Как работать с microsoft word 2013 от а до я - Word и Excel - помощь в работе с программами

Как работать в Word для чайников

Автор:
Обновлено: 29.04.2018

Microsoft Word — это текстовой редактор, который может быть частью пакета Microsoft Office или программой, установленной на вашем компьютере отдельно. Программа может использоваться для записи писем и различных типов документов, которые могут включать в себя графику и изображения. В этом руководстве объясняется, как открыть Microsoft Word, запустить, создать и сохранить новый документ с использованием операционной системы Windows 7.

Не стоит бояться, что что-то может не получиться или пойти не так. Эта программа создавалась для пользователей, и она продумана до мелочей, чтобы вам было максимально удобно использовать ее. И конечно же в каждом деле главное тренировка, не бойтесь делать ошибок. Если вы случайно нажали не туда, в левом верхнем углу всегда есть изогнутая стрелка, которая позволяет отменить последнее действие. Сделать это можно также используя сочетание клавиш Ctrl и Z.

Как работать в Word для чайников

Последний совет перед началом подробных инструкций по использованию текстового редактора от Windows — не забывайте сохранять файл. Это особенно важно при работе с объемными текстами или серьезной документацией. Бывает всякое: могут отключить электричество, ноутбук может разрядиться и выключиться, да и от поломок никто не застрахован. Терять важные файлы и потом тратить часы на их восстановление — не самое приятное занятие. Все, что вам нужно — время от времени нажимать на дискету в левом верхнем углу.

Содержание

Как создать документ
Навигация по программе
Как выбрать (выделить) текст
Меняем размер и шрифт
Выравнивание текста
Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием
Копируем и вставляем
Как создать нумерованный или маркированный список
Вставляем таблицу
- Видео — Word для начинающих

Как создать документ

Программу можно найти в меню «Пуск» в разделе «Microsoft Office». Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы запустить документ в Microsoft Word.

Шаг 1. На рабочем столе или в меню «Пуск» откройте Microsoft Word.

Открываем Microsoft Word
Шаг 2. Microsoft Word откроется и предложит вам выбрать шаблон документа или пустой документ.

Выбираем шаблон
Шаг 3. Если вы не хотите использовать какой-либо из отображаемых шаблонов, щелкните пустой документ.

Щелкаем пустой документ
Шаг 4. Новый пустой документ откроется для вас, чтобы начать вводить текст.

Навигация по программе

Шаг 1. Мигающий курсор (указатель мыши) в документе сообщает вам, где вы печатаете. Где бы ни находился мигающий курсор, буквы, которые вы вводите, будут вставлены в эту точку. Когда вы начинаете пустой документ, мигающий курсор будет в начале вашего документа, это значит, что он готов для начала ввода.

Мигающий курсор
Шаг 2. По мере ввода курсор также перемещается с каждой буквой. Это показывает вам, где находится фокус для ввода.

Где находится фокус для ввода
Шаг 3. Переместите указатель мышью туда, где вы хотите изменить или добавить текст. Щелкните мышью. Мигающий курсор будет перемещен в то место, где вы нажали, для редактирования или вставки текста.
Шаг 4. Перемещаться по документу можно с помощью стрелок. Нажатие этих клавиш со стрелками перемещает мигающий курсор вверх, вниз по строкам текста, и направо/налево по одному символу.

Перемещаться по документу можно с помощью стрелок

Как выбрать (выделить) текст

Выбор или выделение текста позволяет вам изменять выделенный фрагмент с точки зрения стиля, шрифта и/или цвета и даже заменять слова, если это необходимо. Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы выбрать текст в документе.

Шаг 1. Для выбора текста используется мышь. При перемещении указатель будет меняться.

Шаг 2. Переместите указатель на начало необходимого фрагмента. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Выполняя это, переместите указатель туда, где необходимо остановить выбор. При перемещении мыши текст будет выделяться. Когда вы закончите свой выбор, отпустите левую кнопку мыши.

Выделение текста с помощью мыши

Выбранный текст теперь может быть отформатирован или изменен.

Скопировать текст можно с помощью клавиш Ctrl+C. Удалить текст — Backspace.

Backspace

Меняем размер и шрифт

Следующие действия могут помочь сделать ваш текст более интересным и привлекательным. Текст может быть изменен по-разному.

Шаг 1. Для начала фрагмент текста нужно выделить, вы уже умеете это делать.
Шаг 2. Чтобы поменять вид шрифта, щелкните на стрелку рядом со стилем шрифта в панели инструментов.

Меняем вид шрифта
Шаг 3. Выберите стиль шрифта из раскрывающегося списка.

Выбираем стиль шрифта
Шаг 4. Рядом с полем стиля шрифта находится поле, содержащее число и стрелку. Оно изменяет размер шрифта. Нажмите на стрелку. Выберите размер так же как и стиль из раскрывающегося списка опций. Итак, выбрав шрифт Bad Scrit и размер — 16, мы получим следующее.

Пример шрифта Bad Scrit и размера -16

Выравнивание текста

Иногда создаваемый документ может требовать разное расположение абзацев. По умолчанию текст выравнивается по левому краю. Однако текст может выравниваться и по правому краю и по центру.

Выравнивание текста по левому краю

На заметку! Выделить весь текст Ctrl + A.

Шаг 1. Чтобы изменить макет вашего текста, выделите текст, любым удобным для вас способом.
Шаг 2. Чтобы выровнять его по центру, щелкните значок «Выровнять по центру» на ленте форматирования в верхней части документа.

Выравнивание текста по центру
Шаг 3. Чтобы выровнять выделенный текст по правому краю, щелкните следующий значок в этом ряду.
Шаг 4. Чтобы «обосновать» текст так, чтобы он был выровнен как справа, так и слева, щелкните значок «Выравнивание по ширине».

Изменить выбранный текст можно, используя комбинацию сочетаний клавиш, что иногда бывает проще:

По центру — выделите текст, нажмите клавишу Ctrl + E.
По правому краю — Ctrl + R.
По ширине — Ctrl + J.
По левому краю — Ctrl + L.

Горячие клавиши word

Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием

Возможность изменить стиль шрифта может сделать ваш документ более интересным. Различные стили текста, такие как полужирный или курсив, могут выделять его. Подчеркивание может быть полезно для заголовков.

Шаг 1. Как обычно, выделите необходимый вам фрагмент текста.
Шаг 2. Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж» на панели форматирования.

Чтобы изменить выделенный шрифт на полужирный, нажмите «Ж»
Шаг 3. Чтобы изменить выделенный шрифт на курсив, нажмите «К» в ленте форматирования.
Шаг 4. Чтобы изменить выделенный текст так, чтобы он был подчеркнут, нажмите «Ч» на ленте форматирования.

Чтобы текст был подчеркнут, нажмите Ч
Шаг 5. Также можно изменить выделенный текст, используя сочетания клавиш:

полужирный — Ctrl + B;
курсив — Ctrl + I;
подчеркивание — Ctrl + U.

Копируем и вставляем

Говорить о важности этих двух функций не приходится. Они значительно экономят наше время, позволяют вставлять текст из сторонних источников, не перепечатывая его, как это было во времена печатных машинок.

Шаг 1. Выделите нужный вам фрагмент.
Шаг 2. Щелкните по значку копирования в левой части ленты форматирования. Текст тут же скопируется в буфер обмена вашего компьютера.

Кнопка копирования
Шаг 3. Переместите курсор и нажмите «Вставить».

Сделать это можно и с помощью горячих клавиш. Все как и в прошлый раз: нажмите одновременно Ctrl и С, чтобы скопировать текст, и Ctrl и V, чтобы вставить.

Как создать нумерованный или маркированный список

Использование нумерованных или маркированных списков может помочь выделить элементы или показать важные шаги, иерархию или последовательность чего-либо.

Шаг 1. Чтобы создать нумерованный список, щелкните значок нумерации.

Создаем нумерованный список
Шаг 2. В тексте появится первый пункт.

Первый пункт
Шаг 3. Начните вводить свой текст. По окончании ввода нажмите на кнопку «Ввод» на вашей клавиатуре. Появится второй пункт. И так далее.

Второй пункт

Чтобы остановить добавление новых элементов и вернуться к стандартному тексту, щелкните значок нумерации еще раз в верхней части документа.

Маркированный список создается по такому же принципу, единственное отличие заключается в 1 шаге. Вместо кнопки «Нумерация» нажмите на кнопку «Маркеры», она расположена правее.

Есть еще один способ создания списка. Сначала пользователем вводятся все пункты списка, каждый обязательно с новой строки. Когда все пункты набраны выделите их все и нажмите либо на нумерацию, либо на маркеры, в зависимости от того какой именно список вам нужен.

Создание нумерованного списка с помощью выделения

У вас получится тот же результат. Это разные способы и здесь нет правильного или неправильного, главное, что цель достигнута. Используйте удобный вам способ.

Пример нумерованного списка

Вставляем таблицу

Таблицы помогают структурировать информацию, подавать ее в более презентабельном виде. Без этого навыка не обойтись.

Шаг 1. В верхней панели инструментов перейдите на вкладку «Вставка».
Шаг 2. Нажмите на значок таблицы. Перед вами откроется окно, в котором нужно выбрать количество ячеек. Сделать это можно и вписав цифры вручную. Для этого на появившейся панели нажмите на область «Нарисовать таблицу».

Вставляем таблицу

Вам останется лишь заполнить поля. Если вам вдруг понадобятся дополнительные строки или колонки, вам не придется переделывать ее целиком. Щелкните левой кнопкой мыши в области таблицы. В появившемся меню нажмите «Вставить» и выберите подходящий вариант.

Добавление необходимых столбцов в таблицу

Эти основные знания должны сформировать у вас основные принципы работы с текстом. Выделим основные:

Текст вводится туда, где находится мигающий курсор и никуда больше.
Чтобы изменить символ, слово, строку, абзац или весь текст, его в первую очередь нужно выделить. Необходимо, чтобы компьютер понимал над чем именно он должен производить действия.
Выделив текст с ним можно делать все что угодно. Вы можете потренироваться, выделить фрагмент и поочередно нажимать на кнопки, которые расположены на вкладке «Главная». Вы заметите, какие функции могут использоваться совместно, а какие являются взаимоисключающими.
Не забывайте сохранять изменения, так вы обезопасите себя.
Используйте те способы решения стоящей перед вами задачи, которые удобны именно вам.

Видео — Word для начинающих

Рекомендуем похожие статьи

Источник

В этой пошаговой инструкции, для новичков, вы узнаете как вставить формулу в документе Microsoft Word 2013 всего за 6 шагов.

В этой подробной пошаговой инструкции мы рассмотрим как создать WordArt заголовок в Microsoft Word 2013, всего за 5 шагов.

В этой короткой, пошаговой инструкции, для новичков, мы покажем вам как узнать кто создал документ Microsoft Word 2013

В этой подробной инструкции с фотографиями Вы узнаете, как сделать разрыв строки в документе Microsoft Word 2013.

В этой подробной пошаговой инструкции я научу вас вставлять рамку в документ Microsoft Word 2013, всего за 3 простых шага.

В этой пошаговой фото инструкции просто и понятно рассказано, как настроить автосохранение и автовосстановление в Microsoft Word 2013 всего за…

В этой детальной инструкции с фото вы узнаете два способа сохранения документа Microsoft Word 2013, всего за 5 шагов.

В этой пошаговой фото инструкции мы покажем вам как за 5 шагов сделать колонтитул в документе Microsoft Word 2013.

Детальная пошаговая фото инструкция для начинающих о том, как форматировать текст в документе Microsoft Word 2013

Как в Microsoft Word 2013 посмотреть статистику документа мы покажем в этой простой пошаговой инструкции.

В этой пошаговой инструкции мы покажем вам как сделать текст в рамке в Microsoft Word 2013 всего за 1 минуты.

В этой простой фото инструкции мы покажем как легко и быстро разделить таблицу в Microsoft Word 2013

Как добавить PDF-файл в документ Microsoft Word 2013 вы научитесь в этой пошаговой фото инструкции всего за 2 минуты.

В этой инструкции мы покажем несколько способов добавления нового листа в Microsoft Word 2013, этой займетy меньше 1 минуты.

Как пользоваться автотекстом в документе Microsoft Word 2013 мы расскажем в этой подробной фото инструкции. Это займет 1-2 минуты.

В этой инструкции мы покажем как пользоваться буфером обмена в текстовом редакторе Microsoft Word 2013. Инструкция состоит из 5 шагов…

Тут вы узнаете как настроить ленту в документе Microsoft Word 2013 всего за 3 простых шага с фотографиями.

В этой пошаговой инструкции, с фотографиями, мы покажем вам как настроить панель быстрого доступа в Microsoft Word 2013

Источник

Зачем знать все функции MS Word

Все возможности текстового редактора Microsoft знать и использовать необязательно. Вы можете успешно решать рабочие задачи, изредка переключаясь между вкладками «Главная» и «Вставка». Но вы будете работать еще эффективнее, если вооружитесь даже несколькими трюками из этого обзора.

Вот простой пример, знакомый вебмастерам. Некоторые специалисты перед переносом текста из документа Word в редактор CMS копируют контент в «Блокнот». Это очищает текст от форматирования Word, которое может конфликтовать с шаблонными форматами «движка». Так вот, «Блокнот» вам не нужен. Чтобы решить проблему, достаточно выделить текст в Word и нажать кнопку «Удалить все форматирование».

Форматирование можно удалить без «Блокнота»

Обратите внимание, обзор написан для версии Word’а 2013 года. Актуальной стабильной версией программы является MS Word 2016, выпущенная в сентябре 2015 года. Однако эта версия программы пока не стала основной.

Без претензии на репрезентативность: версия 2013 года самая популярная

Как создать и сохранить документ MS Word

Чтобы создать документ, откройте рабочую папку. Нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Создать — Microsoft Word Document».

Создаем документ MS Word в папке

Чтобы легко находить документ, назовите его.

Называем документ сразу после создания

Также вы можете запустить MS Word через меню «Пуск». Обратите внимание на иллюстрацию.

Запускаем Word через меню «Пуск»

При запуске через меню пуск вы создали новый документ с названием по умолчанию. Назовите его и сохраните в выбранную папку, чтобы не потерять. Для этого нажмите на значок «Сохранить» или воспользуйтесь комбинацией клавиш Shift+F12.

Сохраняем документ в рабочую папку

Нажмите кнопку «Компьютер», чтобы сохранить документ на компьютере. Также вы можете поместить его на облачный диск OneDrive.

Выбираем место сохранения документа

Назовите документ и сохраните его в выбранную папку.

Называем и сохраняем документ. Теперь он не потеряется

Вы создали и сохранили документ. Приступайте к работе.

Как использовать возможности вкладки «Главная»

Инструменты на панели управления MS Word объединяются с помощью тематических вкладок. Такой тип интерфейса называется лентой. По умолчанию открывается основной набор инструментов, выделенный на вкладке «Главная».

Вкладка «Главная» на панели инструментов MS Word

Ниже описаны задачи, которые можно решать с помощью инструментов вкладки «Главная».

Блок инструментов «Буфер обмена»

Вы можете копировать, вырезать и вставлять контент. Чтобы воспользоваться опциями «Вырезать» и «Копировать», выделите нужный фрагмент текста.

Вырезаем, копируем и вставляем текст

Обратите внимание на варианты вставки. Вы можете сохранить исходное форматирование, объединить форматы или сохранить текст без форматирования. Также вы можете воспользоваться специальными режимами вставки.

Выбираем режим вставки

Зачем нужна специальная вставка? Например, представьте, что вам необходимо работать с текстом, скопированным из другого документа или с сайта. Исходное форматирование может не совпадать с форматированием вашего документа.

Форматирование не совпадает

Эта проблема решается с помощью специальной вставки. Воспользуйтесь соответствующим меню. В открывшемся окне выберите вариант «Неформатированный текст».

Выбираем опцию «Неформатированный текст»

Теперь вам будет удобнее форматировать скопированный контент.

Скопированный контент удобно форматировать

С помощью меню «Буфер обмена» вы можете выбрать скопированный ранее контент и вставить его в документ. Чтобы открыть буфер обмена, нажмите на отмеченную на иллюстрации стрелку. Выберите нужный элемент. С помощью выпадающего меню выберите опцию «Вставить». Также вы можете удалить скопированный элемент из буфера.

Пользуемся буфером обмена

Вы можете настраивать параметры вставки по умолчанию. Для этого воспользуйтесь меню «Вставить – Вставка по умолчанию».

Настраиваем параметры вставки по умолчанию

Укажите подходящие настройки и сохраните изменения. Обратите внимание на параметры вставки в другой документ. Большинство пользователей может заменить дефолтное значение «Сохранять исходное форматирование» на «Сохранить только текст».

Настраиваем параметры вставки по умолчанию

Блок инструментов «Шрифт»

Чтобы изменить шрифт по умолчанию, воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации выпадающим меню. Обратите внимание, чтобы изменить существующий текст, фрагмент необходимо выделить перед выбором шрифта.

Меняем шрифт

С помощью соответствующего меню вы можете выбрать подходящий размер шрифта. Обратите внимание на возможность увеличить или уменьшить шрифт выделенного фрагмента. Отметьте текст и воспользуйтесь кнопками, отмеченными на иллюстрации.

Меняем размер шрифта

Выбрать подходящий регистр можно с помощью соответствующего меню. Выделите нужный фрагмент текста, воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой и выберите нужный вариант.

Меняем регистр

Вы можете выделить фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркиванием. Для этого выделите контент и воспользуйтесь отмеченными кнопками. С помощью выпадающего меню вы можете выбрать способ подчеркивания текста.

Выделяем текст полужирным, курсивом или подчеркиванием

Чтобы зачеркнуть фрагмент текста, выделите его и воспользуйтесь соответствующей кнопкой.

Зачеркиваем фрагмент текста

С помощью кнопок X₂и X² можно добавить подстрочный и надстрочный текст.

Добавляем подстрочный и надстрочный текст

С помощью отмеченных кнопок можно изменить цвет, выделить текст маркером или применить к нему эффекты.

Выделяем текст с помощью цвета, маркера или эффектов

Обратите внимание на возможность настройки расширенных параметров шрифта. Чтобы войти в меню, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

Входим в меню настроек расширенных параметров шрифта

На вкладке «Шрифт» укажите подходящие параметры основного текста и заголовков. С помощью кнопки «По умолчанию» вы можете вернуть дефолтные настройки, а с помощью кнопки «Текстовые эффекты» выбрать дополнительные эффекты.

Блок инструментов «Абзац»

Чтобы создать маркированный, нумерованный или многоуровневый список, воспользуйтесь показанными на иллюстрации выпадающими меню.

Создаем списки

Чтобы создать маркированный или нумерованный список, установите курсор на новую строку и нажмите на соответствующую кнопку. С помощью выпадающего меню выберите подходящий знак маркера.

Выбираем знак маркера

С помощью меню «Определить новый маркер» вы можете использовать дополнительные знаки.

Маркер может выглядеть по-разному

Чтобы создать многоуровневый список, в соответствующем выпадающем меню выберите опцию «Изменить уровень списка».

Выбираем нужный уровень списка

Выбрать подходящий стиль списка можно в библиотеке. А меню «Определить новый многоуровневый список» и «Определить новый стиль списка» помогут вам создать собственный шаблон списка.

Выбираем готовый или создаем новый шаблон

Вы можете выбрать подходящий способ выравнивания текста с помощью соответствующего меню. Чтобы обеспечить читабельность текста, используйте выравнивание по левому краю.

Выравниваем текст

При необходимости измените междустрочный интервал. В большинстве случаев вам подойдет стандартный интервал 1,15. Если вы готовите документ для детей или пожилых людей, увеличьте интервал до 1,5 или 2,0. Дальнейшее увеличение интервала снизит читабельность текста.

В большинстве случаев используйте стандартный интервал. Для детей его можно увеличить

С помощью заливки можно выделить фрагмент текста цветом. Например, вы можете выделить абзац или ячейку таблицы. Чтобы добавить фон, выделите фрагмент текста и выберите с помощью выпадающего меню «Заливка» подходящий цвет.

Выбираем цвет фона

С помощью меню «Границы» можно управлять границами ячеек в таблицах. Выделите интересующие вас ячейки. С помощью выпадающего меню выберите подходящее действие.

Управляем границами ячеек в таблице

Блок инструментов «Стили»

С помощью меню «Стили» выберите подходящий стиль оформления текста. Если хотите применить его к существующему контенту, выделите соответствующий фрагмент и определите стиль. Чтобы использовать стиль для создаваемого контента, установите курсор на чистую строку и выберите подходящий вариант оформления. Например, вы можете использовать соответствующий стиль для заголовков.

Используем стиль «Заголовок 1»

Блок инструментов «Редактирование»

С помощью меню «Найти» вы можете быстро искать интересующий вас контент. Обратите внимание на доступ с помощью выпадающего меню к расширенным настройкам поиска.

Ищем потерявшийся контент

Функцию «Заменить» удобно использовать во время редактирования текста. Например, можно автоматически заменить в тексте слово «копирайт» на «копирайтинг». Для этого воспользуйтесь меню «Заменить», укажите нужные слова в полях «Найти» и «Заменить на».

Указываем нужные значения

Нажмите кнопку «Заменить все». После обработки запроса программа сообщит число выполненных замен.

Автоматически заменили четыре слова

Используйте функцию «Выделить» для быстрого выделения контента. Например, вы можете в два клика выделить весь текст, выбрать произвольные объекты или выделить фрагменты с одинаковым форматированием.

Быстро выделяем весь текст

С помощью функции «Свернуть ленту» вы можете спрятать инструменты управления программой. На панели останутся только вкладки.

Сворачиваем ленту

Чтобы вернуть инструменты на панель, раскройте любую вкладку и воспользуйтесь опцией «Закрепить ленту».

Закрепляем ленту

Как использовать возможности вкладки «Вставка»

На вкладке «Вставка» находятся инструменты, с помощью которых можно вставлять различные объекты в документ MS Word.

Блок инструментов «Страницы»

В меню «Титульная страница» можно выбрать шаблон титульной страницы для документа.

При необходимости добавляем к документу титульную страницу

С помощью функций «Пустая страница» и «Разрыв страницы» можно создать пустую страницу или перейти к новой странице. Например, если вам необходимо вставить пустую страницу между абзацами, установите между ними курсор и воспользуйтесь функцией «Пустая страница».

Создаем пустую страницу

Блок инструментов «Таблицы»

С помощью выпадающего меню «Таблица» вы можете вставить или нарисовать в документе таблицу. Это можно сделать несколькими способами.

Чтобы быстро добавить таблицу, воспользуйтесь графическим инструментом. Выделите с помощью курсора мыши необходимое количество ячеек в таблице. После этого установите курсор на выделенную область и нажмите левую кнопку мыши.

Создаем таблицу с помощью графического меню

Функция «Вставить таблицу» позволяет указать вручную число строк и столбцов. Также вы можете выбрать способ определения ширины столбцов.

Указываем количество столбцов и строк вручную

Функция «Нарисовать таблицу» позволяет выполнить соответствующее действие. Используйте ее для создания нестандартные таблиц. Например, вы можете нарисовать таблицу с разным числом ячеек в строках.

Рисуем таблицу

Чтобы определить свойства нарисованной таблицы, воспользуйтесь соответствующим меню.

Определяем свойства таблицы

С помощью меню «Таблицы Excel» можно вставить в документ MS Word таблицы из MS Excel. В меню «Экспресс-таблицы» вы найдете шаблоны таблиц.

Пользуемся шаблонами таблиц

Блок инструментов «Иллюстрации»

С помощью функции «Рисунки» вы можете вставить в документ изображение с жесткого диска компьютера. Меню «Изображения из интернета» позволяет найти подходящие фото в Сети.

Ищем фотографии в интернете

В результатах поиска приоритет отдается фото, распространяемым по лицензии Creative Commons.

Функция «Фигуры» поможет добавить в документ шаблонную фигуру, например, сердечко, звездочку или стрелку. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню откройте каталог и выберите подходящую фигуру.

Выбираем подходящую фигуру

С помощью курсора мыши определите размер и расположение фигуры в документе.

Выбираем расположение и размер фигуры

Оформите фигуру с помощью функций «Заливка», «Контур», «Эффекты».

Выбираем цвет заливки

Функция SmartArt позволяет вставить в документ графические объекты. С помощью выпадающего меню выберите тип и подходящий рисунок.

Выбираем тип объекта SmartArt

Установите курсор на элементы рисунка и добавьте текст.

Добавляем текст

Обратите внимание на возможность менять цвет объектов SmartArt.

Меняем цвет объектов

С помощью меню «Диаграмма» в документ можно добавить диаграммы. Обратите внимание на возможность выбора типа графика.

Выбираем тип диаграммы

Вставьте необходимые значения в таблицу данных.

Редактируем таблицу данных

С помощью меню «Снимок» вы можете сделать снимок области экрана и вставить его в документ. Для этого с помощью выпадающего меню выберите опцию «Вырезка экрана», а с помощью курсора мыши выберите область, которую хотите снять.

Быстро вставляем в документ снимок экрана

Блок инструментов «Надстройки»

В надстройках вы найдете магазин приложений Office. В нем есть платные и бесплатные инструменты для решения специальных задач. Чтобы выбрать подходящее приложение, нажмите на кнопку «Магазин» и воспользуйтесь поиском. Также вы можете просматривать инструменты по категориям.

Ищем приложения в магазине

Например, с помощью приложения MailChimp for MS Word вы можете создавать Email-кампании прямо в документе. Чтобы воспользоваться приложением, нажмите кнопку «Доверять». Возможности инструмента станут доступными после авторизации.

Авторизуемся в приложении MailChimp for MS Word

В меню «Мои приложения» отображается список установленных приложений. Вы можете удалить неиспользуемые и добавить новые инструменты.

Просматриваем установленные приложения

Функция «Википедия» позволяет искать информацию на соответствующем ресурсе непосредственно из документа MS Word. Также вы можете быстро вставить изображения из «Википедии» в документ.

Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку и выделите слово или термин, значение которого хотите найти. Для работы инструмента необходим доступ к интернету.

Ищем определение в «Википедии»

Чтобы вставить изображение, нажмите на знак «плюс», отмеченный на иллюстрации.

Вставляем в документ изображение

Также можно вставить в документ текстовую цитату из «Википедии». Для этого выделите нужный фрагмент и нажмите знак «плюс».

Выделяем текст и вставляем в документ Word

Инструменты мультимедиа

С помощью инструмента «Видео из интернета» вы можете вставить в документ соответствующие объекты. Чтобы воспользоваться функцией, нажмите кнопку «Видео из интернета», найдите видео с помощью поиска на YouTube или в Bing, выделите и вставьте объект.

Вставляем видео в документ

Теперь видео можно просмотреть в документе MS Word. Для этого понадобится доступ к интернету.

В Word’е можно смотреть видео

Функция «Ссылки»

С помощью выпадающего меню «Ссылки» можно вставлять в документ гиперссылки, закладки и перекрестные ссылки. Чтобы вставить гиперссылку, скопируйте URL веб-страницы в буфер обмена. Затем выделите фрагмент текста, который станет анкором ссылки.

Копируем URL и выделяем анкор

В выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Гиперссылка». Вставьте скопированный URL и нажмите кнопку «ОК».

Вставляем URL и сохраняем ссылку

Функция «Закладка» позволяет быстро переходить к отмеченным разделам текста. Чтобы добавить закладку, выделите нужный фрагмент текста, а в выпадающем меню «Ссылки» выберите опцию «Закладки». Назовите закладку и нажмите «Добавить».

Добавляем закладку

Чтобы быстро перейти к заложенному контенту, выберите меню «Закладка», выберите нужную закладку и нажмите «Перейти».

Переходим к закладке

Функция «Примечание»

Функцию «Примечания» удобно использовать при групповой работе с документом. Чтобы добавить к тексту примечание, выделите фрагмент текста и нажмите отмеченную кнопку.

Добавляем примечание

Чтобы изменить, удалить или пометить примечание готовым, установите на него курсор и откройте контекстное меню с помощью правой кнопки мыши. Выберите необходимую опцию.

Помечаем, изменяем или удаляем примечание

Блок инструментов «Колонтитулы»

С помощью инструментов группы «Колонтитулы» можно добавить на страницы верхние и нижние колонтитулы, а также пронумеровать страницы документа.

Чтобы добавить верхний колонтитул, воспользуйтесь соответствующим меню. Выберите шаблон колонтитула.

Выбираем шаблон колонтитула

Введите текст. Для сохранения изменений закройте окно колонтитулов.

Вводим текст и сохраняем изменения

Чтобы удалить или изменить колонтитул, воспользуйтесь соответствующими опциями в меню «Верхний колонтитул».

Изменяем или удаляем колонтитул

Аналогичным способом можно работать с нижним колонтитулом.

С помощью функции «Номер страницы» можно пронумеровать страницы документа. Для этого с помощью выпадающего меню выберите расположение и шаблон нумерации.

Нумеруем страницы

Блок инструментов «Текст»

С помощью функции «Текстовое поле» можно выделить фрагмент текста в документе. Используйте его, если нужно оформить врезку, цитату, определение. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите шаблон текстового поля.

Выбираем шаблон текстового поля

Добавьте текст и сохраните изменения.

Добавляем текст

Функция «Просмотреть экспресс-блоки» позволяет вставить автотекст, свойства документа или поле. Например, вы можете вставить дату публикации, название, адрес и телефон организации и другие данные.

Вставляем в документ дату публикации

С помощью меню «Добавить объект WordArt» можно добавить в документ визуально привлекательную надпись. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. Выберите подходящий объект и добавьте текст.

Используем объект WordArt

Функция «Добавить буквицу» позволяет оформить абзацы с помощью выделяющейся заглавной буквы. Установите курсор в начале абзаца. С помощью соответствующего меню выберите расположение заглавной буквы. Обратите внимание на возможность изменять параметры буквицы. Вы можете выбрать шрифт, высоту и расстояние от текста.

Выделяем заглавную букву

Добавьте в документ строку для цифровой подписи. Для этого воспользуйтесь отмеченным на иллюстрации меню. В открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

Вставляем поле для цифровой подписи

Функция «Дата и время» поможет добавить в документ актуальную дату и время. Нажмите на соответствующую кнопку, выберите формат отображения даты и нажмите кнопку «ОК».

Функция «Объект» позволяет вставить в документ объекты или текст из файла. Чтобы вставить текст из файла, выберите соответствующую опцию в выпадающем меню. Найдите на жестком диске файл, текст которого хотите вставить в документ, и нажмите «Вставить».

Вставляем в документ объект или текст из файла

Блок инструментов «Символы»

Функция «Уравнение» поможет вставить в документ математическую формулу. С помощью выпадающего меню выберите стандартную формулу или перейдите к конструктору. Добавьте необходимые значения и сохраните изменения.

Используем конструктор формул

С помощью меню «Символ» в документ можно вставить отсутствующие на клавиатуре символы. Обратите внимание на возможность вставить дополнительные символы из диалогового окна.

Вставляем в документ специальные символы

Как использовать возможности вкладки «Дизайн»

С помощью инструментов вкладки «Дизайн» вы можете изменить оформление документа. Если хотите изменить стандартные настройки, начните с выбора темы.

Выбираем тему документа

Чтобы отменить изменения, воспользуйтесь опцией «Восстановить тему шаблона» или выберите тему «Стандартная».

В меню стили выберите подходящий по вашему мнению стиль.

Меняем стиль документа

Функция «Цвета» позволяет вручную настроить цвет шрифта основного текста, заголовков и гиперссылок. Вы можете выбрать стандартный набор цветов или указать цвета для разных элементов стиля самостоятельно.

Настраиваем цвета

С помощью меню шрифты можно быстро настроить шрифт для заголовков и основного текста. Вы можете выбрать стандартные пары или указать шрифт вручную.

Настраиваем шрифты

Меню «Интервал между абзацами» можно использовать для изменения соответствующих настроек. Есть возможность удалить интервал, выбрать стандартные или задать собственные значения.

Настраиваем интервал между абзацами

С помощью меню «Эффекты» можно выбрать дополнительные эффекты оформления. Функция «По умолчанию» будет полезна, если вы хотите применять настройки дизайна к новым документам.

Блок инструментов «Фон страницы»

Функция «Подложка» позволяет выбрать стандартную или настроить пользовательскую подложку. Чтобы задать параметры вручную, воспользуйтесь опцией «Настраиваемая подложка».

Настраиваем подложку

С помощью функции «Цвет страницы» можно изменить соответствующую настройку. Обратите внимание на опцию «Способы заливки». С ее помощью вы можете добавить на страницы текстуру, узор и рисунок.

Меняем цвет страницы

Функция «Границы страницы» позволяет добавлять на страницы границы. Используйте шаблонные или собственные настройки.

Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»

Инструменты вкладки позволяют менять разметку страниц документа.

Блок инструментов «Параметры страницы»

Функция «Поля» позволяет выбрать стандартные или указать собственные параметры полей. Чтобы задать пользовательские значения, воспользуйтесь опцией «Настраиваемые поля».

Настраиваем поля

Функция «Ориентация» дает возможность выбрать книжную или альбомную ориентацию листов документа. С помощью меню «Размер» можно менять размеры листов. По умолчанию используется размер A4.

Меняем размер документа

В меню «Колонки» вы можете указать число колонок на листе. Функции «Разрывы» и «Номера строк» позволяют настроить разрывы страниц и добавить нумерацию строк соответственно. Меню «Расстановка переносов» дает возможность включить перенос слов со строки на строку по слогам. По умолчанию эта функция выключена. Не меняйте эту настройку без необходимости.

При необходимости включаем переносы

Блок инструментов «Абзац»

С помощью функции «Отступ» вы можете регулировать отступ от левого или правого края до абзаца. Чтобы воспользоваться функцией, установите курсор в начале выбранного абзаца и задайте значение отступа.

Уменьшаем отступ от левого края

С помощью функции «Интервал» можно изменить интервал между выбранными абзацами. Для этого установите курсор перед выбранным абзацем и установите значения.

Меняем интервал между выбранными абзацами

Блок инструментов «Упорядочение»

Функция «Положение» позволяет задать расположение объекта в тексте. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите выбранный рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

Выбираем расположение объекта

Функция «Обтекание текстом» дает возможность выбрать способ обтекания объекта текстом. Чтобы протестировать инструмент, выделите рисунок и воспользуйтесь выпадающим меню.

Выбираем способ обтекания рисунка текстом

С помощью кнопки «Область выделения» вы можете вывести в область задач список объектов. С помощью функций «Выровнять», «Группировать» и «Повернуть» можно выполнить соответствующие действия с выделенными объектами.

Как использовать возможности вкладки «Ссылки»

С помощью инструментов на вкладке «Ссылки» вы можете управлять сносками, ссылками, добавлять оглавление, предметный указатель и таблицу ссылок.

Блок инструментов «Оглавление»

Функция «Оглавление» позволяет создать в документе оглавление. Чтобы воспользоваться инструментом, с помощью выпадающего меню выберите опцию «Автособираемое оглавление». Программа включит в оглавление заголовки всех уровней. Если выбрать опцию «Ручное оглавление», придется указывать названия разделов самостоятельно.

Добавляем в документ оглавление

Функция «Добавить текст» позволяет добавить или удалить из таблицы текущий заголовок. Функция «Обновить таблицу» дает возможность включить в оглавление новые разделы.

Блок инструментов «Сноски»

С помощью меню «Вставить сноску» вы можете добавить соответствующий элемент. Выделите фрагмент текста, к которому относится сноска, и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку.

Вставляем сноску

С помощью функции «Вставить концевую сноску» можно добавить сноску в конец документа. Используйте выпадающее меню «Следующая сноска» и функция «Показать сноски» для быстрого перехода между сносками.

Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»

С помощью меню «Вставить ссылку» вы можете сослаться на источник информации, например, на книгу. Установите курсор рядом с фрагментов текста, к которому относится ссылка. Нажмите соответствующую кнопку, в открывшемся окне укажите необходимую информацию и сохраните изменения.

Ссылаемся на источник

С помощью функции «Управление источниками» можно редактировать список, сортировать и удалять источники.

Редактируем список источников

Выпадающее меню «Стиль» позволяет выбрать стиль ссылок. С помощью функции «Список литературы» в документ можно вставить соответствующую информацию.

Вставляем в документ список литературы

Блок инструментов «Названия»

Функция «Вставить название» позволяет добавить название или подпись к изображениям, таблицам и формулам в документе. Чтобы воспользоваться инструментом, выделите нужный объект и нажмите отмеченную на иллюстрации кнопку. Добавьте информацию и сохраните изменения.

Добавляем подпись к изображению

С помощью функции «Список иллюстраций» вы можете добавить в документ соответствующую информацию.

Добавляем в документ список иллюстраций

С помощью меню «Перекрестная ссылка» добавьте в текст перекрестные ссылки на абзацы, рисунки и другие объекты.

Блок инструментов «Предметный указатель»

Функция «Пометить элемент» позволяет добавлять объекты в предметный указатель. Чтобы использовать инструмент, выделите объект, например, фрагмент текста или рисунок, воспользуйтесь соответствующим меню и заполните информацию.

Добавляем элемент в предметный указатель

С помощью меню «Предметный указатель» настройте отображение предметного указателя в документе.

Блок инструментов «Таблица ссылок»

С помощью функции «Пометить ссылку» можно включить соответствующий элемент в таблицу. А функция «Таблица ссылок» позволяет вставить в документ список ссылок.

Помечаем ссылки и строим таблицу

Как использовать возможности вкладки «Рассылки»

Инструменты вкладки помогут организовать физическую и электронную рассылки.

Блок инструментов «Создать»

Функция «Конверты» позволяет корректно добавить информацию на бумажные конверты. Чтобы воспользоваться инструментом, нажмите отмеченную кнопку и добавьте необходимую информацию. Теперь можете напечатать данные на конверте. Обратите внимание на поле «Подача». Здесь указан способ подачи конверта в принтер.

Печатаем информацию на конверте

Функция «Наклейки» поможет корректно напечатать информацию на наклейках для посылок, конвертов, CD.

Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»

Функция «Начать слияние» позволяет отправить сообщение нескольким получателям. Например, можете отправить письмо или электронное сообщение. Для этого нажмите кнопку «Начать слияние» и выберите опцию «Пошаговый мастер слияния». Следуйте подсказкам в области задач.

«Пошаговый мастер слияния» объединяет инструменты групп «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение».

Используем «Пошаговый мастер слияния» с помощью подсказок в области задач

Выберите тип документа и нажмите «Далее».

Выбираем тип документа

Выберите основу для создания письма: текущий документ, шаблон или существующий документ. Создайте список получателей. Для этого выберите опции «Создание списка – создать» и введите данные.

Создаем список получателей

Напишите сообщение, просмотрите его и завершите работу с мастером. Теперь можете напечатать объединенный документ или отправить его в виде электронного сообщения.

Завершаем слияние

Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»

Используйте вкладку «Рецензирование» для правок и оценки документа.

Блок инструментов «Правописание»

С помощью отмеченной на иллюстрации кнопки можете запустить штатное средство MS Word для поиска ошибок и опечаток. Обратите внимание, программа «видит» не все ошибки, а также иногда предлагает исправления там, где ошибок нет.

Проверяем правописание с помощью штатного инструмента MS Word

Функция «Определить» поможет определять значение неизвестных слов. Обратите внимание, для использования инструмента необходимо выбрать в магазине приложений словарь и установить его. Меню «Тезаурус» позволяет подобрать синонимы к выделенным словам. Функция «Статистика» показывает число слов, знаков, абзацев и строк в документе или его фрагменте.

С помощью тезауруса ищем синонимы

Блок инструментов «Язык»

Меню «Перевод» позволяет автоматически перевести выделенное слово или фразу. Выделите интересующий вас контент и воспользуйтесь отмеченной на иллюстрации кнопкой.

Автоматически переводим слово на английский язык

Функция «Язык» позволяет выбрать язык проверки правописания, а также настроить языковые параметры.

Блок инструментов «Примечание»

С помощью инструментов блока можно добавлять, просматривать, редактировать и удалять примечания. Обратите внимание, примечания можно создавать также с вкладки «Вставка».

Работаем с примечаниями

Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»

С помощью функции «Исправления» можно отслеживать внесенные в документ изменения. Обратите внимание на меню «Область проверки». Оно позволяет выбрать способ отображения списка изменений: внизу или сбоку от документа.

Отслеживаем внесенные изменения

Инструменты блока «Изменения» позволяют принимать или отклонять изменения, а также переходить к предыдущему или следующему исправлению.

Функция «Сравнить» дает возможность сравнивать версии документов и объединять исправления нескольких пользователей. Функции «Блокировать авторов» и «Ограничить редактирование» защищают документ от нежелательных для вас действий других пользователей.

Как использовать возможности вкладки «Вид»

Инструменты вкладки «Вид» позволяют настроить отображение документа.

Блок инструментов «Режимы просмотра»

С помощью инструментов блока можно выбрать режим просмотра страницы. Например, вы можете просмотреть структуру документа.

Просматриваем структуру документа

Блок инструментов «Показ»

С помощью инструментов группы можно включить отображение линейки, сетки и области навигации. Последняя функция позволяет быстро переходить к нужному разделу документа.

Включаем отображение линейки, сетки и области навигации

Блок инструментов «Масштаб»

Функция «Масштаб» помогает выбрать произвольный масштаб отображения документа. Функция «100 %» позволяет вернуться к стандартному масштабу в один клик.

Меняем масштаб и возвращаемся к стандартному режиму

Функции «Одна страница» и «Несколько страниц» настраивают отображение на экране одной или нескольких страниц соответственно. Меню «По ширине странице» увеличивает ширину страницы до ширины окна.

Увеличиваем ширину страницы

Функция «Новое окно» открывает текущий документ в новом окне. Это удобно, если вы редактируете контент и хотите сверяться с оригиналом. Функция «Упорядочить все» объединяет несколько документов в одном окне. Функция «Разделить» необходима, чтобы в одном окне работать с разными частями документа.

С помощью функции «Рядом» вы можете расположить два документа в одном окне рядом друг с другом. Это удобно при необходимости сравнить содержание.

Сравниваем содержание документов

С помощью функции «Перейти в другое окно» можно быстро переходить в другие открытые документы.

Функция «Макросы» автоматизирует часто выполняемые задачи. Чтобы воспользоваться инструментом, необходимо создать макрос. Например, представьте, что вам часто приходится выделять фрагменты текста полужирным курсивом. Чтобы выполнять это действие автоматически, создайте макрос. Действуйте так:

Выделите произвольный фрагмент текста. В выпадающем меню «Макросы» выберите опцию «Запись макроса».

Создаем макрос

Выберите способ запуска макроса: с помощью кнопки на панели инструментов или сочетания клавиш на клавиатуре.
Задайте сочетание клавиш для активации макроса.

Задаем сочетание клавиш

Нажмите кнопку «Назначить» и выполните команды, которые необходимо включить в макрос. Для этого перейдите на вкладку «Главная», выберите выделение полужирным и курсивом.
Вернитесь в меню «Макросы» и остановите запись.
Проверьте работу макроса. Для этого выделите фрагмент текста и нажмите заданное сочетание клавиш.

Проверяем работу макроса

Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word

Ниже вы найдете список лайфхаков, с помощью которых можно быстро решать стандартные задачи при работе с MS Word:

Используйте контекстное меню. Оно вызывается щелчком правой кнопки мыши.

Вызываем контекстное меню

Чтобы выделить абзац, трижды щелкните левой кнопкой мыши по любому слову.

Чтобы вставить на страницу текст-заполнитель, напишите следующие символы: =lorem(2,2). С помощью цифр в скобках определите количество абзацев и строк заполнителя. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.

Вставляем текст-заполнитель

Чтобы быстро создать надстрочную или подстрочную надпись, выделите нужное слово и нажмите сочетание клавиш «Ctrl +» или «Ctrl Shift +» соответственно.
Чтобы выделить предложение, нажмите Ctrl и установите курсор на любом слове.
Выбирайте тип сохраняемого файла. Например, вы можете сохранить данные в формате PDF. Для этого выберите опцию «Сохранить как» и выберите нужный тип файла.

Выбираем тип файла при сохранении

Чтобы создать горизонтальную линию, введите три дефиса подряд и нажмите клавишу Enter.
Чтобы напечатать тире, воспользуйтесь сочетанием клавиш Alt + 0151.
Чтобы быстро переместить фрагмент текста, выделите его, нажмите F2, установите курсор на место вставки и нажмите Enter.

Источник: Texterra

Источник

Министерство
образования Нижегородской области

Государственное
бюджетное профессиональное

образовательное
учреждение

«Нижегородский
Губернский колледж»

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

MICROSOFT
OFFICE 2013

г. Н.Новгород

2015 г.

Составитель:

Преподаватель
спецдисциплин

ГБПОУ «НГК»

Г.В.
Охрименко

Рассмотрено на заседании МК

Протокол № ________ от ________________

Председатель МК

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

РАЗДЕЛ
1. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD

1.1.
Основные операции с текстом

1.1.1.Создание
документа.

1.1.2.Ввод
и редактирование текста.

1.1.3.Редактирование

1.1.4.Рецензирование
текста.

1.1.5.Форматирование
текста.

1.1.6.Сохранение
документа.

1.2.
Работа с таблицами

1.2.1.Редактирование
таблицы.

1.2.2.Форматирование
таблиц.

1.3.
Работа с графикой

1.3.1.Объекты SmartArt

1.3.2.Вставка рисунков

1.3.3.Взаимодействие
изображения с текстом

1.3.4.Объекты
WordArt

1.4.
Работа с редактором формул

1.5.
Создание оглавления

1.6.Создание
шаблонов

1.6.1.Создание
шаблона пользователя

1.7.Создание
форм

1.8.
Автоматизация создания документов путем слияния

РАЗДЕЛ
2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL

2.1.
Основные понятия электронных таблиц

2.2.
Ввод текста

2.3.
Встроенные функции

2.4.
Построение диаграмм

2.5.
Сортировка данных4

2.6.
Фильтрация данных

2.7.
Подбор параметра

2.8.
Поиск решения

2.9.
Работа с таблицами формата Список

2.9.1.Подведение
промежуточных итогов

2.9.2.Создание
итоговой сводной таблицы на основе данных списка

2.10.
Консолидация данных

РАЗДЕЛ
3. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ3

3.1.
Назначение и основные возможности Access. Виды баз данных

3.2.
Запуск программы

3.3.
Интерфейс MS Access

3.4.
Этапы проектирования базы данных

3.5.
Создание таблицы

3.5.1.Определение
структуры таблицы

3.5.2.Присвоение
имен полям и выбор типа данных

3.5.3.
Установка первичного ключа

3.5.4.Установка
характеристик поля

3.5.5.Добавление,
удаление и перемещение полей

3.5.6.Сохранение
структуры таблицы

3.5.7.Установление
связей между таблицами

3.7.
Завершение работы MS Access

3.8.
Работа с данными таблицы

3.8.1.
Ввод записей

Переход
на нужное поле или запись

3.8.2.
Просмотр данных в виде формы2

3.8.3.
Добавление записей с помощью формы

3.8.4.
Поиск и замена данных

3.8.5.
Сортировка данных

3.8.6.
Фильтрация данных

3.9.
Создание запроса

3.9.1.
Запрос на выборку6

3.9.2.
Перекрестный запрос

3.10.
Создание форм и отчетов

3.10.1.
Создание формы

3.10.2.
Создание отчета

3.10.3.
Создание элементов формы или отчета1

3.10.4.
Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты

3.11.
Макросы

3.11.1.Создание
макроса пользовательского интерфейса

3.11.Обмен
данными7

СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Для выполнения основных задач компьютерной обработки
данных целесообразно использовать не отдельные программы, а интегрированные
пакеты офисного обслуживания, так как в них реализуется не просто объединение
больших автономных программ в пакеты, а их интеграция в прикладные программные
комплексы, означающая их полную унификацию. Программы в них имеют общий
пользовательский интерфейс и единообразные подходы к решению типовых задач по
управлению файлами, форматированию, печати, работе с электронной почтой и т. д.

Примером
интегрированной системы является пакет Microsoft Office 2013, который содержит
большую часть необходимого программного обеспечения. Значительно улучшился
интерфейс. Пользовательский
интерфейс Fluent (лента) используется во всех приложениях Office, благодаря
чему обеспечивается их единообразие, все часто
используемые функции выведены на переднюю панель и интуитивно понятно их
предназначение.

Пакет MS Office 2013 содержит
мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и
непринужденно работают с текстами, числами и изображениями и связывает их
воедино. Все программы, входящие в состав Microsoft Office, «умеют»
обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто.

Цель
данного пособия – дать представление о составе пакета, о возможностях каждого приложения, о способах
совместного использования приложений MS Office 2013. В нем
раскрыты основные понятия, описаны правила:

·
создания и
оформления документов текстового и табличного вида;

·
выполнения основных манипуляций с таблицами;

·
создания и модифицирования объектов MS Access;

·
выполнения основных операций с данными в MS Access.

Пособие предоставляет возможность
выработки практических навыков работы на компьютере при изучении дисциплин «Информатика», «Информационные
технологии в профессиональной деятельности». «Офисная техника», «Использование
электронных таблиц в профессиональной деятельности»

Учебно-методический
комплекс может использоваться при изучении нового материала, для закрепления
материала и формирования первичных навыков и умений во время внеаудиторной
работы.

РАЗДЕЛ 1.
ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD

Основное
назначение MS Word профессиональная работа по созданию,
редактированию и макетированию текстовых документов.

MS Word входит в состав интегрированного пакета прикладных программ MS Office
2013.

В
Office 2013 разработчики уделили большое внимание ленте, значительно
переработав стартовую страницу, сделав вкладку «Файл». В нее собраны все
настройки и параметры Word.

Первый
пункт «Сведения» отражает все свойства документа, а также
параметры его защиты и ограничений работы с ним.

Второй
—«Последние». Здесь собраны все последние открытые документы, а с
правой стороны идет список мест, в которых они расположены, интегрирован так
называемый быстрый доступ к директориям расположения файлов.

Третий
пункт — «Создать». Это сборник шаблонов, в котором есть различные
заготовки: конверты, анкеты, резюме и многое другое. Помимо встроенных шаблонов
у пользователя есть возможность находить необходимые ему заготовки на официальном
сайте компании, специально для этого встроено поле поиска по сайту.

Одним
из самых приметных является пункт «Печать», который на порядок
упрощает работу с принтерами. Все основные параметры управления печатью
вынесены на эту страницу, поэтому пользователю не придется копаться в куче
диалоговых окон, чтобы найти «те самые» настройки. Все четко разложено по
полочкам. Число копий, выбор принтера, параметры печати — все это находится на
виду.

Пункт
«Сохранить и отправить» — поможет сохранить документ на веб-сайте,
отправить его в виде вложения в сообщение электронной почты, создать документ в
формате PDF/XPS.

Пункт
«Параметры» — настраиваются основные параметры Word 2010 (экран,
правописание, язык, настройка ленты и др.). С помощью вкладки Настройка
ленты можно создавать новые пользовательские вкладки ленты, группы в
составе вкладок и отдельные значки в составе групп. Если надо перенести
настройки ленты на другой компьютер – щелкнуть по кнопке Импорт-экспорт.
Удалять можно только те вкладки, группы или отдельные значки, входящие в состав
групп, которые были созданы собственноручно.

Текстовый
процессор (MS Word) — программа, которая позволяет
выполнять ввод и редактирование текста, а также операции форматирования текста,
вставку рисунков, таблиц, проверку орфографии.

1.1. Основные
операции с текстом

Текстовый
процессор MS Word предназначен для работы со следующими
операциями:

·
создание документа;

·
ввод текста;

·
редактирование текста;

·
рецензирование текста;

·
форматирование текста;

·
сохранение документа;

·
печать документа.

1.1.1.Создание документа. Принято
использовать 2 метода создания нового документа: на основе существующего
документа или на основе шаблона.

При
создании документа на основе существующего документа открывают готовый документ
(Файл/Открыть), сохраняют его под новым именем (Файл/Сохранить как),
затем удаляют все содержимое и получают пустой документ

Создание
документа на основе готового шаблона выполняется с помощью команды Файл/Создать
и выбирают Новый документ.

1.1.2.Ввод и редактирование
текста. Перед
началом ввода текста необходимо:

·
установить параметры его страниц. Для установки
параметров страницы используют вкладку Разметка страницы на ленте.
Размер и вид полей устанавливаются на вкладке Разметка страницы / Поля.
Размеры полей: верхнее — 2 см, нижнее — 2см, левое – от 2 до 3
см, правое — от 1 до 1.5см. Размер и ориентация бумаги устанавливаются на
вкладке Разметка страницы /Размер и Ориентация.

·
установить вид шрифта — Times New Roman, размер шрифта – 13 или 14 (вкладка Главная/Шрифт);

·
установить красную строку (отступ в начале строки),
способ выравнивания строк, междустрочное расстояние (вкладка Главная/Абзац):
междустрочный интервал –одинарный, выравнивание — по ширине, первая строка –
отступ -1,25;

·
установить режим автоматической проверки орфографии
при вводе: Файл/ Параметры/Правописание.

·
При выравнивании по ширине могут возникать слишком
большие интервалы между словами. Чтобы этого избежать, необходимо установить
переносы в словах. Автоперенос задается с помощью вкладки Разметка страницы/Расстановка
переносов.

При
вводе текста необходимо соблюдать определенные правила:

·
переход на новую строку в процессе набора текста
происходит автоматически;

·
окончание абзаца маркируется нажатием клавиши Enter, позволяющей перейти на новую строку;

·
пробел обязателен после знака препинания; перед
знаком препинания пробел не ставится;

·
знак «дефис» ставится без пробелов;

·
знак «тире» (длинное тире) ставится с пробелами до
и после знака;

·
для ввода римских цифр используются прописные
латинские буквы;

·
При оформлении заголовков и подзаголовков
необходимо соблюдать следующие правила:

—
заголовок пишут прописными буквами;

—
переносы слов в заголовке не разрешаются;

—
большой заголовок делится по смыслу на несколько
строк;

—
в конце заголовка точка не ставится;

—
текст от заголовка пишут через 2-3 интервала;

—
подзаголовки пишут строчными буквами без
подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков;

—
заголовки и подзаголовки в текстах располагаются
одним из 2-х способов: центровым (посередине текста) и флаговым (от левого
края).

1.1.3.Редактирование – это проверка и исправление текста при подготовке его к печати.
Процесс редактирования документа сводится к нескольким простым операциям:
удаление, добавление, копирование, перемещение.

Для
удаления неверно выбранного символа используются клавиши «Backspace» и «Delete». Клавиша «Backspace» удаляет символ слева от курсора, клавиша «Delete» удаляет текущий символ. Для вставки
пропущенных символов или для замены неверно набранных необходимо установить
режим вставки (Insert).

Копирование,
перемещение и удаление фрагментов текста выполняется только по отношению к
выделенному фрагменту текста. При этом можно использовать два метода:

·
через буфер обмена (участок памяти, в который
временно помещается вырезанный или скопированный участок текста или графики) .
Применяется при копировании или перемещении участков текста на большие
расстояния: Главная /Копировать , Главная /Вырезать , Главная/Вставить или с помощью контекстного
меню. В группе Буфер обмена представлены все возможные варианты вставки,
необходимо выбрать нужный вариант вставки и щелкните на соответствующем значке.

·
с помощью указателя мыши (перетащить и оставить).
Применяется для перемещения текста на небольшие расстояния в пределах видимого
текста.

1.1.4.Рецензирование текста. Рецензирование текста – редактирование текста
с регистрацией изменений и комментирование текста. При рецензировании текст
документа изменяется не окончательно – новый вариант и старый «существуют» в
рамках одного документа на правах различных версий.

Для
совместной работы над документами в Word 2010 (2013) используется вкладка
«Рецензирование». На ней мы используем две основные возможности: исправления и
примечания.

Примечания
используются для комментариев к тексту. Если редактор видит многократно
повторяющуюся ошибку, он оставляет примечание с просьбой исправить ее везде. В
примечаниях также предлагаются альтернативные варианты фраз, рекомендуемые
редактором. Кроме того, в примечаниях мы иногда просим подробнее осветить
какой-либо аспект, чтобы сделать статью интереснее, или сократить текст, чтобы
упростить его понимание. С примечаниями все очень просто. Нужно выделить текст,
нажать кнопку «Создать примечание» и добавить свой комментарий.

Примечания располагаются
в выносках, которые по умолчанию размещены на правом поле документа. Каждое
примечание автоматически подписывается инициалами пользователя, который его
оставил.

Исправления служат для внесения изменений в статью.
Используется механизм отслеживания исправлений, поэтому можно видеть свой
вариант отредактированного фрагмента текста наряду с редакторской правкой. Как
правило, внесенное исправление означает, что редактор настоятельно рекомендует
автору его принять. При этом возможность отклонить исправление, конечно,
сохраняется. Правка текста, в основном, используется для исправления очевидных
ошибок — грамматических и стилистических.

Отслеживание
исправлений включается нажатием на кнопку «Исправления». Если нажать нижнюю
часть кнопки, откроется дополнительное меню, первый пункт которого включает или
отключает отслеживание. Щелкнув кнопку «Параметры исправлений», можно настроить
вид правок – цвета, типы линий, разметку документа. Здесь же настраивается и
расположение примечаний –можно поместить в их левом поле документа и задать
ширину выносок, а также отключить отображение линий, которые связывают их с
текстом.

Все исправления
связываются с именем пользователя, которое задается в личных настройках Word
2013. Кнопка «Сменить пользователя» ведет именно к ним.

1.1.5.Форматирование текста. Форматирование текста – процесс оформления
страницы, абзаца, строки, символа. Основные приемы форматирования включают:

·
форматирование шрифта – изменение гарнитуры,
начертания и размера шрифта выделенного фрагмента (Главная/Шрифт);

·
форматирование абзацев текста – отступ первой
строки, выравнивание строк абзаца, межстрочный интервал, отступы и интервалы (Главная/Абзац);

·
создание маркированных, нумерованных и
многоуровневых списков. Для создания списка с использованием вкладки Главная
на ленте необходимо выполнить следующие действия:

—
выделить все элементы списка;

—
выбрать нужный список ;

—
в окне Список выбрать соответствующий вид
списка;

—
для создания подходящего формата надо выделить один
из вариантов и нажать на кнопку Изменить отступы в списке. Форматы
списка: маркировка и нумерация идет либо от границы области текста, либо от
красной строки;

·
при вводе многоуровневого списка надо в начале
нового абзаца нажать на кнопку или (увеличить/уменьшить отступ)

·
форматирование текста с помощью стилей. Стиль
оформления – совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и некоторых
элементов оформления абзацев (линий и рамок) Главная/Стили;

·
форматирование текста в виде колонок (Разметка
страницы/Колонки).

·
создание колонтитулов. Колонтитулы
представляют собой области, расположенные на верхнем и нижнем полях страниц
документа. В колонтитулах, как правило, размещается такая информация, как название
документа, тема, имя автора, номера страниц или дата. .Можно создать
колонтитулы для четных и нечетных страниц, создать специальный колонтитул для
первой страницы. Так как она практически всегда является титульным листом, то,
следовательно, колонтитул должен быть пустым. Для работы с колонтитулами
предназначена панель Колонтитулы на ленте Вставка. После вставки
колонтитул доступен для редактирования (появляется контекстная лента «Конструктор»).
Колонтитулы можно настраивать отдельно для различных разделов. Для этого
нужно разорвать между ними связь ( перейти к тому колонтитулу, который надо
оформить по другому и «отжать» кнопку «Как в предыдущем разделе» Для удаления колонтитулов предназначен пункт «Удалить
верхний/нижний колонтитул» соответствующих кнопок колонтитулов.

·
нумерация страниц. Для нумерации страниц служит кнопка «Номер страницы»
(лента «Вставка», панель «Колонтитулы»). Необходимо выбрать
вариант размещения номера на самой странице и при необходимости настроить
формат самого номера.

1.1.6.Сохранение документа. Для сохранения открытого документа под
прежним именем надо выбрать команду Файл/Сохранить или щелкнуть по
кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.

Для
сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл/Сохранить,
так и командой Файл/Сохранить как. В окне Сохранение документа
надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.

Печать документа.
При подготовке документа к печати необходимо
установить параметры печати: номера страниц, выводимых на печать, число копий и
др. Команда Файл/Печать вызывает диалоговую панель Печать,
которая позволяет выбрать принтер, число копий и номера страниц, выводимых на
печать.

1.2. Работа с
таблицами

Таблица
– это объект, состоящий из строк и столбцов. Основным структурным элементом
таблицы является ячейка, в которой находятся различные данные: текст, числа,
графика и т.д.

Работа с таблицей
обычно начинается с ее создания.

Для вставки
таблицы служит кнопка Таблица, расположенная в группе Таблицы ленты
Вставка. При нажатии на эту кнопку можно в интерактивном режиме выбрать
необходимое количество строк и столбцов для будущей таблицы

Если таблица очень большая и количество предлагаемых
ячеек недостаточно, нужно воспользоваться командой Вставить таблицу и в
появившемся окне задать необходимое количество строк и столбцов.

При необходимости создания сложной таблицы, состоящей из
разнообразных комбинаций ячеек, проще и быстрее нарисовать таблицу «вручную».
Для этого служит команда Нарисовать таблицу. В этом режиме курсор
приобретает вид карандаша. Рисование таблицы происходит путем перемещения мыши
с нажатой левой кнопкой.

Кроме
вышеупомянутых вариантов создания таблицы предоставляется несколько вариантов
уже готовых экспресс-таблиц.

После того как таблица вставлена, в окне текстового
редактора появляется контекстный инструмент Работа с таблицами, содержащий
две ленты: Конструктор и Макет, предназначенные для
редактирования и форматирования таблиц.

1.2.1.Редактирование
таблицы. Под
редактированием таблиц понимают изменение ширины (высоты) строк (столбцов),
объединение и разбиение ячеек таблицы, добавление или удаление строк и
столбцов. Задать ширину столбцов и высоту строк можно изменять несколькими
способами. Самый простой способ – при помощи мыши. Для этого подводят указатель
к правой границе столбца или к нижней границе строки. Когда указатель примет
форму двойной линии со стрелками, направленными в противоположные стороны, надо
переместить границу столбца или строки в нужное место, не отпуская кнопку мыши.
При этом пунктирная линия покажет, где будет установлена новая граница

Задать
точную ширину столбцов (высоту строк) можно задать с помощью команд

или с помощью
контекстного меню Свойства / Столбец (Строка)

Добавление или удаление строк и столбцов, разбиение ячеек производится
с помощью команд контекстного меню

или с помощью
команд меню

1.2.2.Форматирование таблиц. Форматирование таблиц подразумевает
форматирование линий самой таблицы и данных в ячейках таблицы

Для настроек границ таблицы служит кнопка Границы. Из ее меню
можно выбрать различные типы границ.

При помощи кнопки Заливка можно изменить цвет заливки ячеек
таблицы.

Инструменты, расположенные в группе Нарисовать
границы, позволяют добавлять/убирать границы ячеек таблицы (объединять,
разъединять ячейки), а также позволяют произвести гибкие настройки границ.

1.3. Работа с
графикой

Инструменты для
работы с графикой находятся в группе Иллюстрации ленты Вставка

Основным средством
этой панели, предназначенным для создания простейших объектов, является кнопка Фигуры.
В его категориях представлены заготовки для создания линий, прямых и кривых,
простейших геометрических фигур, фигурных стрелок и т.д.

Для того, чтобы фигура имела правильные пропорции, во
время рисования можно удерживать нажатой кнопку Shift.

Когда фигура нарисована и выделена, появляется контекстный инструмент Средства
рисования с лентой Формат

Фигуру можно вращать. Для этих целей служит зеленый
кружок, расположенный над фигурой. Для вращения примитива необходимо установить
курсор мыши на кружочек и, нажав левую кнопку, производить движения мышью. При
этом фигура будет вращаться в ту или иную сторону.

Рисованные объекты
могут содержать текстовые элементы. Создание текста в поле автофигуры
выполняют командой Добавить текст в контекстном меню автофигуры. Наиболее
часто встречающиеся настройки вынесены на ленту Формат.

Группа Стили фигур содержит набор уже готовых
стилей, а также три кнопки: Заливка фигуры, Контур фигуры, Изменить
фигуру.

Группа Эффекты тени служит для настройки параметров тени фигуры.
Группа Объем позволяет применить трехмерные эффекты к фигуре. При этом
можно настраивать такие параметры как Цвет объемной фигуры, Глубина,
Направление, Освещение, Поверхность.

Инструменты, расположенные в группе Упорядочить, предназначены
для настройки параметров взаимодействия фигуры с текстом документа.

Более сложные
рисунки создаются путем комбинирования простейших рисунков, т.е. являются
композициями. Несколько простейших объектов группируют в один композиционный
объект командой на ленте Группировать. Обратная операция Разгруппировать
позволяет разобрать композиционный

1.3.1.Объекты SmartArt

Графика SmartArt позволяет быстро создавать разнообразные красочные
схемы. При выборе шаблонов SmartArt необходимо учитывать их первоначальное
предназначение. Для вставки объекта SmartArt служит одноименная кнопка в группе
Иллюстрации ленты Вставка. Откроется окно Библиотека диаграмм

Для добавления
нового элемента в объект SmartArt используют кнопку Добавить фигуру. При
этом в объект SmartArt добавятся элементы того же уровня, что и выделенный.
Пункты Добавить фигуру выше и Добавить фигуру ниже предназначены
для вставки элемента другого уровня. Если какие-то кнопки неактивны, значит,
добавление нового элемента невозможно.

Для удаления
какого-либо элемента необходимо его выделить и нажать клавишу Delete.

Объекты SmartArt
редактируются как и обычный графический примитив.

Для форматирования объекта SmartArt
предназначена лента Формат контекстного инструмента Работа с
рисунками SmartArt.

1.3.2.Вставка рисунков

Для вставки рисунка необходимо
воспользоваться кнопкой Рисунки группы Иллюстрации на ленте Вставка.
Откроется диалоговое окно Вставка
рисунка, в котором необходимо
выбрать нужный графический файл. Изображение вставится в документ. Кроме
появившегося рисунка откроется дополнительная вкладка ленты управления Работа
с рисунками, а в ней вкладка Формат с инструментами
исключительно для работы с рисунками. Для того чтобы скрыть эту вкладку,
достаточно перенести текстовый курсор в любое другое место.

]Дополнительная группа вкладок Работа с
рисунками появляется только тогда, когда осуществляется редактирование
рисунка или картинки. Чтобы вкладка появилась, необходимо щелкнуть мышью по
любому рисунку или картинке в документе Операции, выполняемые над
изображениями, во многом сходны с уже рассмотренными действиями для графических
примитивов. Следует учитывать то обстоятельство, что вставленное изображение
зачастую занимает значительный объем памяти, поэтому выполнение некоторых
операций будет занимать определенное время. Чтобы работа с
изображениями была более комфортной, а итоговый размер текстового документа не
достигал нескольких десятков мегабайт, целесообразно сделать компрессию
изображения. Для этого предназначена кнопка Сжатие рисунков на панели Изменить.

1.3.3.Взаимодействие
изображения с текстом

По способу взаимодействия с текстом выделяют
два основных типа изображений:

·
внедренные в строку. При движении текста в процессе
редактирования изображение перемещается вместе с ним и остается в том месте,
куда его поместили;

·
свободные. Положение на странице не связано с
позицией ввода. Изображение взаимодействует с текстом посредством обтекания.

Для
управления методом взаимодействия изображения с текстом служит вкладка Положение
на ленте Формат (контекстное меню Формат рисунка). Элемент
управления Перемещать вместе с текстом обеспечивает внедрение
изображения в текстовую строку. Элемент управления Установить привязку –
для сохранения ссылки на документ.

Дополнительные средства настройки обтекания можно получить из команды Обтекание
текстом на ленте Формат

1.3.4.Объекты WordArt

WordArt – это
красиво оформленный текст на основе готовых шаблонов, которые можно
редактировать

Для
вставки объекта WordArt предназначена кнопка WordArt в группе Текст ленты Вставка.
При этом открывается диалоговое окно Коллекция WordАrt, в котором выбираются
варианты оформления фигурного текста из набора предложенных стилей.

После вставки объекта WordArt в окне программы появляется контекстный
инструмент Работа с объектами WordArt

1.4. Работа с редактором формул

Для
научно-технической документации необходимы средства для ввода математических
выражений в текстовый документ. В программе MS Word таким
средством является специально встроенный модуль MS Equation 3.0 (редактор формул), который помогает
создавать на экране математические уравнения, а в дальнейшем обеспечивает их
печать на принтере.

Создание и вставка формулы

1. В группе Текст ленты Вставка выбрать Объект/ MS
Equation 3.0

После запуска редактора открывается панель
Формула, при этом строка меню текстового процессора замещается строкой
меню редактора формул

Панель
инструментов редактора формул содержит два ряда кнопок. Кнопки нижнего ряда
используются для выбора разнообразных шаблонов, предназначенных для построения
дробей, интегралов, сумм и других сложных выражений. На верхней панели
расположены кнопки для вставки в формулу математических символов. Ввод и
редактирование формул завершается нажатием клавиши ESC или
закрытием панели редактора формул.

2. Для вставки формулы необходимо на вкладке Вставка
в группе Символы щёлкнуть по стрелке на кнопке Формула , а затем в открывшемся списке выбрать команду Вставить новую
формулу. В результате появится вкладка Конструктор, на которой
находятся кнопки для создания формул.

1.5. Создание оглавления

Оглавление – это
список всех заголовков документа с указанием номеров страниц. В Word оглавление
удобно использовать для быстрого перемещения по документу (для перехода к
любому заголовку документа достаточно в оглавлении нажать кнопку CTRL и
щелкнуть по ссылке мышкой).

При создании оглавления используются заглавия в тексте
документа, отформатированные при помощи встроенных стилей – Заголовок 1,
Заголовок 2 и т.д.

Выберите на ленте Ссылки – раздел Оглавление
– кнопку Оглавление Здесь можно выбрать встроенный стиль оглавления
или задать новые параметры для создаваемого оглавления, используя команду
Оглавление. Word найдет все заголовки, оформленные стилями «Заголовок 1 — 9»,
отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и
отобразит оглавление в документе.

Номера страниц в оглавлении проставляются автоматически (этот параметр
можно отключить). Можно выбрать самый нижний уровень заголовков, включаемых в
оглавление. Номера страниц могут быть выровнены по правому краю с
использованием любого заполнителя Чтобы обновить оглавление, следует его
выделить и нажать клавишу F9.

1.6.Создание
шаблонов

Шаблон – это особый вид документа, на основе
которого создаются другие документы. Шаблоны имеют расширение .dot.
В проводнике Windows значок шаблона имеет вид

В шаблоне сохраняется следующая информация:

—
параметры страницы;

—
стили;

—
элементы автотекста;

—
макросы;

—
команды меню;

—
конфигурация панелей инструментов; —
«горячие» клавиши;

—
любой текст или графика.

Другими словами, шаблон может сохранять такую же информацию, как и
любой другой документ. Использование шаблонов значительно облегчает создание
большого количества однотипных документов. Например, служебных писем, отчетов,
факс — сообщений, различных табелей, накладных и т.д.

1.6.1.Создание шаблона
пользователя

Для создания собственного шаблона создайте документ со всеми
необходимыми настройками и сохраните его как шаблон (Файл/Сохранить как).
В окошке Тип файла укажите «Шаблон«.

Для создания шаблона на основе уже существующего общего шаблона
перейдите к Файл – Создать, выберите исходный шаблон и установите
переключатель в положение Шаблон.

1.7.Создание
форм

Форма – это шаблон, который кроме обычного
текста содержит поля формы. На основе этого шаблона создаются документы путем
внесения информации именно в поля формы. Вся остальная часть документа защищена
от изменений.

Чаще всего формы создаются в виде таблиц (так называемые сеточные
формы). Это всевозможные накладные, чеки, счета, отчеты и т. д. Но можно
создать и текстовую форму, например, контракт или договор.

Создание
формы

Создайте шаблон документа со всем необходимым форматированием и
разметкой страницы.

1.
Выбрать Файл/Параметры;

2.
Выбрать Настроить ленту;

3.
Установить флажок Показывать вкладку «Разработчик»
на ленте, а затем нажать кнопку OК.

4. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления представлены
все имеющиеся элементы управления

Добавьте поля
формы подходящих типов. Для каждого поля задайте его размер, значение
по умолчанию, вид хранимой информации и справочный текст.

Защитите шаблон и
сохраните его.

Создавайте
документы на основе вашего шаблона, заполняя поля формы.

Защита всего содержимого формы

1.
Открыть форму, которую необходимо защитить.

2.
Для установки защиты, открыть
вкладку «Рецензирование» и в
разделе «Защита» нажать кнопку «Ограничить
редактирование»

3.
Выбрать «Ограничить набор разрешенных
стилей»

4.
Установить флажок Разрешить только указанный
способ редактирования документа.

5.
В списке ограничений редактирования выберите пункт Ввод
данных в поля форм.

6.
В группе Включить защиту нажмите кнопку Да,
включить защиту.

1.8.
Автоматизация создания документов путем слияния

Создание серийных документов (типовых бланков, оформляемых в большом
количестве или писем с одинаковым содержанием, но адресованным разным лицам)
основано на использовании Мастера слияния. Задача сводится к тому, что
должен существовать шаблон такого документа и некоторая база данных. Требуется
создать нужное количество экземпляров такого документа, вставив в каждый
экземпляр данные из базы данных. Таким источником данных может служить таблица
текстового документа MS Word, электронная таблица MS Excel или таблица или
запрос базы данных MS Access.

Процесс слияния состоит из нескольких общих действий.

1. Настройка основного документа. Основной
документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий
составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке
письма.

2. Подключение документа к источнику данных.
Источником данных является файл, содержащий таблицу, с шапкой, поля которой
совпадают с тем, что необходимо вставить в содержание посылаемых сообщений,
например, фамилии и адреса получателей письма.

3. Уточнение списка получателей или элементов.
Приложение Microsoft Office Word создает копию основного документа для каждого
элемента или записи файла данных. Если файл данных – это список рассылки, то
элементами, вероятно, являются получатели этой рассылки. Если нужно создать
копии только для определенных элементов файла данных, элементы (записи),
которые требуется включить в список, можно выбрать.

4. Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния). При слиянии поля слияния заполняются данными из файла данных.

5. Предварительный просмотр и завершение слияния. Перед тем как печатать
весь комплект копий документа, каждую из копий можно предварительно
просмотреть. Для слияния с почтой используются команды вкладки Рассылки.

Примечание! Слияние можно также выполнить
с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом
осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать
слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а
затем пункт Пошаговый мастер слияния

Настройка
основного документа

1. Запустите приложение Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым.
Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге,
окажутся недоступными.

2. В группе Слияние выберите команду Начать слияние

Полный цикл формирования рассылки делится на шесть
этапов:
Этап 1. Выбор типа
документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Предварительно могут быть подготовлены список получателей
и шаблон письма.

Формируем файл
списка получателей

Файл списка получателей (его еще
часто называют базой
данных или информационной базой рассылки) может быть сформирован в
различных форматах:
— в Word;

— в Excel;

— в Access и т.д.

Этот файл содержит таблицу,
которая распознается мастером формирования рассылок. Таблица включает в себя
шапку и данные.

Команда Выбрать получателей (на
вкладке Рассылки)
распознает эту таблицу (первый ряд — как шапку, а остальные – как данные), а
команда Изменить
список получателей позволяет вывести таблицу в специальное окно,
проверить ее корректность и при необходимости изменить ее.

Рассмотрим слияние на примере рассылки
писем

Этап 1.
Выбор типа документа. Выбираем позицию переключателя Письма

Нажимаем на гиперссылку Далее. Открытие документа и
успешно переходим ко второму этапу слияния

Этап 2. Выбираем
документ для рассылки. При выборе на первом этапе опции Письма у нас
имеется три новые возможности для выбора:

1) Текущий
документ (эту позицию
переключателя используют, если рассылаемый документ является активным).

2) Шаблон (эту позицию выбирают, если рассылаемый
документ (именуемый здесь шаблоном) еще не открыт).

3) Существующий
документ (имеется в виду
выбор документа, который уже открыт, но не является активным).

Можно выбрать Текущий документ (если
документ активный). Если выбираем позицию переключателя Существующий документ,
то в середине окна мастера появляется список открытых файлов Word. Выбираем из
этого списка нужный. Нажимаем на гиперссылку Далее. Выбор получателей и переходим к третьему этапу слияния.

Этап 3. Выбираем
состав получателей. Для этого предлагается три возможности:

1) Использование
списка (используется
подготовленный ранее файл данных о получателях в Word, Excel, Access и т.д.).

2) Контакты
Outlook (используется книга
контактов Outlook; для использования этой функциональности на компьютере должна
быть активирована программа Outlook и в ней должна быть сформирована
книга контактов).

3) Создание
списка (новый список
получателей создается непосредственно с использованием макроса рассылок Word).
Для практики попробуйте создать новый список получателей и сохранить его.
Список сохраняется в формате Access с расширением MDB.

Если выбираем первое значение переключателя Использование списка,
то подгружаем файл с данными о получателях. Для присоединения файла нажимаем на
гиперссылку Обзор.

Если выбираем Создание списка, надо ввести имена и
адреса получателей (нажать на кнопку Создать). Открывается таблица, в
которую надо внести информацию о получателях

Этап 4. Создание письма

Можно
написать письмо для рассылки, если оно предварительно не было создано, и
вставить поля для размещения данных о получателях.
В частности, указываются следующие виды полей:
1) Блок адреса.
2) Строка
приветствия.
3) Почтовая
марка.
4) Другие
элементы.

Вставляем
поочередно указанные элементы.

Этап 5. Просмотр писем

Поля документа заполняются значениями из файла
информационной базы рассылки.
По умолчанию сначала показывается первое письмо:

С помощью стрелочек влево и вправо в области Пошагового мастера слияния на
пятом этапе можно переходить, соответственно, к просмотру предыдущего и
следующего писем. Далее. Завершение слияния.

РАЗДЕЛ 2.
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL

MS Excel – электронная таблица, позволяющая автоматизировать табличные расчеты,
редактировать и печатать ведомости, наглядно представлять результаты обработки
в виде диаграмм и графиков.

Особенность
электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания
связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется
автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету
значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями.

При запуске Excel на экране появляется окно с пустой таблицей. При
первом запуске этот документ имеет стандартное имя Книга1, которое
указывается в строке заголовка.

В любой момент времени можно получить помощь от справочной системы. Для
работы с ней предназначен пункт меню со знаком вопроса. Так же можно
воспользоваться горячей клавишей F1.

2.1. Основные
понятия электронных таблиц

Документ
Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга
представляет собой набор рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.
Документом Excel является файл с произвольным именем и
расширением *.xlsc. В каждом файле может размещаться одна
книга, а в книге от 1 до 255 рабочих листов. Листы служат для организации и анализа
данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а
также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании
диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на
отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на вкладках в нижней части
окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать
соответствующую вкладку. Рабочий лист имеет табличную структуру и может
состоять из любого числа страниц. В окне документа отображается только текущий
рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название,
отображаемое на ярлычке листа, расположенном в нижней части окна книги. Чтобы
переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Элементы экрана

Строка заголовка находится в верхней части экрана и имеет обычный вид
для программ, работающих под управлением Windows, дополнительно здесь
установлена кнопка Файл, которая предназначена для вывода списка возможных
действий с документом, включая открытие, сохранение и печать. Также на строке
заголовка есть панель быстрого доступа.

Под строкой заголовка находится строка меню, в которой перечислены
группы команд: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные,
Рецензирование, Вид. Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую
функциональную направленность.

Рабочий
лист состоит из ячеек. Ячейка – область электронной книги, находящаяся
на месте пересечения столбца и строки и являющаяся наименьшей структурной
единицей на рабочем листе. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес,
состоящий из номера столбца и номера строки, например: А1, F5. Активная ячейка – ячейка, которая в данный момент способна
воспринимать ввод с клавиатуры. Она выделяется рамкой активной ячейки, которая
в программе Excel играет роль курсора.

На
данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на
единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Диапазон ячеек
обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных
углах прямоугольника, например: А1: С15.

Для перехода между ячейками листа используется мышь или клавиши со
стрелками. При переходе на ячейку она становится активной. Для перехода в
другую область листа используются полосы прокрутки. Полоса прокрутки — полосы
вдоль правой и нижней сторон окна. Чтобы прокрутить содержимое окна,
перетаскивайте бегунок или нажимайте кнопки со стрелками.

Взаимодействие
пользователя с программой MS Excel происходит с помощью:

·
меню приложений;

·
панели инструментов;

·
строки формул;

·
строки состояния.

Строка формул – строка, располагающаяся в
верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов и позволяющая
вводить текст, числа и формулы в активную ячейку таблицы.

Строка
состояния – область в нижней части окна, отображающая сведения о выбранной
команде или выполняемой операции.

2.2. Ввод текста

Отдельная
ячейка может содержать данные одного из следующих типов: текст, число, формулу,
— а также оставаться пустой. Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется
автоматически при вводе.

Ввод текста. Ввод данных осуществляется
непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается
текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные
из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул
или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и
появляется возможность его редактирования.

Для
завершения ввода с сохранением введенных данных используют клавишу ENTER. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение
ячейки используют клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки
или выделенного диапазона используют клавишу DELETE.

Ввод текста, превышающего ширину ячейки. Если
ширина введенного текста окажется больше ширины ячейки, то после окончания
ввода будет виден не весь текст. Значит надо изменить ширину столбца или
перенести слова на новую строку. Для увеличения ширины столбца, надо подвести
указатель к границе заголовков столбцов и расширить столбец на необходимую
величину. Изменить ширину столбца можно командой Формат/Столбец/Ширина,
а высоту строки – командой Формат/Строка/ Высота. Для переноса слов на
новую строку надо задать ячейке отображение с переносам по словам с помощью
команды Формат/Ячейки/ Выравнивание/Переносить по словам. В этом
случае высота ячейки будет изменяться таким образом, чтобы текст располагался
внутри одной ячейки.

Ввод числовых данных. Ввод чисел производится
непосредственно с клавиатуры в место положения курсора. Если ширина столбца
недостаточна для показа всего введенного числа, в ней появляются символы ##### или
экспоненциальный вид числа (например, .5Е-8). Последовательность ######
появляется только для числовых значений и исчезает при изменении ширины столбца.
Порядок изменения ширины столбца аналогичен изменению при вводе текста.

Вычисления в электронных таблицах. Вычисления
в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул.
Ввод формулы начинается со знака «=» (равенства). При вводе формулы
используются символы латинского алфавита. Формулу в ячейке можно редактировать
в строке формул или непосредственно в ячейке, нажав клавишу F2, Формула описывает математические действия, которые следует совершить
над значениями ячеек. К основным математическим действиям относятся четыре
арифметических действия: сложение, вычитание, умножение, деление, а также
возведение в степень, операция вычисления процентов и операция сравнения.

В
формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа
ссылок: относительные и абсолютные. Различие между
относительными и абсолютными ссылками проявляется при копировании формулы из
активной ячейки в другую ячейку.

Относительная ссылка в формуле используется
для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой
находится формула.

Абсолютная ссылка в формуле используется для
указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы
абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым
значением адреса ячейки ставится знак доллара (клавиша F4).

2.3. Встроенные
функции

В формулах в качестве операндов могут выступать не только данные и
адреса или иена ячеек, но и функции. В MS Excel содержится
большое количество встроенных функций.

Все
функции объединены в категории: финансовые, математические, статистические,
логические, финансовые, дата и время и т.д. Все функции
имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых
скобках перечень аргументов.

Синтаксис функции:

= ИМЯФУНКЦИИ(АРГУМ1, АРГУМ2,…АРГУМN)

Функции,
в которых в качестве аргумента используется другая функция, называются
вложенными. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер
функций. Вызвать окно диалога мастера функций можно следующими способами:

·
с помощью команды Формулы – Вставить функцию f_x;

·
с помощью автосуммы ;

·
кнопкой в строке формул

В
списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если
категорию определить затруднительно, используют пункт Полный алфавитный перечень),
а в списке Функция выбирается конкретная функция данной категории.

2.4. Построение
диаграмм

В
Excel предусмотрена возможность представлять данные в
графическом виде.

Диаграмма
– средство графического представления количества информации, предназначенное
для сравнения значения величин или нескольких значений одной величины, слежения
за изменением их значений и т.д.

Диаграммы
в Excel могут быть различных типов (линейчатые, круговые,
гистограммы, графики и др.), которые представляют данные в различной форме.

Построение
диаграмм производится на основе ряда данных (группы ячеек с данными в пределах
отдельной строки или столбца). На одной диаграмме можно отображать несколько
рядов данных. Если данные расположены в несмежных столбцах, то при их выделении
необходимо держать нажатой клавишу [Ctrl]. Диаграмма
может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом
другом листе. Она сохраняет связь с данными, на основе которых построена, и при
обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Для
построения диаграмм используют команду Вставка / Диаграммы

Построение
любого вида диаграммы осуществляется за четыре шага:

1.
Выбор типа диаграммы.

2.
Выбор данных, по которым будет строиться диаграмма.
Если диапазон данных выбран заранее, то в области предварительного просмотра в
верхней части окна мастера появится приблизительное отображение будущей
диаграммы.

3.
Оформление диаграммы (Конструктор /Добавить элемент
диаграммы):

3.1. название диаграммы, подписи осей

3.2. отображение и маркировка осей координат;

3.3. отображение сетки линий, параллельных осям координат;

3.4. описание построенных;

3.5. отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на
графике;

3.6. представление данных, использованных при построении графика, в виде
таблицы;

В
зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут
отсутствовать;

2.5. Сортировка
данных

Электронные
таблицы позволяют осуществлять сортировку данных, т.е. производить упорядочение
строк таблицы по какому-либо признаку. Признак сортировки называется ключом
сортировки. Сортировка осуществляется непосредственно в таблице. Можно
сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно сортировать по значениям
ячеек одного столбца или нескольких. После сортировки изменяется порядок
следования строк, но сохраняется их целостность. Можно проводить вложенные
сортировки, т.е. сортировать данные по нескольким столбцам; при этом задается
последовательность сортировки столбцов.

Для
сортировки можно выделить все ячейки таблицы и ввести команду Данные/Сортировка.
На диалоговой панели в списке Сортировать по выбрать название нужного
столбца или задать последовательность сортировки столбцов с указанием «по
возрастанию» или «по убыванию»..

Иначе:
выделить одну из ячеек с данными и ввести команду Данные/Сортировка. На
диалоговой панели в списке Сортировать по выбрать название нужного
столбца или задать последовательность сортировки столбцов. Чтобы исключить из
сортировки первую строку данных, являющуюся заголовком столбца, необходимо
идентифицировать диапазон данных по обозначениям столбцов листа.

Данные
(числа, текст, даты, логические значения) можно сортировать по возрастанию или
убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке:

·
числа сортируются от наименьшего отрицательного до
наибольшего положительного;

·
текст сортируется в следующем порядке: числа,
знаки, латинский алфавит, русский алфавит;

·
логическое значение ЛОЖЬ предшествует логическому
значению ИСТИНА;

·
все ошибочные значения равны;

·
пустые ячейки помещаются в конец списка,

·
дата и время – от наиболее ранней до самой поздней
даты.

2.6. Фильтрация
данных

При работе с большими списками, бывает удобнее отображать не весь
список, а только его часть, называемую подмножеством списка. Для того чтобы
выбрать записи удовлетворяющие определенным условиям и временно скрыть
остальные записи используется фильтр. Фильтр используется, вводя условия
фильтрации.

Чтобы установить фильтр, нужно нажать на любую ячейку списка с данными
и выполнить команду Данные / (Сортировка и Фильтр) Фильтр. После этого
вид списка изменится. У каждого столбца появится дополнительная кнопка, нажатие
которой приводит к открытию перечня условий фильтрования соответствующего поля.
Эти условия представляют собой список названий полей в соответствующем столбце,
а также ряд общих условий: Все, первые 10, и т.д. Применив одно из
условий мы изменим вид списка.

При использовании фильтра, все записи не входящие в подмножество, т.е.
не удовлетворяющие условиям фильтра скрываются. В строке состояния программы
отображается общее число записей и число записей, удовлетворяющее условию.

При фильтрации нумерация строк не меняется, а номера отфильтрованных
записей выделяются другим цветом. Кнопка у названия столбца также изменяет свой
цвет, показывая, что она используется в качестве условия для фильтра.

Чтобы отменить применение фильтра нужно выбрать пункт Все в
выпадающем списке. Программа позволяет создавать довольно сложные фильтры,
используя пункт условие. Появляющийся при этом диалог содержит несколько
выпадающих списков. Левый верхний список содержит логические операции, такие
как: равно, больше, меньше и т.д., так и условие для поиска данных: содержащих
или не содержащих данный текст. Полей для операции два, и они объединяются по
правилу И или ИЛИ. Правые списки содержат значения условий из
списка фильтрации. После завершения форматирования условия нажмите кнопку ОК.

Чтобы завершить работу с автофильтром необходимо еще раз выполнить
команду Данные/(Сортировка и Фильтр)Фильтр.

Расширенный фильтр выполняется с помощью
команды Данные/Фильтр/ Дополнительно.

Чтобы
воспользоваться расширенным фильтром, необходимо задать диапазон критериев (область
рабочего листа, в которой формируется условие (условия) отбора). Условия отбора
следует вносить в пустые ячейки диапазона критериев. Условия, расположенные в
ячейках одной строки, соединяются оператором И. Условия, расположенные на
разных строках соединяются оператором ИЛИ.

Для
того чтобы отключить расширенный фильтр, надо воспользоваться командой Данные/Фильтр/Отобразить
все.

2.7. Подбор
параметра

Когда
желаемый результат одиночной формулы известен (т.е. известно значение функции),
но неизвестны значения, которые требуется ввести для получения этого результата
(аргументы), можно воспользоваться средством Подбор параметра

Программа
Подбор параметра позволяет получить требуемое значение в определенной
ячейке, которую называют целевой, путем изменения значения (параметра)
другой ячейки, которую называют влияющей. При этом целевая ячейка должна прямо
или косвенно ссылаться на ячейку с изменяемым значением.

Подбор
параметра выполняется с помощью команды меню Данные / Анализ что-если
/Подбор параметра.

Технология использования команды следующая: решить нужную задачу с
каким-либо начальным значением параметра;

• выбрать команду Подбор параметра меню Данные / Анализ
что-если;

• в окне диалога Подбор параметра в поле Установить в
ячейке задать абсолютную ссылку на ячейку, содержащую расчетную формулу, а в
поле Значение — то значение, которое следует получить в качестве
результата формулы; в поле Изменяя значение ячейки ввести ссылку на
ячейку с параметром;

2.8. Поиск
решения

Поиск решений может применяться для решения задач, которые включают
много изменяемых ячеек, и помогает найти комбинацию переменных, которые
максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Он также позволяет
задать одно или несколько ограничений — условий, которые должны выполняться при
поиске решений. Для запуска этого инструмента следует выполнить настройку
команды: Файл / Параметры /Надстройки /Поиск решений/Перейти /В надстройках
выбрать Поиск решения.

В меню Данные появится команда Поиск решения

При выборе команды Поиск решения открывается окно параметры поиска
решения

В диалоговом окне Поиск решения в поле Оптимизировать целевую функцию
задается цель, которую должен достичь поиск решения. Целевая ячейка может быть
задана ссылкой или именем. Поиск решения может находить конкретное значение
целевой функции в соответствии с заданными ограничениями.

В поле Изменяя ячейки следует задать ячейки с переменными. Можно
указать ссылки на ячейки или их имена. Если ячейки находятся в несмежных
диапазонах, их следует разделять точкой с запятой. Поле Изменяя ячейки
нельзя оставить пустым, и указанные в нем ячейки обязательно должны влиять на
значение целевой ячейки.

Последний шаг определения поиска решений — задание ограничений. Он не
является обязательным. Чтобы задать ограничения, следует в окне Поиск
решения нажать кнопку Добавить и заполнить окно диалога Добавление
ограничений. Ограничение состоит из трех компонентов: ссылки на ячейку,
оператора сравнения и значения ограничения. В левой части от оператора
сравнения кроме ссылки на ячейку может также задаваться ссылка на диапазон. В
правой части может задаваться диапазон (той же размерности, что и в левой
части), ссылка на ячейку или константное значение.

После заполнения диалогового окна Поиск решения следует нажать
кнопку Выполнить. При нахождении оптимального решения на экран выводится
диалоговое окно Результаты поиска решения. Значения, отображаемые в
рабочем листе, представляют собой оптимальное решение задачи. Можно либо
оставить эти значения на листе, если установить переключатель Сохранить
найденное решение и нажать кнопку ОК, либо восстановить исходные значения, если
нажать кнопку Отмена или установить переключатель Восстановить
исходные значения и нажать кнопку ОК. Можно также сохранить найденные значения
в качестве сценария.

Найденные результаты решения задачи могут быть нецелыми. Их можно
округлить или добавить новые ограничения, при которых результаты должны быть
целыми числами. В последнем случае в качестве операции сравнения в окне
Добавление ограничений следует выбрать Цел. Использование целочисленных
ограничений в задаче поиска решений может увеличить сложность задачи в геометрической
прогрессии, что приводит к существенным временным затратам. Некоторые задачи
могут быть решены только при использовании целочисленных ограничений. В
частности, целочисленные решения являются обязательными для задач, в которых
переменные могут принимать только два значения, например 0 и 1. В этом случае в
окне диалога Добавление ограничения можно использовать оператор сравнения
Двоич.

При сохранении книги после использования поиска решения все значения,
введенные в окнах диалога поиска решений, сохраняются вместе с данными рабочего
листа. С каждым рабочим листом в книге можно сохранить один набор значений
параметров поиска. Однако, пользуясь кнопкой Сохранить сценарий в окне диалога
Параметры поиска решений, можно сохранить несколько таких наборов.

Окно диалога Параметры поиска решений дает возможность задать
еще ряд показателей, управляющих процессом поиска.

С помощью полей Максимальное время и Предельное число
итераций можно указать поиску решений, сколько усилий он должен приложить
для решения задачи. Если поиск решений достигает предела по времени или числу
итераций до нахождения нужного результата, Excel спрашивает, нужно ли
продолжать поиск решения. Используемые по умолчанию величины обычно достаточны
для решения большинства задач, но если решения получить не удается, можно
попробовать их подобрать.

Относительная погрешность используется поиском решения для определения
точности выполнения ограничений. Чем ближе это значение к 1, тем ниже точность.
Задание относительной погрешности, меньше установленной по умолчанию (0,000
001) приводит к росту времени поиска решения.

Допустимое отклонение служит для задания допуска на отклонение от
оптимального решения и применяется только в задачах с целочисленными
ограничениями.

Переключатели Оценки, Разности и Метод поиска позволяют уточнить
применяемые методы оптимизации, обычно используются значения, установленные по
умолчанию.

Флажок Линейная модель может быть активизирован только для моделей, в
которых отсутствуют нелинейные зависимости, т. е. график зависимости целевой
функции от каждого ограничения может быть представлен прямой линией. Если этот
флажок установлен, решение линейной задачи будет найдено быстрее.

Флажок Показывать результаты итераций позволяет исследовать различные
комбинации значений изменяемых ячеек, а не только комбинацию, дающую
оптимальный результат. После каждой итерации будет открываться окно диалога
Текущее состояние поиска решений, которое позволяет сохранить сценарий,
прекратить поиск или продолжить его со следующей итерации. Следует иметь в
виду, что промежуточные результаты могут не удовлетворять всем заданным
ограничениям.

Поиск решений может представлять свои результаты в виде трех отчетов:
Результаты, Устойчивость и Пределы. Для генерации одного или нескольких отчетов
следует выбрать их названия в окне диалога Результаты поиска решений. Каждый
отчет сохраняется на отдельном листе текущей книги, а имена отчетов
отображаются на ярлычках.

2.9. Работа с
таблицами формата Список

Список – это упорядоченный набор данных, состоящий из строки заголовков
(описания данных) и строк данных, которые могут быть числовыми и текстовыми.

Excel будет считать таблицу списком, если ее формат удовлетворяет следующим
условиям:

• список должен содержать строку заголовков;

• в каждом столбце должна содержаться однотипная информация;

• в списке не должно быть пустых строк.

Основные приемы работы со списком:

• пополнение списка;

• сортировка и фильтрация списка;

• подведение промежуточных итогов;

• создание итоговой сводной таблицы на основе данных списка.

При вводе данные
можно добавлять непосредственно в ячейки списка. В этом случае можно
пользоваться командой контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка.

С помощью фильтра
можно отсеять ненужные записи и отобразить только те записи таблицы данных, в
полях которых есть строгие совпадения.

Благодаря
сортировке записи любого списка можно расположить в определенном порядке (
значительно проще найти нужную запись)

2.9.1.Подведение
промежуточных итогов

Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении
различных итогов.

С помощью команды меню Данные/ Промежуточный итог можно
вставить строки итогов в список, осуществить суммирование данных нужным
способом или расчитать среднее, максимальное, минимальное значение и т.д. При
вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку
общих итогов.

Excel автоматически вычисляет промежуточные итоги для нескольких
наборов данных, а также подводит общий итог.

Вычисление общих и промежуточных итогов в списке требует выполнения
следующих шагов:

• отсортировать данные в том порядке, в котором вы хотите расположить промежуточные
итоги;

• выделить список и воспользоваться командой Данные/ Промежуточный
итог;

• выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести
итоги, из списка При каждом изменении в;

• выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция;

• выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести
итоги, в списке Добавить итоги по.

Для вычисления значений итогов используется итоговая функция, например,
СУММ или СРЗНАЧ. Промежуточные итоги могут быть отображены в списке с помощью
нескольких типов вычислений одновременно.

Значения общих и промежуточных итогов пересчитываются автоматически при
каждом изменении детальных данных.

2.9.2.Создание
итоговой сводной таблицы на основе данных списка

Сводная таблица –динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или
рассчитанных на основе информации, содержащейся в списках.

Сводная таблица обеспечивает формирование итоговой информации
различного вида без предварительной сортировки данных.

Построение сводной таблицы осуществляется с помощью Мастера сводных
таблиц, вызываемого по команде Сводная таблица на панели Вставка.

Для графического представления данных Excel предоставляет
значительный набор возможностей. Составлять диаграммы можно как на одном
рабочем листе с таблицей, так и на отдельном листе рабочей книги, который
называется листом диаграммы.

Для построения диаграмм используется мастер диаграмм и панель Диаграммы.
Если вместе со
сводной таблицей нужно создать и сводную диаграмму – нажмите на стрелку в
нижнем правом углу значка «Сводная таблица» и выберите пункт «Сводная
диаграмма». В открывшемся диалоговом окне «Создание сводной таблицы» выберите
только что созданную таблицу с данными или ее диапазон. Для этого выделите
нужную область.

Далее нужно будет указать, где
размещать отчет сводной таблицы. Удобнее всего это делать на новом листе. После
подтверждения действия нажатием кнопки «ОК», будет создан и открыт макет
отчета.

В правой половине окна создается панель основных инструментов управления
— «Список полей сводной таблицы». Все поля (заголовки столбцов в таблице
исходных данных) будут перечислены в области «Выберите поля для добавления в
отчет». Отметьте необходимые пункты и отчет сводной таблицы с выбранными полями
будет создан.

Расположением полей
можно управлять – делать их названиями строк или столбцов, перетаскивая в
соответствующие окна, а так же и сортировать в удобном порядке. Можно
фильтровать отдельные пункты, перетащив соответствующее поле в окно «Фильтр». В
окно «Значение» помещается то поле, по которому производятся расчеты и
подводятся итоги.

Другие опции для
редактирования отчетов доступны из меню «Работа со сводными таблицами» на
вкладках «Параметры» и «Конструктор». Почти каждый из инструментов этих вкладок
имеет массу настроек и дополнительных функций.

Способ 2. Создание сводной таблицы с использованием
инструмента «Мастер сводных таблиц и диаграмм» Чтобы применить этот способ,
придется сделать доступным инструмент, который по умолчанию на ленте не
отображается. Откройте вкладку «Файл» — «Параметры» — «Панель быстрого
доступа». В списке «Выбрать команды из» отметьте пункт «Команды на ленте». А
ниже, из перечня команд, выберите «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите
кнопку «Добавить». Иконка мастера появится вверху, на панели быстрого доступа.

Для создания сводных
таблиц с его помощью выполните следующее:

1. Кликните по
иконке мастера в панели быстрого допуска. В диалоговом окне поставьте
переключатель на нужный вам пункт списка источников данных:

— «в списке или базе
данных Microsoft Excel» — источником будет база данных рабочего листа, если
таковая имеется;

— «во внешнем
источнике данных» — если существует подключение к внешней базе, которое нужно
будет выбрать из доступных;

— «в нескольких
диапазонах консолидации» — если требуется объединение данных из разных
источников;

— «данные в другой
сводной таблице или сводной диаграмме» — в качестве источника берется уже
существующая сводная таблица или диаграмма.
2. После этого выбирается вид создаваемого отчета – «сводная
таблица» или «сводная диаграмма (с таблицей)».

Если в качестве
источника выбран текущий документ, где уже есть простая таблица с элементами
будущего отчета, задайте диапазон охвата — выделите курсором нужную область.
Далее выберите место размещения таблицы — на новом или на текущем листе, и
нажмите «Готово». Сводная таблица будет создана.

Если же необходимо
консолидировать данные из нескольких источников, поставьте переключатель в
соответствующую область и выберите тип отчета. А после нужно будет указать,
каким образом создавать поля страницы будущей сводной таблицы: одно поле или
несколько полей.

При выборе «Создать
поля страницы» прежде всего придется указать диапазоны источников данных:
выделите первый диапазон, нажмите «Добавить», потом следующий и т.д. Для
удобства диапазонам можно присваивать имена. Для этого выделите один из них в
списке и укажите число создаваемых для него полей страницы, потом задайте
каждому полю имя (метку). После этого выделите следующий диапазон и т.д.

После завершения
нажмите кнопку «Далее», выберите месторасположение будущей сводной таблицы – на
текущем листе или на другом, нажмите «Готово» и ваш отчет, собранный из
нескольких источников, будет создан. При выборе внешнего источника данных
используется приложение Microsoft Query, входящее в комплект поставки Excel
2010 или, если требуется подключиться к данным Office, используются опции
вкладки «Данные». Если в документе уже присутствует отчет сводной таблицы или
сводная диаграмма — в качестве источника можно использовать их. Для этого
достаточно указать их расположение и выбрать нужный диапазон данных, после чего
будет создана новая сводная таблица.

2.10. Консолидация
данных

Функция консолидация используется в том случае,
если необходимо вычислить итоги для данных, расположенных в различных областях
таблицы. С помощью функции консолидация над значениями, расположенными в
несмежных диапазонах ячеек, можно выполнить такие операции, как сумма значений,
количество значений, среднее арифметическое и другие.

Подлежащие консолидации диапазоны ячеек могут
располагаться как на одном рабочем листе, так и на разных листах, равно как и в
различных книгах. С помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице
различные итоговые данные.

Консолидировать данные в Microsoft Excel можно
несколькими способами:

Использование трехмерных формул. Наиболее
удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом
диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов,
называются трехмерными формулами. При использовании трехмерных ссылок
отсутствуют ограничения на расположение данных в исходных областях.

Консолидация по расположению. Консолидацию по
расположению следует использовать в случае, если данные всех исходных областей
находятся в одном месте и размещены в одинаковом порядке; например, этот способ
можно использовать для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе
одного шаблона

Консолидация по категории. Консолидацию по
категории следует использовать в случае, если требуется обобщить набор листов,
имеющих одинаковые заголовки, но с различной организацией данных. Этот способ
позволяет консолидировать данные с одинаковыми заголовками со всех листов

С помощью сводной таблицы. Этот способ сходен с консолидацией по категориям, но
обеспечивает большую гибкость при реорганизации категорий.

Чтобы
консолидировать данные, воспользуйтесь командой Консолидация в меню Данные.

Консолидация данных по расположению

При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных
областей не копируются автоматически в область назначения, поэтому требуется
скопировать или ввести их в ручную и указать верхнюю левую ячейку конечной
области консолидируемых данных. Затем в диалоговом окне Консолидация выбрать из
раскрывающегося списка Функция функцию, которую следует использовать для
обработки данных. Ввести в поле Ссылка ссылки на исходные области
консолидируемых данных.

Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников
данных требуется установить флажок Создавать связи с исходными данными.

Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения
находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые
исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.

Консолидация
данных по категориям

При консолидации по категориям создаются отдельные строки или столбцы
для всех подписей строк и столбцов из исходных областей которые не совпадают с
подписями в других исходных областях. Укажите верхнюю левую ячейку конечной
области консолидируемых данных. Затем в диалоговом окне Консолидация выбрать из
раскрывающегося списка Функция функцию, которую следует использовать для
обработки данных. Ввести в поле Ссылка ссылки на исходные области
консолидируемых данных.

В наборе флажков Использовать в качестве имен установить флажки,
соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в
левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.

Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников
данных, требуется установить флажок Создавать связи с исходными данными..

РАЗДЕЛ 3.
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

3.1. Назначение
и основные возможности Access. Виды баз данных

База данных (БД) — это интегрированная
совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной
конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

Для облегчения работы с базами данных используются системы
управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS — Database
Management System) — специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск,
хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на
запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и
перемещение данных, а также возможность их использования другими программными
средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных
программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.

Вся
информация в базе данных имеет упорядоченный вид. Существует несколько
классификаций баз данных.

По технологии хранения данных различают централизованные
и распределенные базы данных.

Централизованные базы данных размещаются в
памяти одной вычислительной системы.

Распределенные базы данных состоят из
нескольких частей, хранимых на различных компьютерах

По способу доступа к данным различают базы
данных, организованные как файл-сервер и клиент-сервер.

При
организации файл-сервер одна из машин является совместно используемым
хранилищем централизованной базы данных. Доступ к базе данных осуществляется с
других машин, которые носят название рабочих станций. Файлы базы данных передаются
на рабочие станции, где производится их обработка.

При
организации клиент-сервер кроме хранения на центральную машину ложатся и
функции обработки данных. На клиентских машинах выполняется только
представление информации.

В
зависимости от вида взаимосвязанных объектов различают иерархическую, сетевую и
реляционную (табличную)модели данных.

Иерархическая модель данных – каждому
элементу соответствует только одна связь от элемента более высокого уровня.

Сетевая модель данных – каждый элемент может иметь
более одного порождающего элемента.

Реляционная (табличная) модель данных основана
на организации данных в виде двухмерных таблиц. Строки реляционной таблицы
являются записями и хранят информацию об одном экземпляре объекта данных,
представленного в таблице. Одинаковых строк в таблице нет.

В
полях (столбцах таблицы) находятся основные характеристики объекта данных.
Каждое из полей однородно, т.е. данные в нем имеют одинаковые тип и длину.
Каждое поле таблицы имеет уникальное имя. Поле, значение которого однозначно
определяет соответствующую запись, называется ключевым полем. Если
ключевое поле одно, то это просто ключ, если ключевых полей несколько, то это
составной ключ.

MS Access — наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для
персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания
реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах
представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных
записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных
по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры
данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или
каком-либо ином удобном для пользователя виде.

MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать
ссылочную целостность данных^{^[1]}.
MS Access поддерживает встраивание OLEобъектов (Object Linking and Embedding) в
рамках среды Windows.

В состав пакета MS Access входит также ряд специализированных программ,
решающих отдельные задачи (так называемых Мастеров).

3.2. Запуск
программы

Запуск MS Access
можно осуществить следующими способами:

1.
Меню Пуск системы Windows → Все программы
→ Microsoft Office → Microsoft Access 2010;

2.
Запустить файл с расширением *.accdb, *.accdw,
*.accde, *.accdt, *.accdr, *.mdw.

После запуска MS
Access на экране появляется окно диалога Access с наименованием MICROSOFT
ACCESS в строке заголовка. В этом окне следует выбрать одно из предлагаемых
действий:

1.
Открыть существующую базу данных;

2.
Создать новую (пустую) базу данных;

3.
Создать базу данных с помощью прилагаемых Шаблонов.

Для создания пустой базы данных выберите в диалоговом окне значение Новая
база данных и в открывшемся окне диалога Новая база данных:

1.
В строке Имя файла задайте имя новой базы
данных.

2.
В конце строки Имя файла нажмите знак Папка
и задайте папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных.

3.
Нажмите кнопку Создать.

3.3. Интерфейс
MS Access

Главный элемент пользовательского интерфейса MS Access 2010 (2013)
представляет собой Ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого
приложения. Лента управления содержит вкладки. По умолчанию их пять: Файл,
Главная, Создание, Внешние данные, Работа с
базами данных. Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия.

Панель быстрого доступа. Расположена в верхней
части окна Access. По умолчанию на панели быстрого доступа расположены четыре
кнопки управления.

Область навигации, расположенная по левому
краю окна Access. Она предназначена для отображения объектов или групп объектов
открытой базы данных, а также для перехода от объекта к объекту. Чтобы
раскрыть группу объектов следует щелкнуть мышкой по кнопке . Управлять объектами можно командами ленты и командами контекстного
меню.

Область
документов, в которой отображается каждый объект базы
данных, открываемый в любом режиме.

Строка состояния, расположенная вдоль нижней
границы окна Access, отображает кнопки переключения в различные режимы работы с
активным объектом.

3.4. Этапы
проектирования базы данных

Прежде чем приступить к созданию таких объектов базы данных, как
таблицы, формы и отчеты, нужно разработать их проект. Главное назначение
проекта — выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его
реализации. База данных – достаточно сложный объект, и время, затраченное на ее
планирование, может значительно сократить сроки ее разработки. Отсутствие
продуманной структуры базы данных приводит к необходимости постоянной переделки
и перенастраиванию объектов базы данных, таких, как формы и таблицы.

Проектирование базы данных целесообразно начать с краткого описания
отчетов, списков и других документов, которые необходимо получить с помощью БД.
Далее следует разработать эскиз объектов, требуемых для получения необходимых
результатов и определить связи между этими объектами.

При разработке эскиза необходимо ответить на следующие вопросы:

Какими данными мы располагаем?

Какие данные будут содержать таблицы?

Какой тип и какие свойства должны иметь данные в каждом поле таблицы?

Как эти таблицы будут связаны друг с другом?

Законченный план должен содержать подробное описание всех таблиц (имена
полей, типы данных и их свойства), а также связей между ними.

Проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от
концепции до реального воплощения. Этапы проектирования базы данных:

1.
Исследование предметной области и формулировка
основных допущений (накладываемых условий). На этом этапе составляется список
всех форм и отчетов, которые могут быть затребованы пользователями вашей БД.

2.
Анализ данных. Составить перечень всех элементов
данных, входящих в формы и отчеты и сгруппировать их в таблицы БД.

3.
Установить, какие взаимосвязи существуют между
элементами данных. Определить первичные и вторичные (внешние) ключи отношений.
Организовать поля данных в таблицах, причем это необходимо сделать, следуя 4-м
правилам нормализации:

Правило 1: Каждое поле таблицы должно
представлять уникальный тип информации. Это правило означает, что необходимо
избавиться от повторяющихся полей и разделить составные поля на отдельные
элементы данных.

Правило 2: Каждая таблица должна иметь
уникальный идентификатор или первичный ключ, который может состоять из одного
или нескольких полей.

Правило 3: В таблице не должно быть данных не
относящихся к объекту, определяемому первичным ключом.

Правило 4: Независимость полей. Это правило
означает возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный
ключ) без воздействия на данные других полей.

Результатом 3 этапа должна явиться группа таблиц, удовлетворяющих
правилам нормализации. На этом же этапе необходимо установить связи между
таблицами.

3.5. Создание
таблицы

Создание таблицы
производится в два этапа:

—
определение структуры таблицы.

—
ввод данных.

При создании новой базы данных автоматически входит в режим создания
таблицы. Ей присваивается имя Таблица 1.

При необходимости добавить новую таблицу в базу данных: вкладка Создание
– группа Таблицы – кнопка Таблицы.

3.5.1.Определение
структуры таблицы

Структура таблицы может быть создана с использованием режима Таблицы
либо в режиме Конструктора. Наиболее широкие возможности по определению
параметров создаваемой таблицы представляет режим Конструктора

При определении структуры таблицы устанавливается, из каких полей
состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля. Каждое поле
идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы
обладает дополнительными свойствами, отображаемыми в нижней части конструктора
и определяющими условия ввода данных.

3.5.2.Присвоение
имен полям и выбор типа данных

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструктора
таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за
исключением точки, восклицательного знака и квадратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле
(Переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab). По
умолчанию Microsoft Access присваивает полю текстовый тип данных. Щелкнув на
стрелку в правой части клетки, можно выбрать нужный тип данных из открывшегося
списка.

Так, например, тип данных Поле объекта OLE указывает на возможность
хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную
таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и прочие объекты). Поля
типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не
редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой
записи в таблицу.

Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь
может выбрать значения из сформированного заранее списка^{^[2]}. Наиболее
распространенным видом списка подстановок является список значений из ссылочной
таблицы. В качестве поля списка подстановок допускается выбор нескольких
столбцов (ключевого поля и поля, значения которого отражают смысл хранимых в
ссылочной таблице или запросе данных, например, поля «Название»). В
этом случае мастер подстановок рекомендует скрыть значения ключевого поля, а в
качестве подстановочных предлагать значения присоединенного столбца. Значения
из сформированного списка пользователь может выбрать при заполнении таблицы
данными. При выборе значения из списка задается значение внешнего ключа в
текущей записи, совпадающее со значением ключевого поля соответствующей записи
в связанной таблице.

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное
поле. Описание поля используется при обращении к полю в дальнейшем.

При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку
состояния.

3.5.3. Установка
первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует
вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую
величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access
наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик,
простой ключ и составной ключ.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым
способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые
поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании
ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле
счетчика.

Простой ключ определяется полем, содержащим
уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не
может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем
изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика
и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого
поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из
нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой
для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Если определить
подходящий набор полей для составного ключа сложно, следует добавить поле
счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по
полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары
значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые
поля.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора
таблиц:

1. Выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа.

2. Вкладка Конструктор – группа Сервис – кнопка Ключевое
поле.

3.5.4.Установка
характеристик поля

В нижней части
окна Конструктора таблиц указываются свойства каждого поля таблицы.

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Выражение, накладывающее ограничение на значения, которые вводятся в данное поле.
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение
Обязательное поле	Указывает требует ли поле обязательного ввода значения
Пустые строки	Определяет допускается ли ввод в данное поле пустых строк
Индексированное поле	Определяет индекс^{^[3]}, создаваемый по одному полю

Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств.

Например, поля данных текстового и числового типа имеют свойство РАЗМЕР
ПОЛЯ. В свойстве ФОРМАТ логического поля задается одно из двух возможных
значений, хранимых в этом поле данных: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

Данные всех типов имеют свойство ПОДПИСЬ ПОЛЯ. Это свойство используется,
чтобы дать столбцу табличного представления название, отличное от названия
соответствующего поля.

3.5.5.Добавление,
удаление и перемещение полей

Для добавления
нового поля между уже существующими полями:

1.
Установите курсор в поле, перед которым хотите
добавить новое поле.

2.
Вкладка Конструктор – группа Сервис –
кнопка Вставить строки.

Для удаления поля
из БД:

1.
Выделите всю строку поля, щелкнув курсором на серой
кнопке слева от имени поля (курсор примет вид стрелки, направленной вправо).

2.
Вкладка Конструктор – группа Сервис –
кнопка Удалить строки.

Для изменения
порядка следования полей:

2.
Переместите с помощью мыши строку в новое место
(над тем полем, перед которым хотите расположить).

3.5.6.Сохранение
структуры таблицы

Если структура была создана или изменена, ее необходимо сохранить.

Для сохранения структуры таблицы возможны следующие действия:

1. Нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

2. Вкладка Файл – кнопка Сохранить.

3. Сочетание клавиш Ctrl+S.

Если таблица еще не сохранялась, то в появившемся диалоговом окне
введите имя таблицы в соответствующее поле.

Если новая таблица не имеет ключевого поля, для автоматического
создания ключа нажмите кнопку ДА.

3.5.7.Установление
связей между таблицами

1.
Выберите вкладку Работа с базами данных.

2.
В группе Отношения выберите Схема данных.

3.
В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы
выберите таблицы, которые должны быть связаны. Названия каждой из таблиц со
списками полей появятся в окне Схема данных.

4.
Установите курсор в любую из таблиц на поле, по
которому будет установлена связь и «перетащите» это поле на связующее
поле другой таблицы. Тип данных^{^[4]},
значения и свойства связываемых полей должны совпадать.

5.
Активизируйте флажок Обеспечение целостности
данных.

Если установить флажок Каскадное обновление связанных полей, то
при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменяться и
соответствующие значения связанных записей. Если установить флажок Каскадное
удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице будут
удалены и все связанные записи в подчиненной таблице.

От полей, указанных при определении связи зависит тип создаваемой
связи, который отображается в этом же окне.

Отношение «один-к-одному» создается в том случае,
когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы^{^[5]}.

Отношение «один-ко-многим» создается в том случае,
когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. В
отношении

«один-ко-многим» главной таблицей является таблица,
которая содержит первичный ключ и составляет часть «один» в этом
отношении. Таблица со стороны «много» является подчиненной
таблицей. Связующее поле (или поля) в ней с таким же типом информации как в
первичном ключе главной таблицы является полем внешнего ключа.

Связь с отношением «многие-ко-многим» фактически
представляет две связи с отношением «один-ко-многим» через третью
таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются
полями первичного ключа в двух других таблицах.

В случае если для какой-то из таблиц не было определено ключевое поле,
то в поле Тип отношения отображается текст: «Не определено».

Для удаления связи в окне «Схема данных» выделите ненужную
связь и нажмите клавишу Delete.

3.7. Завершение
работы MS Access

Для завершения
работы MS Access возможны следующие действия:

1.
Вклада Файл – кнопка Выход.

2.
Кнопка Закрыть в верхней части окна MS Access.

3.
Нажать сочетание клавиш Alt+F4.

3.8. Работа с
данными таблицы

3.8.1. Ввод
записей

Ввод записей
выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД
осуществляется с помощью вкладка Главная – группа Режимы – кнопка
Режим.

Переход на
нужное поле или запись

Для перехода между столбцами и к следующей записи используется клавиша Tab
или комбинация клавиш Shift+Tab.

Для перехода между записями также служат кнопки переходов в нижнем
левом углу окна, где также отображается общее количество записей и номер
текущей записи.

Для перехода к конкретной записи вместо номера текущей записи нужно
ввести требуемый номер и нажать клавишу Enter.

Переход к другой записи также может быть осуществлен с помощью команды Перейти
(вкладка Главная – группа Найти).

Быстрый путь ввода данных

Копирование
данных из предыдущей записи.

Для копирования
данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать Ctrl+»
(кавычки).

Вставка
текущего времени или даты.

Чтобы вставить
текущую дату надо нажать Ctrl+Ж.

Чтобы вставить
текущее время надо нажать Ctrl+Shift+Ж.

Инструменты
редактирования Windows.

Для экономии
времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования
Windows: вырезанием (Ctrl+X), копированием (Ctrl+C) и вставкой (Ctrl+V)
в буфер.

Сохранение
данных

В MS Access
изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:

1.
Переход к следующей записи.

2.
Закрытие режима таблицы или формы.

Чтобы сохранить запись без перехода к другой записи выполните команду Сохранить
(Ctrl+S) (вкладка Файл).

Добавление
и удаление записей

Обычно таблица имеет в конце пустую запись для добавления новых данных.

Для добавления данных в новую запись:

1.
Перейдите на первое пустое поле новой записи.

2.
Введите значение и нажмите клавишу Tab для
перехода к следующему полю.

Для удаления записей:

1.
Выделите записи для удаления, щелкнув курсором на
серой кнопке слева от первой удаляемой записи и переместив указатель вдоль
требуемых записей.

2.
Нажмите клавишу Delete или выберите вкладка
Главная – группа Записи – кнопка Удалить.

Вставка
в запись рисунка или объекта

Рисунок или объект добавляется из имеющегося файла либо создается в
приложении OLE (например, в MS Paint), а затем вставляется в текущую запись.

Чтобы добавить рисунок или любой другой объект в запись:

1.
Перейдите в режим Конструктора таблиц.

2.
Добавьте поле объекта OLE.

3.
В режиме Таблицы установите курсор в нужную клетку,
правой клавишей вызовите контекстное меню и выполните команду Вставит
объект.

Если объект вставляется из существующего файла:

1.
В появившемся окне выберите переключатель Создать
из файла.

2.
Введите полное имя добавляемого файла в поле Файл
или нажмите кнопку Обзор и выберите имя требуемого файла.

3.
Нажмите кнопку ОК.

Если объект нужно создать:

1.
Выберите тип создаваемого объекта в поле Тип
объекта (например, Bitmap Image).

2.
Нажмите кнопку ОК.

3.
После создания рисунка или объекта в приложении OLE
выполните команду Выход из приложения OLE.

3.8.2. Просмотр данных в виде формы

Просмотр БД в виде формы позволяет видеть только одну запись. Для
автоматического создания простой формы:

1. Вкладка Создание –
группа Формы – кнопка Форма.

3.8.3.
Добавление записей с помощью формы

С помощью формы можно добавлять записи в БД. Для этого в окне формы
следует щелкнуть на кнопке «Новая запись» и ввести новые данные в пустые
поля формы.

3.8.4. Поиск и
замена данных

1.
В окне Все объекты Access выберите таблицу
или форму, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором
хотите осуществить поиск.

2.
Щелкните в любом месте поля, в котором будет
осуществляться поиск.

3.
Щелкните на кнопке Найти (вкладка Главная
– группа Найти). Появляется диалоговое окно Поиск и замена.

4.
В поле «Образец» введите
последовательность символов, которую нужно искать.

5.
В поле «Совпадение» укажите: С начала
поля, если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой
частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в
различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

6.
Установите область и направление поиска.

7.
Щелкните на кнопке Найти далее.

8.
Если осуществляется поиск более чем одной записи,
то для продолжения поиска снова щелкните на кнопке Найти далее.

9.
Если других записей не найдено, Microsoft Access
запрашивает, намерены ли Вы продолжить поиск, начав с самой первой записи
таблицы.

10.
Щелкните на кнопке ЗАКРЫТЬ, чтобы закрыть
диалоговое окно. Для выполнения замены данных используйте вкладку Замена в
диалоговом окне Поиск и замена.

3.8.5.
Сортировка данных

Для выполнения
сортировки данных в таблице или форме:

1.
Выберите в таблице или форме поле сортировки. В
режиме таблицы выделите столбец для сортировки.

2.
Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я)
или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку из группы Сортировка и
фильтр вкладка Главная.

3.8.6.
Фильтрация данных

Фильтрация — удобный способ отображения нужных данных. Фильтры
позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или
таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или запроса. С
помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных, не изменяя макет
базовых объектов.

Так как после применения фильтра представление содержит только записи с
выбранными значениями, остальные записи скрываются до очистки фильтра.

Для столбцов таблиц и элементов управления в формах и отчетах,
связанных с выражениями, фильтрация не поддерживается.

Существует несколько типов фильтров, и некоторые из них очень легко
применять и удалять. Обычные фильтры встроены в каждое представление Access
2010 (2013). Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.

Для каждого типа данных предусмотрено несколько готовых фильтров. Они
доступны в виде команд меню в режимах таблицы и макета и в представлениях формы
и отчета. Таблицу или форму можно отфильтровать не только с помощью этих
фильтров, но и путем заполнения формы (фильтр по форме).

Пользователь, который может уверенно написать выражение самостоятельно,
может добиться большей гибкости, создав собственные фильтры с помощью
параметров вкладки документа Фильтр.

Ниже описаны доступные типы фильтров.

Обычные фильтры: используются для фильтрации
по значению или диапазону значений.

Фильтрация по выделенному: позволяет
отсортировать все строки в таблице, содержащие значение, которое совпадает с
выделенным значением в строке. Используется в режиме таблицы.

Фильтр по форме: используется, если требуется
отфильтровать несколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись.

Расширенный фильтр: позволяет задать
пользовательские условия фильтра.

Применение обычного фильтра.

1.
Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме
таблицы, формы, отчета или макета.

2.
Убедитесь, что представление еще не отфильтровано.
В области маркировки проверьте наличие значка Без фильтра или
затененного значка Нет фильтра. Чтобы удалить все фильтры для
определенного объекта, на вкладке Главная в группе Сортировка и
фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Очистить
все фильтры.

3.
Щелкните в любом месте столбца или элемента
управления, соответствующего первому полю, к которому требуется применить
фильтр, и на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите
кнопку Фильтр.

Чтобы применить обычный фильтр, выберите пункт Текстовые (или Числовые,
Даты) фильтры и выберите нужный фильтр. Для фильтров Равно и Между
потребуется ввести нужные значения.

Некоторые символы, например *, % и ?, в текстовом поле фильтра
считаются специальными знаками. Так, звездочка (*) представляет строку знаков,
поэтому строка «а*» соответствует любой строке, начинающейся с буквы
а.

Чтобы применить фильтр на основе значений поля, снимите флажки возле
значений, для которых не следует применять фильтр, и затем нажмите кнопку ОК.

Если требуется применить фильтр только по одному или нескольким
значениям из длинного списка, сначала снимите флажок (Выделить все), а
затем выберите нужные значения.

Чтобы отфильтровать пустые значения (пустое значение означает
отсутствие данных) в текстовых и числовых полях, а также в полях дат, снимите
флажок (Выделить все), а затем установите флажок значения (Пустые).

Применение фильтра по выделению.

1.
Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме
таблицы, формы, отчета или макета.

2.
Убедитесь, что представление еще не отфильтровано.
В области маркировки проверьте наличие значка Без фильтра или
затененного значка Нет фильтра.

3.
Перейдите к записи, в которой содержится значение,
используемое в качестве компонента фильтра, и щелкните внутри столбца (в режиме
конструктора) или элемента управления (в режиме формы, отчета или макета).

Чтобы применить фильтр по частично выделенному значению, выделите
нужные символы, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр
выберите команду Выделение и укажите фильтр, который требуется
применить.

Применение фильтра с помощью заполнения формы.

1.
Откройте таблицу или запрос в режиме таблицы или
форму в представлении формы.

3.
На вкладке Главная в группе Сортировка и
фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите в контекстном меню
команду Фильтр по форме.

4.
Выполните действия, соответствующие выбранному
режиму.

В режиме Таблицы щелкните первую строку в столбце, к которому
нужно применить фильтр. Щелкните появившуюся стрелку и выберите значение. Чтобы
добавить дополнительные значения, откройте вкладку Или в нижней части
таблицы и выберите другое значение.

В режиме Формы щелкните стрелку в элементе управления и выберите
значение для фильтра. Чтобы добавить дополнительные значения, откройте вкладку Или
в нижней части формы и выберите другое значение.

5.
Иногда может возникнуть необходимость в определении
двух различных наборов условий, например составить список с именами контактов,
проживающих в Казахстане, и контактов, имеющих дни рождения в апреле. Для этого
можно выполнить одно из указанных ниже действий.

Чтобы получить все записи, соответствующие любому из нескольких наборов
условий, введите первый набор условий. Затем откройте вкладку Или и
введите следующий набор условий. Обратите внимание на то, что если значение
поля нужно использовать в качестве фильтра независимо от других значений полей,
необходимо ввести это значение на вкладке Найти и на каждой вкладке Или.
Иначе говоря, вкладка Найти и каждая вкладка Или задают отдельный
набор значений для фильтра.

Обратите внимание, что каждый раз, когда на вкладку Или
добавляется условие, создается другая вкладка Или, что позволяет указать
несколько альтернативных условий отбора. Фильтр возвращает любую запись, в
которой содержатся все значения, указанные на вкладке Найти, или все
значения, заданные на первой вкладке Или, или все значения, определенные
на второй вкладке Или, и т. д.

Чтобы удалить фильтр и отобразить все записи, нажмите кнопку Переключить
фильтр еще раз.

Чтобы изменить фильтр по форме, нажмите кнопку Дополнительно и
еще раз выберите команду Фильтр по форме. Будет отображен текущий набор
условий фильтра.

Применение расширенного фильтра.

1. Откройте таблицу, запрос, форму или отчет в режиме таблицы, формы,
отчета или макета.

2. Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке переходов
по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затененным
(недоступен). Если строка переходов по записям не отображается, нажмите кнопку Дополнительно
в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная и затем выберите
команду Очистить все фильтры (если команда Очистить все фильтры
недоступна, никакие фильтры не применены).

3. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите
кнопку Дополнительно и выберите в контекстном меню команду Расширенный
фильтр.

4. Добавьте в сетку поля, к которым требуется применить фильтр.

5. В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля.
Условия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые
соответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать
альтернативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке Условия
отбора, второе условие в строке или и т. д.

Весь набор условий в строке или применяется в качестве
альтернативы для набора условий в строке Условия отбора. Любое условие,
которое должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в
строку Условия отбора, так и в строку или. Нажмите кнопку Переключить
фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.

Чтобы научиться задавать условия, примените к представлению обычный
фильтр или фильтр по выделенному, который позволяет получить желаемый
результат. Затем откройте вкладку объекта Фильтр.

3.9. Создание
запроса

Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к
одной и той же информации. Запрос – это объект БД, допускающий многократное
использование. Результат запроса – представленный в табличном виде набор
данных. Запросы могут быть созданы как с помощью Мастера запросов, так и
самостоятельно, с помощью Конструктора запросов.

Для создания нового запроса:

1.
На вкладке Создание в группе Запросы
выберите кнопку Конструктор запросов.

2.
В диалоговом окне Добавление таблицы укажите
имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить
после каждого указанного имени таблицы.

3.
Нажмите кнопку Закрыть.

В специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на
экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения. В
бланке запроса содержится 6 строк:

Поле	Имя поля
Имя таблицы	Имя таблицы
Сортировка	Место ввода инструкций сортировки
Вывод на экран	Определяет, будет ли отображено поле в результирующем наборе данных
Условие отбора	Содержит первое условие, ограничивающее набор записей
Или	Другие условия на ограничения набора записей

3.9.1. Запрос на выборку

Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Данный
запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут
отображены при его выполнении.

Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:

1.
В строке Поле щелкните в правой части клетки
на стрелке, указывающей вниз и выберите имя поля, по которому будет
осуществляться запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то
сначала щелкните в строке Таблица и укажите нужную таблицу, что позволит
ограничить список полей в строке Поле. Если запрос будет осуществляться
по нескольким полям, отобразите их имена в свободных клетках строки Поле.

2.
Проследите, чтобы в строке Вывод на экран
флажок отображался бы галочкой.

3.
В строке Условие отбора введите критерии
выбора. (Для задания диапазона значений могут быть использованы операторы >
(больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between (между)
Выражение 1 and Выражение как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями
дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно Построитель
выражений (группа Настройка запроса кнопка Построить).

4.
Если это нужно, сохраните запрос для последующего
использования.

Для выполнения запроса нажмите кнопку с восклицательным знаком Выполнить
группа Результаты.

Сортировка
блоков данных в запросе

Блоки данных в запросе могут быть рассортированы алфавитным или
числовым способом в возрастающей (А-Я, 0-9) или убывающей (Я-А, 9-0)
последовательности по содержимому отдельных полей. Можно одновременно
производить сортировку по содержимому нескольких полей (до десяти):

1.
Щелкните мышью в строке Сортировка того
столбца (поля), по которому необходимо произвести сортировку.

2.
Укажите способ сортировки.

Запрос
с параметром (параметрический запрос)

Как правило, запросы с параметром создаются в тех случаях, когда
предполагается выполнять этот запрос многократно, изменяя лишь условия отбора.
В отличие от запроса на выборку, где для каждого условия отбора создается свой
запрос и все эти запросы хранятся в БД, параметрический запрос позволяет
создать и хранить один единственный запрос и вводить условие отбора (значение
параметра) при запуске этого запроса, каждый раз получая новый результат. В
качестве параметра может быть любой текст, смысл которого определяет значение
данных, которые будут выведены в запросе. Значение параметра задается в
специальном диалоговом окне. В случае, когда значение выводимых данных должно
быть больше или меньше указываемого значения параметра, в поле Условие
отбора бланка запроса перед параметром, заключенным в квадратные скобки
ставится соответствующий знак. Можно также создавать запрос с несколькими
параметрами, которые связываются друг с другом логическими операциями
«И» и «ИЛИ». В момент запуска запроса на выполнение MS
Access отобразит на экране диалоговое окно для каждого из параметров. Помимо
определения параметра в бланке запроса, необходимо указать с помощью кнопки Параметры
(группа Показать или скрыть) соответствующий ему тип данных.

1.
Откройте в режиме Конструктора окно запроса и
добавьте в него таблицу. Создайте запрос, «перетащив» необходимые
поля в бланк запроса и задав условие выбора.

2.
В качестве условия введите параметр, заключенный в
квадратные скобки (например, [Введите название] или >[Выше какого роста?]).

3.
Выберите команду Параметры (меню Запрос).

4.
В появившемся окне Параметры запроса введите
без квадратных скобок параметр (для точности ввода воспользуйтесь
«быстрыми» клавишами копирования и вставки из буфера обмена) и
укажите соответствующий ему тип данных. Нажмите ОК.

5.
Нажмите кнопку Выполнить (группа Результаты).

6.
В появившемся окне укажите значение параметра.

7.
Результат запроса будет содержать только те записи,
которые удовлетворяют заданному значению параметра.

Вычисления
в запросах

Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов
из исходных таблиц.

Для создания вычисляемых полей в режиме Конструктор на ленте
выбирают Обновление. В строке Обновление для проведения
вычислений используют математические и строковые операторы. При этом Access
проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:

—
квадратные скобки [], в них заключаются имена
элементов управления;

—
знаки номеров (#), в них заключаются распознанные
даты;

—
кавычки («»), в них заключается текст, не
содержащий пробелов или знаков пунктуации.

Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять
действия с числами, датами и текстовыми значениями в каждой записи с
использованием данных из одного или нескольких полей. Например, обычное
выражение позволяет найти разность значений двух полей типа даты, соединять
несколько строковых значений в текстовом поле или умножить значения одного поля
на итоговое значение.

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому
других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует
только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так:

Имя вычисляемого поля: Выражение для создания вычисляемого поля.

Примеры: Прибыль:[Доход]-[Расход];

Цена со скидкой:[Цена]-[Цена]*0,1

Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем,
требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса путем простого
ввода выражения для вычисления в ячейку Поле пустого столбца бланка
запроса.

После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом
выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.

1.
В строку Поле пустого столбца бланка запроса
введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей,
записанных в квадратные скобки и какой-либо арифметической или другой операции.

2.
После выполнения запроса в результирующей таблице
появится новое поле с названием «Выражение 1», используемым в качестве имени
вычисления выражения.

3.
В режиме конструктора запроса измените имя
«Выражение 1» на более значимое.

Для того чтобы ввести сложные вычисления используйте окно Построитель
выражения, которое вызывается нажатием кнопки Построить (группа Настройка
запроса). Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя
выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные
функции, названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.п.) при помощи
кнопок и списков.

Результаты вычислений также могут быть использованы в условиях отбора
для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения
записей, над которыми производятся какие-либо действия.

Например, следующее выражение в ячейке строки Условие отбора
позволяет отбирать в запросе только те записи, которые в поле Дата продажи
имеют значение, попадающее в интервал между текущей датой и датой, отстоящей от
нее на один месяц, т.е. данные за последний месяц.

Between Date() And DateAdd(«m»,1,Date())

Запросы позволяют производить итоговые вычисления. Для этих
целей в Access предусмотрены статистические функции SQL. Статистическую
функцию задают в строке Групповая операция бланка запросов, которая
появляется при выполнении команды Итоги (группа Показать и скрыть).
Заполняя ячейки в строке Групповая операция, можно выполнить расчеты
для групп записей и вычислить сумму, среднее, количество или другой тип
итогового значения для вычисляемого поля.

Функция SQL	Действие
Sum	Суммирование значений определенного поля
Avg	Вычисление среднего значения данных определенного поля
Min	Вычисление минимального значения поля
Max	Вычисление максимального значения поля
Count	Вычисление количества записей, отобранных запросом по условию
First	Определяется первое значение в указанном поле записей, отобранных запросом
Last	Определяется последнее значение в указанном поле записей, отобранных запросом
StDev	Вычисляется стандартное отклонение значений данного поля, для всех записей, отобранных запросом
Var	Вычисляется вариация значений данного поля для всех записей, отобранных запросом

Для выполнения запроса на итоговое вычисление:

1.
Находясь в режиме Конструктора Запроса, выберите
команду Итоги (группа Показать или скрыть). В результате чего в
бланке запроса появится строка Групповая операция.

2.
Для соответствующего поля выберите нужную функцию
из списка.

3.9.2.
Перекрестный запрос

Перекрестный запрос применяется в том случае, если необходимо
объединить данные в формате строк-столбцов. В качестве заголовков для столбцов
при проектировании таких запросов можно указать значения некоторых полей или
выражений:

1.
В режиме Конструктора сформируйте запрос, добавив
таблицу, которая должна лежать в его основе.

2.
Выберите команду Перекрестный (группа Тип
запроса). Строка запроса Вывод на экран в бланке запроса изменится
на новую строку Перекрестная таблица и перед ней появится строка Групповая
операция.

3.
В строке Поле укажите поле, значения
которого в новой таблице должны появиться в виде строк; поле, значения которого
в новой таблице должны появиться в виде столбцов и поле, содержимое которого в
перекрестной таблице необходимо индицировать в качестве значения. Полей,
которые будут использованы в качестве заголовков, может быть несколько.

4.
Щелкните мышью в строке Перекрестная таблица
и выберите соответствующие значениям данных полей опции из разворачивающегося
списка.

5.
Для поля, содержимое которого индицируется в
качестве значений, в строке Групповая операция введите необходимую
функцию, например, автосуммирования (Sum), определения среднего значения (Avg)
или количества (Count).

На основе данных перекрестного запроса можно строить диаграммы,
представленные в виде формы.

3.10. Создание
форм и отчетов

3.10.1. Создание
формы

Формы Access позволяют создавать
пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же
самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют
преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде.

Форма представляет собой некий электронный
бланк, в котором имеются поля для ввода данных. В Форме каждое поле
можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку. В Форму
можно помещать вычисляемые поля. OLE-обьекты можно увидеть только в
форме или отчете. В Форме намного проще работать с большими текстами
поля типа МЕМО в текстовом окне с полосами прокрутки.

Форма строится на основе таблицы или запроса.
При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе
которого создается форма. Благодаря этому содержимое Формы всегда соответствует
информации в таблицах и запросах.

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим формы, режим
макета и режим конструктора. Для перехода из одного режима в
другой используются команды группы Режимы.

Microsoft Access предоставляет быстрый способ создания формы на основе
таблицы с использованием Мастера Форм. Он задает пользователю вопросы о
структуре и оформлении формы. Результатом диалога пользователя и Мастера
Форм является «готовая к употреблению» форма. Для создания формы
самостоятельно без помощи Мастера Форм:

1.
В области навигации выберите таблицу, по которой
будет создаваться форма.

2.
На вкладке Создание в группе Формы
выберите команду Форма.

3.
Выберите режим Конструктор. При открытии
окно конструктора содержит три области: заголовок формы, область данных, примечание
формы.

Поля, размещенные в области данных, состоят из надписи поля и поля для
ввода данных. Если выделить надпись или само поле, то ко второму элементу
автоматически добавляется манипулятор перемещения и можно перемещать их в паре
или по отдельности. В случае, когда нет необходимости в выводе надписи поля
рядом с самим полем, удалить ее можно следующим образом: выделить объект
Надпись и нажать клавишу Delete.

Формы
для связанных таблиц

В таких формах можно одновременно отобразить информацию из двух (или
более) связанных таблиц. Кроме того, такая форма позволяет выполнить
редактирование данных, содержащихся в обеих таблицах.

В результате создания этой формы на экране выводятся только те записи
подчиненной таблицы, которые связаны с текущей записью исходной (главной)
таблицы:

1. Выберите команду Мастер форм (вкладка Создание группа Формы).

2. В появившемся диалоговом окне укажите имена полей для главной и
подчиненной форм и порядок их размещения в новой форме, выбрав имя таблицы из
раскрывающегося списка Таблицы/Запросы. Нажмите кнопку ДАЛЕЕ.

3. В следующем окне выберите переключатель Подчиненные формы.

4. Далее выберите вид подчиненной формы.

5. Озаглавьте главную и подчиненную формы и нажмите кнопку Готово.

Для просмотра записей главной формы используются кнопки просмотра в
нижней части окна. Выше нее выводится строка для просмотра записей подчиненной
формы, которые представлены в виде таблицы.

3.10.2. Создание
отчета

Располагая базой данных можно распечатать любую таблицу, запрос или
форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти
инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить
результаты в высококачественном варианте. В Access 2010 (2013) отчет
представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на
печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и
предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные
документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной
таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких
таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые
данные в новом запросе.

Для создания отчета с помощью Мастера Отчетов:

1.
На вкладке Создание группа Отчеты выберите
команду Мастер отчетов.

2.
Укажите имя таблицы или запроса, на основе которых
создаете отчет.

3.
Выберите поля, данные которых будут помещены в
отчет.

4.
Задайте требуемый порядок сортировки полей.

5.
Выберите вид макета отчета.

6.
Задайте имя отчета.

7.
Нажмите кнопку Готово.

Для создания отчета самостоятельно без помощи Мастера Отчетов:

1.
На вкладке Создание группа Отчеты
выберите команду Конструктор отчетов.

2.
На вкладке Конструктор группа Сервис
выберите команду Добавить поля.

3.
Укажите имя таблицы, на которой должен базироваться
отчет и выберите поля, данные которых будут отображаться в отчете.

Заголовок отчета — печатается только в начале
отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул — печатается вверху каждой
страницы.

Заголовок группы — печатается перед обработкой
первой записи группы.

Область данных — печатается каждая запись
таблицы или динамического набора данных запроса

Примечание группы — печатается после обработки
последней записи группы.

Нижний колонтитул — печатается внизу каждой
страницы. Примечание отчета — печатается в конце отчета после обработки
всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в
размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей
между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для
расчета расположения данных на печатной странице программа Access 2010 должна
«знать» все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access
получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть
установлен.

3.10.3. Создание
элементов формы или отчета

Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отображать
и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы:
подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и
кнопки. Кроме того, форму (отчет) можно дополнить иллюстрацией (рисунком или
диаграммой), текстом и линиями различного типа. Для оформления форм (отчетов)
также может быть использована возможность изменения начертания, стиля и
выравнивания данных, которые отображаются в полях, а также цвета символов, фона
и границы.

Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора.

Существует три основных типа элементов управления: присоединенные,
свободные, вычисляемые.

Присоединенные элементы управления – элементы,
связанные с полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент
управления поле таблицы в текущей записи автоматически обновляется. Большинство
элементов управления, в том числе обьекты OLE, можно присоединить к полю. Чаще
всего присоединенные элементы управления содержат данные текстового типа, а
также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и поля МЕМО.

Свободные элементы управления сохраняют
введенную величину, не обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать
для отображения: текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий
и прямоугольников. Кроме того, их можно использовать для хранения обьектов OLE
(например рисунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме.

Свободные элементы управления называют также переменными или переменными
памяти.

Вычисляемые элементы управления создают на
основе выражений, например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к
полям таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент
управления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные полей
таблицы, с последующим отображением в форме.

Выбор объектов —
позволяет изменить указатель курсора на инструмент выбора объекта.

Мастера элементов —
позволяет включать и отключать мастера по созданию элементов управления.

Надпись —
предназначена для вывода на экран не изменяющегося текста, например,
заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к свободным элементам
управления, в которые нельзя вводить данные.

Поле — позволяет
создать область для отображения, ввода или изменения данных. В поле можно
использовать данные любого типа: текст, числа, дата/время, логические величины
и МЕМО. Поля могут быть как присоединенными, так и свободными. В них можно
использовать поля из таблиц или запросов, а также вычисляемые выражения,
поэтому такие элементы управления называют связанными полями. При
создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент
управления — присоединенная надпись.

Группа параметров —
позволяет создать область настраиваемого размера для размещения набора флажков,
переключателей или выключателей, представляющих набор альтернативных значений.

Выключатель —
позволяет создать кнопку, связанную с логическим полем. Элемент может
находиться в двух состояниях: Истина — кнопка нажата, Ложь —
кнопка отжата.

Переключатель —
предназначен для создания кнопки (называемой радиокнопкой). Ее функции аналогичны
функциям выключателя. Элемент находится в двух состояниях: Истина —
кружок с точкой, Ложь — пустой кружок. С кнопкой можно связать команды,
например, выполняющие фильтрацию.

Флажок — предназначен
для создания флажка связанного с логическим полем. Действуют аналогично
переключателям, но в отличие от них, допускают множественный выбор. Элемент
может находится в двух состояниях: Истина — квадрат с галочкой, Ложь —
пустой квадрат.

Поле со списком —
позволяет создать составной элемент управления, объединяющий поле и
раскрывающийся список значений. Для ввода значения, можно ввести значение в
поле или выбрать значение в списке.

Список — позволяет
создать список, допускающий прокрутку, и предназначенный для выбора значения.
Позволяет отображать список значений в форме или отчете. В списках можно также
отображать заголовки столбцов.

Кнопка — позволяет
создать кнопку, используемую для выполнения набора макрокоманд Access или
процедур VBA.

Рисунок — позволяет
создать рамку, в которой в форме или отчете выводится неизменяемый рисунок.
Поскольку рисунок не является объектом OLE, то после помещения рисунка в форму
или отчет не допускается его изменение из Microsoft Access.

Свободная рамка объекта — позволяет создать рамку для отображения в форме или отчете объектов
OLE, как правило, набор иллюстраций или диаграмму. Рамка не связана ни с каким
полем таблиц базы данных.

Присоединенная рамка объекта —для отображения в форме или отчете объектов OLE, таких как набор
иллюстраций или диаграммы. С присоединенной рамкой связано одно из полей
таблиц. При переходе от записи к записи в форме или отчете выводятся разные
объекты.

Конец страницы —
позволяет создать элемент управления, указывающий принтеру начало новой
страницы в печатной форме или новой страницы в отчете. Этот элемент управления
не появляется в форме или запросе в режиме формы.

Вкладка — позволяет
вставить элемент управления Вкладка для создания вложенных форм.
Страницы элемента управления Вкладка могут содержать другие элементы
управления.

Подчиненная форма/отчет — предназначена для добавления в основную форму или основной отчет
подчиненной формы или подчиненного отчета соответственно. Добавляемые
подчиненная форма или подчиненный отчет должны существовать.

Линия — позволяет
создать прямую линию, которую можно перемещать и размеры которой можно
изменять. Цвет и толщину линии можно изменить с помощью кнопок панели
инструментов Панель форматирования или окна свойств. Используется для
разделения элементов формы или отчета.

Прямоугольник —
позволяет создать прямоугольник, который можно перемещать и размеры которого
можно изменять. Используется для выделения элементов формы.

Дополнительные элементы — выбор этой кнопки открывает список дополнительных элементов
управления ActiveX, которые можно использовать в формах и отчетах.

Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника
(рамки), кнопки и др.:

1.
Щелкните на соответствующей пиктограмме.

2.
Укажите курсором мыши (крест с уменьшенным
изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.

После того, как будет отпущена кнопка мыши для создания некоторых
элементов (таких как, например, поле со списком или кнопка) Access выводит на
экран Мастер. Так, после создания кнопки появляется Мастер, предлагающий
выбрать тип действия, которое будет привязано к этой кнопке (переходы между
записями, работа с формой или другие типы, например, работа с запросами в
пункте «Разное»).

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов
определяются значениями характеристик этих объектов (кнопка Страница свойств
группа Сервис).

3.10.4.
Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты

Для выполнения
добавления вычисляемых выражений в формы и отчеты:

1.
Откройте форму (отчет) в режиме Конструктора.

2.
Выберите кнопку Поле (группа Элементы
управления).

3.
Выберите мышью пустое место в любой области формы
или отчета (например, область примечаний).

4.
Для появившегося нового поля укажите необходимые
свойства:

— откройте окно свойств поля (группа Сервис кнопка Страница
свойств);

— для свойства «Данные» введите начиная со
знака «=» нужное выражение, заключив имена полей БД в квадратные
скобки. В качестве выражения может быть использована как встроенная функция
(например, «=DATE()» — системная дата), так и любое действие над
значениями полей с использованием арифметических или других операций; для
свойства «Формат поля» выберите из списка тип вычисляемых данных.

В случае необходимости вставьте рядом с полем элемент Надпись и
заполните его нужным текстом.

5.
Перейдите в режим Формы (Отчета).

3.11. Макросы

3.11.1.Создание
макроса пользовательского интерфейса

В Microsoft Access макросы, связанные с объектами пользовательского
интерфейса (такими как кнопки, текстовые поля, формы и отчеты), называются
макросами пользовательского интерфейса. Этим они отличаются от макросов данных,
которые связываются с таблицами. С помощью макросов пользовательского
интерфейса можно автоматизировать последовательности действий, таких как
открытие другого объекта, применение фильтра, запуск операции экспорта и многие
другие задачи. В этой статье описан измененный конструктор макросов и
продемонстрировано выполнение основных задач, связанных с созданием макросов
пользовательского интерфейса.

Макросы могут содержаться в объектах макроса (иногда их называют
изолированными макросами) либо могут быть внедрены в свойства событий форм,
отчетов или элементов управления. Внедренные макросы становятся частью объекта
или элемента управления. Объекты макроса отображаются в области навигации в
группе Макросы; внедренные макросы не отображаются.

Каждый макрос состоит из одной или нескольких макрокоманд. В
зависимости от текущего контекста некоторые макрокоманды могут быть недоступны.
В частности, при работе с веб-базой данных недоступны некоторые макрокоманды,
несовместимые с функцией публикации в службах Access.

Создание
изолированного макроса

В описанной ниже процедуре создается объект изолированного макроса,
который будет отображаться в разделе Макросы в области навигации.
Изолированные макросы удобно использовать повторно в разных частях приложения.
Вызывая тот или иной макрос из других макросов, можно избежать дублирования
программного кода в нескольких местах.

1.
На вкладке Создание в группе Макросы и
код нажмите кнопку Макрос.

2.
В приложении Access откроется конструктор макросов.

3.
На панели быстрого запуска нажмите кнопку Сохранить.

4.
В диалоговом окне Сохранить как введите имя
макроса, а затем нажмите кнопку «ОК».

5.
Перейдите к разделу Добавление команд в макрос.

Создание внедренного макроса

В описанной ниже процедуре создается макрос, который внедряется в
свойство события объекта. Такой макрос не отображается в области навигации,
однако его можно вызывать из событий, таких как Загрузка или Нажатие
кнопки.

Поскольку макрос становится частью объекта формы или отчета, внедренные
макросы рекомендуется создавать для автоматизации задач, которые специфичны для
определенной формы или отчета.

1.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши
форму или отчет, которые будут содержать макрос, и выберите пункт Режим
макета.

2.
Если окно свойств не открыто, нажмите клавишу F4.

3.
Выберите элемент управления или раздел, содержащий
свойства события, в который нужно встроить макрос. В верхней части окна свойств
из выпадающего списка в разделе Тип выбора можно выбрать элемент
управления или раздел, а также форму или отчет целиком.

4.
В области задач «Страница свойств»
откройте вкладку Событие. Щелкните поле свойства для события, которое
должно запускать макрос. Например, если требуется запускать макрос при нажатии
кнопки, щелкните поле Нажатие кнопки.

—
Если поле свойства содержит слова [Внедренный
макрос], это означает, что для данного события уже создан макрос. Если
нужно отредактировать его, выполните остальные действия процедуры.

—
Если поле свойства содержит слова [Процедура
обработки событий], это означает, что для данного события уже создана
процедура Visual Basic для приложений. Прежде чем встраивать в это событие
макрос, необходимо удалить процедуру. Чтобы сделать это, удалите слова [Процедура
обработки событий], однако сначала следует просмотреть соответствующую
процедуру и убедиться, что ее удаление не нарушит функциональность базы данных.
Иногда функциональность процедуры VBA можно воссоздать с помощью внедренного
макроса.

1.
Нажмите кнопку Построение …

2.
В появившемся диалоговом окне Построитель
установите флажок Конструктор макросов и нажмите кнопку ОК.

В Access запустится конструктор макросов. Перейдите к следующему
разделу, в котором описано добавление команд в макрос.

Добавление
команд в макрос

Команды представляют собой отдельные действия, составляющие макрос, и
имя каждой из них соответствует выполняемому ей действию (например, НайтиЗапись
или ЗакрытьБазуДанных).

Действие 1. Выбор или поиск макрокоманды

Первым действием при добавлении команды является ее поиск в раскрывающемся
списке Добавить новую макрокоманду или в каталоге макрокоманд.

— по умолчанию в раскрывающемся списке Добавить новую макрокоманду
и каталоге макрокоманд выводятся только те команды, которые можно выполнить в
недоверенных базах данных. Чтобы увидеть полный список команд, выполните
указанные ниже действия.

— на вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть
выберите пункт Показать все действия.

— если каталог макрокоманд не отображается, на вкладке Макет в
группе Показать/скрыть нажмите кнопку Каталог макрокоманд.

Чтобы найти макрокоманду, воспользуйтесь одним из указанных ниже
способов.

— Щелкните стрелку в раскрывающемся списке Добавить новую макрокоманду
и прокрутите список до нужной команды. В верхней части списка выводятся
элементы программного потока, а затем в алфавитном порядке — макрокоманды.

— Перейдите к нужной команде в области каталога макрокоманд. Команды
группируются по категориям. Чтобы просмотреть команды в той или иной категории,
разверните ее. При выборе команды в нижней части каталога макрокоманд
появляется ее краткое описание.

— Найдите нужную команду в каталоге макрокоманд, введя запрос в поле
поиска в верхней части соответствующей области. По мере ввода список действий
фильтруется, при этом отображаются все макросы, содержащие введенный текст. В
Access поиск текста выполняется как по именам макросов, так и по их описаниям.

Действие 2. Добавление макрокоманды в макрос

Найдя нужную макрокоманду, добавьте ее в макрос одним из указанных ниже
способов.

—
выберите команду в списке Добавить новую
макрокоманду или просто начните вводить ее имя в поле. Access добавит
команду в то место, где отображается список Добавить новую макрокоманду.

—
перетащите команду из каталога макрокоманд на
область макроса. При этом появится полоса вставки, указывающая, в какое именно
место будет вставлена команда, как только будет отпущена кнопка мыши.

—
дважды щелкните команду в каталоге макрокоманд.

Если в области макроса выделена команда, Access добавит новую
макрокоманду под выделенной.

Если в области макроса выделен блок Группа,
Если, Иначе если, Иначе или Вложенный макрос,
Access добавит новую макрокоманду в соответствующий блок.

Если в области макроса не выделена ни одна
команда или блок, Access добавит новую макрокоманду в конец макроса.

— Все ранее созданные макросы выводятся в узле

В этой базе данных в каталоге макрокоманд. При
перетаскивании изолированного макроса (указанного в разделе Макросы) в
область макроса создается команда ЗапускМакроса, которая запускает
макрос, в который была перетащена команда. После этого из раскрывающегося
списка можно запускать вложенные макросы (если они есть).

Чтобы просто скопировать команды из изолированного макроса в текущий
(вместо создания команды ЗапускМакроса), щелкните его в каталоге макрокоманд
и выберите команду Добавить копию макроса.

При перетаскивании внедренного макроса
(указанного в списке объекта формы или отчета) в область макроса действия из
него копируются в текущий макрос.

— Можно создать макрокоманду, перетащив объект базы данных из области
навигации в область макроса. При перетаскивании таблицы, запроса, формы, отчета
или модуля в область макроса приложение Access добавляет макрокоманду,
открывающую таблицу, запрос, форму или отчет. При перетаскивании макроса
добавляется макрокоманда, запускающая макрос.

Действие 3. Заполнение аргументов

Большинству макросов необходим как минимум один аргумент. Чтобы
просмотреть описания аргументов, выберите макрокоманду и наведите указатель на
нужный аргумент. Для многих аргументов значение можно выбрать в раскрывающемся
списке. Если аргумент требует ввода выражения, функция IntelliSense поможет
ввести его, предлагая по мере ввода допустимые значения

Увидев нужное
значение, добавьте его в выражение. Для этого дважды щелкните значение или
выделите его с помощью клавиш со стрелками, а затем нажмите клавишу TAB или
ENTER.

Перемещение макрокоманды

Макрокоманды выполняются в порядке сверху вниз по тексту макроса. Чтобы
переместить команду в макросе вверх или вниз, воспользуйтесь одним из указанных
ниже способов.

1.
Перетащите команду в нужное место вверх или вниз.

2.
Выделите команду и нажмите клавиши CTRL + СТРЕЛКА
ВВЕРХ или CTRL + СТРЕЛКА ВНИЗ.

3.
Выделите команду, а затем щелкните стрелку Вверх
или Вниз в правой части области макроса.

Удаление макрокоманды

Чтобы удалить макрокоманду, выполните указанные ниже действия.

1.
Выделите команду и нажмите клавишу DELETE. Кроме
того, можно нажать кнопку Удалить (X) в правой части области макроса.

2.
При удалении блока макрокоманд (например, блока Если
или Группа) удаляются все действия в этом блоке.

3.
Команды Вверх, Вниз и Удалить
также доступны в контекстном меню макрокоманды.

Запуск
макроса

Запустить макрос можно любым из указанных ниже способов.

1.
Дважды щелкнуть макрос в области навигации.

2.
Вызвать макрос с помощью макрокоманды ЗапускМакроса
или ПриОшибке.

3.
Указать имя макроса в свойстве «Событие»
любого объекта. В результате макрос будет выполнен при возникновении этого
события.

3.11.Обмен
данными

MS Access позволяет осуществлять обмен данными с другими СУБД и с
другими базами данных MS Access, с программами работы с электронными таблицами
(Excel и Lotus), а также импортировать и экспортировать данные из текстовых
файлов. Кроме того, с помощью этих средств можно копировать объекты из одной
базы данных MS Access в другую.

Экспорт данных

Экспорт данных позволяет использовать информацию, сохраненную в
Access-базе данных при работе с другой программой:

1.
В области навигации выберите из списка таблицу,
которую предполагается экспортировать.

2.
Откройте контекстное меню и выберите команду
Экспорт.

3.
Выберите приложение в которое будет экспортирована
таблица.

4.
Нажмите кнопку Экспорт.

5.
В открывшемся окне диалога укажите необходимые
опции.

6.
Нажмите ОК. Таблица будет сохранена в новом
файле указанного типа.

Импорт данных

MS Access может считывать данные, представленные в другом формате, и
сохранять их в новой таблице данных:

1.
Перейдите в область навигации и вызовите
контекстное меню.

2.
Выберите команду Импорт и приложение из
которого будут импортироваться данные.

3.
В открывшемся окне диалога укажите необходимые
опции.

СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ

1.
А.П. Сергеев Microsoft Office 2010. Самоучитель.- М.: ООО
«И.Д. Вильямс», 2010. – 624 с.

2.
Работа с текстовым редактором MS Word :
метод. указания [Электронный ресурс] / сост. И.В. Речицкая ; Дальневост.
федерал. ун-т., Инженерная школа. – Электрон. дан. – Владивосток : Издат. дом
Дальневост. федерал. ун-та, 2013. – 60 с.

3.
Е.В. Михеева Информационные технологии в
профессиональной деятельности. Учебное пособие для сред. проф. образования –
М.: Издательский центр «Академия», 2013.- 384 c.

4.
Основы работы с текстовым редактором Microsoft Word
2010 : лабораторный практикум / В. В. Стригунов, Н. И. Шадрина, Н. Д. Берман. –
Хабаровск : Изд-во Тихоокеан. гос. ун-та, 2014. – 32 с.

5.
Е. М. Карчевский, И. Е. Филиппов, И.А. Филиппова.
Excel 2010 в примерах. Учебное пособие. Казанский университет, 2012.-100 с.

6.
Учебно-методическое пособие Microsoft Excel 2010

Источник

Видеоуроки предоставляются посетителям сайта бесплатно. Коммерческое использование учебных видеоматериалов посетителями сайта запрещено. При цитировании или ином использовании материалов,
опубликованных на страницах данного сайта, ссылка на первоисточник обязательна. Авторы и разработчики видеокурсов: Андрей Сухов, TeachVideo. Видео предоставлено авторами бесплатно. Все права
сохранены.

Источник

Как работать в Word для чайников

Как создать документ

Навигация по программе

Как выбрать (выделить) текст

Меняем размер и шрифт

Выравнивание текста

Как выделить текст жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием

Копируем и вставляем

Как создать нумерованный или маркированный список

Вставляем таблицу

Видео — Word для начинающих

Зачем знать все функции MS Word

Как создать и сохранить документ MS Word

Как использовать возможности вкладки «Главная»

Блок инструментов «Буфер обмена»

Блок инструментов «Шрифт»

Блок инструментов «Абзац»

Блок инструментов «Стили»

Блок инструментов «Редактирование»

Как использовать возможности вкладки «Вставка»

Блок инструментов «Страницы»

Блок инструментов «Таблицы»

Блок инструментов «Иллюстрации»

Блок инструментов «Надстройки»

Инструменты мультимедиа

Функция «Ссылки»

Функция «Примечание»

Блок инструментов «Колонтитулы»

Блок инструментов «Текст»

Блок инструментов «Символы»

Как использовать возможности вкладки «Дизайн»

Блок инструментов «Фон страницы»

Как пользоваться возможностями вкладки «Разметка страницы»

Блок инструментов «Параметры страницы»

Блок инструментов «Абзац»

Блок инструментов «Упорядочение»

Как использовать возможности вкладки «Ссылки»

Блок инструментов «Оглавление»

Блок инструментов «Сноски»

Блок инструментов «Ссылки и списки литературы»

Блок инструментов «Названия»

Блок инструментов «Предметный указатель»

Блок инструментов «Таблица ссылок»

Как использовать возможности вкладки «Рассылки»

Блок инструментов «Создать»

Блоки инструментов «Начало слияния», «Составление документа и списка полей», «Просмотр результатов» и «Завершение»

Как использовать возможности вкладки «Рецензирование»

Блок инструментов «Правописание»

Блок инструментов «Язык»

Блок инструментов «Примечание»

Блоки инструментов «Запись исправлений» и «Изменения»

Как использовать возможности вкладки «Вид»

Блок инструментов «Режимы просмотра»

Блок инструментов «Показ»

Блок инструментов «Масштаб»

Дополнительные трюки для повышения эффективности работы с MS Word

ВВЕДЕНИЕ

РАЗДЕЛ 1. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD

1.1. Основные операции с текстом

1.2. Работа с таблицами

1.3. Работа с графикой

1.3.1.Объекты SmartArt

1.3.2.Вставка рисунков

1.3.3.Взаимодействие изображения с текстом

1.3.4.Объекты WordArt

1.5. Создание оглавления

1.6.Создание шаблонов

1.6.1.Создание шаблона пользователя

1.7.Создание форм

1.8. Автоматизация создания документов путем слияния

РАЗДЕЛ 2. ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL

2.1. Основные понятия электронных таблиц

2.2. Ввод текста

2.3. Встроенные функции

2.4. Построение диаграмм

2.5. Сортировка данных

2.6. Фильтрация данных

2.7. Подбор параметра

2.8. Поиск решения

2.9. Работа с таблицами формата Список

РАЗДЕЛ 1.
ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD

1.1. Основные
операции с текстом

1.2. Работа с
таблицами

1.3. Работа с
графикой

1.3.3.Взаимодействие
изображения с текстом

1.6.Создание
шаблонов

1.6.1.Создание шаблона
пользователя

1.7.Создание
форм

1.8.
Автоматизация создания документов путем слияния

РАЗДЕЛ 2.
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL

2.1. Основные
понятия электронных таблиц

2.3. Встроенные
функции

2.4. Построение
диаграмм

2.5. Сортировка
данных

2.6. Фильтрация
данных

2.7. Подбор
параметра

2.8. Поиск
решения

2.9. Работа с
таблицами формата Список

2.9.1.Подведение
промежуточных итогов

2.9.2.Создание
итоговой сводной таблицы на основе данных списка

2.10. Консолидация
данных

РАЗДЕЛ 3.
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

3.1. Назначение
и основные возможности Access. Виды баз данных

3.2. Запуск
программы

3.3. Интерфейс
MS Access

3.4. Этапы
проектирования базы данных

3.5. Создание
таблицы

3.5.1.Определение
структуры таблицы

3.5.2.Присвоение
имен полям и выбор типа данных

3.5.3. Установка
первичного ключа

3.5.4.Установка
характеристик поля

3.5.5.Добавление,
удаление и перемещение полей

3.5.6.Сохранение
структуры таблицы

3.5.7.Установление
связей между таблицами

3.7. Завершение
работы MS Access

3.8. Работа с
данными таблицы

3.8.1. Ввод
записей

3.8.3.
Добавление записей с помощью формы

3.8.4. Поиск и
замена данных

3.8.5.
Сортировка данных

3.8.6.
Фильтрация данных

3.9. Создание
запроса

3.9.2.
Перекрестный запрос

3.10. Создание
форм и отчетов

3.10.1. Создание
формы

3.10.2. Создание
отчета

3.10.3. Создание
элементов формы или отчета

3.10.4.
Добавление вычисляемых выражений в формы и отчеты

3.11.1.Создание
макроса пользовательского интерфейса

3.11.Обмен
данными

СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ