Как импортировать текстовый документ в excel

Была ли эта статья полезной?

Перейти к содержанию

Набирать информацию с клавиатуры дело хлопотное и трудоемкое. И ладно бы в Word, а то в Excel, где нужно перемещаться между ячейками. Поэтому, если информация имеет место быть в текстовом виде, это уже хорошо. Рассмотрим, как быстро выполнить импорт данных в Excel из текстового файла или, говоря по другому, корректно вставить текст в таблицу Excel.

Очень-очень сложного тут ничего нет. Как я уже неоднократно отмечал, информация в таблице Excel должна быть представлена строго структурированной, следовательно, в текстовом файле эта структурированность также должна строго соблюдаться.

Возьмём такой жизненный и несложный пример — перенесем из текстового файла (с расширением .txt) в Excel список сотрудников, в котором перечислены фамилия, имя , отчество, год рождения и должность.

Допустим, вот наши герои:

Иванов Иван Иванович 1978 инспектор
Сидоров Петр Сидорович 1970 старший инспектор
Петров Василий Самуилович 1965 самый старший инспектор

Больше трех лень набивать 🙂 , но и их хватит.

Теперь определимся, какая нам нужна в Excel таблица? Пусть она имеет такие столбцы:
Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения, Должность.

Все у нас имеется, но тут есть один нюанс в представлении должности. Для каждого сотрудника должность имеет разный размер – 1, 2 и 3 слова. Как же Excel указать, где начинается и заканчивается информация, заносимая по столбцам?

Для этого удобно использовать символ-разделитель. Таким символом может быть любой символ, который не встречается в Вашем тексте как знак препинания или спецсимвол. То есть, точка и запятая точно старайтесь не использовать, а вот звездочку или наклонную можно взять. В нашем случае, если бы должность у всех состояла из одного слова или так – ст.инспектор, сам.ст.инспектор (без пробелов), то подошел бы и пробел. Подходите творчески, чтобы меньше делать работы. 🙂

Структурируем наш список:

Фамилия/Имя/Отчество/Год рождения/Должность
Иванов/Иван/Иванович/1978/инспектор
Сидоров/Петр/Сидорович/1970/старший инспектор
Петров/Василий/Самуилович/1965/самый старший инспектор

и сохраняем в текстовом документе c расширением .txt . Теперь такой список замечательно перенесется в Excel.

Для этого заходим в Excel на вкладку Данные. В области Получение внешних данных нажимаем кнопку Из текста.

В открывшемся окне указываем на наш текстовый файл, из которого будем импортировать данные. После этого откроется Мастер импорта на первом шаге. Тут нужно указать структуру наших данных – “с разделителями” (которым у нас выступает наклонная «/»). После этого нажимаем кнопку Далее.

На следующем шаге мастера нужно указать символ-разделитель. Тут приведены некоторые варианты, но мы выбираем “другой” и в окошке вводим наш символ – наклонную. Сразу же в нижней области (с нашим списком) появляются вертикальные линии (столбцы), по которым можно проверить правильность разделения данных. Нажимаем кнопку Далее.

На третьем шаге можно указать формат данных для каждого или выбранного столбца, если в этом есть необходимость. Как правило, такое актуально для столбцов с датой. Мы же ничего не меняем и жмём кнопку Готово.

После этого нужно указать ячейку, с которой будет начинаться таблица – её левый верхний угол.

После выбора ячейки и нажатия OK мы увидим наши данные, разнесенные по столбцам! Вуаля! Наш текст в таблицу Excel вставлен красиво и правильно.

Теперь можно навести марафет, указав выравнивание и задав границы.

Is this article up to date?

Microsoft Excel может читать запятую (,) между двумя словами как разделитель. Чтобы обрабатывать названия городов и стран как одно значение и импортировать их в одну ячейку Excel, мы должны использовать двойные кавычки или апостроф в качестве квалификатора текста. Если в качестве квалификатора текста не указан символ, «Олбани, штат Нью-Йорк» импортируется в две соседние ячейки как «Олбани» и «Нью-Йорк».

Вкратце, чтобы сохранить любое значение в столбце в точности таким, как оно есть, вы можете заключить это значение в кавычки или апостроф.

Как мы увидим ниже, Microsoft Excel дает вам полный контроль над процессом импорта и панель предварительного просмотра, чтобы увидеть формат данных до того, как они заполнят ячейки.

Преобразовать из текстового файла с разделителями в электронную таблицу

Есть много онлайн-конвертеров который может взять текстовый файл в формате CSV и выплеснуть электронную таблицу XLS. Zamzar и Convertio — два превосходных инструмента.

Но вам не нужно искать онлайн-конвертер, потому что Microsoft Excel имеет встроенную функцию, которая делает работу намного лучше.

Давайте возьмем пример CSV-файла и пройдемся по шагам, чтобы преобразовать текстовые файлы с разделителями в электронные таблицы. Снимок экрана, приведенный выше, представляет собой пример значений, разделенных запятыми, в файле Блокнота.

Microsoft Excel может помочь превратить этот беспорядок в аккуратные строки и столбцы. Затем вы можете приступить к работе над ним и превратить его в красиво отформатированный отчет или подготовить его к печати.

Есть три способа перенести данные в электронную таблицу Excel из файла CSV. Сначала начните с простого.

Способ 1: автоматический импорт

1. Откройте вкладку « Файл » и нажмите « Открыть» .

2. Выберите файл CSV, который вы хотите открыть. Microsoft Excel автоматически открывает текстовый файл и отображает данные в новой книге.

Это самый прямой (и самый быстрый) способ открыть файл CSV. Microsoft Excel использует настройки формата данных по умолчанию для чтения и импорта каждого столбца данных. Но автоматический импорт не дает желаемой гибкости.

Итак, давайте посмотрим на второй способ, который использует мастера.

Способ 2. Восстановление мастера импорта текста

Мастер импорта текста позволяет вам управлять структурой данных, которые вы хотите импортировать. Он запускается автоматически при импорте текстовых файлов (т. Е. Файла с расширением TXT).

Откройте Microsoft Excel и перейдите к текстовому файлу (или измените расширение файла CSV на TXT).

Microsoft скрыла старый Мастер импорта текста в Excel 365 и 2016 (версия 1704 года). Но вы можете вернуть мастер импорта текста из параметров Excel.

1. Перейдите в Файл> Параметры> Данные .

2. Прокрутите вниз до раздела Показать мастера импорта устаревших данных .

3. Для импорта текстовых или CSV-файлов выберите From Text (Legacy) . Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть параметры.

4. Теперь вы можете использовать мастера с ленты. Перейдите в Данные> Получить данные> Старые мастера> Из текста (Legacy) . Найдите и откройте файл CSV, который вы хотите импортировать.

Используйте этот трехэтапный процесс для управления форматом данных.

Шаг 1

Вот как выглядит мастер импорта текста на первом этапе.

Выберите «С разделителями» — когда элементы в текстовом файле разделены табуляцией, двоеточием, точкой с запятой, пробелами или другими символами.

Выберите « Фиксированная ширина» — когда все элементы имеют одинаковую длину и аккуратно структурированы в разделенных пробелами столбцах.

Иногда необработанные данные могут иметь строку заголовка. Например: [ "first_name","last_name","company_name","address","city","county" ].

Используйте Начать импорт в строке, чтобы выбрать строку, с которой начнется импорт.

Исходный файл может быть оставлен по умолчанию для большинства случаев.

Предварительный просмотр отображает значения в том виде, в котором они отображаются, когда они разделены на столбцы на рабочем листе.

Нажмите Далее .

Шаг 2

Выберите разделители для вашего файла (в нашем случае запятую). Для какого-либо другого персонажа установите флажок « Другой» и введите его в маленькое поле. Окно предварительного просмотра данных дает представление о столбчатых данных.

Установите флажок Обрабатывать последовательные разделители как один, если ваши данные содержат разделитель из нескольких символов между полями данных или если ваши данные содержат несколько пользовательских разделителей.

Например, это помогает вам обрабатывать файлы, которые могут иметь дополнительный пробел до или после другого разделителя. Вы можете помочь определить пространство как еще один разделитель и поставить галочку в этом поле.

Используйте раскрывающийся список « Текст», чтобы выбрать символ, содержащий значения в текстовом файле. Ранее мы говорили о том, как классификатор текста может помочь вам импортировать некоторые значения в одну ячейку вместо отдельных.

Используйте окно предварительного просмотра данных, чтобы проверить внешний вид.

Нажмите на Далее .

Примечание. Экран мастера изменяется при импорте данных фиксированной ширины.

Окно предварительного просмотра данных может помочь вам установить ширину столбцов. Используйте верхнюю панель в окне, чтобы установить разрыв столбца, представленный вертикальной линией. Перетащите разрыв столбца, чтобы увеличить или уменьшить ширину. Дважды щелкните разрыв столбца, чтобы удалить его.

В файле с фиксированной шириной разделители не используются для разделения значений в файле. Данные организованы в строки и столбцы, по одной записи на строку. Каждый столбец имеет фиксированную ширину, указанную в символах, которая определяет максимальный объем данных, который он может содержать.

Шаг 3

Окна предварительного просмотра становятся более важными на этом экране, потому что вы можете точно настроить формат данных, которые входят в каждое поле, с форматом данных столбца . По умолчанию Microsoft Excel импортирует данные в общем формате. Выберите столбец в окне предварительного просмотра и установите соответствующий формат.

Например, вы можете выбрать …

• Текст для текстовых полей.
• Дата и формат даты для любого столбца, который содержит даты.
• Общие для преобразования валют в формат валюты Excel.

Используйте кнопку « Дополнительно» , чтобы указать тип десятичного разделителя и разделитель тысяч разрядов для числовых данных.

Например, если вы хотите отобразить 100 000 как 1 000 000. Excel отображает числа в соответствии с форматом, установленным в региональных настройках вашего компьютера.

Нажмите Готово . Появится последнее диалоговое окно « Импорт данных ».

Не беспокойся об этом сейчас. Это дает вам несколько вариантов для вставки данных в электронную таблицу или создания соединения с внешней базой данных. Вставка значений с разделителями текста в виде таблицы на текущем рабочем листе является настройкой по умолчанию.

«Старый» унаследованный метод все еще остается лучшим способом, если ваш CSV-файл прост. Если нет, то теперь есть новый метод, который может удовлетворить любые потребности импорта текста.

Метод 3: Используйте Get & Transform Data

Вкладка «Данные» включает в себя все инструменты, которые вам понадобятся для сбора внешних данных и настройки их работы так, как вы этого хотите. Например, вы можете создать отчет сводной таблицы и обновлять его при изменении внешних данных.

Для простых файлов CSV это излишне, но давайте продолжим и посмотрим, как вводить столбцы с разделителями в Excel.

1. Откройте пустую книгу.

2. Перейдите на вкладку « Данные » на ленте. Затем нажмите маленькую стрелку раскрывающегося списка под кнопкой « Получить данные» (в группе « Получить и преобразовать данные »). Выберите « Из файла»> «Из текста / CSV» .

3. В диалоговом окне « Импорт текстового файла » перейдите в папку на рабочем столе и выберите текстовый файл CSV, который вы хотите импортировать. Мастер импорта текста аккуратно отображается с параметрами, которые вы можете выбрать.

Как вы можете видеть, вы можете изменить кодировку и выбор символа с разделителями или ввести пользовательский разделитель.

Excel вычисляет разделитель, анализируя первые несколько сотен строк набора данных по умолчанию. Вы можете изменить это и позволить Excel работать со всем набором данных. Не рекомендуется, если у вас есть миллионы записей для импорта.

4. Нажмите кнопку « Загрузить» , чтобы импортировать данные в новый красивый лист.

5. При импорте данных в Excel создается соединение для передачи данных. Вы можете выполнять запросы и подключать лист к внешнему источнику. Любые изменения в исходных данных будут автоматически обновляться в листе Excel.

6. Вы можете отменить это соединение, перейдя в Данные> Запросы и соединения, чтобы открыть панель сбоку.

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Удалить» . Или наведите курсор на имя файла источника данных и нажмите « Удалить» в появившемся окне. Если вы уверены, нажмите « Удалить» еще раз.

Преобразование данных выходит за рамки этого руководства. Поэтому я направлю вас на страницу поддержки Microsoft « Начало работы с Get & Transform в Excel» для получения дополнительной помощи.

Многократное использование файлов с разделителями в Excel

Нужно разделить список имен и фамилий и подготовить их к печати? Преобразовать текстовый файл с разделителями в Excel. Вы можете импортировать или экспортировать до 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. И файлы с разделителями поддерживаются практически везде. Использование Excel в качестве экономии времени экономии экономии с вышеупомянутыми методами и советами ниже.