это ключевой момент, который предотвращает перезапись ранее установленных промежуточных итогов.
При необходимости повторите эти шаги, чтобы добавить ещё дополнительные вложенные промежуточные итоги (например, по товарам внутри каждого покупателя). Но, поскольку мы выполняли сортировку только по двум столбцам, то больше ничего добавлять не можем.
В этом примере внутренний промежуточный уровень группирует данные по столбцу «Код покупателя» и суммирует значения в столбцах «Количество» и «Сумма».
В результате Excel вычислит итоговые значения для каждого покупателя в регионе, как показано на скриншоте ниже:
Как видите, таблица получилась довольно громоздкая, так как в нее добавилось много новых строк. Чуть ниже мы расскажем, как можно для экономии места скрыть детали и оставить для анализа только итоги.
Добавить разные промежуточные итоги в одном столбце.
При использовании промежуточных итогов в Excel вы не ограничены вставкой только одного вида промежуточного итога. Фактически, вы можете обрабатывать данные с несколькими различными функциями.
Например, в нашей таблице в колонке Количество по отдельным покупателям рассчитана сумма продаж, а по в целом по региону – число продаж:
И по региону итоги выглядят следующим образом: 9 продаж на сумму 6714.
Можно совершенно безболезненно менять номер функции и получать таким образом нужные результаты.
Изменяя номер функции в формуле, вы можете получать те итоги, которые вам нужны. Поэтому в столбце могут быть совершенно разные виды итогов, которые друг другу совершенно не мешают и не связаны между собой.
Главное — не забывайте снимать флажок Заменить текущие итоги каждый раз, когда вы добавляете второй и все последующие уровни промежуточных итогов. Иначе потеряете все те итоги, что были настроены ранее.
Как использовать промежуточные итоги в Excel
Теперь, когда вы знаете, как создать промежуточные итоги в Excel, чтобы мгновенно получать сводку для различных групп данных, нижеследующие рекомендации помогут вам полностью контролировать их расчёт.
Показать или скрыть детали промежуточных итогов
Чтобы отобразить сводку данных, то есть только промежуточные и общие итоги, щелкните один из символов структуры 
, которые появляются в верхнем левом углу рабочего листа:
- Номер 1 отображает только общие итоги.
- Последнее число отображает как промежуточные итоги, так и отдельные значения.
- Находящиеся между ними числа показывают отдельные группы на каждом уровне. В зависимости от того, сколько промежуточных итогов вы вставили на лист, в схеме может быть один, два, три или более уровня группировки.
В нашем образце рабочего листа щелкните цифру 2, чтобы отобразить первую группировку по регионам :
Или щелкните номер 3, чтобы отобразить вложенные промежуточные итоги по покупателям:
Для строк отображения или скрытия данных для отдельных итогов, используйте значки 
и 
.
Или же используйте кнопки «Показать детали» или «Скрыть детали» в меню «Данные» в группе «Структура».
Как скопировать только промежуточные итоги
Как видите, использовать промежуточные итоги в Excel просто. Но вот достаточно сложная задача: скопировать только промежуточные итоги в другое место, чтобы представить их как итоговый отчет.
Самый очевидный способ, который приходит на ум – получить желаемые промежуточные итоги, а затем копировать эти строки в другое место – не сработает!
Excel скопирует и вставит все строки, а не только видимые строки, включенные в указанную вами область.
Чтобы скопировать только видимое содержимое, содержащие промежуточные итоги, выполните следующие действия:
- Отобразите только те строки промежуточных итогов, которые вы хотите скопировать, используя цифры в структуре или символы «плюс» и «минус».
- Выберите любую ячейку с промежуточным итогом и нажмите
Ctrl + A, чтобы выделить все ячейки. - Выделив промежуточные итоги, перейдите на вкладку «Главная»> «Редактирование» и нажмите «Найти и выделить» > «Выделить группу ячеек…»
- В появившемся диалоговом окне выберите «Только видимые ячейки» и нажмите «ОК».
- На текущем листе нажмите
Ctrl + Cдля копирования выбранных ячеек с промежуточными итогами. - Откройте другой лист или книгу и нажмите
Ctrl + V, чтобы вставить промежуточные итоги.
Готово! В результате у вас есть только сводка данных, скопированная на другой рабочий лист. Обратите внимание, что этот метод копирует только значения, а не формулы:
Как изменить промежуточные итоги
Чтобы быстро изменить существующие промежуточные итоги, просто сделайте следующее:
- Выберите любую ячейку промежуточного итога.
- Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Промежуточный итог» .
- В диалоговом окне внесите необходимые изменения в ключевой столбец, укажите при необходимости другую используемую функцию и значения, для которых требуется вычислить промежуточные итоги.
- Убедитесь, что установлен флажок Заменить текущие промежуточные итоги.
- Щелкните ОК.
В то же время, если вы создали несколько уровней промежуточных итогов, вы можете откорректировать любую из формул, как обычную формулу Excel.
Как удалить промежуточные итоги.
Чтобы удалить промежуточные итоги, выполните следующие действия:
- Выберите любую ячейку в диапазоне промежуточных итогов.
- Перейдите на вкладку «Данные» > группа « Структура » и нажмите «Промежуточный итог» .
- В диалоговом окне нажмите кнопку «Убрать все».
Это разгруппирует ваши данные и удалит все существующие промежуточные итоги.
Помимо инструмента «Промежуточные итоги» в Excel, который автоматически вставляет промежуточные итоги, существует «ручной» способ их добавления — с помощью функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. Он обеспечивает еще большую универсальность и гибкость, и в следующей статье я покажу вам пару полезных приемов.
Microsoft Excel позволяет творить чудеса с вашими электронными таблицами. Это особенно актуально при работе с многолетними финансовыми расчетами. Чтобы организовать беспорядок в строках, столбцах и тысячах ячеек, вы можете использовать параметры «Outline» в Excel. Это позволяет создавать логические группы данных, а также соответствующие промежуточные итоги и итоги.
Добавление промежуточных итогов в вашу таблицу
Надеемся, что вам удалось удалить промежуточные итоги, используя рекомендации из предыдущих двух разделов. Когда вы закончите реорганизацию данных в вашей электронной таблице, вы можете добавить новый набор промежуточных итогов. Для этого выполните следующие действия:
- Откройте электронную таблицу, в которую вы хотите добавить промежуточные итоги.
- Сортируйте весь лист по столбцу, который содержит данные, которые вы хотите иметь промежуточные итоги.
- Теперь нажмите вкладку «Данные» в верхнем меню.
- В разделе «Outline» нажмите «Subtotal», чтобы открыть соответствующее меню.
- В раскрывающемся меню «При каждом изменении» выберите столбец, содержащий данные, которые вы хотите использовать для промежуточных итогов.
- Затем вы должны выбрать, какую операцию должны рассчитывать промежуточные итоги. В раскрывающемся меню «Использовать функцию» выберите один из доступных вариантов. Некоторые из наиболее распространенных операций — Sum, Count и Average.
- В поле «Добавить промежуточные итоги» выберите столбец, в котором вы хотите отображать промежуточные итоги. Обычно это тот же столбец, для которого вы выполняете промежуточные итоги, как определено в шаге 5.
- Вы можете оставить флажки «Заменить текущие промежуточные итоги» и «Сводка данных ниже».
- Если вы удовлетворены своим выбором, нажмите «ОК», чтобы подтвердить изменения.
После того, как вы нажмете ОК, вы увидите, что строки в вашей электронной таблице теперь сгруппированы в группы. Ниже каждой группы появится новая строка, содержащая промежуточный итог для этой группы.
Использование уровней для организации ваших данных
При добавлении промежуточных итогов вы увидите новый столбец между номерами строк и левым краем окна Excel. В верхней части этого столбца находятся номера один, два и три. Они представляют уровни группировки для ваших данных.
Когда вы нажмете номер три, вы сможете увидеть весь свой набор данных, показывая каждую строку, строки промежуточных итогов и общую итоговую строку. Если вы нажмете номер два, данные будут свернуты, чтобы показать вам только промежуточные итоги и итоговые строки. Нажмите на номер один, и вы увидите только итоговую строку.
Когда вы раскроете все, щелкнув цифру три, у вас появятся знаки «-» и «+» в столбце уровней. Используйте их, чтобы вручную свернуть и развернуть каждую группу самостоятельно.
Благодаря этой функции Excel позволяет скрыть от просмотра определенные части вашей электронной таблицы. Это полезно, когда есть некоторые данные, которые не важны для вашей работы в данный момент. Конечно, вы всегда можете вспомнить его, нажав знак «+».
Промежуточные итоги удалены!
Благодаря мощным инструментам Excel вы теперь знаете, как избежать ненужной ручной работы при удалении промежуточных итогов. После перегруппировки всех данных достаточно просто щелкнуть несколько параметров Excel, чтобы добавить эти промежуточные итоги обратно. Кроме того, не забудьте использовать уровни, чтобы оптимизировать способ просмотра ваших данных.
Вам удалось удалить строки промежуточных итогов из ваших электронных таблиц? Считаете ли вы это лучшим вариантом, чем ручное удаление? Пожалуйста, поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже.
Таблицы, в которых присутствуют пустые строки, выглядят не очень эстетично. К тому же, из-за лишних строк навигация по ним может усложниться, так как придется прокручивать больший диапазон ячеек для перехода из начала таблицы в конец. Давайте выясним, какие существуют способы удаления пустых строк в программе Microsoft Excel, и как их убрать быстрее и проще.
Стандартное удаление
Самым известным и популярным способом удаления пустых строк, является использование контекстного меню программы Эксель. Чтобы убрать строки таким способом, выделяем диапазон ячеек, который не содержит данных, и кликаем правой кнопкой мыши. В раскрывшемся контекстном меню делаем переход по пункту «Удалить…». Можно не вызывать контекстное меню, а набрать на клавиатуре сочетание клавиш «Ctrl+-».
Появляется небольшое окошко, в котором нужно указать, что конкретно мы хотим удалить. Выставляем переключатель в позицию «строку». Жмем на кнопку «OK».
После этого, все строки выделенного диапазона будут удалены.
Как альтернативный вариант, можно выделить ячейки в соответствующих строках, и находясь во вкладке «Главная», кликнуть по кнопке «Удалить», которая расположена в блоке инструментов «Ячейки» на ленте. После этого, сразу произойдет удаление без дополнительных диалоговых окон.
Конечно, способ очень простой и известный. Но, является ли он самым удобным, быстрым и безопасным?
Сортировка
Если пустые строки расположены в одном месте, то их удаление будет довольно легким. Но, если они раскиданы по всей таблице, то их поиск и удаление может занять значительное время. В этом случае, должна помочь сортировка.
Выделяем всю табличную область. Кликаем по ней правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Сортировка». После этого, появляется ещё одно меню. В нём нужно выбрать один из следующих пунктов: «Сортировка от А до Я», «От минимального к максимальному», или «От нового к старому». Какой именно из перечисленных пунктов будет находиться в меню, зависит от типа данных, которые размещены в ячейках таблицы.
После того, как вышеуказанная операция будет проделана, все пустые ячейки переместятся в самый низ таблицы. Теперь, мы можем удалить эти ячейки любым из тех способов, о которых шла речь в первой части урока.
Если критически важен порядок размещения ячеек в таблице, то перед тем как совершить сортировку, вставляем в середину таблицы ещё один столбец.
Все ячейки этого столбца нумеруем по порядку.
Затем, производим сортировку по любому другому столбцу, и удаляем перемещенные вниз ячейки, как уже описывалось выше.
После этого, чтобы вернуть порядок строк к тому, который уже был перед сортировкой, проводим сортировку в колонке с номерами строк «От минимального к максимальному».
Как видим, строки выстроились в прежнем порядке, исключая пустые, которые удалены. Теперь, нам осталось только удалить добавленный столбец с порядковыми номерами. Выделяем этот столбец. Затем кликаем по кнопке на ленте «Удалить». В раскрывшемся меню выбираем пункт «Удалить столбцы с листа». После этого, нужный столбец будет удален.
Урок: Сортировка в Microsoft Excel
Применение фильтра
Ещё одним вариантом скрыть пустые ячейки является применение фильтра.
Выделяем всю область таблицы, и, располагаясь во вкладке «Главная», делаем клик по кнопке «Сортировка и фильтр», которая расположена в блоке настроек «Редактирование». В появившемся меню, делаем переход по пункту «Фильтр».
В ячейках шапки таблицы появляется характерный значок. Кликаем по этому значку в любом на ваш выбор столбце.
В появившемся меню, снимаем галочку с пункта «Пустые». Жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, все пустые строки исчезли, так как они были отфильтрованы.
Урок: Как использовать автофильтр в Microsoft Excel
Выделение ячеек
Ещё один способ удаления использует выделение группы пустых ячеек. Чтобы использовать этот способ, сначала выделяем всю таблицу. Затем, находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в группе инструментов «Редактирование». В появившемся меню, кликаем по пункту «Выделение группы ячеек…».
Открывается окно, в котором переставляем переключатель в позицию «пустые ячейки». Жмем на кнопку «OK».
Как видим, после этого, все строки, содержащие пустые ячейки, выделились. Теперь жмем на уже знакомую нам кнопку «Удалить», расположенную на ленте в группе инструментов «Ячейки».
После этого, все пустые строки будут удалены из таблицы.
Важное замечание! Последний способ нельзя использовать в таблицах с перекрывающимися диапазонами, и с пустыми ячейкам, которые находятся в строках, где имеются данные. В этом случае, может произойти смещение ячеек, и таблица нарушится.
Как видим, существует несколько способов удаления пустых ячеек из таблицы. Каким именно способом лучше воспользоваться, зависит от сложности таблицы, и от того, как именно по ней разбросаны пустые строки (располагаются одним блоком, или перемешаны со строками, заполненными данными).