Как импортировать в битрикс 24 файл excel

Импортировать можно лиды, контакты, компании, сделки и товары. Если у вас уже есть база клиентов, перенесите ее в Битрикс24, за несколько шагов.

Запустить импорт можно на странице элемента. Например, для лидов CRM > Лиды, а для контактов CRM > Клиенты > Контакты.

Самый распространенный способ — импорт CSV-файла со своими настройками. Так называется способ импорта, когда вы настраиваете файл в процессе, следуя указаниям Битрикс24. Этот вариант рассмотрим далее на примере контактов.

В разделе Контакты нажмите на шестерёнку и выберете Импорт из CSV со своими настройками.

Как импортировать файл

Так как формат файла CSV отличается от привычной таблицы формата Excel, мы рекомендуем использовать подготовленный шаблон, скачайте его в разделе Шаблон импортируемого файла.

Перенесите в шаблон информацию о клиентах и загрузите подготовленный файл в поле Файл данных, укажите разделитель.

Кодировку файла система определит автоматически.

После того как укажите все настройки, нажмите Далее.

Следующий шаг — настройка соответствия полей. CRM автоматически проверит системные и пользовательские поля на соответствие. Если этого не произошло, выберете подходящее поле в системе, чтобы оно совпадало с полем из файла.

Для корректного импорта в файле должно быть заполнено Имя или Фамилия контакта.

На этой же странице проверьте правильность отображения данных, сделать это можно в разделе Пример импортируемых данных, если всё верно нажмите Далее.

Решите, что нужно сделать с записями, которые уже есть в CRM. По умолчанию система проверяет уникальность по полям Ф.И.О., Телефон и E-mail.

На этом настройка завершена. Нажмите Далее, и увидите результаты импорта.

Чтобы вернуться к работе с CRM нажмите Готово, чтобы загрузить новый файл, нажмите Новый импорт.

Возможные ошибки при импорте

Зачастую возникает необходимость перенести данные из существующих таблиц Excel, Google Sheets и т.п. Для Лидов, Сделок, Контактов и Компаний предусмотрен штатный импорт, а в коробочной версии Битрикс24 это можно сделать внутренними инструментами через панель управления, а в облачной таких инструментов нет. И как быть если таблица абсолютно индивидуальна, например, реестр техники и оборудования?

Для начала давайте посмотрим на то, как хранятся такие таблицы в Битрикс24. Для этого используются универсальные списки, хранящиеся в группах. Если вы не знакомы с этим инструментом Битрикс24, то рекомендуем вам ознакомиться с ним https://helpdesk.bitrix24.ru/open/1428438/?sphrase_id=7138119
В двух словах — в универсальном списке вы определяете названия и тип данных полей (колонок таблицы) и в дальнейшем заполняете и редактируете таблицу через форму или через Бизнес-процесс (БП).

Благодаря возможности формировать строки такого списка через бизнес-процесс мы и проведем наш импорт. Для этого воспользуемся штатным импортом Сделок. Для сделок можно создавать пользовательские поля, которые мы можем использовать при импорте. Сами сделки нам не нужны, поэтому, чтобы не мешать работе сотрудников и не портить статистику в CRM для этих задач, создадим отдельное направление сделок, ограничив доступ к нему.

Шаг 1. Подготовка данных для импорта

Для начала нам нужно определиться с типами полей в имеющейся у нас таблице. Их не так много:

• Строка
• Список
• Ссылка
• Дата/время
• Да/Нет
• Число
• Привязка к пользователю
• Привязка к элементам CRM
• Адрес Google карты
• Бронирование ресурсов
• Файл
• Деньги
• Привязка к справочникам CRM
• Привязка к разделам инф. блоков
• Привязка к элементам инф. блоков

При такой процедуре лучше свести все данные к первым 8 типам. Таким образом, у нас должны появиться столько же доп. полей в карточке сделки (если мы не используем штатные поля сделки) сколько колонок есть в нашей таблице. Получится вот такая таблица необходимых преобразований:

При их создании нам нужно будет учесть следующие свойства типов данных. Далее речь пойдет о данных в исходном документе:

Строка, Текст — поле не ограничено традиционными 256 символами, поэтому в него можно передавать достаточно большой текст, который в результате на уровне списка мы сохраним в поле типа “Детальный текст”.

Список — если в работе с таблицей для какого-либо поля вы используете набор вариантов, то для импорта значения этого поля необходимо создать “Строку”, т.к. у облачного Битрикс24 есть ряд ограничений на работу со списками, т.е. значение строки нельзя “отдать” полю типа список. Самый простой способ — это в бизнес-процессе, отвечающем за импорт, описать условия, назначающие соответствующие значения полям.

Ссылка — список не поддерживает ссылки, поэтому передавать нужно как обычную строку.

Дата, дата/время — тут важно не ошибиться с форматом и включить учет времени при создании поля в сделке.

Да/Нет, чекбокс — штатного аналогичного типа поля в списке нет, поэтому тут самым правильным решением будет создание элемента типа «Список», назначение пункта описано выше. Но важно иметь в виду то, что теперь у вас будет 3 статуса (Да, нет, не выбран), а не 2 (да, нет).

Число — число везде остается числом, и в данном случае оно будет работать и с целыми, и с дробными числами.

Employee Сотрудник — Сотрудника (если он есть в Битрикс24) можно передать и в виде строки (Имя Фамилия), но тогда придется писать в БП условие для каждого, чтобы связать его c сотрудником. Мы предлагаем заменить имена сотрудников на их ID в портале еще в самой исходной таблице. А полученное число назначить полю.

Привязка к элементам CRM — для этого нам будут нужны уникальные поля, поэтому лучше использовать название компании или имя контакта и его e-mail или телефон.

Давайте теперь пройдемся по остальным шагам, которые необходимо сделать для такого импорта.

Шаг 2. Подготовка CRM к импорту

Со стороны CRM нам неоходимо выполнить 3 действия:

• Создаем направление для сделок, через которое пройдет импорт, чтобы не портить статистику и отчеты. Подробное описание вы можете найти здесь.
• Создаем пользовательские поля для сделок в настройках CRM. Подробное описание вы можете найти здесь.
• Формируем список в группе, в которой мы будем хранить полученные данные. Подробное описание вы можете найти здесь.

Шаг 3. Формируем бизнес-процесс отвечающий за импорт данных

На изображении выше приведена принципиальная схема бизнес-процесса. Основные шаги следующие:

• Ожидаем стадии сделки в созданном нами направлении.
• Формируем запись в списке.
• Обрабатываем преобразования, необходимые для работы с полями типа «Список»
• Дописываем необходимые значения в строку списка
• Завершаем работу со сделкой

Шаг 4. Процесс импорта

Скачиваем CSV шаблон для загрузки сделок. Процедура импорта подробно описана здесь.
При работе с ним не использовать Microsoft Excel т.к. он интерпретирует этот формат достаточно фривольно. У вас могут возникнуть сложности с его последующим открытием и дальнейшим импортом. Рекомендуем воспользоваться бесплатным Libre Office или другой программой.

Переносим данные, в таблицу — добавленные нами поля появились в ее конце. Не забывая заполнить направление сделки и ответственного.

Проводим импорт и переходим в группу со списком. В дальнейшем список может пополняться бизнес-процессом или управляться в ручном режиме.

Что рассмотрим:

✅Как импортировать в Битрикс24 базу данных Юридических и Физических лиц из Excel файла

✅Как загрузить Лиды из Excel файла

❗Если вы работаете с Юр. лицами и в Битрикс24 должны быть компании, то порядок импорта таков:

Как загрузить Компании?

Инструкция:

2. Скачайте Шаблон

3. Сохраните этот файл

4. Откройте данный файл и проверьте поля (названия компаний, их номера телефонов, адреса и эл. почту), удалите лишние столбцы. Сохраните файл

5. Вернитесь назад в окно Настройка параметров Импорта и нажмите на кнопку Выберите файл. Файл Компании выбрали и нажмите Открыть

6. После чего в окне Настроек параметров импорта указываем:

Разделитель колонок — Табуляция

Шаблон для импорта по умолчанию — Организация

Импортировать реквизиты (если они есть)

И нажмите кнопку Далее

7. После чего выберите вариант, в котором кодировка определена правильно и кликнете по нему

8. Потом проверьте Соответствие полей и нажмите кнопку Далее

9. Также проверьте Контроль дубликатов и снова нажмите кнопку Далее

10. Проверьте результат импорта и нажмите кнопку Готово

В результате у вас в Битрикс24 появятся карточки всех импортированных Компаний. Теперь чтобы в карточке Компании появились Контакты нужно их загрузить отдельно. После чего они привяжутся и будут отображаться в каждой из Компаний, которую вы загрузили.

Как загрузить Контакты?

Инструкция:

2. В новом окне нажмите Скачать файл шаблон

3. Сохраните файл

4. Теперь в этом файле проверьте данные контактов клиентов и удалите ненужные поля

5. После чего вернитесь в Битрикс24 и на нажмите на Шестеренку, а затем выберите в списке Импорт на CSV со своими настройками

6. Нажмите Выберите файл

7. Выберите файл Контакты и нажмите Открыть

8. В окне Настройки Параметров выберите:

Импорта Источник — Импорт Холодной базы

Разделитель колонок — Табуляция

Шаблон для импорта по умолчанию — Юр. Лицо

Нажмите кнопку Далее

9. Затем выберите вариант, в котором кодировка определена правильно и кликнете по нему

10. После этого нажмите Далее

11. В следующем окне проверьте Соответствие полей и нажмите Далее

12. Потом проверьте все правильно настроено в разделе Контроль дубликатов и нажмите Далее

13. Нажмите кнопку Готово в следующем окне Результат Импорта

В Битрикс24 теперь появились Контакты ваших клиентов. Также в карточке клиента мы видим, что создалась Компания клиента и в ней самой присутствуют Контакты. Далее вам необходимо загрузить Сделки.

Как загрузить Сделки?

Инструкция:

2. Скачайте файл шаблон и нажмите Сохранить

3. Откройте данный файл и проверьте поля, удалите ненужные

4. Теперь загрузите данный файл в Битрикс24 как мы делали это с Контактами или Компаниями

Таким образом у вас в Битрикс24 теперь в каждой карточке клиента видно, что за Компания, ее Контакты и какой статус носит Сделка.

❗Если вы работаете с Физ. лицами и в Битрикс24 должны быть Контакты без Компаний, то порядок импорта таков:

Их загрузка происходит также как и в случае с Юридическими лицами.

❗Если вы хотите импортировать лиды и чтобы лиды привязались к контактам, то:

Как загрузить Лиды?

Инструкция:

2. Перед вами форма, где нужно скачать файл — шаблон

3. В этот файл внесите вашу базу клиентов (ФИО, номер телефона, электронная почта). Специальные поля здесь уже есть. Если какие -то не нужны их можно удалить

4. Теперь сохраните этот файл

5. Вернитесь в Битрикс24 и снова нажмите на Шестеренку и выберите Импорт Лидов. Откроется форма. Здесь вам нужно нажать на кнопку Выберите файл

6. Выбрали тот файл — шаблон, который вы сохранили и нажмите Выбрать

7. Затем нажмите кнопку Далее

8. Появится новое окошко. Здесь выберите вариант, в котором кодировка определена правильно

9. После этого проверьте все ли поля совпадают в перечне и нажмите кнопку Далее

10. После чего определите выбор в пункте Что делать с дубликатами. Тут можно оставить опцию Разрешить. Если вы загружаете базу клиентов впервые, то дубликатов не будет. Проставьте галочки в пунктах Контроля уникальности и нажмите кнопку Далее

11. Теперь в окне Результат импорта нужно нажать кнопку Готово

Импорт успешно завершен и вы можете видеть вашу базу клиентов уже в Битрикс24.

Чтобы сделать экспорт базы клиентов из Битрикс24 смотрите здесь.

⚠ Получите консультацию по внедрению, настройке, технической поддержки Битрикс24:

➡ по телефону (WhatsApp 💬) ☎: +7 (999) 333-17-23

🔊 Подписывайтесь на Telegram канал — получайте новые видео и статьи по возможностям Битрикс 24, обучающие видео Битрикс24, кейсы по Битрикс24 https://t.me/b24_k

🔊 Присоединяйтесь к чату взаимопомощи по Битрикс24 в Telegram! https://t.me/b24help

✅ В этом чате Вы можете задать любой вопрос по работе с Битрикс24, Вам ответят компетентные пользователи 🤗

О приложении

Приложение Импорт из Excel переносит данные из Excel-таблицы в CRM Битрикс24. 

Приложение подойдет, если вы:

• ведете базу клиентов и сделок в Excel или другой внешней системе и хотите переехать в Битрикс24;

• часто пополняете рабочую CRM новыми данными из внешних источников;

• только знакомитесь с Битрикс24 и хотите “поэкспериментировать” с импортом данных.   

Главные фишки:

• загрузка не по шаблону — в приложении нет стандарта для загружаемых файлов;

• контроль дубликатов — в CRM попадут только уникальные записи, а старые карточки обновятся;

• возможность откатиться — отмените последнюю загрузку и CRM вернется в состояние на начало загрузки;

• автоматическое распределение полей для загрузки данных по совпадающим названиям столбцов;

• сохранение распределения полей между импортами — при повторной загрузке документа поля распределяются также, как и при первой загрузке.

Как работать с приложением

Шаг 1. Выберите и загрузите Excel-файл

В приложении нет шаблона загрузки, так что предварительно обрабатывать файл не нужно. Сохраните базу клиентов на локальный компьютер в формате .xls/.xlsx или .csv одним листом и загрузите в приложение. 

Если в исходном Excel-файле есть пустые ячейки, нужно сделать следующие настройки в вашем Битрикс24: CRM -> Настройки -> Другое -> Прочие настройки -> Маркет -> «Проверять наличие обязательных пользовательских полей».

При первичной загрузке документа поля для данных будут автоматически распределены по совпадающим названиям. Далее при необходимости  можно распределить поля вручную.  

Шаг 2. Сопоставьте данные из файла с полями в CRM

Выберите сущности CRM, которые нужно создать или дополнить:

• лиды — все данные по клиенту попадут в одну карточку CRM;

• компании + контакты + сделки — данные по клиенту попадут в разные карточки: например, информация об организации пойдет в компании, а личные данные контактного лица — в контакты. При этом приложение автоматически свяжет между собой карточки, которые относятся к одному клиенту. Не обязательно создавать все три сущности одновременно. Выбирайте сочетание, исходя из потребностей бизнеса и содержания базы клиентов.

Затем сопоставьте данные из файла с полями в карточке CRM. Таблица сопоставления состоит из трех колонок:

• столбец в файле — названия заполненных столбцов в Excel-таблице из первой строки;

• поле в CRM — выпадающий список с полями, доступными для заполнения;

• пример данных — содержимое поля в карточке CRM. 

Для каждого столбца в файле выберите поле CRM, куда приложение запишет соответствующие данные.

Завершив настройку, перейдите на следующий шаг. 

Шаг 3. Загрузите данные

По умолчанию приложение автоматически определит дубли в файле и сохранит уникальные контакты без проверки уникальности на стороне CRM. Вы можете изменить это перед загрузкой, тогда  приложение найдет совпадения по ключевым полям в лидах, контактах и компаниях и обновит или дополнит данные в них. 

Во время загрузки не закрывайте и не обновляйте страницу в браузере, не выключайте компьютер. Приложение подскажет, сколько минут осталось до завершения обработки данных.

После загрузки. Проверьте данные в CRM

По окончании процесса проверьте загруженные данные в CRM При необходимости вы можете отменить последнюю выполненную загрузку в приложении, при этом  CRM вернется в состояние на начало загрузки. Не закрывайте и не обновляйте страницу с приложением во время работы с ним, иначе отменить загрузку будет невозможно.

На вкладке “История загрузок” доступна информация и логи предыдущих загрузок.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если на вашем портале настроено распределение Лидов по воронкам сразу?

1 вариант. В импортируемом файле создать столбец “направления” с названием воронки для каждого лида и при импорте соотнести с полем в CRM 

2 вариант. На 3 шаге импорта выбрать воронку по умолчанию 

Как записать добавочный номер телефона в одно поле с основным?

Используйте формат: Х-ХХХ-ХХХ-ХХ-ХХ #ХХХ, где последние три цифры — это добавочный номер.

Остались вопросы о том, как работает приложение? Пишите нам в чате, и мы с радостью на них ответим.