Excel таблица ввода исходных данных

Довольно часто требуется рассчитать итоговый результат для различных комбинаций вводных данных. Таким образом пользователь сможет оценить все возможные варианты действий, отобрать те, результат взаимодействия которых его удовлетворяет, и, наконец, выбрать самый оптимальный вариант. В Excel для выполнения данной задачи существует специальный инструмент – «Таблица данных» («Таблица подстановки»). Давайте узнаем, как им пользоваться для выполнения указанных выше сценариев.

Читайте также: Подбор параметра в Excel

Использование таблицы данных

Инструмент «Таблица данных» предназначен для того, чтобы рассчитывать результат при различных вариациях одной или двух определенных переменных. После расчета все возможные варианты предстанут в виде таблицы, которую называют матрицей факторного анализа. «Таблица данных» относится к группе инструментов «Анализ «что если»», которая размещена на ленте во вкладке «Данные» в блоке «Работа с данными». До версии Excel 2007 этот инструмент носил наименование «Таблица подстановки», что даже более точно отражало его суть, чем нынешнее название.

Таблицу подстановки можно использовать во многих случаях. Например, типичный вариант, когда нужно рассчитать сумму ежемесячного платежа по кредиту при различных вариациях периода кредитования и суммы займа, либо периода кредитования и процентной ставки. Также этот инструмент можно использовать при анализе моделей инвестиционных проектов.

Но также следует знать, что чрезмерное применение данного инструмента может привести к торможению системы, так как пересчет данных производится постоянно. Поэтому рекомендуется в небольших табличных массивах для решения аналогичных задач не использовать этот инструмент, а применять копирование формул с помощью маркера заполнения.

Оправданным применение «Таблицы данных» является только в больших табличных диапазонах, когда копирование формул может отнять большое количество времени, а во время самой процедуры увеличивается вероятность допущения ошибок. Но и в этом случае рекомендуется в диапазоне таблицы подстановки отключить автоматический пересчет формул, во избежание излишней нагрузки на систему.

Главное отличие между различными вариантами применения таблицы данных состоит в количестве переменных, принимающих участие в вычислении: одна переменная или две.

Способ 1: применение инструмента с одной переменной

Сразу давайте рассмотрим вариант, когда таблица данных используется с одним переменным значением. Возьмем наиболее типичный пример с кредитованием.

Итак, в настоящее время нам предлагаются следующие условия кредитования:

• Срок кредитования – 3 года (36 месяцев);
• Сумма займа – 900000 рублей;
• Процентная ставка – 12,5% годовых.

Выплаты происходят в конце платежного периода (месяца) по аннуитетной схеме, то есть, равными долями. При этом, вначале всего срока кредитования значительную часть выплат составляют процентные платежи, но по мере сокращения тела процентные платежи уменьшаются, а увеличивается размер погашения самого тела. Общая же выплата, как уже было сказано выше, остается без изменений.

Нужно рассчитать, какова будет сумма ежемесячного платежа, включающего в себя погашение тела кредита и выплат по процентам. Для этого в Экселе имеется оператор ПЛТ.

ПЛТ относится к группе финансовых функций и его задачей является вычисление ежемесячного кредитного платежа аннуитетного типа на основании суммы тела кредита, срока кредитования и процентной ставки. Синтаксис этой функции представлен в таком виде

=ПЛТ(ставка;кпер;пс;бс;тип)

«Ставка» — аргумент, определяющий процентную ставку кредитных выплат. Показатель выставляется за период. У нас период выплат равен месяцу. Поэтому годовую ставку в 12,5% следует разбить на число месяцев в году, то есть, 12.

«Кпер» — аргумент, определяющий численность периодов за весь срок предоставления кредита. В нашем примере период равен одному месяцу, а срок кредитования составляет 3 года или 36 месяцев. Таким образом, количество периодов будет рано 36.

«ПС» — аргумент, определяющий приведенную стоимость кредита, то есть, это размер тела кредита на момент его выдачи. В нашем случае этот показатель равен 900000 рублей.

«БС» — аргумент, указывающий на величину тела кредита на момент его полной выплаты. Естественно, что данный показатель будет равен нулю. Этот аргумент не является обязательным параметром. Если его пропустить, то подразумевается, что он равен числу «0».

«Тип» — также необязательный аргумент. Он сообщает о том, когда именно будет проводиться платеж: в начале периода (параметр – «1») или в конце периода (параметр – «0»). Как мы помним, у нас платеж проводится в конце календарного месяца, то есть, величина этого аргумента будет равна «0». Но, учитывая то, что этот показатель не является обязательным, и по умолчанию, если его не использовать, значение и так подразумевается равным «0», то в указанном примере его вообще можно не применять.

1. Итак, приступаем к расчету. Выделяем ячейку на листе, куда будет выводиться расчетное значение. Клацаем по кнопке «Вставить функцию».



2. Запускается Мастер функций. Производим переход в категорию «Финансовые», выбираем из перечня наименование «ПЛТ» и клацаем по кнопке «OK».



3. Вслед за этим происходит активация окошка аргументов вышеуказанной функции.

   Ставим курсор в поле «Ставка», после чего кликаем по ячейке на листе со значением годовой процентной ставки. Как видим, в поле тут же отображаются её координаты. Но, как мы помним, нам нужна месячная ставка, а поэтому производим деление полученного результата на 12 (/12).

   В поле «Кпер» таким же образом вносим координаты ячеек срока кредита. В этом случае делить ничего не надо.

   В поле «Пс» нужно указать координаты ячейки, содержащей величину тела кредита. Выполняем это. Также ставим перед отобразившемся координатами знак «-». Дело в том, что функция ПЛТ по умолчанию выдает итоговый результат именно с отрицательным знаком, справедливо считая ежемесячный кредитный платеж убытком. Но нам для наглядности применения таблицы данных нужно, чтобы данное число было положительным. Поэтому мы и ставим знак «минус» перед одним из аргументов функции. Как известно, умножение «минус» на «минус» в итоге дает «плюс».

   В поля «Бс» и «Тип» данные вообще не вносим. Клацаем по кнопке «OK».



4. После этого оператор производит подсчет и выводит в заранее обозначенную ячейку результат общего ежемесячного платежа – 30108,26 рублей. Но проблема состоит в том, что заёмщик в состоянии платить максимум 29000 рублей в месяц, то есть, ему следует либо найти банк, предлагающий условия с более низкой процентной ставкой, либо уменьшить тело займа, либо увеличить срок кредитования. Просчитать различные варианты действий нам поможет таблица подстановок.



5. Для начала используем таблицу подстановок с одной переменной. Посмотрим, как будет изменяться величина обязательного месячного платежа при различных вариациях годовой ставки, начиная от 9,5% годовых и заканчивая 12,5% годовых с шагом 0,5%. Все остальные условия оставляем неизменными. Чертим табличный диапазон, наименования колонок которого будут соответствовать различным вариациям процентной ставки. При этом строку «Ежемесячные выплаты» оставляем так, как есть. В первой её ячейке должна содержаться формула, которую мы рассчитали ранее. Для большей информативности можно добавить строки «Общая сумма кредита» и «Общая сумма процентов». Столбец, в котором находится расчет, делаем без заголовка.



6. Далее рассчитаем общую сумму займа при текущих условиях. Для этого выделяем первую ячейку строки «Общая сумма кредита» и умножаем содержимое ячеек «Ежемесячный платеж» и «Срок кредита». После этого щелкаем по клавише Enter.



7. Для расчета общей суммы процентов при текущих условиях аналогичным образом отнимаем от общей суммы займа величину тела кредита. Для вывода результата на экран щелкаем по кнопке Enter. Таким образом мы получаем сумму, которую переплачиваем при возврате займа.



8. Теперь настало время применить инструмент «Таблица данных». Выделяем весь табличный массив, кроме наименований строк. После этого переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по кнопке на ленте «Анализ «что если»», которая размещена в группе инструментов «Работа с данными» (в Excel 2016 группа инструментов «Прогноз»). Затем открывается небольшое меню. В нем выбираем позицию «Таблица данных…».



9. Открывается небольшое окошко, которое так и называется «Таблица данных». Как видим, у него имеется два поля. Так как мы работаем с одной переменной, то нам понадобится только одно из них. Так как у нас изменения переменной происходит по столбцам, то мы будем использовать поле «Подставить значения по столбцам в». Устанавливаем туда курсор, а затем кликаем по ячейке в исходном наборе данных, которая содержит текущую величину процентов. После того, как координаты ячейки отобразились в поле, жмем на кнопку «OK».



10. Инструмент производит расчет и заполняет весь табличный диапазон значениями, которые соответствуют различным вариантам процентной ставки. Если установить курсор в любой элемент данной табличной области, то можно увидеть, что в строке формул отображается не обычная формула расчета платежа, а специальная формула неразрывного массива. То есть, изменять значения в отдельных ячейках теперь нельзя. Удалять результаты расчета можно только все вместе, а не по отдельности.

Кроме того, можно заметить, что величина ежемесячного платежа при 12.5% годовых, полученная в результате применения таблицы подстановок, соответствует величине при том же размере процентов, которую мы получили путем применения функции ПЛТ. Это лишний раз доказывает правильность расчета.

Проанализировав данный табличный массив, следует сказать, что, как видим, только при ставке 9,5% годовых получается приемлемый для нас уровень ежемесячного платежа (менее 29000 рублей).

Урок: Расчет аннуитетного платежа в Экселе

Способ 2: использование инструмента с двумя переменными

Конечно, отыскать в настоящее время банки, которые выдают кредит под 9,5% годовых, очень сложно, если вообще реально. Поэтому посмотрим, какие варианты существуют вложиться в приемлемый уровень ежемесячного платежа при различных комбинациях других переменных: величины тела займа и срока кредитования. При этом процентную ставку оставим неизменной (12,5%). В решении данной задачи нам поможет инструмент «Таблица данных» с использованием двух переменных.

1. Чертим новый табличный массив. Теперь в наименованиях столбцов будет указываться срок кредитования (от 2 до 6 лет в месяцах с шагом в один год), а в строках — величина тела кредита (от 850000 до 950000 рублей с шагом 10000 рублей). При этом обязательным условием является то, чтобы ячейка, в которой находится формула расчета (в нашем случае ПЛТ), располагалась на границе наименований строк и столбцов. Без выполнения данного условия инструмент при использовании двух переменных работать не будет.



2. Затем выделяем весь полученный табличный диапазон, включая наименование столбцов, строк и ячейку с формулой ПЛТ. Переходим во вкладку «Данные». Как и в предыдущий раз, щелкаем по кнопке «Анализ «что если»», в группе инструментов «Работа с данными». В открывшемся списке выбираем пункт «Таблица данных…».



3. Запускается окно инструмента «Таблица данных». В данном случае нам потребуются оба поля. В поле «Подставлять значения по столбцам в» указываем координаты ячейки, содержащей срок кредита в первичных данных. В поле «Подставлять значения по строкам в» указываем адрес ячейки исходных параметров, содержащей величину тела кредита. После того, как все данные введены. Клацаем по кнопке «OK».



4. Программа выполняет расчет и заполняет табличный диапазон данными. На пересечении строк и столбцов теперь можно наблюдать, каким именно будет ежемесячный платеж, при соответствующей величине годовых процентов и указанном сроке кредитования.



5. Как видим, значений довольно много. Для решения других задач их может быть ещё больше. Поэтому, чтобы сделать выдачу результатов более наглядной и сразу определить, какие значения не удовлетворяют заданному условию, можно использовать инструменты визуализации. В нашем случае это будет условное форматирование. Выделяем все значения табличного диапазона, исключая заголовки строк и столбцов.



6. Перемещаемся во вкладку «Главная» и клацаем по значку «Условное форматирование». Он расположен в блоке инструментов «Стили» на ленте. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Правила выделения ячеек». В дополнительном списке кликаем по позиции «Меньше…».



7. Вслед за этим открывается окно настройки условного форматирования. В левом поле указываем величину, менее которой ячейки будут выделены. Как помним, нас удовлетворяет условие, при котором ежемесячный платеж по кредиту будет составлять менее 29000 рублей. Вписываем данное число. В правом поле существует возможность выбора цвета выделения, хотя можно оставить его и по умолчанию. После того, как все требуемые настройки введены, клацаем по кнопке «OK».



8. После этого все ячейки, значения в которых соответствуют вышеописанному условию, будут выделены цветом.

Проанализировав табличный массив, можно сделать некоторые выводы. Как видим, при существующем сроке кредитования (36 месяцев), чтобы вложиться в выше обозначенную сумму ежемесячного платежа, нам нужно взять заём не превышающий 860000,00 рублей, то есть, на 40000 меньше первоначально запланированного.

Если же мы все-таки намерены брать кредит размером 900000 рублей, то срок кредитования должен составлять 4 года (48 месяцев). Только в таком случае размер ежемесячного платежа не превысит установленную границу в 29000 рублей.

Таким образом, воспользовавшись данным табличным массивом и проанализировав «за» и «против» каждого варианта, заёмщик может принять конкретное решение об условиях кредитования, выбрав наиболее отвечающий его пожеланиям вариант из всех возможных.

Конечно, таблицу подстановок можно использовать не только для расчета кредитных вариантов, но и для решения множества других задач.

Урок: Условное форматирование в Экселе

В общем, нужно отметить, что таблица подстановок является очень полезным и сравнительно простым инструментом для определения результата при различных комбинациях переменных. Применив одновременно с ним условное форматирование, кроме того, можно визуализировать полученную информацию.

Отзывы

Для
практического освоения приемов работы
в среде Excel предлагается произвести
расчеты по продаже товаров видео- и
аудиотехники фирмой «Техносервис»
через сеть магазинов «Техносила» и
«Техношок», для чего потребуется создание
нескольких таблиц.

Любая
таблица по своей структуре состоит из
3 частей:

• Заголовок
  таблицы.

• Шапка
  таблицы (названия граф таблицы).

• Информационная
  часть (исходные и выходные данные,
  расположенные в соответствующих
  графах).

Ввод заголовка, шапки и исходных данных таблицы

После
загрузки Excel на экран выводится стандартный
шаблон таблицы, имеющий определенную
ширину столбцов и высоту строк.

Ввод
данных осуществляется в активную
ячейку, т.е. в ту ячейку, в которую
предварительно установлен табличный
курсор и которая отличается от остальных
контрастной рамкой вокруг нее.

Ввод
исходных данных в ячейку будет завершен
в результате выполнения одного из
следующих действий:

• нажатия
  клавиши Enter;

• нажатия
  соответствующих клавиш управления
  курсором на клавиатуре;

• щелчка
  кнопкой мыши по следующей ячейке для
  ввода данных;

• нажатия
  клавиши табуляции.

При
вводе данных в таблицу названия некоторых
граф могут быть расположены в ячейке в
несколько строк. Подобный ввод данных
может быть осуществлен следующими
способами:

1. Нажать
   клавишу Alt(левую
   или правую) и, удерживая ее, нажать
   коротко клавишу
   Enter
   после любого введенного в ячейку слова
   или словосочетания. Одновременное
   нажатие клавиш принято обозначать
   символом “+”, например Alt+
   Enter.

2. Использовать
   вкладку Главная
   , где в группе
   Ячейки
   нажать кнопку Формат,
   в раскрывшемся окне выбрать команду
   Формат
   ячеек,
   а затем в окне Формат
   ячеек,
   на вкладке Выравнивание
   установить
   переключатель Переносить
   по словам
   в области Отображение.

3. Нажать
   кнопку Перенос
   текста
   в группе Выравнивание
   на вкладке Главная.

Ввода заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера

Упражнение.
Осуществить ввод заголовка, шапки и
исходных данных контрольного примера
в соответствии с рисунком 1, для чего:

Рис.1

• В
  ячейку А1
  на Листе 1 ввести “Прайс-лист ООО
  «Техносервис»” и нажать клавишу Enter.

• В
  ячейку А2
  ввести “Наименование”, нажать
  одновременно клавиши
  Alt
  и
  Enter,
  ввести “товара” и нажать Enter.

• В
  ячейку В2 ввести “Цена”, нажать
  одновременно Alt
  и
  Enter,
  ввести “в у.е.” и нажать Enter.

Если
введенные данные не соответствуют по
расположению в ячейках примеру,
приведенному на рис. 1, то следует изменить
ширину столбцов, для этого необходимо:

• Установить
  указатель мыши на границу обозначений
  столбцов так, чтобы он принял вид черной
  двунаправленной стрелки.

• Удерживая
  нажатой левую кнопку мыши, расширить
  (уменьшить) столбец на необходимую
  величину.

Внимание!
Введенный текст заголовка таблицы занял
несколько соседних с ячейкой А1 ячеек.
Однако если перевести курсор, например
в ячейку В1, то в строке состояния, где
обязательно отражается содержимое
ячейки, в которой находится курсор,
ничего не будет отражено. Это объясняется
тем, что введенный текст, ширина которого
превышает ширину ячейки А1, расположился
в соседних ячейках справа лишь на экране
дисплея. Если бы в дальнейшем потребовалось
ввести в ячейку В1 какие-либо данные,
произошло бы усечение текста до размеров
ячейки А1, хотя на самом деле в ячейке
А1 сам текст остался полностью.

Дальнейшая
работа по вводу исходных данных в
контрольном примере осуществляется в
соответствии с рис 2.

Рис.2

Расширить
столбец А
,установив курсор мыши на границу
столбцов А
и В
и растянуть столбец А.
до нужной величины.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц