Как создать форму поиска в excel

За исключением использования функции «Найти» в Excel, на самом деле вы можете создать собственное поле поиска для простого поиска необходимых значений. Эта статья подробно расскажет вам о двух методах создания собственного поля поиска в Excel.

Создайте собственное поле поиска с условным форматированием, чтобы выделить все результаты поиска
Создайте собственное окно поиска с формулами для вывода всех результатов поиска

Создайте собственное поле поиска с условным форматированием, чтобы выделить все результаты поиска

Вы можете сделать следующее, чтобы создать собственное поле поиска с помощью функции условного форматирования в Excel.

1. Выберите диапазон с данными, которые вам нужны для поиска в поле поиска, затем нажмите Условное форматирование > Новое правило под Главная таб. Смотрите скриншот:

2. в Новое правило форматирования диалоговое окно, вам необходимо:

2.1) Выбрать Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки следует форматировать. вариант в Выберите тип правила коробка;

2.2) Введите формулу = ISNUMBER (ПОИСК ($ B $ 2; A5)) в Формат значений, где эта формула истинна коробка;

2.3) Нажмите Формат кнопка, чтобы указать выделенный цвет для искомого значения;

2.4) Нажмите OK кнопку.

Заметки:

1. В формуле $ B $ 2 — это пустая ячейка, которую необходимо использовать в качестве поля поиска, а A5 — это первая ячейка выбранного диапазона, в котором необходимо искать значения. Пожалуйста, измените их по своему усмотрению.

2. В формуле не учитывается регистр.

Теперь поле поиска создано: при вводе критериев поиска в поле поиска B2 и нажатии клавиши Enter выполняется поиск всех совпадающих значений в указанном диапазоне, которые немедленно выделяются, как показано ниже.

Создайте собственное окно поиска с формулами для вывода всех результатов поиска

Предположим, у вас есть список данных, расположенный в диапазоне E4: E23, который вам нужно найти, если вы хотите перечислить все совпадающие значения в другом столбце после поиска с помощью собственного поля поиска, вы можете попробовать следующий метод.

1. Выберите пустую ячейку, которая находится рядом с ячейкой E4, здесь я выбираю ячейку D4, затем вводю формулу = ЕСЛИОШИБКА (ПОИСК ($ B $ 2; E4) + СТРОКА () / 100000; «») в строку формул, а затем нажмите Enter ключ. Смотрите скриншот:

Внимание: В формуле $ B $ 2 — это ячейка, которую необходимо использовать в качестве поля поиска, E4 — это первая ячейка списка данных, в котором необходимо выполнить поиск. Вы можете менять их по своему усмотрению.

2. Продолжайте выбирать ячейку E4, затем перетащите маркер заполнения вниз в ячейку D23. Смотрите скриншот:

3. Теперь выберите ячейку C4 и введите формулу. = ЕСЛИОШИБКА (РАНГ (D4; $ D $ 4: $ D $ 23,1); «») в панель формул и нажмите Enter ключ. Выберите ячейку C4, затем перетащите маркер заполнения до C23. Смотрите скриншот:

4. Теперь вам нужно заполнить диапазон A4: A23 порядковым номером, который увеличивается на 1 от 1 до 20, как показано на скриншоте ниже:

5. Выберите пустую ячейку, в которой будет отображаться результат поиска, введите формулу. = ЕСЛИОШИБКА (ВПР (A4; $ C $ 4: $ E $ 23,3; FALSE); «») в панель формул и нажмите Enter ключ. Продолжая выбирать ячейку B4, перетащите маркер заливки вниз до B23, как показано ниже.

С этого момента при вводе данных в поле поиска B2 все совпавшие значения будут перечислены в диапазоне B4: B23, как показано на скриншоте ниже.

Внимание: этот метод не чувствителен к регистру.

Выпадающий список с быстрым поиском

Классический выпадающий список в ячейке листа Excel, сделанный через Данные — Проверка (Data — Validation) — простая и удобная штука, которую ежедневно применяют очень многие пользователи. Однако, у этого списка есть один весьма серьезный недостаток — в нём нет быстрого поиска по первым символам, т.е. фильтрации (отбора) только тех значений, куда введённый фрагмент входит как подстрока. Это серьезно ухудшает удобство пользования даже если в списке всего пара-тройка десятков позиций, а при нескольких сотнях убивает юзабилити напрочь.

Давайте рассмотрим как всё же реализовать подобный трюк. В качестве подопытного кролика возьмём список 250 лучших фильмов по версии IMDb:

Конечная цель — создать выпадающий список (ячейка G3), в котором можно будет быстро находить нужные фильмы, введя только жанр, год или фрагмент названия, например «гамп».

Шаг 1. Определяем, кто нам нужен

Сначала нам нужно понять, какие из исходных ячеек нужно показывать в списке, т.е. определить содержится ли введённый в выпадающем списке текст (например, жанр «детектив») в названии фильма. Для этого добавим слева от исходных данных еще один столбец с функцией ПОИСК (SEARCH), которая ищет заданную подстроку в тексте и выдает либо порядковый номер символа, где он был обнаружен, либо ошибку, если его там нет:

Теперь завернем нашу формулу в функцию проверки ЕЧИСЛО (ISNUMBER), которая превратит числа в логическую ИСТИНУ (TRUE), а ошибки — в ЛОЖЬ (FALSE):

Теперь сделаем так, чтобы ЛОЖЬ превратилась в 0, а вместо ИСТИНА в столбце появились последовательно возрастающие индексы-числа 1,2,3… и т.д. Это можно сделать с помощью добавления к нашей же формуле ещё парочки функций:

Здесь функция ЕСЛИ (IF) проверяет что мы имеем (ИСТИНУ или ЛОЖЬ), и

• если была ИСТИНА, то выводит максимальное значение из всех вышестоящих чисел + 1
• если была ЛОЖЬ, то выводит 0

Шаг 2. Отбираем в отдельный список

Дальше — проще. Теперь банальной функцией ВПР (VLOOKUP) просто выведём все найденные названия (я добавил столбец с порядковыми номерами для удобства):

После этого можно поиграться, вводя в жёлтую ячейку G2 разные слова и фразы и понаблюдать за тем, как наши формулы отбирают только подходящие фильмы:

Шаг 3. Создаем именованный диапазон

Теперь создадим именованный диапазон, который будет ссылаться на отобранные фильмы. Для этого выбрем на вкладке Формулы команды Диспетчер имен — Создать (Formulas — Name Manager — Create):

Имя диапазона может быть любым (например, Фильмы), а самое главное — это функция СМЕЩ (OFFSET), которая и делает всю работу. Напомню её синтаксис, если вы подзабыли:

=СМЕЩ(начальная_ячейка; сдвиг_вниз; сдвиг_вправо; высота; ширина)

У нас:

• В качестве начальной ячейки задаём первую ячейку списка отобранных элементов (E2).
• Сдвиги вниз и вправо у нас отсутствуют, т.е. равны нулю.
• Высота диапазона у нас соответствует максимальному значению индекса из столбца А.
• Ширина диапазона — 1 столбец.

Осталось сделать выпадающий список.

Шаг 4. Создаем выпадающий список

Выделим жёлтую ячейку (G2) и выберем на вкладке Данные команду Проверка данных (Data — Validation). В открывшемся окне выбрем Список (List) в поле Тип данных (Allow), а в качестве источника введем имя нашего созданного диапазона со знаком равно перед ним:

Чтобы Excel не ругался при вводе на неточное совпадение наших фраз с исходным списком, на вкладке Сообщение об ошибке (Error Alert) в этом окне нужно выключить флажок Выводить сообщение об ошибке (Show error alert):

Вот и всё. Можно жать на ОК и наслаждаться результатом:

Для пущего удобства при вводе с клавиатуры можно использовать Ctrl+Enter вместо Enter после ввода текста (так активная ячейка не уходит вниз) и сочетание клавиш Alt+стрелка вниз, чтобы развернуть выпадающий список без мыши.

P.S. 

В принципе, можно было бы и не продолжать, но недавно Microsoft выкатила обновление вычислительного движка Excel, который теперь поддерживает динамические массивы и имеет специальные функции для работы с ними. Большинству пользователей они станут доступны в ближайшие месяцы, но даже если пока этих возможностей в вашем Excel нет — грех не показать как элементарно с их помощью решается наша задача.

Всё, что мы делали на Шагах 1-3 заменяется одной(!) формулой, где новая функция ФИЛЬТР (FILTER) отбирает из исходного диапазона A2:A251 только те фильмы, которые содержат заданную подстроку.

А дальше останется при создании выпадающего списка указать в качестве источника первую ячейку диапазона отобранных фильмов (C2) и добавить к ней знак #, чтобы получить ссылку на весь динамический массив:

И всё. Никаких именованных диапазонов и медленных СМЕЩ, никаких танцев с дополнительными столбцами и формулами. Песня!

Ссылки по теме

• Что такое динамические массивы в Excel
• Разбор трех основных функций динамических массивов: СОРТ, ФИЛЬТР и УНИК
• 4 способа создать выпадающий список на листе Excel

В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.

Поисковая функция в Excel

Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.

Способ 1: простой поиск

Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.

1. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.



2. После того, как вы перешли по соответствующим пунктам на ленте, или нажали комбинацию «горячих клавиш», откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Она нам и нужна. В поле «Найти» вводим слово, символы, или выражения, по которым собираемся производить поиск. Жмем на кнопку «Найти далее», или на кнопку «Найти всё».



3. При нажатии на кнопку «Найти далее» мы перемещаемся к первой же ячейке, где содержатся введенные группы символов. Сама ячейка становится активной.

   Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.

   Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».

   Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».

   

   Так можно продолжать до тех, пор, пока отображение результатов не начнется по новому кругу.

4. В случае, если при запуске поисковой процедуры вы нажмете на кнопку «Найти все», все результаты выдачи будут представлены в виде списка в нижней части поискового окна. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Для того, чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно просто кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор перейдет на ту ячейку Excel, по записи которой пользователь сделал щелчок.

Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек

Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.

1. Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.



2. Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запуститься знакомое нам уже окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, что и при предыдущем способе. Единственное отличие будет состоять в том, что поиск выполняется только в указанном интервале ячеек.

Способ 3: Расширенный поиск

Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.

К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.

Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.

1. После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».



2. В окне появляется целый ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в состоянии, как при обычном поиске, но при необходимости можно выполнить корректировку.
   

   По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.

   

   По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.

   

   В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.

   

   В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».

   

   Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».

   

   При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.

   

   Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».

   

   После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.

   

   После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».

   

   Бывают случаи, когда нужно произвести поиск не по конкретному словосочетанию, а найти ячейки, в которых находятся поисковые слова в любом порядке, даже, если их разделяют другие слова и символы. Тогда данные слова нужно выделить с обеих сторон знаком «*». Теперь в поисковой выдаче будут отображены все ячейки, в которых находятся данные слова в любом порядке.



3. Как только настройки поиска установлены, следует нажать на кнопку «Найти всё» или «Найти далее», чтобы перейти к поисковой выдаче.

Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.