Как делать заказы в excel

Для облегчения ввода данных в таблицу в Excel можно воспользоваться специальными формами, которые помогут ускорить процесс заполнения табличного диапазона информацией. В Экселе имеется встроенный инструмент позволяющий производить заполнение подобным методом. Также пользователь может создать собственный вариант формы, которая будет максимально адаптирована под его потребности, применив для этого макрос. Давайте рассмотрим различные варианты использования этих полезных инструментов заполнения в Excel.

Применение инструментов заполнения

Форма заполнения представляет собой объект с полями, наименования которых соответствуют названиям колонок столбцов заполняемой таблицы. В эти поля нужно вводить данные и они тут же будут добавляться новой строкой в табличный диапазон. Форма может выступать как в виде отдельного встроенного инструмента Excel, так и располагаться непосредственно на листе в виде его диапазона, если она создана самим пользователем.

Теперь давайте рассмотрим, как пользоваться этими двумя видами инструментов.

Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel

Прежде всего, давайте узнаем, как применять встроенную форму для ввода данных Excel.

1. Нужно отметить, что по умолчанию значок, который её запускает, скрыт и его нужно активировать. Для этого переходим во вкладку «Файл», а затем щелкаем по пункту «Параметры».



2. В открывшемся окне параметров Эксель перемещаемся в раздел «Панель быстрого доступа». Большую часть окна занимает обширная область настроек. В левой её части находятся инструменты, которые могут быть добавлены на панель быстрого доступа, а в правой – уже присутствующие.

   В поле «Выбрать команды из» устанавливаем значение «Команды не на ленте». Далее из списка команд, расположенного в алфавитном порядке, находим и выделяем позицию «Форма…». Затем жмем на кнопку «Добавить».



3. После этого нужный нам инструмент отобразится в правой части окна. Жмем на кнопку «OK».



4. Теперь данный инструмент располагается в окне Excel на панели быстрого доступа, и мы им можем воспользоваться. Он будет присутствовать при открытии любой книги данным экземпляром Excel.



5. Теперь, чтобы инструмент понял, что именно ему нужно заполнять, следует оформить шапку таблицы и записать любое значение в ней. Пусть табличный массив у нас будет состоять из четырех столбцов, которые имеют названия «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Вводим данные названия в произвольный горизонтальный диапазон листа.



6. Также, чтобы программа поняла, с каким именно диапазонам ей нужно будет работать, следует ввести любое значение в первую строку табличного массива.



7. После этого выделяем любую ячейку заготовки таблицы и щелкаем на панели быстрого доступа по значку «Форма…», который мы ранее активировали.



8. Итак, открывается окно указанного инструмента. Как видим, данный объект имеет поля, которые соответствуют названиям столбцов нашего табличного массива. При этом первое поле уже заполнено значением, так как мы его ввели вручную на листе.



9. Вводим значения, которые считаем нужными и в остальные поля, после чего жмем на кнопку «Добавить».



10. После этого, как видим, в первую строку таблицы были автоматически перенесены введенные значения, а в форме произошел переход к следующему блоку полей, который соответствуют второй строке табличного массива.





11. Заполняем окно инструмента теми значениями, которые хотим видеть во второй строке табличной области, и снова щелкаем по кнопке «Добавить».



12. Как видим, значения второй строчки тоже были добавлены, причем нам даже не пришлось переставлять курсор в самой таблице.



13. Таким образом, заполняем табличный массив всеми значениями, которые хотим в неё ввести.



14. Кроме того, при желании, можно производить навигацию по ранее введенным значениям с помощью кнопок «Назад» и «Далее» или вертикальной полосы прокрутки.



15. При необходимости можно откорректировать любое значение в табличном массиве, изменив его в форме. Чтобы изменения отобразились на листе, после внесения их в соответствующий блок инструмента, жмем на кнопку «Добавить».



16. Как видим, изменение сразу произошло и в табличной области.



17. Если нам нужно удалить, какую-то строчку, то через кнопки навигации или полосу прокрутки переходим к соответствующему ей блоку полей в форме. После этого щелкаем по кнопке «Удалить» в окошке инструмента.



18. Открывается диалоговое окно предупреждения, в котором сообщается, что строка будет удалена. Если вы уверены в своих действиях, то жмите на кнопку «OK».



19. Как видим, строчка была извлечена из табличного диапазона. После того, как заполнение и редактирование закончено, можно выходить из окна инструмента, нажав на кнопку «Закрыть».



20. После этого для предания табличному массиву более наглядного визуального вида можно произвести форматирование.

Способ 2: создание пользовательской формы

Кроме того, с помощью макроса и ряда других инструментов существует возможность создать собственную пользовательскую форму для заполнения табличной области. Она будет создаваться прямо на листе, и представлять собой её диапазон. С помощью данного инструмента пользователь сам сможет реализовать те возможности, которые считает нужными. По функционалу он практически ни в чем не будет уступать встроенному аналогу Excel, а кое в чем, возможно, превосходить его. Единственный недостаток состоит в том, что для каждого табличного массива придется составлять отдельную форму, а не применять один и тот же шаблон, как это возможно при использовании стандартного варианта.

1. Как и в предыдущем способе, прежде всего, нужно составить шапку будущей таблицы на листе. Она будет состоять из пяти ячеек с именами: «№ п/п», «Наименование товара», «Количество», «Цена», «Сумма».



2. Далее нужно из нашего табличного массива сделать так называемую «умную» таблицу, с возможностью автоматического добавления строчек при заполнении соседних диапазонов или ячеек данными. Для этого выделяем шапку и, находясь во вкладке «Главная», жмем на кнопку «Форматировать как таблицу» в блоке инструментов «Стили». После этого открывается список доступных вариантов стилей. На функционал выбор одного из них никак не повлияет, поэтому выбираем просто тот вариант, который считаем более подходящим.



3. Затем открывается небольшое окошко форматирования таблицы. В нем указан диапазон, который мы ранее выделили, то есть, диапазон шапки. Как правило, в данном поле заполнено все верно. Но нам следует установить галочку около параметра «Таблица с заголовками». После этого жмем на кнопку «OK».



4. Итак, наш диапазон отформатирован, как «умная» таблица, свидетельством чему является даже изменение визуального отображения. Как видим, помимо прочего, около каждого названия заголовка столбцов появились значки фильтрации. Их следует отключить. Для этого выделяем любую ячейку «умной» таблицы и переходим во вкладку «Данные». Там на ленте в блоке инструментов «Сортировка и фильтр» щелкаем по значку «Фильтр».
   

   Существует ещё один вариант отключения фильтра. При этом не нужно даже будет переходить на другую вкладку, оставаясь во вкладке «Главная». После выделения ячейки табличной области на ленте в блоке настроек «Редактирование» щелкаем по значку «Сортировка и фильтр». В появившемся списке выбираем позицию «Фильтр».



5. Как видим, после этого действия значки фильтрации исчезли из шапки таблицы, как это и требовалось.



6. Затем нам следует создать саму форму ввода данных. Она тоже будет представлять собой своего рода табличный массив, состоящий из двух столбцов. Наименования строк данного объекта будут соответствовать именам столбцов основной таблицы. Исключение составляют столбцы «№ п/п» и «Сумма». Они будут отсутствовать. Нумерация первого из них будет происходить при помощи макроса, а расчет значений во втором будет производиться путем применения формулы умножения количества на цену.

   Второй столбец объекта ввода данных оставим пока что пустым. Непосредственно в него позже будут вводиться значения для заполнения строк основного табличного диапазона.



7. После этого создаем ещё одну небольшую таблицу. Она будет состоять из одного столбца и в ней разместится список товаров, которые мы будем выводить во вторую колонку основной таблицы. Для наглядности ячейку с заголовком данного перечня («Список товаров») можно залить цветом.



8. Затем выделяем первую пустую ячейку объекта ввода значений. Переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Проверка данных», который размещен на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



9. Запускается окно проверки вводимых данных. Кликаем по полю «Тип данных», в котором по умолчанию установлен параметр «Любое значение».



10. Из раскрывшихся вариантов выбираем позицию «Список».



11. Как видим, после этого окно проверки вводимых значений несколько изменило свою конфигурацию. Появилось дополнительное поле «Источник». Щелкаем по пиктограмме справа от него левой клавишей мыши.



12. Затем окно проверки вводимых значений сворачивается. Выделяем курсором с зажатой левой клавишей мыши перечень данных, которые размещены на листе в дополнительной табличной области «Список товаров». После этого опять жмем на пиктограмму справа от поля, в котором появился адрес выделенного диапазона.



13. Происходит возврат к окошку проверки вводимых значений. Как видим, координаты выделенного диапазона в нем уже отображены в поле «Источник». Кликаем по кнопке «OK» внизу окна.



14. Теперь справа от выделенной пустой ячейки объекта ввода данных появилась пиктограмма в виде треугольника. При клике на неё открывается выпадающий список, состоящий из названий, которые подтягиваются из табличного массива «Список товаров». Произвольные данные в указанную ячейку теперь внести невозможно, а только можно выбрать из представленного списка нужную позицию. Выбираем пункт в выпадающем списке.



15. Как видим, выбранная позиция тут же отобразилась в поле «Наименование товара».



16. Далее нам нужно будет присвоить имена тем трем ячейкам формы ввода, куда мы будем вводить данные. Выделяем первую ячейку, где уже установлено в нашем случае наименование «Картофель». Далее переходим в поле наименования диапазонов. Оно расположено в левой части окна Excel на том же уровне, что и строка формул. Вводим туда произвольное название. Это может быть любое наименование на латинице, в котором нет пробелов, но лучше все-таки использовать названия близкие к решаемым данным элементом задачам. Поэтому первую ячейку, в которой содержится название товара, назовем «Name». Пишем данное наименование в поле и жмем на клавишу Enter на клавиатуре.



17. Точно таким же образом присваиваем ячейке, в которую будем вводить количество товара, имя «Volum».



18. А ячейке с ценой – «Price».



19. После этого точно таким же образом даем название всему диапазону из вышеуказанных трех ячеек. Прежде всего, выделим, а потом дадим ему наименование в специальном поле. Пусть это будет имя «Diapason».



20. После последнего действия обязательно сохраняем документ, чтобы названия, которые мы присвоили, смог воспринимать макрос, созданный нами в дальнейшем. Для сохранения переходим во вкладку «Файл» и кликаем по пункту «Сохранить как…».



21. В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файлов» выбираем значение «Книга Excel с поддержкой макросов (.xlsm)». Далее жмем на кнопку «Сохранить».



22. Затем вам следует активировать работу макросов в своей версии Excel и включить вкладку «Разработчик», если вы это до сих пор не сделали. Дело в том, что обе эти функции по умолчанию в программе отключены, и их активацию нужно выполнять принудительно в окне параметров Excel.
23. После того, как вы сделали это, переходим во вкладку «Разработчик». Кликаем по большому значку «Visual Basic», который расположен на ленте в блоке инструментов «Код».



24. Последнее действие приводит к тому, что запускается редактор макросов VBA. В области «Project», которая расположена в верхней левой части окна, выделяем имя того листа, где располагаются наши таблицы. В данном случае это «Лист 1».



25. После этого переходим к левой нижней области окна под названием «Properties». Тут расположены настройки выделенного листа. В поле «(Name)» следует заменить кириллическое наименование («Лист1») на название, написанное на латинице. Название можно дать любое, которое вам будет удобнее, главное, чтобы в нем были исключительно символы латиницы или цифры и отсутствовали другие знаки или пробелы. Именно с этим именем будет работать макрос. Пусть в нашем случае данным названием будет «Producty», хотя вы можете выбрать и любое другое, соответствующее условиям, которые были описаны выше.

    В поле «Name» тоже можно заменить название на более удобное. Но это не обязательно. При этом допускается использование пробелов, кириллицы и любых других знаков. В отличие от предыдущего параметра, который задает наименование листа для программы, данный параметр присваивает название листу, видимое пользователю на панели ярлыков.

    Как видим, после этого автоматически изменится и наименование Листа 1 в области «Project», на то, которое мы только что задали в настройках.



26. Затем переходим в центральную область окна. Именно тут нам нужно будет записать сам код макроса. Если поле редактора кода белого цвета в указанной области не отображается, как в нашем случае, то жмем на функциональную клавишу F7 и оно появится.



27. Теперь для конкретно нашего примера нужно записать в поле следующий код:

    
Sub DataEntryForm()
Dim nextRow As Long
nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
With Producty
If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then
nextRow = nextRow - 1
End If
Producty.Range("Name").Copy
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value
.Range("A2").Formula = "=IF(ISBLANK(B2), """", COUNTA($B$2:B2))"
If nextRow > 2 Then
Range("A2").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
Range("A2:A" & nextRow).Select
End If
.Range("Diapason").ClearContents
End With
End Sub


    Но этот код не универсальный, то есть, он в неизменном виде подходит только для нашего случая. Если вы хотите его приспособить под свои потребности, то его следует соответственно модифицировать. Чтобы вы смогли сделать это самостоятельно, давайте разберем, из чего данный код состоит, что в нем следует заменить, а что менять не нужно.

    Итак, первая строка:

    Sub DataEntryForm()

    «DataEntryForm» — это название самого макроса. Вы можете оставить его как есть, а можете заменить на любое другое, которое соответствует общим правилам создания наименований макросов (отсутствие пробелов, использование только букв латинского алфавита и т.д.). Изменение наименования ни на что не повлияет.

    Везде, где встречается в коде слово «Producty» вы должны его заменить на то наименование, которое ранее присвоили для своего листа в поле «(Name)» области «Properties» редактора макросов. Естественно, это нужно делать только в том случае, если вы назвали лист по-другому.

    

    Теперь рассмотрим такую строку:

    nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row

    Цифра «2» в данной строчке означает второй столбец листа. Именно в этом столбце находится колонка «Наименование товара». По ней мы будем считать количество рядов. Поэтому, если в вашем случае аналогичный столбец имеет другой порядок по счету, то нужно ввести соответствующее число. Значение «End(xlUp).Offset(1, 0).Row» в любом случае оставляем без изменений.

    

    Далее рассмотрим строку

    If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then

    «A2» — это координаты первой ячейки, в которой будет выводиться нумерация строк. «B2» — это координаты первой ячейки, по которой будет производиться вывод данных («Наименование товара»). Если они у вас отличаются, то введите вместо этих координат свои данные.

    

    Переходим к строке

    Producty.Range("Name").Copy

    В ней параметр «Name» означат имя, которое мы присвоили полю «Наименование товара» в форме ввода.

    

    В строках

    
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value


    наименования «Volum» и «Price» означают названия, которые мы присвоили полям «Количество» и «Цена» в той же форме ввода.

    

    В этих же строках, которые мы указали выше, цифры «2», «3», «4», «5» означают номера столбцов на листе Excel, соответствующих колонкам «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Поэтому, если в вашем случае таблица сдвинута, то нужно указать соответствующие номера столбцов. Если столбцов больше, то по аналогии нужно добавить её строки в код, если меньше – то убрать лишние.

    

    В строке производится умножение количества товара на его цену:

    .Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value

    Результат, как видим из синтаксиса записи, будет выводиться в пятый столбец листа Excel.

    

    В этом выражении выполняется автоматическая нумерация строк:

    
If nextRow > 2 Then
Range("A2").Select
Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
Range("A2:A" & nextRow).Select
End If


    Все значения «A2» означают адрес первой ячейки, где будет производиться нумерация, а координаты «A» — адрес всего столбца с нумерацией. Проверьте, где именно будет выводиться нумерация в вашей таблице и измените данные координаты в коде, если это необходимо.

    

    В строке производится очистка диапазона формы ввода данных после того, как информация из неё была перенесена в таблицу:

    .Range("Diapason").ClearContents

    Не трудно догадаться, что («Diapason») означает наименование того диапазона, который мы ранее присвоили полям для ввода данных. Если вы дали им другое наименование, то в этой строке должно быть вставлено именно оно.

    

    Дальнейшая часть кода универсальна и во всех случаях будет вноситься без изменений.

    После того, как вы записали код макроса в окно редактора, следует нажать на значок сохранения в виде дискеты в левой части окна. Затем можно его закрывать, щелкнув по стандартной кнопке закрытия окон в правом верхнем углу.



28. После этого возвращаемся на лист Excel. Теперь нам следует разместить кнопку, которая будет активировать созданный макрос. Для этого переходим во вкладку «Разработчик». В блоке настроек «Элементы управления» на ленте кликаем по кнопке «Вставить». Открывается перечень инструментов. В группе инструментов «Элементы управления формы» выбираем самый первый – «Кнопка».



29. Затем с зажатой левой клавишей мыши обводим курсором область, где хотим разместить кнопку запуска макроса, который будет производить перенос данных из формы в таблицу.



30. После того, как область обведена, отпускаем клавишу мыши. Затем автоматически запускается окно назначения макроса объекту. Если в вашей книге применяется несколько макросов, то выбираем из списка название того, который мы выше создавали. У нас он называется «DataEntryForm». Но в данном случае макрос один, поэтому просто выбираем его и жмем на кнопку «OK» внизу окна.



31. После этого можно переименовать кнопку, как вы захотите, просто выделив её текущее название.
    

    В нашем случае, например, логично будет дать ей имя «Добавить». Переименовываем и кликаем мышкой по любой свободной ячейке листа.



32. Итак, наша форма полностью готова. Проверим, как она работает. Вводим в её поля необходимые значения и жмем на кнопку «Добавить».



33. Как видим, значения перемещены в таблицу, строке автоматически присвоен номер, сумма посчитана, поля формы очищены.



34. Повторно заполняем форму и жмем на кнопку «Добавить».



35. Как видим, и вторая строка также добавлена в табличный массив. Это означает, что инструмент работает.

Читайте также:
Как создать макрос в Excel
Как создать кнопку в Excel

В Экселе существует два способа применения формы заполнения данными: встроенная и пользовательская. Применение встроенного варианта требует минимум усилий от пользователя. Его всегда можно запустить, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Пользовательскую форму нужно создавать самому, но если вы хорошо разбираетесь в коде VBA, то сможете сделать этот инструмент максимально гибким и подходящим под ваши нужды.

Будем считать, что наша условная организация занимается поставками покупателям дорогостоящей строительной техники. Кроме непосредственно поставок, еще один из участков деятельности связан с ее ремонтом. Разрабатываемая далее книга Microsoft Excel будет включать несколько листов данных и несколько листов управления. Исходная ситуация такова: мы располагаем рядом клиентов (заказчиков), которые обращаются к нам по поводу ремонта проданной им техники (ремонт в течение гарантийного срока является вполне нормальным делом).

Технически сам ремонт, как правило, связан с заменой большого количества деталей. С учетом этого, очевидно, что существуют определенные трудности работы персонала, связанные с обеспечением хранения и извлечения необходимой информации по договорам с клиентами, а также с формированием отчетов по клиентам и договорам. В рабочей книге Microsoft Excel мы разработаем единую информационную базу, которая позволит существенно облегчить труд сотрудников офиса. Это облегчение работы будет достигнуто за счет размещения в книге элементов управления и последующего их программирования.

Итак, начнем работу с создания новой рабочей книги Microsoft Excel. Один из ее листов показан на рис. 3.1. В нем размещается справочная информация по нашим заказчикам (клиентам). Каждая строка на листе Клиенты представляет запись об одной из наших организаций-партнеров. Обратим внимание на то, что в дальнейшем в программных процедурах обращение к данному листу будет производиться по имени, поэтому следует присвоить ему имя Клиенты. Столбец Код предназначен для присвоения каждой фирме уникального кода (для того, чтобы однозначно идентифицировать каждую фирму). В целом информация, представленная в строках листа (см. рис. 3.1), достаточно стандартная: название, адрес, телефон, факс и ряд финансовых реквизитов.

В верхней части листа располагается кнопка для ввода очередной записи о новой фирме. Конечно, пользователь, при появлении у нашей организации очередного партнера, может непосредственно внести информацию о нем в очередную свободную строку. Однако для удобства, с одной стороны, и контроля возможных технических ошибок, с другой, мы разработаем более удобную технологию.

К кнопке ввода нового клиента мы еще вернемся, а пока разберем следующий шаг, связанный с созданием формы ввода, которая приведена на рис. 3.2. От пользователя требуется внести данные в необходимые поля и щелкнуть на кнопке Внести для фиксации введенной информации на листе Клиенты. Это приведет к тому, что в очередную свободную строку листа будут внесены сведения по новой фирме. При этом процедура обработки щелчка на кнопке Внести предварительно проверит, встречался ли уже такой код у фирм. Если да, то ввод будет отменен. Также ввод будет отменен, если пользователь оставит поле пустым. Кроме того, процедура посмотрит: не является ли данная запись дублирующей (если уже имеется строка, включающая данное название фирмы, а также указанный адрес). И в этом случае ввод информации на лист Клиенты будет отменен.

Таким образом, наша ближайшая цель — создать форму ввода (рис. 3.2) и расположить на ней необходимые элементы управления. С формами мы еще не сталкивались, поэтому рассмотрим процесс их создания более подробно. Для создания пользовательской формы необходимо перейти в окно редактора Visual Basic. Здесь требуется воспользоваться разделом UserForm в меню Insert (рис. 3.3). В результате на экране появится новая форма, которая фактически представляет собой контейнер для размещения на ней необходимых элементов управления.

У формы, как и у любого элемента управления, есть свойства. Для того чтобы открыть окно свойств, следует воспользоваться разделом Properties Window из меню View. Изменим значение Name на Client, а также значение свойства Caption — Форма для ввода нового клиента. В результате в заголовке формы будет отражен новый текст. Что касается свойства Name, то оно нам понадобится при работе с формой (при активизации формы).

Далее расположим на форме необходимые элементы управления. Для этого сначала необходимо отобразить на экране панель инструментов (View ► Toolbox). В соответствии с рис. 3.2 на форме нам следует разместить 7 элементов управления типа Label (надпись) и 7 элементов TextBox (текстовое окно). При этом значения свойства Name для надписей принципиального значения не имеют, так как программно мы обращаться к ним не будем. Для этих элементов выберите рассматриваемые значения произвольно (главное, чтобы не было повторяющихся имен — иначе среда Microsoft Visual Basic обратит на это внимание). Аналогичное свойство для текстовых окоп лам потребуется в программных процедурах, поэтому в табл. 3 приведены значения свойства Name текстовых окон, которые следует установить.

Таблица 3.1. Значения свойства Name текстовых окон

От пользователя требуется внести информацию в текстовые окна, расположенные на форме, после чего щелкнуть на кнопке Внести. Это приводит к выполнению процедуры, которая должна предварительно проверить корректность вводимых данных. Если на листе запись с указанным кодом фирмы уже существует, то процедура обратит на это внимание. Также процедура обратит внимание, если на листе уже присутствует фирма с аналогичным названием и с тем же указанным адресом. Текст данной процедуры приведен в листинге 3.1.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29

' Листинг 3.1. Обработка щелчка на кнопке Внести на форме
Private Sub CommandButton1_Click()
If Cod.Text = "" Then
    MsgBox ("Поле КОД необходимо заполнить")
    Exit Sub
End If
Nom = 0
While Worksheets("Клиенты").Cells(Nom + 2, 2).Value <> ""
    Nom = Nom + 1
Wend
For i = 1 To Nom
    If CStr(Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 2).Value = _
    CStr(Firma.Text) And _
    CStr(Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 3).Value) = _
    CStr(Adress.Text)) Then
     MsgBox ("Такой код фирмы уже встречался")
     Exit Sub
    End If
Next
Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 1).Value = Cod.Text
Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 2).Value = Firma.Text
Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 3).Value = Adress.Text
Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 4).Value = Tel.Text
Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 5).Value = Fax.Text
Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 6).Value = Inn.Text
Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 7).Value = Kpp.Text
    MsgBox ("Информация внесена")
Client.Hide
End Sub

Новый момент связал с предпоследней строкой текста в листинге 3.1. Здесь для формы Client применяется метод Hide, который приводит к закрытию этой формы. Разумеется, ее необходимо сначала отобразить, и об этом мы еще не упоминали. В листинге 3.2 приведена процедура, которая выполняется по щелчку на кнопке Ввести нового клиента (см. рис. 3.1). Здесь для отображения на экране формы Client используется метод Show.

1
2
3
4

' Листинг 3.2. Обработка щелчка на кнопке Ввести нового клиента
Private Sub CommandButton1_Click()
	Client.Show
End Sub

На рис. 3.4 приведен результат заполнения формы данными об очередной фирме. Теперь щелчком на кнопке Внести это данные переносятся на текущий рабочий лист (в очередную свободную строку).

Перейдем к разработке еще двух листов. Один из них под названием Номенклатура показан на рис. 3.5. В каждой строке листа располагается название конкретной запасной части. Значение в столбце Номер запчасти позволяет однозначно ее идентифицировать.

Лист Номенклатура является справочным и не содержит элементов управления. Технически пользователь просто вручную заполняет данный прайс-лист. Еще один лист, который также не содержит элементов управления, показан на рис. 3.6. Здесь содержится информация о заказах — названиях и их составе. Столбец А предназначен для уникального кода каждого заказа. Далее располагаются поля для отображения даты заказа и кода фирмы (по коду фирмы легко определить необходимые реквизиты организации).

Начиная с пятого столбца размещается информация о запасных частях, которые входят в заказ. Структура этой информации выглядит следующим образом: в пятом столбце код запчасти, далее в шестом количество таких запчастей в заказе, затем в седьмом столбце код другой запчасти, и далее их количество. Таким образом, в каждой строке перечисляется все содержимое определенного заказа. Понятно, что вручную заполнять подобную информацию не слишком удобно. Для этого мы создадим специальный лист с необходимыми элементами управления. В результате будет обеспечено удобство для пользователя, а также контроль уникальности кода заказа. Лист, который будет выполнять необходимый «функционал», показан на рис. 3.7. В качестве названия листа выберем Бланк для нового заказа.

Рассмотрим организацию листа Бланк для нового заказа и техническую работу пользователя с ним. Ячейка C1 отводится для номера заказа. Ниже поясняющего текста Заказчик (расположенного в ячейке А1) располагается элемент управления «Поле со списком». В качестве значения свойства Name этого элемента управления выбрано Firma. Ниже поясняющего текста Список запчастей располагается еще один элемент управления «Поле со списком». В качестве значения свойства Name выбрано Spk.

Щелчком на определенной запчасти она включается в заказ, который формируется с 11-й строки на данном листе. Столбцы Номер запчасти, Наименование и Цена заполняются исходя из имеющейся информации на листе Номенклатура. Пользователю следует лишь внести количество единиц указанной детали в перечне запасных частей. Для этого предназначено текстовое окно (Name — Col) с надписью выше — Количество. После этого осталось щелкнуть на кнопке Включить (Name — InputNom), и в очередную свободную строку на данном листе запишется новая позиция заказа.

После того как список запасных частей таким образом заполнен и номер заказа указан, осталось щелкнуть на кнопке Включить в список заказов. В качестве значения свойства Name этой кнопки выбрано InputSpk. За счет программной процедуры это приводит к переносу информации о заказе на лист Названия заказов. Таким образом, теперь можно перейти к рассмотрению процедур, которые обеспечивают выполнение описанных действий. Когда пользователь в процессе работы с книгой переходит на лист Бланк для нового заказа, списки заказчиков и запасных частей должны быть заполнены. Проще всего это обеспечить с помощью процедуры, выполняемой при активизации листа, которая представлена в листинге 3.3.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21

' Листинг 3.3. Процедура, выполняемая при активизации листа
Private Sub Worksheet_Activate()
Firma.Clear
N = 0
While Worksheets("Клиенты").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
    Firma.AddItem Worksheets("Клиенты").Cells(i + 2, 2).Value
Next
Spk.Clear
N = 0
While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
For i = 1 To N
    Spk.AddItem Worksheets("Nomen").Cells(i + 1, 1).Value + _
    "" + Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 2).Value + "" + _
    CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(i + 1, 3).Value) + "руб."
Next
End Sub

Приведенная процедура заполнения полей со списками организаций и запчастей похожа на рассмотренные ранее примеры и не требует комментария. Более интересна следующая процедура (листинг 3.4), которая выполняется при щелчке на кнопке Включить.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

' Листинг 3.4. Процедура обработки щелчка на кнопке Включить
Private Sub InputNom_Click()
Nom = Spk.ListIndex
N = 0
While Cells(N + 11, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
Cells(N + 11, 1) = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 1)
Cells(N + 11, 2) = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2)
Cells(N + 11, 3) = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3)
Cells(N + 11, 4) = Col.Text
End Sub

Здесь в переменную Nom заносится индекс (номер) элемента, который выделен в элементе управления «Поле со списком», отведенном для запасных частей. Далее подсчитывается число уже заполненных позиций в заказе — они располагаются начиная с 11-й строки. После этого в следующую свободную строку заносится очередная запись. При этом количество единиц указанной позиции заказа извлекается из содержимого текстового окна Col.

Теперь на очереди другая процедура (листинг 3.5), которая переносит информацию с листа Бланк для нового заказа на лист Названия заказов, о котором мы уже говорили. В начале процедуры InputSpk_Click() предварительно проверяется — внесена ли информация в ячейку C1. Далее производится поиск присутствия заказа с указанным на листе номером. В случае положительного ответа на этот вопрос процедура не производит запись, а возвращает пользователя к работе с листом формирования нового заказа. В случае уникальности нового номера заказа процедура последовательно переносит имеющуюся информацию в каталог заказов. Для формирования даты используется стандартная функция VBA Date.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50

' Листинг 3.5. Процедура обработки щелчка на кнопке Включить в список заказов
Private Sub InputSpk_Click()
' Номер потенциального заказа
VerZakaz = CStr(Range("C1").Value)
If VerZakaz = "" Then
    MsgBox ("Поле кода заказа необходимо заполнить")
    Exit Sub
End If
If Firma.ListIndex = -1 Then
    MsgBox ("Необходимо указать фирму")
    Exit Sub
End If
' Извлечение информации о коде фирмы
CodFirma = Worksheets("Клиенты").Cells(Firma.ListIndex + 2, 1).Value
' Подсчет числа имеющихся заказов
N = 0
While Worksheets("Названия заказов").Cells(N + 2, 1).Value <> ""
    N = N + 1
Wend
' Проверка возможного повтора номера заказа
For i = 1 To N
    CodList = Worksheets("Названия заказов").Cells(i + 1, 1).Value
    If CStr(CodList) = VerZakaz Then
    MsgBox ("Такой номер заказа уже встречался")
    Exit Sub
    End If
Next
' Запись информации о данном заказе
Worksheets("Названия заказов").Cells(N + 2, 1).Value = Range("C1").Value
' Использование стандартной функции для получения даты
Worksheets("Названия заказов").Cells(N + 2, 2).Value = Date
Worksheets("Названия заказов").Cells(N + 2, 3).Value = CodFirma
' Вводим переменную для подсчета суммы
NDetal = 0
While Cells(NDetal + 11, 2).Value <> ""
    NDetal = NDetal + 1
Wend
' Подсчет числа деталей в заказе
SymmaItog = 0
For i = 1 To NDetal
Worksheets("Названия заказов").Cells(N + 2, 5 + (i - 1) * 2).Value = _
Cells(i + 10, 1).Value
Worksheets("Названия заказов").Cells(N + 2, 5 + (i - 1) * 2 + 1).Value = _
Cells(i + 10, 4).Value
SymmaItog = SymmaItog + CLng(Cells(i + 10, 4).Value) * _
CLng(Cells(i + 10, 3).Value)
Next
Worksheets("Названия заказов").Cells(N + 2, 4).Value = SymmaItog
    MsgBox ("Заказ включен")
End Sub

Таким образом, мы обеспечили удобный механизм внесения информации в лист Названия заказов. На рис. 3.8 показан результат ввода двух заказов на запасные части.

Перейдем к отчетам, и один из них показан на рис. 3.9. На этом листе часть информации статична (заголовок и подписи столбцов), а ряд ячеек заполняется исходя из содержания конкретного заказа, которое зафиксировано на листе Названия заказов.

Нам требуется программно обеспечить заполнение ячеек листа, отводимых для номера заказа, заказчика, а также заполнение адреса, телефона и факса. Табличная часть на рис. 3.9 используется в случае, если число позиций в заказе не превышает трех. В противном случае данная табличная часть не заполняется, а создается другой документ — Приложение (рис. 3.10). Наша задача — обеспечить данные функциональные особенности разрабатываемой книги.

Для заполнения отчета о заказе (и при необходимости приложения к нему) па листе Названия заказов создадим кнопку Создать отчет (см. рис. 3.8). По нажатию этой кнопки будет открываться форма, где от пользователя требуется выбрать заказ, по которому необходимо сформировать отчет. На рис. 3.11 показана данная форма ввода в окне редактора Visual Basic.

Процедура, вызываемая щелчком на кнопке Создать отчет, представлена в листинге 3.6. Ее назначение — открыть форму, обеспечивающую необходимый интерфейс для формирования отчета (см. рис. 3.11).

1
2
3
4

' Листинг 3.6. Процедура обработки щелчка на кнопке Создать отчет
Private Sub CommandButton1_Click()
	Zakaz.Show
End Sub

В листинге 3.7 приведена процедура, которая выполняется при активизации формы. Ее назначение заключается в заполнении элемента управления «Поле со списком». При этом сначала подсчитывается количество заказов, уже имеющихся в базе данных. Информация о том, какая фирма его сделала, расположена на листе Клиенты. Поэтому для заполнения поля со списком на рис. 3.11 необходимо обратиться к информации о клиентах.

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

' Листинг 3.7. Процедура, выполняемая при активизации формы
Private Sub UserForm_Activate()
' Подсчет числа заказов
Nom = 0
While Worksheets("Названия заказов").Cells(Nom + 2, 1).Value <> ""
    Nom = Nom + 1
Wend
' Подсчет числа фирм
Nfir = 0
While Worksheets("Клиенты").Cells(Nfir + 2, 1).Value <> ""
    Nfir = Nfir + 1
Wend
' Очистка и последующее заполнение поля со списком
Spk.Clear
' Перебор числа заказов
For i = 1 To Nom
' Извлечение кода фирмы
NomFirma = Worksheets("Названия заказов").Cells(i + 1, 3).Value
    For j = 1 To Nfir
    If NomFirma = Worksheets("Клиенты").Cells(j + 1, 1).Value Then
    Firma = Worksheets("Клиенты").Cells(j + 1, 2).Value
    ' При нахождении фирмы выход из цикла
    Exit For
    End If
    Next
Spk.AddItem CStr(Worksheets("Названия заказов").Cells(i + 1, 1).Value) _
+ " " + CStr(Worksheets("Названия заказов").Cells(i + 1, 2).Value) _
+ " " + CStr(Firma)
Next
End Sub

Теперь пользователь должен выбрать интересующую его фирму (рис. 3.12). Следующая процедура — обработка щелчка на кнопке Заполнить акт и приложение. Учитывая сложность полного программного кода, приведем его сначала для варианта заполнения только листа АКТ (листинг 3.8).

В зависимости от количества позиций заказа процедура позволяет заполнить или только лист АКТ, или параллельно с актом еще и лист Приложение. В листинге 3.8 приведен первоначальный вариант, который приводит к заполнению только листа АКТ (в случае количества заявок не более трех).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69

' Листинг 3.8. Процедура обработки щелчка на кнопке Заполнить акт и приложение
Private Sub CommandButton1_Click()
' Определяем индекс выбранного заказа в списке
NomSpk = Spk.ListIndex
' Подсчет количества деталей в выбранном заказе
ColDet = 0
While Worksheets("Название заказа").Cells(NomSpk + 2, _
5 + ColDet * 2).Value <> ""
    ColDet = ColDet + 1
Wend
' Подсчет количества позиций деталей по прайсу
NPrais = 0
While Worksheets("Номенклатура").Cells(NPrais + 2, _
1).Value <> ""
    NPrais = NPrais + 1
Wend
' Подсчет числа фирм
NFirm = 0
While Worksheets("Клиенты").Cells(NFirm + 2, 1).Value <> ""
    NFirm = NFirm + 1
Wend
' Извлекаем код фирмы в выбранном заказе
CodFirm = Worksheets("Название заказа").Cells(NomSpk + 2, 3).Value
For i = 1 To NFirm
' Нахождение реквизитов фирмы по ее коду
If CodFirm = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 1).Value Then
    Название заказа = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 2).Value
    Adr = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 3).Value
    Tel = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 4).Value
    Fax = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 5).Value
    Exit For
End If
Next
' Внесение найденных реквизитов в поля на листе АКТ
Worksheets("Акт").Cells(6, 3).Value = Nazv
Worksheets("Акт").Cells(7, 3).Value = "ADRES:" + Adr
Worksheets("Акт").Cells(8, 3).Value = "telefon:" + Tel
Worksheets("Акт").Cells(9, 3).Value = "phaks:" + Fax
Worksheets("Акт").Cells(6, 5).Value = _
Worksheets("Название заказа").Cells(NomSpk + 2, 1)
' Очистка области для перечня запасных частей
Worksheets("Акт").Range("A13:F15") = ""
' Заполнение табличной части листа АКТ
If ColDet < 4 Then
    For i = 1 To ColDet
' Формирование порядкового номера перечня
Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 1).Value = i
Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 2).Value = _
Worksheets("Название заказа").Cells(NomSpk + 2, _
5 + (i - 1) * 2).Value
For j = 1 To NPrais
If CStr(Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 2).Value) = _
CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 1).Value) Then
Nazvanie = CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 2).Value)
Tarif = CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 3).Value)
Exit For
End If
Next
Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 3).Value = Nazvanie
Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 5).Value = Tarif
Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 4).Value = _
Worksheets("Название заказа").Cells(NomSpk + 2, _
5 + (i - 1) * 2 + 1).Value
Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 6).Value = Tarif * _
Worksheets("Акт").Cells(i + 12, 4).Value
Next
End If
Hide
End Sub

На рис. 3.9 мы уже видели заполненный лист АКТ для небольшого (не превышающего трех) числа запасных частей в заказе. Следует обратить внимание на ряд фрагментов процедуры, приведенной в листинге 3.8. Так, из третьего столбца строки выбранного заказа извлекается код фирмы-заказчика:

1

CodFirm = Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, 3).Value.

Далее по коду фирмы с листа Клиенты извлекается информация о заказчике, которая далее переносится на лист АКТ. После этого производится заполнение табличной части. Здесь мы реализовали только ситуацию, когда количество деталей не превышает трех:

С учетом ранее рассмотренной организации листа Клиенты информация о кодах запасных частей располагается начиная с 5-го столбца. Поэтому следующая конструкция позволяет получить данные о составе заказа:

1
2

Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2,
5 + (i - 1) * 2).Value.

После этого на листе Номенклатура по кодам запчастей производится поиск информации о запасных частях, данные о которых заносятся в табличную часть (см. рис. 3.9).

Теперь осталось добавить к рассмотренному программному коду ситуацию, когда число позиций деталей в заказе больше трех. По ранее сформулированному условию в этом случае требуется разнести информацию по двум листам АКТ и Приложение. На лист АКТ в этом случае вносится только заголовочная часть (название и реквизиты фирмы-заказчика), а перечень запасных деталей заносится на лист Приложение. В связи с этим процедуру обработки щелчка на кнопке Создать отчет необходимо дополнить (листинг 3.9).

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90

' Листинг 3.9. Изменение процедуры щелчка на кнопке Заполнить акт и приложение
Private Sub CommandButton1_Click()
' Определяем индекс выбранного заказа в списке
NomSpk = Spk.ListIndex
' Подсчет количества деталей в выбранном заказе
ColDet = 0
While Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, _
    5 + ColDet * 2).Value <> ""
    ColDet = ColDet + 1
Wend
' Подсчет количества позиций по прайсу
NPrais = 0
While Worksheets("Номенклатура").Cells(NFirm + 2, 1).Value <> ""
	NPrais = NPrais + 1
Wend
' Подсчет числа фирм
NFirm = 0
    NFirm = NFirm + 1
Wend
' Извлекаем код фирмы в выбранном заказе
CodFirm = Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, 3).Value
For i = 1 To NFirm
' Нахождение реквизитов фирмы по ее коду
If CodFirm = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 1).Value Then
    Nazv = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 2).Value
    Adr = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 3).Value
    Tel = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 4).Value
    Fax = Worksheets("Клиенты").Cells(i + 1, 5).Value
    Exit For
End If
Next
' Внесение найденных реквизитов в поля на листе АКТ
    Worksheets("АКТ").Cells(6, 3).Value = Nazv
    Worksheets("АКТ").Cells(7, 3).Value = "Адрес:" + Adr
    Worksheets("АКТ").Cells(8, 3).Value = "Телефон:" + Tel
    Worksheets("АКТ").Cells(9, 3).Value = "Факс:" + Fax
    Worksheets("АКТ").Cells(6, 5).Value = _
    Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, 1)
    Worksheets("Приложение").Cells(1, 6).Value = _
    Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, 1)
    ' Очистка области для перечня запасных частей
    Worksheets("АКТ").Range("A13:F15") = ""
    Worksheets("Приложение").Range("A4:F100") = ""
If ColDet < 4 Then
    For i = 1 To ColDet
    Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 1).Value = i
    Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 2).Value = _
    Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, _
    5 + (i - 1) * 2).Value
    For j = 1 To NPrais
    If CStr(Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 2).Value) = _
    CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 1).Value) Then
    Nazvanie = CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 2).Value)
    Tarif = CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 3).Value)
    Exit For
    End If
Next
    Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 3).Value = Nazvanie
    Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 5).Value = Tarif
    Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 3).Value = _
    Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, _
    5 + (i - 1) * 2 + 1).Value
    Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 6).Value = _
    Worksheets("АКТ").Cells(i + 12, 4).Value * Tarif
Next
Else
    For i = 1 To ColDet
    Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 1).Value = i
    Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 2).Value = _
    Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, _
    5 + (i - 1) * 2).Value
    For j = 1 To NPrais
    If CStr(Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 2).Value) = _
    CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 1).Value) Then
    Nazvanie = CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 2).Value)
    Tarif = CStr(Worksheets("Номенклатура").Cells(j + 1, 2).Value)
    Exit For
    End If
Next
    Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 3).Value = Nazvanie
    Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 5).Value = Tarif
    Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 4).Value = _
    Worksheets("Названия заказов").Cells(NomSpk + 2, _
    5 + (i - 1) * 2 + 1).Value
    Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 6).Value = _
    Worksheets("Приложение").Cells(i + 3, 4).Value * Tarif
Next
End If
Hide
End Sub

На рис. 3.13 и 3.14 приведено, соответственно, заполнение листов АКТ и Приложение при четырех позициях в заказе. В этом случае детали заказа включаются на лист Приложение.

Расчет стоимости заказа онлайн сильно увеличивает конверсию. Еще сильнее она улучшается при онлайн оформлении счета. Почему же так часто приходится ждать расчета стоимости и оформления заказа? Что мешает использовать на сайте тот самый файл Excel, в котором рассчитывает заказ продавец?

Давайте разберемся концептуально →

Если расчет стоимости всегда делается в Excel и этот Excel живет в облаке, то почему бы не позволить любимым клиентам самостоятельно делать расчет в заботливо подготовленном шаблоне? У клиентов разный уровень подготовки, но галочки поставить и ввести свое имя с адресом могут все. А больше от них ничего и не требуется ¯_(ツ)_/¯

Посмотрим на конкретном примере → как повесить на сайте свой Excel с расчетом заказа и автоматическим оформлением счета. Не будем пока выяснять что лучше использовать: Google Sheets или MS Office, сегодня разговор не об этом. Плюсы и минусы технической реализации в разных сервисах в этой заметке не рассматриваем.

Excel online это собирательное название табличных редакторов в облаке. Примерная подборка сервисов

Excel online это универсальная платформа, позволяющая получить один и тот же результат множеством способов. Поэтому конкретный код в привязке к конкретному сервису сегодня не обсуждается. Смотрим чисто внешне как это может быть на примере одной из возможных реализаций.

1. Калькулятор заказов

В Excel можно автоматизировать многое: от получения актуального курса валюты с сайта ЦБ и вызова курьера на сайте транспортной компании до генерации чертежей и составления списка необходимых материалов. Задача калькулятора заказов ограничивается только расчетом цены договора.

Калькулятор заказов позволяет сделать расчет стоимости заказа исходя из разных факторов: необходимых материалов, вариантов отделки, количества операций, упаковки, сроков и т.д. Как правило, калькулятор заказов делается в Excel, поскольку пользоваться формулами умеют практически все.

Как правило, калькулятор заказов претерпевает несколько периодов эволюции и после хождения по рукам с разным уровнем квалификации может приобретать непонятный и запутанный интерфейс, пользоваться которым могут только избранные сотрудники. Выкладывать такое на сайте конечно нельзя, все придется переделать. Интерфейс калькулятора должен стать максимально прост и предельно понятен для любого человека с улицы.

В идеале калькулятор должен превратиться в чек-лист, в котором нужно отметить галочками необходимое.  В более сложных случаях можно использовать выпадающие списки и выбор даты. Ввод руками букв и цифр лучше исключить совсем.

Посмотрим, как это может выглядеть на сайте.

Для примера возьмем услуги парсинга недвижимости. Для подсчета стоимости нужно сложить стоимость различных опций: сохранять фото, открывать номер телефона, копию страницы в pdf или в png и т.д. Затем нужно пересчитать стоимость выбранных опций на срок использования услуги.

Пример начинается с предварительного экрана. На предварительном экране приходится использовать Google Web App embedded. С одной стороны, это технический костыль. С другой стороны, такой пункт с пояснениями полезен пользователям.

Костыль в том смысле, что мы не можем просто взять и отдать юзеру калькулятор заказа. Проблема в том, что калькулятор один, а юзеров много. В многопользовательском режиме юзеры будут своими правками мешать друг другу. Поэтому каждому юзеру нужно сделать персональную копию калькулятора. На лету гугол это сделать не позволяет из-за ограничения перенаправления на другую страницу без участия юзера.

Поэтому используется Web App, которое делает копию калькулятора и подсовывает его адрес в ссылку кнопки для перехода в сам калькулятор. Благодаря ему у каждого юзера будет свой уникальный адрес перехода при нажатии на кнопку, который ведет на персональную копию файла с калькулятором заказа.

Другой задачей этого Web App является привязка кода к файлу калькулятора. Дело в том, что гугло-код не embedded в книгу калькулятора, а bounded. Разница в том, что привязка кода не копируется автоматически вместе с файлом калькулятора и его нужно привязывать явно.

Третья задача обусловлена тем, что нет события закрытия книги. В том смысле, что гугол его не реализовал и невозможно как в Excel по событию закрытия книги выполнить назначенный макрос. Поэтому приходится делать записи для последующего удаления копий.

Пока происходит все перечисленное, вместо кнопки отображается анимация загрузки

В это время юзер видит пояснения, которые снимают ожидаемые вопросы. Пытаться втиснуть пояснения в сам калькулятор кажется плохой идеей. Если же их вообще не будет, то это встревожит и отвлечет многих потенциальных пользователей. Поэтому костыльный предварительный экран по факту все равно пришлось бы делать для здорового UX.

Через несколько секунд подготовка калькулятора завершается, и пользователь получает кнопку для перехода в сам калькулятор.

С предварительной страницей всё, жмем на кнопку и переходим на основной экран.

Тут тоже костыль. Но этот костыль вписать в UX уже не получается: мобильные браузеры показывают гугло-таблицу в сильно упрощенном виде и он вам не понравится. Поэтому мобильным пользователям приходится показывать инструкцию по переходу в полноценный режим. Инструкция на два клика.

И, наконец, видим сам калькулятор:

С левой стороны иконки группировки опций. Если бы не группировка, калькулятор растянулся бы на несколько экранов.

Не все знают, как пользоваться группировкой, поэтому всеми силами стараемся обратить на нее внимание и объяснить как она работает.

Также стараемся максимально доходчиво объяснить, что для использования калькулятора нужно ставить галки.

Сроки рассчитываются также галкой. В данном случае не предполагается брать авансы, поэтому такой реализации галками достаточно. Если без ввода даты не обойтись, то есть готовый Date Picker.

Сразу можно заметить, что данные на листе не защищены от изменений. Пользователь может менять названия опций и цены.

Поначалу это может смутить. Но, если разобраться, то ничего плохого в этом нет.

Дело в том, что защита ячеек включает запрет на редактирование и на изменение, а возможность группировки относится к изменению листа. То есть если ячейки с ценами защитить, то группировка работать не будет.

С другой стороны, защита ячеек в данном случае – это не более чем условность. На любой странице в браузере любой пользователь может изменить буквально все. Ведь браузер отображает документ с разметкой html, который можно свободно редактировать здесь же в браузере встроенным средством Dev Tools. То есть защита в данном случае невозможна технически.

Все расчеты в данном примере сделаны только с помощью формул, макросы не используются. Галочка считается в формуле за 1, а ее отсутствие – это 0. Т.е. сумма = цена х ☑.

Самые продвинутые могут заметить, что файл с калькулятором можно утащить с сайта и открыть в полном интерфейсе гугл-таблиц, в том числе получить полный доступ и снять защиту с защищенных ячеек. Однако, никакого фрода в этом нет. Кому-то это поможет увидеть как устроены формулы, но материального ущерба или выгоды из этого не получится.

Преимущества Excel-онлайн калькулятора на сайте

Как и в обычном Excel, в облаке также можно быстро и бесплатно изменить файл калькулятора заказов. Сайт при этом переделывать не придется. На сайте используется ссылка на папку с файлом калькулятора заказов. Изменение этого файла приведет к тому, что он будет показан на сайте в измененном виде. Изменения делаются как обычно: нужно зайти в свой гуглоаккаунт, открыть и изменить нужную гуглотаблицу. Также можно заменять файл калькулятора его новой версией без необходимости замены ссылки в коде сайта.

Точно также без изменений в коде можно вносить изменения в оформление счета и содержание договора. Надо просто заменить (или отредактировать) в папке в облаке гугла файл счета или договора.

Специальных требований к сайту также нет. Гугло-калькулятор вставляется на любую страницу сайта с помощью элемента iframe. Это простая операция, особых знаний для этого не нужно.

Несколько сложнее написать скрипт для копирования файла с калькулятором и передачи его на сайт. Но, если вам удалось освоить VBA Excel, то освоить Google Script будет несложно.

Обзор калькулятора заказов на этом закончен, перейдем к генератору счетов (и договоров).

2. Генератор счетов

Точно так же, как калькулятор заказов, генератор счетов имеет предварительный экран. Здесь объясняется куда попадет пользователь, что там надо делать и что получится в результате:

Генератор счетов устроен точно так же, как калькулятор заказов с одним дополнением: формы для ввода реквизитов, необходимых для оформления счета (и договора).

Фактически калькулятор заказов и генератор счетов являются одним и тем же файлом. Но для использования этого файла в качестве калькулятора заказов из файла удаляется форма для ввода реквизитов.

С точки зрения оформления форма для ввода реквизитов может быть расположена на отдельной вкладке. В этом случае под формой калькулятора заказов потребуется кнопка «Перейти к оформлению», которая будет открывать (делать активной) вкладку с формой для ввода реквизитов. В нашем примере форма для ввода реквизитов расположена непосредственно под формой калькулятора заказов.

Полный доступ пользователя к копии файла генератора предполагает возможность вписать в счет любые суммы. Однако, этого не происходит, так как при заполнении счета из копии файла генератора берутся только установленные галочки, а соответствующие им суммы и названия берутся из оригинала файла генератора.

Начинается генератор счетов с галочки оформления договора. Счет оформляется в любом случае и его галочка не снимается. Договор нужен не всем, поэтому вводить лишние реквизиты нет смысла.

В гуглотаблицах есть готовая проверка ввода (aka валидация формы), поэтому, например, в ИНН не получится ввести букву или количество цифр больше или меньше 10.

Условное форматирование также есть, заполненные реквизиты меняют цвет фона.

Изображения можно вставлять в ячейку или поверх ячеек.

Призыв к действию традиционно оформляют в виде кнопки:

Но в гуглокоде есть нюанс: код привязывается к кнопке локально, он виден в прикрепленном к таблице Apps Script. А вот привязанный к галке код может быть расположен не в embedded project, а в недоступном пользователю файле. Это особенность installable triggers.

Installable trigger работает с событием onEdit установки галки, а с кликом по кнопке так не работает. Остается загадкой почему гугол придумал, что нажатие на кнопку не обрабатывается как событие аналогично onEdit или onOpen.

Как было сказано выше, пользователь может получить все права на файл генератора счетов, в том числе доступ к коду в прикрепленном проекте. Это открывает дополнительные возможности для фрода. Поэтому код лучше защитить от свободного доступа. По этой причине вместо кнопки используется галка:

Установленная галка запускает процесс заполнения счета и договора по шаблону. Это продолжается несколько десятков секунд, в течение которых отображается прогресс выполнения задач.

После завершения процесса вид станет таким:

Безопасность для гугла не просто фишка, а полноценный фетиш. Поэтому просто кликнуть на ссылку не получится: ведь пользователь не знает куда ведет ссылка, а это чревато злоупотреблениями. Чтобы спасти пользователя от возможного обмана гугол показывает адрес ссылки при наведении на нее мышки. Вот уже по адресу можно кликать. А при наведении на адрес показывает его еще раз в темной теме .. ну, теперь вы точно знаете куда вас ведет эта ссылка.

К этому моменту оформленные документы отправлены почтой пользователю и продавцу в pdf. Перевод гуглодоков в pdf и отправка почтой отлично работает из коробки. Гугол даже выложил готовый код в документации.

В нашем примере почта будет отправлена только в том случае, если вы перешли в генератор счетов из интерфейса Робастика. При переходе в генератор по ссылке в этой статье гуглокод догадается, что пользователь ненастоящий, и почта не отправится. Поэтому можно тестировать его без оглядки на предполагаемый спам.

Из-за ограничений безопасности гугла нельзя просто отдать ссылку на скачивание data URI scheme. Причины гугол не раскрывает. Поэтому пользователь открывает по ссылке завершающий Web App embedded, где уже получает ссылку с содержащимся в ней счетом или договором в pdf.

Почему ссылка должна быть с data URI scheme, а не на обычный pdf-документ в GDrive? Потому что ссылка с data URI scheme вечная → ее можно загрузить и после удаления самого документа.

В заключение перечислим достоинства и недостатки, которые замечены в реализации онлайн калькулятора заказов и генератора счетов в концепции Excel-online в экосистеме Google.

Минусы:

• непривычный интерфейс (предварительный и завершающий экраны, неудобство на мобильных устройствах, галка вместо кнопки, двоящаяся ссылка и т.д.)

• медленно работает (анимация загрузки и индикация прогресса)

Плюсы:

• не нужен сервер (serverless)

• можно интегрировать на любом сайте на конструкторе с бесплатным хостингом

• не требует высокой квалификации для верстки и программирования

• возможна поддержка (и разработка) собственными силами

Вывод

Excel-онлайн является альтернативой при разработке используемого на сайте калькулятора заказов и генератора счетов.

Excel-онлайн подходит, когда внешний вид не критичен.

Excel-online полезен, когда:

1. необходимы изменения калькулятора (в том числе шаблонов договора и счета);

2. сложный или громоздкий калькулятор, разработка и поддержка которого в традиционном стеке затруднительна.

Вас отпугнет оформление счета в Excel-онлайн?

Проголосовали 16 пользователей.

Воздержались 2 пользователя.

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Скачать файл для ведения базы клиентов (.xls)

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

• Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
• Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
• Телефон
• E-mail
• Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
• Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
• Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
• Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

• Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
• Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе
• Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
• Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

Скачать шаблон базы данных (расширенный вариант) (.xls)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

• Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
• Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.