Excel как скрыть повторяющиеся строки

В этом руководстве объясняется, как удалять повторяющиеся значения в Excel. Вы изучите несколько различных методов поиска и удаления дубликатов, избавитесь от дублирующих строк, обнаружите точные повторы и частичные совпадения.

Хотя Microsoft Excel является в первую очередь инструментом для расчетов, его таблицы часто используются в качестве баз данных для отслеживания запасов, составления отчетов о продажах или ведения списков рассылки.

Распространенная проблема, возникающая при увеличении размера базы данных, заключается в том, что в ней появляется много повторов. И даже если ваш огромный файл содержит всего несколько идентичных записей, эти несколько повторов могут вызвать массу проблем. Например, вряд ли порадует отправка нескольких копий одного и того же документа одному человеку или появление одних и тех же данных в отчете несколько раз.

Поэтому, прежде чем использовать базу данных, имеет смысл проверить ее на наличие дублирующих записей, чтобы убедиться, что вы не будете потом тратить время на исправление ошибок.

В нескольких наших недавних статьях мы обсуждали различные способы выявления дубликатов в Excel и выделения неуникальных ячеек или строк (см.ссылки в конце статьи). Однако могут возникнуть ситуации, когда вы захотите в конечном счете устранить дубли в ваших таблицах. И это как раз тема этого руководства.

Удаление повторяющихся строк вручную

Если вы используете последнюю версию Microsoft Excel с 2007 по 2019, у вас есть небольшое преимущество. Эти версии содержат встроенную функцию для поиска и удаления повторяющихся значений.

Этот инструмент позволяет находить и удалять абсолютные совпадения (ячейки или целые строки), а также частично совпадающие записи (имеющие одинаковые значения в столбце или диапазоне). 

Важно! Поскольку инструмент «Удалить дубликаты» навсегда удаляет идентичные записи, рекомендуется создать копию исходных данных, прежде чем удалять что-либо.

Для этого выполните следующие действия.

1. Для начала выберите диапазон, в котором вы хотите работать. Чтобы выделить всю таблицу, нажмите Ctrl + A,
2. Указав диапазон, перейдите на вкладку «Данные» >  и нажмите кнопку «Удалить дубликаты» .

1. Откроется диалоговое окно. Выберите столбцы для проверки на наличие дублей и нажмите кнопку «ОК».
   • Чтобы удалить повторяющиеся строки, которые имеют абсолютно одинаковые данные во всех колонках, оставьте флажки рядом со всеми столбцами, как на скриншоте ниже.
   • Чтобы удалить частичные совпадения на основе одного или нескольких ключевых столбцов, выберите только их. Если в вашей таблице много колонок, самый быстрый способ — нажать кнопку «Снять выделение». А затем отметить те, которые вы хотите проверить.
   • Ежели в вашей таблице нет заголовков, снимите флажок Мои данные в верхнем правом углу диалогового окна, который обычно включается по умолчанию.
2. Если указать в диалоговом окне все столбцы, строка будет удалена только в том случае, если повторяются значения есть во всех них. Но в некоторых ситуациях не нужно учитывать данные, находящиеся в определенных колонках. Поэтому для них снимите флажки. К примеру, если каждая строчка содержит уникальный идентификационный код, программа никогда не найдет ни одной повторяющейся. Поэтому флажок рядом с колонкой с такими кодами следует снять.

Выполнено! Все повторяющиеся строки в нашем диапазоне удаляются, и отображается сообщение, указывающее, сколько повторяющихся записей было удалено и сколько осталось уникальных.

Важное замечание. Повторяющиеся значения определяются по тому, что отображается в ячейке, а не по тому, что в ней записано на самом деле. Представим, что в A1  и A2 содержится одна и та же дата. Одна из них представлена в формате 15.05.2020, а другая отформатирована в формате 15 май 2020. При поиске повторяющихся значений Excel считает, что это не одно и то же. Аналогично значения, которые отформатированы по-разному, считаются разными, поэтому $1 209,32 — это совсем не одно и то же, что 1209,32.

Поэтому, для того чтобы обеспечить успешный поиск и удаление повторов в таблице или диапазоне данных, рекомендуется применить один формат ко всему столбцу.
Примечание. Функция удаления дублей убирает 2-е и все последующие совпадения, оставляя все уникальные и первые экземпляры идентичных записей. 

Удаление дубликатов в «умной таблице».

Думаю, вы знаете, что, если преобразовать диапазон ячеек в таблицу, в нашем распоряжении появляется множество интересных дополнительных возможностей по работе с этими данными. Именно по этой причине такую таблицу Excel называют «умной».

Выделите нужную нам область, затем на вкладке «Главная» выберите «Форматировать как таблицу». Далее вам будет предложено указать желаемый вариант оформления. Когда закончите, автоматически откроется вкладка «Конструктор».

Выбираем на ленте нужную кнопку, как показано на скриншоте. Затем отмечаем те столбцы, в которых будем искать повторы. Ну а далее произойдет то же самое, что было описано в предыдущем разделе.

Но, в отличие от ранее рассмотренного инструмента удаления, операцию можно отменить, если что-то пошло не так.

Избавьтесь от повторов, скопировав уникальные записи в другое место.

Еще один способ удалить повторы — это выбрать все уникальные записи и скопировать их на другой лист или в другую книгу. Подробные шаги следуют ниже.

1. Выберите диапазон или всю таблицу, которую вы хотите обработать (1).
2. Перейдите на вкладку «Данные» (2) и нажмите кнопку «Фильтр — Дополнительно» (3-4).
3. В диалоговом окне «Расширенный фильтр» (5) выполните следующие действия:
   • Выберите переключатель скопировать в другое место (6).
   • Убедитесь, что в списке диапазонов указан правильный диапазон. Это должен быть диапазон из шага 1.
   • В поле «Поместить результат в…» (7) введите диапазон, в который вы хотите скопировать уникальные записи  (на самом деле достаточно указать его верхнюю левую ячейку).
   • Выберите только уникальные записи (8).
4. Наконец, нажмите кнопку ОК, и уникальные значения будут скопированы в новое место:

Замечание. Расширенный фильтр позволяет копировать отфильтрованные данные в другое место только на активном листе. Например, выберите место внизу под вашими исходными данными.

Я думаю, вы понимаете, что можно обойтись и без копирования. Просто выберите опцию «Фильтровать список на месте», и дублирующиеся записи будут на время скрыты при помощи фильтра. Они не удаляются, но и мешать вам при этом не будут.

Как убрать дубликаты строк с помощью формул.

Еще один способ удалить неуникальные данные — идентифицировать их с помощью формулы, затем отфильтровать, а затем после этого удалить лишнее.

Преимущество этого подхода заключается в универсальности: он позволяет вам:

• находить и удалять повторы в одном столбце,
• находить дубликаты строк на основе значений в нескольких столбиках данных,
• оставлять первые вхождения повторяющихся записей.

Недостатком является то, что вам нужно будет запомнить несколько формул.

В зависимости от вашей задачи используйте одну из следующих формул для обнаружения повторов. 

Формулы для поиска повторяющихся значений в одном столбце

Добавляем еще одну колонку, в которой запишем формулу.

Повторы наименований товаров, без учета первого вхождения:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B2; $B2)>1; «Дубликат»; «»)

Как видите, когда значение встречается впервые (к примеру, в B4), оно рассматривается как вполне обычное. А вот второе его появление (в B7) уже считается повтором.

Отмечаем все повторы вместе с первым появлением:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$17; $B2)>1; «Дубликат»; «Уникальный»)

Где A2 — первая, а A10 — последняя ячейка диапазона, в котором нужно найти совпадения.

Ну а теперь, чтобы убрать ненужное, устанавливаем фильтр и в столбце H и оставляем только «Дубликат». После чего строки, оставшиеся на экране, просто удаляем.

Вот небольшая пошаговая инструкция.

1. Выберите любую ячейку и примените автоматический фильтр, нажав кнопку «Фильтр» на вкладке «Данные».
2. Отфильтруйте повторяющиеся строки, щелкнув стрелку в заголовке нужного столбца.
3. И, наконец, удалите повторы. Для этого выберите отфильтрованные строки, перетаскивая указатель мыши по их номерам, щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Удалить строку» в контекстном меню. Причина, по которой вам нужно сделать это вместо простого нажатия кнопки «Удалить» на клавиатуре, заключается в том, что это действие будет удалять целые строки, а не только содержимое ячейки.

Формулы для поиска повторяющихся строк.

В случае, если нам нужно найти и удалить повторяющиеся строки (либо часть их), действуем таким же образом, как для отдельных ячеек. Только формулу немного меняем.

Отмечаем при помощи формулы неуникальные строчки, кроме 1- ^го вхождения:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИМН($B$2:$B2; $B2;$A$2:A2;$A2;$C$2:C2;$C2)>1; «Дубликат»; «»)

В результате видим 2 повтора.

Теперь самый простой вариант действий – устанавливаем фильтр по столбцу H и слову «Дубликат». После этого просто удаляем сразу все отфильтрованные строки.

Если нам нужно исключить все повторяющиеся строки вместе с их первым появлением:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИМН($B$2:$B$17; $B2;$A$2:$A$17;$A2;$C$2:$C$17;$C2)>1; «Дубликат»; «»)

Далее вновь устанавливаем фильтр и действуем аналогично описанному выше.

Насколько удобен этот  метод – судить вам.

Duplicate Remover — универсальный инструмент для поиска и удаления дубликатов в Excel.

В отличие от встроенной функции Excel для удаления дубликатов, о которой мы рассказывали выше, надстройка Ablebits Duplicate Remover не ограничивается только удалением повторяющихся записей. Подобно швейцарскому ножу, этот многофункциональный инструмент сочетает в себе все основные варианты использования и позволяет определять, выбирать, выделять, удалять, копировать и перемещать уникальные или повторяющиеся значения, с первыми вхождениями или без них, целиком повторяющиеся или частично совпадающие строки в одной таблице или путем сравнения двух таблиц.

Он безупречно работает во всех операционных системах и во всех версиях Microsoft Excel 2019 — 2003.

Как избавиться от дубликатов в Excel в 2 клика мышки.

Предполагая, что в вашем Excel установлен Ultimate Suite, выполните следующие простые шаги, чтобы удалить повторяющиеся строки или ячейки:

1. Выберите любую ячейку в таблице, c которой вы хотите работать, и нажмите Quick Dedupe на вкладке Ablebits Data.

1. Откроется диалоговое окно, и все столбцы будут выбраны по умолчанию. Выберите те, которые вам нужны, а также в выпадающем списке в правом нижнем углу укажите желаемое действие.

Поскольку моя цель – просто выделить повторяющиеся данные, я выбрал «Закрасить цветом».

Помимо выделения цветом, вам доступны и другие операции:

1. Удалить дубликаты
2. Выбрать дубликаты
3. Указать их в столбце статуса
4. Копировать дубликаты на новый лист
5. Переместить на новый лист

• Нажимаем кнопку OK и оцениваем получившийся результат:

Как вы можете видеть на скриншоте выше, строки с повторяющимися значениями в первых 3 столбцах были обнаружены (первые вхождения здесь по умолчанию не считаются как дубликаты).

Совет. Если вы хотите определить повторяющиеся строки на основе значений в ключевом столбце, оставьте выбранным только этот столбец (столбцы) и снимите флажки со всех остальных неактуальных столбцов.

И если вы хотите выполнить какое-то другое действие, например, удалить повторяющиеся строки, или скопировать повторяющиеся значения в другое место, выберите соответствующий вариант из раскрывающегося списка.

Больше возможностей для поиска дубликатов при помощи Duplicate Remover.

Если вам нужны дополнительные параметры, такие как удаление повторяющихся строк, включая первые вхождения, или поиск уникальных значений, используйте мастер Duplicate Remover, который предоставляет эти и некоторые другие возможности. Рассмотрим на примере, как найти повторяющиеся значения с первым вхождением или без него.

Удаление дубликатов в Excel — обычная операция. Однако в каждом конкретном случае может быть ряд особенностей. В то время как инструмент Quick Dedupe фокусируется на скорости, Duplicate Remover предлагает ряд дополнительных опций для работы с дубликатами и уникальными значениями.

1. Выберите любую ячейку в таблице, где вы хотите удалить дубликаты, переключитесь на вкладку Ablebits Data и нажмите кнопку Duplicate Remover.

1. Вам предложены 4 варианта проверки дубликатов в вашем листе Excel:
   • Дубликаты без первых вхождений повторяющихся записей.
   • Дубликаты с 1-м вхождением.
   • Уникальные записи.
   • Уникальные значения и 1-е повторяющиеся вхождения.
2. В этом примере выберем второй вариант, т.е. Дубликаты + 1-е вхождения:

1. Все ваши данные будут автоматически выделены.
2. Теперь выберите столбцы, в которых вы хотите проверить дубликаты. Как и в предыдущем примере, мы выбираем первые 3 столбца:

1. Наконец, выберите действие, которое вы хотите выполнить с дубликатами. Как и в случае с инструментом быстрого поиска дубликатов, мастер Duplicate Remover может идентифицировать, выбирать, выделять, удалять, копировать или перемещать повторяющиеся данные.

Чтобы более наглядно увидеть результат, отметим параметр «Закрасить цветом» (Fill with color) и нажимаем Готово.

Мастеру Duplicate Remover требуется совсем немного времени, чтобы проанализировать вашу таблицу и показать результат:

Как видите, результат аналогичен тому, что мы наблюдали выше. Но здесь мы выделили дубликаты, включая и первое появление этих повторяющихся записей. Если вы выберете опцию удаления, то эти 4 записи будут стерты из вашей таблицы.

Надстройка также создает резервную копию рабочего листа, чтобы случайно не потерять нужные данные: вдруг вы хотели оставить первые вхождения данных, но случайно выбрали не тот пункт.

Мы рассмотрели различные способы, которыми вы можете убрать дубликаты из ваших таблиц — при помощи формул и без них. Я надеюсь, что хотя бы одно из решений, упомянутых в этом обзоре, вам подойдет.

Все мощные инструменты очистки дублей, описанные выше, включены в надстройку Ultimate Suite для Excel. Если вы хотите попробовать их, я рекомендую вам загрузить полнофункциональную пробную версию и сообщить нам свой отзыв в комментариях.

Что ж, как вы только что видели, есть несколько способов найти повторяющиеся значения в Excel и затем удалить их. И каждый из них имеет свои сильные стороны и ограничения. 

Еще на эту же тему: