Excel таблица данных для выпадающего списка - Word и Excel

Выпадающий список с наполнением

Задача: создать в ячейке выпадающий список для удобного ввода информации. Варианты для списка должны браться из заданного динамического диапазона, т.е. если завтра в него внесут изменения — например, удалят ненужные элементы или допишут еще несколько новых — они должны автоматически отразиться в выпадающем списке:

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее

Простой и удобный способ почти без формул. Использует новую возможность последних версий Microsoft Excel начиная с 2007 версии — «Умные Таблицы». Суть его в том, что любой диапазон можно выделить и отформатировать как Таблицу. Тогда он превращается, упрощенно говоря, в «резиновый», то есть сам начинает отслеживать изменения своих размеров, автоматически растягиваясь-сжимаясь при добавлении-удалении в него данных.

Выделите диапазон вариантов для выпадающего списка (A1:A5 в нашем примере выше) и на Главной (Home) вкладке нажмите кнопку Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Дизайн можно выбрать любой — это роли не играет:

Обратите внимание на то, что таблица должна иметь строку заголовка (в нашем случае это А1 со словом Сотрудники). Первая ячейка играет роль «шапки» и содержит название столбца. На появившейся после превращения в Таблицу вкладке Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя таблицы на свое (без пробелов!). По этому имени мы сможем потом адресоваться к таблице на любом листе этой книги:

Теперь выделите ячейки где вы хотите создать выпадающие списки (в нашем примере выше — это D2) и выберите в старых версиях Excel в меню Данные — Проверка (Data — Validation), а в новых нажмите кнопку Проверка данных (Data Validation) на вкладке Данные (Data). В открывшемся окне на вкладке Параметры (Settings) выберите вариант Список (List) и введите в поле Источник (Source) вот такую формулу:

=ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»)

=INDIRECT(«Таблица1[Сотрудники]»)

Смысл этой формулы прост. Выражение Таблица1[Сотрудники] — это ссылка на столбец с данными для списка из нашей умной таблицы. Но проблема в том, что Excel почему-то не хочет понимать прямых ссылок в поле Источник (Source), т.е. нельзя написать в поле Источник выражение вида =Таблица1[Сотрудники]. Поэтому мы идем на тактическую хитрость — вводим ссылку как текст (в кавычках) и используем функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), которая преобразовывает текстовую ссылку в настоящую, живую.

Осталось только нажать на ОК. Если теперь дописать к нашей таблице новые элементы, то они будут автоматически в нее включены, а значит — добавятся к нашему выпадающему списку. С удалением — то же самое.

Если вам лень возиться с вводом формулы ДВССЫЛ, то можно чуть упростить процесс. После создания умной таблицы просто выделите мышью диапазон с элементами для выпадающего списка (A2:A5) и введите в поле адреса имя для этого диапазона (без пробелов), например Стажеры, и нажмите на Enter:

Фактически, этим мы создаем именованный динамический диапазон, который ссылается на данные из нашей умной таблицы. Теперь имя этого диапазона можно ввести в окне создания выпадающего списка в поле Источник (Source):

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше

В старых версиях Excel до 2007 года не было замечательных «умных таблиц», поэтому придется их имитировать своими силами. Это можно сделать с помощью именованного диапазона и функции СМЕЩ (OFFSET), которая умеет выдавать ссылку на динамический диапазон заданного размера.

Откройте меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define) или нажмите Ctrl+F3. В открывшемся окне нажмите кнопку Добавить (New), введите имя диапазона (любое, но без пробелов и начинающееся с буквы, например — Люди) и в поле Ссылка (Reference) введите вот такую формулу:

=СМЕЩ(A2;0;0;СЧЁТЗ(A2:A100);1)

=OFFSET(A2;0;0;COUNTA(A2:A100);1)

Функция СЧЁТЗ (COUNTA) подсчитывает количество непустых ячеек в столбце с фамилиями, т.е. количество строк в диапазоне для выпадающего списка. Функция СМЕЩ (OFFSET) формирует ссылку на диапазон с нужными нам именами и использует следующие аргументы:

A2 — начальная ячейка
0 — сдвиг начальной ячейки по вертикали вниз на заданное количество строк
0 — сдвиг начальной ячейки по горизонтали вправо на заданное количество столбцов
СЧЁТЗ(A2:A100) — размер получаемого на выходе диапазона по вертикали, т.е. столько строк, сколько у нас занятых ячеек в списке
1 — размер получаемого на выходе диапазона по горизонтали, т.е. один столбец

Теперь выделите ячейки, где вы хотите создать выпадающие списки, и выберите в старых версиях Excel в меню Данные — Проверка (Data — Validation). В открывшемся окне на вкладке Параметры (Settings) выберите вариант Список (List) и введите в поле Источник (Source) вот такую формулу:

=Люди

После нажатия на ОК ваш динамический список в выделенных ячейках готов к работе.

Ссылки по теме

4 способа создания выпадающих списков в ячейках листа Excel
Связанные выпадающие списки
Быстрое создание выпадающих списков с помощью надстройки PLEX

Источник

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».

Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.

Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».

Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:

Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.

Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.

Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub

Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».

Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).

Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.

Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.

Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Источник

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав

Ctrl+T

.
Примечания:
- Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
  добавлении или удалении элементов из списка
  , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.
- Сейчас самое время
  отсортировать данные в диапазоне или таблице
  в раскрывающемся списке.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
Перейдите на вкладку
данных

на ленте, затем

в проверку данных

.

Примечание:
Если вы не можете щелкнуть

проверку данных

, возможно, рабочий лист защищен или общедоступен.
Разблокируйте определенные области защищенной книги
или прекратите совместное использование листа, а затем повторите шаг 3.
На вкладке

Параметры

в поле

Разрешить

щелкните

Список

.
Щелкните поле

Источник

и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

Игнорировать пустые

ячейки.
Установите флажок

Список допустимых значений
Откройте вкладку

Сообщение для ввода.
- Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Отображать подсказку, если ячейка является текущей
  
  и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Откройте вкладку

Сообщение об ошибке.
- Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Выводить сообщение об ошибке,
  
  выберите параметр в поле
  
  Вид
  
  и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Не знаете, какой параметр выбрать в поле

Вид

?
- Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
  
  Сведения
  
  или Предупреждение. Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком
  
  , а если «Предупреждение» — со значком
  
  .
- Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант
  
  Остановка
  
  .
  
  Примечание:
  Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных.
Скачать примеры проверки данных Excel
.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.
Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.
На вкладке

Данные

в группе

Инструменты

щелкните

Проверка данных

или

Проверить

.

Примечание:
Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье
Защита книги
.
Откройте вкладку

Параметры

и во всплывающем меню

Разрешить

щелкните

пункт Список

.
Щелкните поле

Источник

и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.
Нажмите клавишу ВВОД или кнопку

Развернуть

, чтобы развернуть диалоговое окно, а затем щелкните

ОК

.
Советы:
- Значения также можно ввести непосредственно в поле
  
  Источник
  
  через запятую.
- Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле
  
  Источник
- Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке
  
  Данные
  
  щелкните
  
  Проверка данных
  
  или
  
  Проверить
  
  , а затем щелкните
  
  Сообщение об ошибке
  
  .

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в
таблице Excel
.
Примечания:
- Почему данные следует поместить в таблицу? Когда ваши данные находятся в таблице при
  добавлении или удалении элементов из списка
  , любые раскрывающиеся списки, основанные на этой таблице, будут автоматически обновляться. Дополнительные действия не требуются.
- Теперь следует
  отсортировать данные в том порядке, в котором они должны отображаться
  в раскрывающемся списке.
Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.
Откройте вкладку

Данные

на ленте и щелкните кнопку

Проверка данных

.
На вкладке

Параметры

в поле

Разрешить

щелкните

Список

.
Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле

Источник

и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле

Источник

через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы
Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок

Игнорировать пустые

ячейки.
Установите флажок

Список допустимых значений
Откройте вкладку

Сообщение для ввода.
- Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Показывать сообщения
  
  и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Откройте вкладку

Сообщение об ошибке.
- Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок
  
  Показывать оповещения
  
  , выберите параметр в поле
  
  Тип
  
  , и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.
Щелкните

ОК

.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, рекомендуется проверить,
изменяется ли ширина столбцов и высота строк
при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью
Удаление раскрывающегося списка
.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Общие сведения о таблицах Excel

Применение проверки данных к ячейкам

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Нужна дополнительная помощь?

Источник

#Руководства

14 апр 2022
0

Упрощаем заполнение таблицы повторяющимися данными.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.

Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.

Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.

Таблицу легко заполнить с помощью выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.

Данные для создания выпадающего списка
Скриншот: Skillbox Media

Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.

Можно выделить весь столбец. Если слишком много строк, можно выделить несколько ячеек: потом растянете выпадающий список до конца
Скриншот: Skillbox Media

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».

Кнопка находится здесь
Скриншот: Skillbox Media

Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».

Выбираем «Список» в проверке данных
Скриншот: Skillbox Media

Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.

Если не поставите курсор, изменения не сохранятся
Скриншот: Skillbox Media

На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.

Выделяем ячейки, которые должны попасть в выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.

Потом можно будет изменить список — например, добавить ещё один вариант характеристики
Скриншот: Skillbox Media

Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.

Нажимаем на стрелочку, потом выбираем нужное значение
Скриншот: Skillbox Media

Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.

Процесс заполнения таблицы через выпадающий список
Скриншот: Skillbox Media

По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».

Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.

Таблица полностью заполнена с помощью выпадающих списков
Скриншот: Skillbox Media

Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:

Очистим значения последней заполненной строки таблицы. Это нужно, чтобы протянулись пустые ячейки с выпадающими списками, а не уже выбранные значения.
Выделим одновременно три столбца и в правом нижнем углу крайнего столбца найдём значок плюса.
Захватим его и растянем вниз на все автомобили, добавленные в таблицу.

Так можно растянуть выпадающий список до конца таблицы, даже если сначала он был в нескольких ячейках
Скриншот: Skillbox Media

Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.

Интересные методы, которые пригодятся менеджерам

«Рыбьи кости» Исикавы для поиска настоящих причин проблем в бизнесе
PEST-анализ для предсказания будущего компании
Матрица БКГ: определяем, в какой проект стоит инвестировать, а в какой — нет
SWOT-анализ: ищем возможности для развития и предстоящие проблемы
«Съешь лягушку»: метод для управления временем

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

Что такое выпадающий список

Выпадающий список в Excel (или раскрывающийся список) — это список в ячейке Excel, из которого можно выбрать одно из нескольких заранее заданных значений. Это удобно для быстрого и правильного заполнения данных: не вбивать руками, а просто выбрать. Тут же можно настроить контроль, чтобы пользователи не могли вносить значения, не предусмотренные в списке.

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Создание выпадающего списка

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».

Источником данных может быть:

Текст – пишется через точку с запятой «;» и без знака равно «=», например
Материалы;Заработная плата;Амортизация

Ссылки на ячейки:
=$A$1:$A$7

Именованный диапазон:
=ИмяДиапазона

и т.д.

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

В этом способе используется всего одна простая формула — ДВССЫЛ (правда, непривычная обычным пользователям) и форматированная smart-таблица Excel (иногда их еще называют «умные» таблицы). Зато вы получите взаимозависимые списки и будете пользоваться ими по принципу «сделал и забыл». Не нужно будет переживать о том, что «слетит» диапазон и переделывать всю архитектуру данных. Просто один раз сделаете и будете пользоваться.

Справка:

Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ(B1) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ(«А1»).

С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ(B1&C1) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ(B1&C1) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Присвойте созданной таблице имя: выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор, введите имя — «Источник».

Таблица «Источник» создана. Теперь можно обращаться к таблице и её элементам по имени. Например, название заголовка таблицы будет выглядеть так: =Источник[#Заголовки]

Столбец таблицы: =Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

Выделите ячейки в столбце «группа».
Перейдите в меню Данные -> Проверка данных.
В появившемся окне выберите тип данных — Список, а в строке Источник введите формулу =ДВССЫЛ(«Источник[#Заголовки]»)

Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

Выделите столбец «статья» в таблице.
Перейдите в меню Данные -> Проверка данных.
В появившемся окне выберите тип данных — Список, а в строке Источник введите формулу: =ДВССЫЛ(«Источник[«&$G3&»]»)
В формуле $G3 – это первая ячейка из столбца «группа». Ссылка на столбец «зафиксирована» с помощью знака доллара $, а строка может изменяться.

Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.

Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами — во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».

Мы придумали, как обойти эту проблему: с помощью сводных таблиц, которые будут за нас упорядочивать данные. Благодаря этому постоянное «администрирование» будет заменено на простую процедуру «обновить».

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
[высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
[ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

искомое_значение – значение, которое ищем. Может быть числом, текстом, логическим значением или ссылкой на ячейку;
просматриваемый_массив – диапазон ячеек, где будем искать нужное значение;
[тип_сопоставления] — число -1, 0 или 1, которое показывает, как сравнивать искомое значение с ячейками просматриваемого массива. Не переживайте, если не поняли, когда и что ставить, потому что 90% случаев нужно выбирать ноль.

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Присвойте таблице имя: на вкладке Конструктор введите имя таблицы — «статьи».

Форматированная таблица «статьи» создана.

Шаг 2. Создайте две сводные таблицы – одну с названиями групп, вторую — со статьями.

Для чего используем сводные таблицы? Во-первых, чтобы вручную не создавать перечень групп, а во-вторых, как уже упоминали выше, чтобы вручную не сортировать справочники статей (что иногда забывают сделать пользователи, а это важно, иначе формула СМЕЩ «срабатывает» с ошибкой). «Ручную» работу сделает вместо нас кнопка «Обновить» в меню Данные — нажимаем ее каждый раз после появления новых статей.

Создайте первую сводную таблицу с группами статей.
Выделите любую ячейку таблицы с исходными данными, перейдите в меню Вставка -> Сводная таблица. Добавьте сводную таблицу на существующий лист и поместите группы в область строк.

Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.

Форматируем сводную таблицу со статьями и придаем ей вид справочника.
Выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор -> Макет отчета -> Показать в табличной форме. У нас получится почти та таблица, которая нам нужна, но в ней автоматом появятся промежуточные суммы. Чтобы их отключить, идем: Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные суммы.

Скройте строку «Общий итог» в обеих таблицах справочников. Перейдите на вкладку Конструктор -> Общие итоги -> Отключить для строк и столбцов.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.

В появившемся окне нажмите кнопку «Создать».

- Введите имя «ГруппыСписок» и формулу, которая будет определять диапазон:
  =СМЕЩ($A$1;1;0;СЧЁТЗ($A:$A)-1;1)

Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.

- $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
- Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
- СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
- Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.

Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.

Точно так же создайте в диспетчере имен список статей.
Введите имя ГруппыСтатей, а для диапазона – формулу:
=СМЕЩ($C$1;ПОИСКПОЗ($G2;$C:$C;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$G2);1)

Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.

$С$1 – это первая ячейка в столбце с группами.
ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 Определяет, на сколько строк нужно отступить от первой ячейки.ПОИСКПОЗ ищет название группы, выбранной в таблице с данными (столбец $G) среди ячеек справочника (столбец $C). В адресе ячейки $G2 не «закрепляем» номер строки с помощью знака $, чтобы формула работала для каждой ячейки в столбце.

Следующая цифра 1 – это отступ на 1 столбец вправо, т.е. переходим к столбцу «статьи», откуда нужно брать данные.
СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) – считаем число ячеек в столбце $C, в которых названия групп такие же, как в столбце с данными. Здесь тоже не «закрепляем» номер строки у ячейки $G2 с помощью знака $.
Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.

Шаг 4. Создайте выпадающие списки.

Выделите ячейки в столбце «группы», перейдите в меню Данные -> Проверка данных. Задайте тип данных Список, источник =ГруппыСписок.

То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи

Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.

Источник

Выпадающий список с наполнением

Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее

Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше

Ссылки по теме

Создание раскрывающегося списка

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Как сделать зависимые выпадающие списки

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Выпадающий список с поиском

См. также

Дополнительные сведения

См. также

Нужна дополнительная помощь?

Что такое выпадающий список

Создание выпадающего списка

Связанные выпадающие списки

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Справка:

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами — во втором

Справка:

Пошаговая инструкция по созданию списков

А вот еще интересные статьи: