Как создать таблицу успеваемости в excel

Лабораторная
работа 7.

I.      Создание
электронного журнала успеваемости в MS Excel

Цель работы: создать
таблицу для подсчета статистики успеваемости  каждого ученика (студента). Для
работы вам потребуется один документ с тремя рабочими листами. Обратите внимание,
что в ходе выполнения заданий вы должны:

— отработать
некоторые приемы работы с комбинированными, сложными функциями, массивами;

— научиться
строить связанные графики.

Рекомендуем для
заполнения формул использовать Мастер функций.

Задание 1.
Заполнение Листа 1

Создать список учащихся (студентов)
из десяти произвольных фамилий, включая свою. После выполнения действий п. 1-5
у вас должна получиться таблица, аналогичная приведенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Список студентов группы

1. На Листе1 создайте надпись
«Список студентов». Оформление выберите на свое усмотрение. Заполните строку 3
(шапку таблицы). Вместо графы «Телефон» можете вписать любой другой пункт,
например, адрес электронной почты, адрес проживания и т.д.

2. Заполните столбец А (порядковый номер
No), с
помощью команды автозаполнение. В графе «Факультет» укажите название своего
факультета (если название длинное, можно вписать аббревиатуру), а в графе
«Группа» — номер своей группы: 126 — цифра 1 – номер курса, цифра 2 – номер
потока, цифра 6 – номер группы на потоке. Скопируйте данные на весь столбик E и F (10 позиций).
Произвольными данными заполните столбец «Телефон».

3. В ячейках B20:B30
создайте список студентов (10 человек), причем, в одной ячейке, например, B20, должны
быть написаны и фамилия и имя. Отсортируйте полученный список по алфавиту
(Данные – Сортировка).

4. Затем выполните разделение
списка на два столбца. Для этого: Данные – Текст по столбцам. В
диалоговом окне разделения текста оставьте формат данных с разделителем. На
втором шаге поставьте галочку в поле «Пробел». На третьем шаге в поле
«Поместить в» мышью выделите ячейки C4:D13. Нажмите OK.

5. Заполните данные в столбце
«Идентификатор студента». Для этого в ячейку B4 введите формулу
=СЦЕПИТЬ(F4;»-«;A4). В
результате этих действий соединяются текстовые данные из ячейки «Номер группы»
и «Порядковый номер». В качестве разделителя мы указали дефис. Вы можете
выбрать свой символ разделителя, например, нижнее подчеркивание или «&» или
др. Скопируйте формулу на весь список.

6. В ячейке H4 вы снова
совместите фамилию и имя студента используя формулу =СЦЕПИТЬ(C4;»
«;D4).
Обратите внимание, что в кавычках указан один пробел.
Скопируйте формулу на весь список.

Задание 2. Заполнение
Листа 2

1. В первой строке сделайте
заголовок таблицы, например, «Таблица успеваемости студентов группы…».
Выделите несколько ячеек этой строчки и объедините их, нажав на кнопку. Выберите произвольный стиль
оформления своего заголовка.

2. Заполните шапку таблицы.
Цветовое и шрифтовое оформление выберите на ваш вкус. Заполните столбец «No п/п»,
используя функцию автозаполнения.

3. Заполните ячейки «дата
проведения занятий» (D3 — H3 … ):

 — установите формат ячеек D3 — H3 —
категория — «дата», формат «31 дек.99» (или свой формат)

 — В ячейках D3 и E3 введите
две даты с интервалом в одну неделю, например, D3 — 01.09.13; E3 —
07.09.13.

— с помощью команды автозаполнения
заполните все остальные ячейки на любые ДВА месяца. В нашем примере указан
только один месяц.

— измените формат всех этих ячеек (D3 — H3): разверните
текст на 90 градусов и установите выравнивание по середине и по горизонтали и
по вертикали (Формат – Ячейка — Выравнивание)

— отформатируйте ширину столбцов:  MS Excel: Формат
– Столбец – Автоподбор ширины.

5. Вернитесь на Лист 2. В столбце “Идентификатор
студента» создайте выпадающие списки с номером студента. Для этого:-
выделите диапазон B3 – B12, затем:
Данные – Проверка данных.

MS Excel 2010-2013: Тип
данных – Список. В поле Источник введите выделенный диапазон идентификатора
студентов с Листа 1. OK. Затем
заполните поля на вкладках Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке.

На вкладке Сообщение для
ввода в поле Заголовок укажите свои фамилию и имя, а в поле Сообщение,
например «Выберите данные из списка» или другое сообщение. Оставьте галочку в
поле Отображать подсказку, если ячейка является текущей.

На вкладке Сообщение об ошибке
в поле Заголовок укажите факультет и группу на потоке, например, ППФ21,
а в поле Сообщение об ошибке наберите предупреждение о совершенной
пользователем ошибке при выборе варианта ответа.

MS Excel 2003: обратите внимание,
что данные для Источника должны быть на одном листе с выбранной ячейкой.
Поэтому рекомендуется продублировать на листе 2 в любом свободном месте столбец
с идентификаторами студентов. В более старших версиях MS Excel можно
данные брать с разных листов.

После этого рядом со всеми
выделенными ячейками появится кнопка выбора варианта.

7. В ячейке C3 должна появляться
фамилия студента в соответсвии с его личным номером. Используйте формулу Поиск
по вертикали: категория Ссылки и массивы –ВПР

В первом поле введите адрес ячейки
B3 (Лист 2). Во втором поле укажите диапазон всей таблицы с Листа 1 (ячейки B4
— H13). В третьем поле диалогового окна функции укажите номер столбца из
выделенного вами диапазона, откуда необходимо выбрать данные. В нашем примере
мы должны поместить Фамилию и имя из столбца H. Порядковый номер этого
столца в нашем выделении 7. Это число и нужно указать в поле Номер столбца.

=ВПР(B3;Лист1!B$4:H$13;7)

Скопируйте формулу на весь необходимый
диапазон, используя автозаполнение ячеек. 8. В ячейке L3 подсчитайте
средний балл по тесту, выбрав функцию СРЗНАЧ и выделив диапазон числовых данных
по тесту. В нашем примере =СРЗНАЧ(I3:K3) (категория Статистические) или
=AVERAGE(I3:K3). Скопируйте формулу на весь необходимый диапазон, используя
автозаполнение ячеек.

9. В ячейке L7 подсчитайте,
сколько осталось написать тестов студенту, используя условие, что ячейки с
результатами теста не должны содержать «0», «н», « »:

=СЧЁТЕСЛИ(I3:K3;»»)+СЧЁТЕСЛИ(I3:K3;0)+СЧЁТЕСЛИ(I3:K3;»н»)

В
категории Статистические находится функция {СЧЁТЕСЛИ()}, которая
позволяет сосчитать число значений внутри диапазона, удовлетворяющих заданному
критерию. Синтаксис данной функции: = СЧЁТЕСЛИ (диапазон;критерий)
Где диапазон — это диапазон ячеек, в котором нужно сосчитать число значений,
удовлетворяющих заданному критерию; критерий — критерий в форме числа,
выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать.
Например: Функция = СЧЁТЕСЛИ (A1:A7;32) — подсчитывает число значений
равных 32 в диапазоне ячеек A1-A7. В кавычки надо заключать текст (например,  =
СЧЁТЕСЛИ(A1:A7;»яблоки») — будут сосчитаны все ячейки, содержащие
слово — яблоки).

10.Для подсчета суммарного балла
используйте функцию автосуммирования по строке.

11. Рассчитайте ранг студента в
общем списке.

Функция
РАНГ() (RANK) категория Статистические вычисляет ранг значения в выборке
(распределения участников по местам). Функция РАНГ() имеет три аргумента.
Первый – число, место (ранг) которого определяется. Второй аргумент ссылка –
диапазон, в котором происходит распределение по местам. В нашем примере это
столбец с суммарно набранным баллом. Диапазон должен быть неизменным,
следовательно, его нужно указать с помощью абсолютной адресаций. Третий
аргумент — Порядок – указатель порядка сортировки. Если третий аргумент 0 или
не указан, места распределяются по убыванию значений (т.е. чем больше – тем
лучше, 1-е место – максимальное значение). Если же поставить 1, то места будут
распределяться по возрастанию (т.е. чем меньше, тем лучше).

Логическая функция условие: ЕСЛИ()
(IF)

Для
формирования условий в формулах используется функция ЕСЛИ(). Она имеет три
аргумента. Первый аргумент тест – условие, второй аргумент тогда значение –
действия которое совершается при выполнении условия, третий аргумент иначе
значение – действия при не выполнении условия.Пусть, например, ячейка D5
содержит формулу «=ЕСЛИ (A1<100,С2*10,»н/у»)». Если
значение в ячейке A1 меньше 100, то D5 примет значение равное значению ячейки
C2, умноженному на 10. Если же значение в клетке A1 не меньше 100, то ячейка D5
примет текстовое значение — н/у.

11. Ниже таблицы в ячейки D13
— К13 введите предполагаемое максимальное количество баллов за каждый
вид заданий. В ячейке N13 выполните автосуммирование этих максимумов. Решите
для себя, при каких условиях студент получит зачет. Например, зачет получает
если набрал не менее 75% от общего количества баллов и сдал все тесты. В нашем
примере формула будет следующей:

=ЕСЛИ(И(N3>=0,75*N$13;M3=0);»зачет»;»нет»).

В
электронных таблицах возможно использование более сложных логических
конструкций с использованием вложенных функций ЕСЛИ(), когда ЕСЛИ()
используется в качестве аргумента другой функции ЕСЛИ(). Например, сложная
функция =ЕСЛИ(A1<100,»утро»,ЕСЛИ(A1=100,»вечер»,C1))

выполняет
следующие действия: если значение в ячейке A1 меньше 100, то выводится
текстовое значение «утро». В противном случае проверяется условие
вложенной функции ЕСЛИ(). Если значение в ячейке A1 равно 100 выводится
текстовое значение «вечер», иначе выводится значение из ячейки C1. Toт
же результат может быть получен с помощью выражения:

=ЕСЛИ(A1<>100,ЕСЛИ(A1<100,»утро»,C1),»вечер»).

При
создании сложных логических конструкций, особенно с большим количеством
вложенных функций ЕСЛИ(), нередко возникают ошибки, связанные с неправильным
синтаксисом логического выражения. Если в ячейке, содержащей формулу, вызвать
«Мастер функций», то будет показана структура формулы. Структура
формулы помогает найти ошибки при большом количестве вложенных функций.

12. Выполните условное
форматирование столбцов «Тесты» и «Зачет», которое позволит в автоматическом
режиме изменять цвет ячейки в зависимости от задаваемого правила. Например,
если тест написан на 0 баллов, ячейка приобретает красный оттенок. Для этого
создайте свои правила:MS Excel 2003: Формат
– Условное форматирование – Условие.

MS Excel 2010-2013: Главная –
Условное форматирование – Правила выделения ячеек.

Задание 3. Подсчет
статистики данных

12. Подсчитайте частоту появления результатов
по тестам (0, 1, 2, 3), используя функцию ЧАСТОТА (категория Статистические)
.

Функция ЧАСТОТА()(категория
Статистические) служит для подсчета количества значений в массиве
данных, соответствующих определенному классу. Функцией ЧАСТОТА() можно воспользоваться,
например, для подсчета количества учащихся получивших — 5; 4; 3 и 2.

Ниже своей таблицы создайте
фрагмент, аналогичный нижеприведенному:

В нашем примере первый столбик занимает позиции H17
— H20. Это так называемый Массив интервалов(Классы).

1) выделить весь диапазон ячеек, в
которых будет располагаться результат подсчёта частот, т.е. I17 — I20.

2) Не снимая выделения вызвать
вставку функции Частота.

3) В поле Массив данных (Классы)
указать диапазон всех ячеек, содержащих результаты тестирования. В поле Массив
интервалов (Классы) ввести диапазон, содержащий возможные варианты оценки
тестирования в нашем случае H17 — H20.

4) нажать сочетание клавиш
Ctrl+Shift+Enter, чтобы вывелся массив чисел. Если этого не сделать, то будет
выведен только один первый результат.

5) Добавьте условное форматирование
к этому диапазону, выбрав опцию «Гистограмма»

Задание 4.
Построение графика успеваемости

Постройте график успеваемости по
столбцу БАЛЛ. Выделите столбец Фамилия и, удерживая клавишу Ctrl, столбец
Балл. Вызовите мастер диаграмм и заполните ВСЕ вкладки и поля
диалогового окна. Диаграмма должна быть ПОЛНОСТЬЮ оформлена (название
диаграммы, подписи под осями, размерность осей и т.д.).

Задание 5.
Заполнение листа 3

На Листе 3 сделайте свой вариант оформления
шапки таблицы, например, похожий на приведенный ниже:

5.1. Объедините ячейки С1-W1,
выровняйте содержимое ячейки по середине.

5.2. Объедините ячейки X1 и X2, Y1
и Y2. Введите в X — «средняя оценка», в Y — «итоговая
оценка», разверните текст на 90 градусов, выровняйте по середине.

5.3. Разделите фамилию и имя в разные
столбцы. Для этого выделите столбец B, далее Данные – Текст по столбцам.
Заполните все поля диалогового окна.

5.4. Оформите таблицу, произвольным
образом выбирая цвета ячеек, обрамление и т.д.

II. Создание
электронного журнала успеваемости в проекте «SmileS.Школьная карта»

1.    Запустите
браузер, наберите в строке адреса https://www.shkolnaya-karta.ru/
и кликните ссылку Демо-версия. Зарегистрируйтесь на данном сайте, указав адрес
своей электронной почты.

2.    Открыв
полученное письмо перейдите по ссылке, выбрав одну из ролей (учитель, директор
и т.д.), ознакомьтесь с возможностями проекта.

3.    Оформите
электронный журнал экспортируя данные с сайта в MS Word и MS Excel. Сформировать
отчеты.

Таблицы – важный инструмент в работе пользователя Excel. Как в Экселе сделать таблицу и автоматизировать этот процесс, ответит наша статья.

Советы по структурированию информации

Перед тем, как создать таблицу в Excel, предлагаем изучить несколько общих правил:

• Сведения организуются по колонкам и рядам. Каждая строка отводится под одну запись.
• Первый ряд отводится под так называемую «шапку», где прописываются заголовки столбцов.
• Нужно придерживаться правила: один столбец – один формат данных (числовой, денежный, текстовый и т.д.).
• В таблице должен содержаться идентификатор записи, т.е. пользователь отводит один столбец под нумерацию строк.
• Структурированные записи не должны содержать пустых колонок и рядов. Допускаются нулевые значения.

Как создать таблицу в Excel вручную

Для организации рабочего процесса пользователь должен знать, как создать таблицу в Экселе. Существуют 2 метода: ручной и автоматический. Пошаговая инструкция, как нарисовать таблицу в Excel вручную:

1. Открыть книгу и активировать нужный лист.
2. Выделить необходимые ячейки.
3. На панели инструментов найти пиктограмму «Границы» и пункт «Все границы».
4. Указать в таблице имеющиеся сведения.

II способ заключается в ручном рисовании сетки таблицы. В этом случае:

1. Выбрать инструмент «Сетка по границе рисунка» при нажатии на пиктограмму «Границы».
2. При зажатой левой кнопке мыши (ЛКМ) перетащить указатель по обозначенным линиям, в результате чего появляется сетка. Таблица создается, пока нажата ЛКМ.

Как создать таблицу в Excel автоматически

Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel
автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.

Область таблицы

Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:

1. Выделить требуемый диапазон.
2. В MS Excel 2013-2019 на вкладке «Главная» кликнуть на пиктограмму «Форматировать как таблицу».
3. При раскрытии выпадающего меню выбрать понравившийся стиль.

Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа

На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:

1. Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
2. Перейти в меню «Вставка».
3. Найти пиктограмму «Таблицы»:

• В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
• В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.

Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.

4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.

Диапазон ячеек

Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).

Активированная вкладка «Конструктор» раскрывает инструментарий, облегчающий процесс редактирования объекта. Для автоматизации работы пользователь устанавливает переключатели на инструментах «Строка заголовка» и «Строка итогов». Последняя опция позволяет провести расчеты по выбранной формуле. Для этого пользователь раскрывает список посредством нажатия на стрелку в итоговой ячейке и выбирает функцию.

Заполнение данными

Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.

• Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
• Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
• При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
• При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
• Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
• Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.

• В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.

Сводная таблица

Сводка используется для обобщения информации и проведения анализа, не вызывает трудностей при создании и оформлении. Для создания сводной таблицы:

1. Структурировать объект и указать сведения.
2. Перейти в меню «Вставка» и выбрать пиктограмму: в MS Excel 2007 – «Сводная таблица»; в MS Excel 2013-2019 – «Таблицы – Сводная таблица».
3. При появлении окна «Создание сводной таблицы» активировать строку ввода диапазона, устанавливая курсор.
4. Выбрать диапазон и нажать ОК.

Примечание: Если сводка должна находиться после создания на этом же листе, пользователь устанавливает переключатель на нужную опцию.

5. При появлении боковой панели для настройки объекта перенести категории в нужные области или включить переключатели («галочки»).

Созданная сводка автоматически подсчитывает итоги по каждому столбцу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.

Для применения рекомендуемых сводных таблиц:

1. Выделить ячейки с введенной информацией.
2. При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
3. Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
4. В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Табличный процессор MS Excel 2016 при запуске предлагает выбрать оптимальный шаблон для создания таблицы. В офисном пакете представлено ограниченное количество шаблонов. В Интернете пользователь может скачать дополнительные образцы.

Чтобы воспользоваться шаблонами:

1. Выбирать понравившийся образец.
2. Нажать «Создать».
3. Заполнить созданный объект в соответствии с продуманной структурой.

Оформление

Экстерьер объекта – важный параметр. Поэтому пользователь изучает не только, как построить таблицу в Excel, но и как акцентировать внимание на конкретном элементе.

Создание заголовка

Дана таблица, нарисованная посредством инструмента «Границы». Для создания заголовка:

Выделить первую строку, кликнув ЛКМ по численному обозначению строки.

На вкладке «Главная» найти инструмент «Вставить».

Активировать пункт «Вставить строки на лист».

После появления пустой строки выделить интервал клеток по ширине таблицы.

Нажать на пиктограмму «Объединить» и выбрать первый пункт.

Задать название в ячейке.

Изменение высоты строки

Обычно высота строки заголовка больше первоначально заданной. Корректировка высоты строки:

• Нажать правой кнопкой мыши (ПКМ) по численному обозначению строки и активировать «Высота строки». В появившемся окне указать величину строки заголовка и нажать ОК.
• Или перевести курсор на границу между первыми двумя строками. При зажатой ЛКМ оттянуть нижнюю границу ряда вниз до определенного уровня.

Выравнивание текста

Если пользователь предполагает расположение текста в ячейке иное, нежели по умолчанию, то пользуется пиктограммами «Выравнивание» относительно горизонтали и вертикали, а также кнопкой «Ориентация». Выбор пунктов выпадающего списка позволит расположить текст по вертикали или диагонали.

Изменение стиля

Изменение размера шрифта, начертания и стиля написания осуществляется вручную. Для этого пользователь пользуется инструментами блока «Шрифт» на вкладке «Главная» или вызывает диалоговое окно «Формат ячеек» через ПКМ.

Пользователь может воспользоваться пиктограммой «Стили». Для этого выбирает диапазон ячеек и применяет понравившийся стиль.

Как вставить новую строку или столбец

Для добавления строк, столбцов и ячеек:

• выделить строку или столбец, перед которым вставляется объект;
• активировать пиктограмму «Вставить» на панели инструментов;
• выбрать конкретную опцию.

Удаление элементов

Для удаления объектов на листе MS Excel пользователь активирует аналогичную кнопку на панели инструментов, предварительно выделив строку, столбец, ячейку.

Заливка ячеек

Для задания фона ячейки, строки или столбца:

• выделить диапазон;
• найти на панели инструментов пиктограмму «Цвет заливки»;
• выбрать понравившийся цвет.

II способ

• вызвать «Формат ячеек» через ПКМ;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать цвет, способы заливки, узор и цвет узора.

III способ

• щелкнуть на стрелочку в блоке «Шрифт»;
• перейти на вкладку «Заливка»;
• выбрать понравившийся стиль.

Формат элементов

На панели инструментов находится пиктограмма «Формат». Опция помогает задать размер ячеек, видимость, упорядочить листы и защитить лист.

Формат содержимого

Последний пункт из выпадающего списка «Формат» на панели быстрого доступа позволяет назначить тип данных или числовые форматы, задать параметры внешнего вида и границы объекта, установить фон и защитить лист.

Использование формул в таблицах

Табличный процессор пользуется успехом благодаря возможности применения математических, статистических, логических и т.п. функций.

Ознакомиться с полным списком и вписываемыми аргументами пользователь может, нажав на ссылку «Справка по этой функции».

Для задания формулы:

• активировать ячейку, где будет рассчитываться формула;
• открыть «Мастер формул»;

или

• написать формулу самостоятельно в строке формул и нажимает Enter;

или

• применить и активирует плавающие подсказки.

На панели инструментов находится пиктограмма «Автосумма», которая автоматически подсчитывает сумму столбца. Чтобы воспользоваться инструментом:

• выделить диапазон;
• активировать пиктограмму.

Использование графики

Для вставки изображения в ячейку:

1. Выделить конкретную ячейку.
2. Перейти в меню «Вставка – Иллюстрации – Рисунки» или «Вставка – Рисунок».
3. Указать путь к изображению.
4. Подтвердить выбор через нажатие на «Вставить».

Инструментарий MS Excel поможет пользователю создать и отформатировать таблицу вручную и автоматически.

5

Содание отчета в MS Excel

Ввод

Адрес активной ячейки Строка формул

Строка

Столбец

Вставьте флешку, откройте ее и вызовите контекстное меню. Выберите команду Создать→лист Excel. В открывшемся окне наберите таблицу.

Для офомления шапки таблицы выделите 3-ю строку и установите написание букв полужирный Ж.

Вызовите контекстное меню и выберите команду Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание выберите горизонтальное и вертикальное выравнивание – по центру, отображение – переносить по словам.

Наберите заголовки столбцов (обратите внимание, заглавные буквы набираем с одновременным нажатием клавиши Shift. Выделите ячейку D3 и протяните по строке выделяя ячейки и протяните по строке, выделяя ячейки E3, F3, G3. На вкладке Главная выберите команду Объединить и поместить в центре. Аналогично объедините ячейки H3, I3 и J3, K3.

Проведите аналогичное объединения в столбцах A, B, C, L по строкам 3 и 4

Выровняйте ширину столбцов, для этого подведите курсор к заголовкам границ столбцов, чтобы получилась двунаправленная стрелка, нажмите левую кнопку мыши и передвигая в разные стороны подберите нужную ширину столбца.

Исправьте заголовок в ячейке А3 Предмет на Класс.

Заполните таблицу необходимыми сведениями, оставив столбцы F, H, I для ввода формул. Выделите, протягиванием всю таблицу. На вкладке Главная нажмите инструмент Границы и выберите Все границы.

Выделите ячейку F5 и введите формулу для подсчета начиная со знака =B5-D5-E5-G5 (Выделяйте нужные ячейки, а с клавиатуры вводите арифметические знаки). Ввод подтвердите нажав √ слева от строки формул или просто нажмите клавишу Enter

Чтобы не повторять ввод аналогичных формул в этом столбце воспользуйтесь Маркером автозаполнения, для этого выделите ячейку F5 и подведите курсор к правому нижнему углу ячейки (маленький квадратик), чтобы появился крестик, держа нажатой левую кнопку мыши, протяните вдоль всего столбцы, чтобы заполнить формулами нужное количество строк.

Заполните формулой ячейку H5 (=(D5+E5)/B5) и протяните, заполнив остальные строки в этом столбце.

Заполните формулой ячейку I5 (=(D5+E5+F5+G5)/B5), протяните вдоль столбца, заполнив остальные ячейки.

Обратите внимание на то, чтобы результаты в столбцах H и I были в процентах (Формат ячеек→вкладка Число→числовые форматы Процентный).

Подведите итоги в таблице (ячейки B12, D12, E12, F12, G12 и т.д.), используя готовую функцию СУММ

Задайте в ячейках с D4 по K4 полужирное начертание букв.

Воспользуйтесь инструментом Цвет заливки и выделите пустые ячейки.

Для того, чтобы Ваша таблица помещалась при печати и любых изменениях на одном листе А4 зайдите во вкладку Разметка страницы и выделите на Странице→разместить не более чем на 1 стр в ширину и 1 стр в высоту.

Зайдите здесь же во вкладку Поля и задайте Верхнее – 2,4; нижнее – 1,4; левое и правое – 1,3. Установите Центрирование на странице — горизонтально

Используя различные инструменты вы можете придать нужный формат Вашей таблице.

Сохраните вашу таблицу на флешке под именем Отчет.

P.S. Выделив протягиванием всю таблицу и выбрав команду Копировать, вы можете вставить ее в любой документ. Возможно там вам придется немного поработать над ее внешним видом (объединить кое-какие строки и столбцы, выровнять текст, изменить абзац и т.д.). Перенос таблицы не будет строго похожим, но это уже дело третье 

А вот, что получилось после подработки:

Не так уж плохо!

Электронные таблицы для подведения итогов
успеваемости

Большинство обязанностей распределяется в
школе между несколькими завучами так, чтобы не
происходило дублирования одних и тех же
управленческих функций и оставалось время для
аналитической работы. При этом остается целый
ряд задач, занимающих много времени, но не
являющихся чисто управленческими. К таким
задачам можно отнести: учет успеваемости по
классам, по предмету или у отдельных педагогов;
подведение итогов за год; результаты экзаменов; а
также выявление динамики этих числовых
показателей успешности работы образовательного
учреждения. Всю это работу удобно проводить с
помощью компьютера, ведь здесь главное – быстро
и правильно провести расчеты, часто требуется
строить диаграммы для сравнения по годам, по
предметам и т.д. Замечательно, если в Вашей школе
установлена и действует одна из компьютерных
систем информатизации образовательного
пространства, например, программы от фирмы 1С. В
этом случае материалы, подобные предложенным в
этой статье, уже имеются в Вашем распоряжении. К
сожалению, пока еще во многих школах нет
специального программного обеспечения. Учителя
и администрация придумывают удобные способы
обработки и оформления числовых данных
посредством офисных программ, а некоторые ведут
обычные записи в тетрадях, проводят вычисления с
помощью калькулятора.

Используя свой многолетний опыт работы с
компьютером, на основе программ Microsoft Office я
составила целый ряд различных удобных
“заготовок”, в значительной мере упрощающих и
ускоряющих подготовку школьной документации,
основанной на расчетных таблицах. Так, в
приложении Microsoft Excel я решаю многие задачи:
составляю школьное расписание, вношу в него
изменения по необходимости, готовлю итоговые
отчеты по успеваемости (по классам, по предметам,
по результатам экзаменов), оформляю все
календарные планы своей работы, делаю различные
таблицы для удобного отображения результатов
внутришкольного контроля. Благодаря широким
возможностям электронных таблиц в значительной
мере экономится время, упрощается проверка
данных, улучшается качество оформления
документов для печати, появляется возможность
быстро решать проблемы, которые “вручную”
решать сложно и долго.

Предлагаю коллегам воспользоваться готовыми
таблицами для подведения итогов экзаменов — файл Приложение1.xls. Надеюсь, коллегам
пригодятся также мои рекомендации к этим
таблицам.

Рекомендации по использованию таблиц и
этапы работы с ними

Вообще, работа с предложенным файлом
заключается в том, чтобы ввести списки классов и
экзаменационные отметки. В результате
автоматически заполняются итоговые таблицы по
каждому проведенному экзамену и можно быстро
построить диаграммы для сравнения разных
показателей. Кроме того, промежуточные
результаты помогут Вам при составлении
расписания экзаменов по выбору и при контроле
сессии. Так как количество 9-х и 11-х классов в
школе различается в разные годы, то в случае
уменьшения можно скрыть в таблицах лишние
строки, а в случае увеличения – путем
копирования добавить новые. В данном случае
таблица была составлена для шести 9-х и трёх 11-х
классов, взято среднее число учащихся – 25
человек в классе.

Для большей наглядности я оставила в таблицах
со списками некоторое количество отметок, но
убрала все фамилии, также остались пустые строки
в таблицах итогов (значит, этот экзамен не
выбирали), остались даты – как образец. Все
ячейки имеют нужный формат, то есть таблицы
подготовлены для работы.

Чтобы не пришлось восстанавливать формулы, не
очищайте содержимое ячеек с формулами в
списках классов (они выделены светло-коричневым
цветом) и в итоговых таблицах.

1. Листы: Списки 9 классов, Списки 11 классов. Вводим
списки учащихся по классам – выполняем это перед
составлением расписания экзаменов: лучше списки
скопировать из школьной базы данных учащихся, но
можно набрать вручную.

На этом же этапе вводим в итоговые таблицы
фамилии учителей, преподающих в 9-11 классах –
листы: итоги 9 кл, итоги 11 кл.

2. Указываем для каждого учащегося выбранные им
экзамены на основании списков, сданных классными
руководителями. (См. список 9а класса)

Код 1 в ячейке означает выбор данного
экзамена. По обязательным экзаменам у всех
учащихся коды = 1.

После занесения данных о выборе экзаменов
просчитываются контрольные суммы:

Количество экзаменов по каждому учащемуся –
справа в столбце “всего”.

Количество учащихся в классе и в школе, которые
должны сдавать данный экзамен (строка “всего”)

На основании последних сумм составляем
расписание экзаменов по выбору: если устный
экзамен сдают более 15 человек, то рекомендуется
поставить его в расписании в два дня. Кроме того,
желательно продублировать в расписании те
предметы, которые выбраны учащимися попарно.
Например, 10 человек выбрали пару: обществознание
и русский язык устно, ставим оба этих предмета на
два дня.

3. На основании приказа о допуске к экзаменам
указать количество допущенных к экзаменам
учащихся – на листах итоги 9 кл, итоги 11 кл.
(один раз вводим, затем копируем во все таблички
по предметам).

4. Вносим экзаменационные отметки и даты
проведения экзаменов – из экзаменационных
протоколов. В результате заполнятся по формулам
ячейки, выделенные цветной заливкой.

С помощью контрольных цифр сразу обнаруживаем,
если кто-либо из учащихся ещё не сдал экзамен или
результат не был внесен в протокол, или по ошибке
внесен в протокол лишний экзамен. По своему опыту
могу сказать, что возможна любая из этих
ситуаций. В первый год работы над результатами
экзаменов я ещё не использовала поимённые
таблицы, а делала лишь общий подсчет отметок по
протоколам, с определением процента качества –
такие сведения были нужны для отчёта. Когда одна
из учениц не явилась на экзамен, а классному
руководителю сказала, что сдала его, то
обнаружить обман было очень сложно, ведь не
сходилась только конечная сумма по всем классам,
а где был просчёт – непонятно. Пришлось мне
пересмотреть все протоколы снова. Считая
количество экзаменов у каждого ученика, я
потратила на это целый день, но нашла причину
неверного результата. Именно тогда я решила
перенести весь учет в электронные таблицы. В
таблице подобная ситуация обнаружилась бы сразу,
но, к счастью, таких случаев больше не было.

В целом контрольные цифры на листах со списками
показывают:

1. По каждому учащемуся – количество отметок
   соответствует выбору экзаменов (так как
   письменный экзамен по русскому языку
   оценивается двумя отметками, то у 9-х классов
   всего должно быть 5 отметок в сессии, а у 11-х
   классов – 6 отметок)
2. Общее количество отметок по классу —
   соответствует числу учеников, умноженному на ту
   же норму (5 или 6).
3. Если учащийся сдает экзамены в щадящем режиме,
   то норма для него отличается. Я выделяю
   соответствующую строку в списке желтым цветом,
   добавляю примечание, например, “индив.
   обучение” и при контроле учитываю разницу.

5. Подготовка к печати.

1. Листы со списками на печать не выводим – они
   нужны для контроля, но при необходимости можно их
   распечатать для классных руководителей. Тогда
   выбираем из таблицы диапазон с одним классом и
   предметами, не выводя на печать столбцы контроля
   (команды Файл – Печать – Выделенный диапазон)
2. Так как учащиеся выбирают экзамены, то в
   таблицах с итогами есть пустые строки, их при
   печати нужно скрыть.
3. Итоговые таблицы по предметам выводим на печать
   выборочно — выделить нужную таблицу или
   несколько таблиц, напечатать диапазон. Не
   забываем просмотреть перед печатью, настроить
   поля.

6. При желании можно напечатать диаграммы –
сравнить результаты по классам или по предметам.
Я привожу (на листе Диаграммы) несколько
примеров диаграмм на основе имеющихся таблиц.

Поведение итогов успеваемости за год

Этот же файл, измененный с помощью копирования
листов и замены в заголовках таблиц и формулах,
можно использовать для другой задачи: подведение
итогов успеваемости за год или другой учебный
период. При этом мы уже не ограничиваемся
выпускными классами, а можем подвести, например,
итоги по начальной школе или общешкольные. В этом
случае контрольные числа отходят на второй план,
но построенные диаграммы успеваемости будут
отражать успехи всех учащихся по всем предметам.
Так как изменить таблицы для второй задачи
сможет любой знаток Excel, ограничусь лишь
подсказками. Например, нужно сделать таблицы
для 8-х классов на основе таблиц для 9 классов.

1) Копируем листы: Списки 9 кл, Итоги 9 кл.
Переименовываем листы на 8 кл.

2) Выполняем автоматическую замену на новых
листах: Правка – Найти, указываем 9 –
Заменить, указываем 8. При этом во всех данных,
заголовках и формулах получаем 8 вместо 9.

3) Далее нужно на листах Списки 8 кл и Итоги
8 кл. заменить названия некоторых предметов,
изучаемых в 9 классе, на предметы 8 класса.

4) Остается ввести списки 8-х классов и их
отметки.