Excel формирование итогов в таблице

Подвести промежуточные итоги в таблице Excel можно с помощью встроенных формул и соответствующей команды в группе «Структура» на вкладке «Данные».

Важное условие применения средств – значения организованы в виде списка или базы данных, одинаковые записи находятся в одной группе. При создании сводного отчета промежуточные итоги формируются автоматически.

Чтобы продемонстрировать расчет промежуточных итогов в Excel возьмем небольшой пример. Предположим, у пользователя есть список с продажами определенных товаров:

Необходимо подсчитать выручку от реализации отдельных групп товаров. Если использовать фильтр, то можно получить однотипные записи по заданному критерию отбора. Но значения придется подсчитывать вручную. Поэтому воспользуемся другим инструментом Microsoft Excel – командой «Промежуточные итоги».

Чтобы функция выдала правильный результат, проверьте диапазон на соответствие следующим условиям:

• Таблица оформлена в виде простого списка или базы данных.
• Первая строка – названия столбцов.
• В столбцах содержатся однотипные значения.
• В таблице нет пустых строк или столбцов.

Приступаем…

1. Отсортируем диапазон по значению первого столбца – однотипные данные должны оказаться рядом.
2. Выделяем любую ячейку в таблице. Выбираем на ленте вкладку «Данные». Группа «Структура» — команда «Промежуточные итоги».
3. Заполняем диалоговое окно «Промежуточные итоги». В поле «При каждом изменении в» выбираем условие для отбора данных (в примере – «Значение»). В поле «Операция» назначаем функцию («Сумма»). В поле «Добавить по» следует пометить столбцы, к значениям которых применится функция.
4. Закрываем диалоговое окно, нажав кнопку ОК. Исходная таблица приобретает следующий вид:

Если свернуть строки в подгруппах (нажать на «минусы» слева от номеров строк), то получим таблицу только из промежуточных итогов:

При каждом изменении столбца «Название» пересчитывается промежуточный итог в столбце «Продажи».

Чтобы за каждым промежуточным итогом следовал разрыв страницы, в диалоговом окне поставьте галочку «Конец страницы между группами».

Чтобы промежуточные данные отображались НАД группой, снимите условие «Итоги под данными».

Команда промежуточные итоги позволяет использовать одновременно несколько статистических функций. Мы уже назначили операцию «Сумма». Добавим средние значения продаж по каждой группе товаров.

Снова вызываем меню «Промежуточные итоги». Снимаем галочку «Заменить текущие». В поле «Операция» выбираем «Среднее».

Формула «Промежуточные итоги» в Excel: примеры

Функция «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» возвращает промежуточный итог в список или базу данных. Синтаксис: номер функции, ссылка 1; ссылка 2;… .

Номер функции – число от 1 до 11, которое указывает статистическую функцию для расчета промежуточных итогов:

1. – СРЗНАЧ (среднее арифметическое);
2. – СЧЕТ (количество ячеек);
3. – СЧЕТЗ (количество непустых ячеек);
4. – МАКС (максимальное значение в диапазоне);
5. – МИН (минимальное значение);
6. – ПРОИЗВЕД (произведение чисел);
7. – СТАНДОТКЛОН (стандартное отклонение по выборке);
8. – СТАНДОТКЛОНП (стандартное отклонение по генеральной совокупности);
9. – СУММ;
10. – ДИСП (дисперсия по выборке);
11. – ДИСПР (дисперсия по генеральной совокупности).

Ссылка 1 – обязательный аргумент, указывающий на именованный диапазон для нахождения промежуточных итогов.

Особенности «работы» функции:

• выдает результат по явным и скрытым строкам;
• исключает строки, не включенные в фильтр;
• считает только в столбцах, для строк не подходит.

Рассмотрим на примере использование функции:

1. Создаем дополнительную строку для отображения промежуточных итогов. Например, «сумма отобранных значений».
2. Включим фильтр. Оставим в таблице только данные по значению «Обеденная группа «Амадис»».
3. В ячейку В2 введем формулу: .

Формула для среднего значения промежуточного итога диапазона (для прихожей «Ретро»): .

Формула для максимального значения (для спален): .

Промежуточные итоги в сводной таблице Excel

В сводной таблице можно показывать или прятать промежуточные итоги для строк и столбцов.

1. При формировании сводного отчета уже заложена автоматическая функция суммирования для расчета итогов.
2. Чтобы применить другую функцию, в разделе «Работа со сводными таблицами» на вкладке «Параметры» находим группу «Активное поле». Курсор должен стоять в ячейке того столбца, к значениям которого будет применяться функция. Нажимаем кнопку «Параметры поля». В открывшемся меню выбираем «другие». Назначаем нужную функцию для промежуточных итогов.
3. Для выведения на экран итогов по отдельным значениям используйте кнопку фильтра в правом углу названия столбца.

В меню «Параметры сводной таблицы» («Параметры» — «Сводная таблица») доступна вкладка «Итоги и фильтры».

Скачать примеры с промежуточными итогами

Таким образом, для отображения промежуточных итогов в списках Excel применяется три способа: команда группы «Структура», встроенная функция и сводная таблица.

При работе с таблицами, часто бывают случаи, когда, кроме общих итогов требуется подбивать и промежуточные. Например, в таблице реализации товаров за месяц, в которой каждая отдельная строка указывает сумму выручки от продажи конкретного вида товара за день, можно подбить ежедневные промежуточные итоги от реализации всей продукции, а в конце таблицы указать величину общей месячной выручки по предприятию. Давайте выясним, как можно сделать промежуточные итоги в программе Microsoft Excel.

Условия для использования функции

Но, к сожалению, не все таблицы и наборы данных подходят для того, чтобы применить к ним функцию промежуточных итогов. К главным условиям относятся следующие:

• таблица должна иметь формат обычной области ячеек;
• шапка таблицы должна состоять из одной строки, и размещаться на первой строке листа;
• в таблице не должно быть строк с незаполненными данными.

Создание промежуточных итогов

Для того, чтобы создать промежуточные итоги, переходим во вкладку «Данные» в программе Excel. Выделяем любую ячейку в таблице. После этого, жмем на кнопку «Промежуточный итог», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Структура».

Далее, открывается окно, в котором нужно настроить выведение промежуточных итогов. В данном примере, нам нужно просмотреть сумму общей выручки по всем товарам за каждый день. Значение даты расположено в одноименной колонке. Поэтому, в поле «При каждом изменении в» выбираем столбец «Дата».

В поле «Операция» выбираем значение «Сумма», так как нам нужно подбить именно сумму за день. Кроме суммы, доступны многие другие операции, среди которых можно выделить:

• количество;
• максимум;
• минимум;
• произведение.

Так как, значения выручки выводятся в столбец «Сумма выручки, руб.», то в поле «Добавить итоги по», выбираем именно его из списка столбцов данной таблицы.

Кроме того, нужно установить галочку, если она не установлена, около параметра «Заменить текущие итоги». Это позволит при пересчете таблицы, если вы проделываете с ней процедуру подсчетов промежуточных итогов не в первый раз, не дублировать многократно запись одних и тех же итогов.

Если вы поставите галочку в пункте «Конец страницы между группами», то при печати каждый блок таблицы с промежуточными итогами будет распечатываться на отдельной странице.

При установке галочки напротив значения «Итоги под данными», промежуточные итоги будут устанавливаться под блоком строк, сумма которых в них подбивается. Если же снять данную галочку, тогда итоги будут показываться над строками. Но, это уже сам пользователь определяет, как ему удобнее. Для большинства лиц удобнее размещения итогов под строками.

После того, как завершены все настройки промежуточных итогов, жмем на кнопку «OK».

Как видим, промежуточные итоги появились в нашей таблице. Кроме того, все группы строк, объединенные одним промежуточным итогом, можно свернуть, просто кликнув по знаку минус, слева от таблицы, напротив конкретной группы.

Таким образом, можно свернуть все строки в таблице, оставив видимыми только промежуточные и общие итоги.

Нужно также отметить, что при изменении данных в строчках таблицы, пересчет промежуточных итогов будет производиться автоматически.

Формула «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ»

Кроме того, существует возможность вывода промежуточных итогов не через кнопку на ленте, а воспользовавшись возможностью вызова специальной функции через кнопку «Вставить функцию». Для этого, предварительно кликнув по ячейке, где будут выводиться промежуточные итоги, жмем указанную кнопку, которая расположена слева от строки формул.

Открывается Мастер функций. Среди списка функций ищем пункт «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ». Выделяем его, и кликаем по кнопке «OK».

Открывается окно, в котором нужно ввести аргументы функции. В строке «Номер функции» нужно ввести номер одного из одиннадцати вариантов обработки данных, а именно:

1. среднее арифметическое значение;
2. количество ячеек;
3. количество заполненных ячеек;
4. максимальное значение в выбранном массиве данных;
5. минимальное значение;
6. произведение данных в ячейках;
7. стандартное отклонение по выборке;
8. стандартное отклонение по генеральной совокупности;
9. сумма;
10. дисперсия по выборке;
11. дисперсия по генеральной совокупности.

Итак, вписываем в поле тот номер действия, которое хотим применить в конкретном случае.

В графе «Ссылка 1» нужно указать ссылку на тот массив ячеек, для которого вы хотите установить промежуточные значения. Допускается введение до четырех разрозненных массивов. При добавлении координат диапазона ячеек, сразу появляется окно для возможности добавления следующего диапазона.

Так как вводить диапазон вручную не во всех случаях удобно, можно просто кликнуть по кнопке, расположенной справа от формы ввода.

При этом, окно аргументов функции свернется. Теперь можно просто выделить курсором нужный массив данных. После того, как он автоматически занесен в форму, кликните по кнопке, размещенной справа от неё.

Опять открывается окно аргументов функции. Если нужно добавить ещё один или несколько массивов данных, то добавляем по тому же алгоритму, который был описан выше. В обратном случае, кликаем по кнопке «OK».

После этого, промежуточные итоги, выделенного диапазона данных, будут сформированы в ячейке, в которой находится формула.

Синтаксис данной функции выглядит следующим образом: «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;адреса_массивов_ячеек). В нашем конкретном случае формула будет выглядеть так: «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C6)». Данную функцию, используя этот синтаксис, можно вводить в ячейки и вручную, без вызова Мастера функций. Только, нужно не забывать, перед формулой в ячейке ставить знак «=».

Как видим, существует два основных способа формирования промежуточных итогов: через кнопку на ленте, и через специальную формулу. Кроме того, пользователь должен определить, какое именно значение будет выводиться в качестве итога: сумма, минимальное, среднее, максимальное значение, и т.д.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Строка итогов – это дополнительная строка в таблице данных, которая позволяет при помощи статистической функции обрабатывать числовые данные таблицы. Располагается внизу таблицы.

Как добавить строку итогов в таблицу?

1 способ

• В окне открытого листа выделите любую ячейку таблицы.
• Перейдите к вкладке «Конструктор» и в группе «Параметры стилей таблиц» активируйте значение «Строка итогов» (рис. 5.25).

Рис. 5.25. Вкладка «Конструктор». Значение «Строка итогов»

2 способ

• 1. В окне открытого листа щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке таблицы.
• В контекстном меню наведите курсор на пункт «Таблица».
• В списке команд выберите пункт «Строка итогов» (рис. 5.26).

Рис. 5.26. Контекстное меню таблицы данных. Меню пункта «Таблица». Пункт «Строка итогов»

При отключении строки итогов возможны ошибки в формулах, ссылающихся на данную строку.

При работе с таблицами часто бывают случаи, когда кроме общих итогов требуется подбивать и промежуточные. Например, в таблице реализации товаров за месяц, в которой каждая отдельная строка указывает сумму выручки от продажи конкретного вида товара за день, можно подбить ежедневные промежуточные итоги от реализации всей продукции, а в конце таблицы указать величину общей месячной выручки по предприятию. Давайте выясним, как можно сделать промежуточные итоги в программе Microsoft Excel.

К сожалению, не все таблицы и наборы данных подходят для того, чтобы применять к ним функцию промежуточных итогов. К главным условиям относятся следующие:

• Таблица должна иметь формат обычной области ячеек;
• Шапка таблицы должна состоять из одной строки и размещаться на первой строке листа;
• В таблице не должно быть строк с незаполненными данными.

Создание промежуточных итогов в Excel

Переходим к самому процессу. За использование этого инструмент отвечает отдельный раздел, вынесенный на верхнюю панель программы.

1. Выделяем любую ячейку в таблице и переходим на вкладку «Данные». Нажимаем по кнопке «Промежуточный итог», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Структура».



2. Откроется окно, в котором нужно настроить выведение промежуточных итогов. В нашем примере нам надо просмотреть сумму общей выручки по всем товарам за каждый день. Значение даты расположено в одноименной колонке. Поэтому в поле «При каждом изменении в» выбираем столбец «Дата».
3. В поле «Операция» выбираем значение «Сумма», так как нам требуется подбить именно сумму за день. Кроме суммы доступны многие другие операции, среди которых можно выделить: количество, максимум, минимум, произведение.
4. Так как значения выручки выводятся в столбец «Сумма выручки, руб.», то в поле «Добавить итоги по», выбираем именно его из списка столбцов таблицы.
5. Кроме того, надо установить галочку, если ее нет, около параметра «Заменить текущие итоги». Это позволит при пересчете таблицы, если вы проделываете с ней процедуру подсчетов промежуточных итогов не в первый раз, не дублировать многократно запись одних и тех же итогов.
6. Если поставить галочку в пункте «Конец страницы между группами», при печати каждый блок таблицы с промежуточными итогами будет распечатываться на отдельной странице.
7. При добавлении галочки напротив значения «Итоги под данными» промежуточные итоги будут устанавливаться под блоком строк, сумма которых в них подбивается. Если же снять галочку, тогда они будут показываться над строками. Для большинства удобнее размещение под строками, но сам выбор сугубо индивидуален.
8. По завершении жмем на «OK».



9. В результате промежуточные итоги появились в нашей таблице. Кроме того, все группы строк, объединенные одним промежуточным итогом, можно свернуть, просто кликнув по знаку «-« слева от таблицы напротив конкретной группы.



10. Так можно свернуть все строки в таблице, оставив видимыми только промежуточные и общие итоги.



11. Следует также отметить, что при изменении данных в строчках таблицы пересчет промежуточных итогов будет производиться автоматически.

Формула «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ»

Помимо вышесказанного существует возможность вывода промежуточных итогов не через кнопку на ленте, а путем вызова специальной функции через «Вставить функцию».

1. Предварительно кликнув по ячейке, где будут выводиться промежуточные итоги, жмем указанную кнопку, которая расположена слева от строки формул.



2. Откроется «Мастер функций», где среди списка функций ищем пункт «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ». Выделяем его и кликаем «OK».



3. В новом окне понадобится ввести аргументы функции. В строке «Номер функции» впишите номер одного из одиннадцати вариантов обработки данных, а именно:
   

   Номер	Вариант обработки
   1	Среднее арифметическое значение
   2	Количество ячеек
   3	Количество заполненных ячеек
   4	Максимальное значение в выбранном массиве данных
   5	Минимальное значение
   6	Произведение данных в ячейках
   7	Стандартное отклонение по выборке
   8	Стандартное отклонение по генеральной совокупности
   9	Сумма
   10	Дисперсия по выборке
   11	Дисперсия по генеральной совокупности



4. В графе «Ссылка 1» укажите ссылку на тот массив ячеек, для которого вы хотите установить промежуточные значения. Допускается введение до четырех разрозненных массивов. При добавлении координат диапазона ячеек сразу появляется окно для возможности добавления следующего диапазона. Так как вводить диапазон вручную не во всех случаях удобно, можно просто кликнуть по кнопке, расположенной справа от формы ввода.



5. Окно аргументов функции свернется и можно просто выделить курсором нужный массив данных. После того, как он автоматически занесется в форму, кликните по кнопке, размещенной справа.



6. Опять появится окно аргументов функции. Если понадобилось добавить еще один или несколько массивов данных, воспользуйтесь тем же алгоритмом, который был описан выше. В обратном случае просто нажмите «OK».





7. Промежуточные итоги выделенного диапазона данных будут сформированы в ячейке, в которой находится формула.



8. Синтаксис самой функции выглядит следующим образом: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;адреса_массивов_ячеек). В нашей ситуации формула будет выглядеть так: «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C6)». Эту функцию, используя этот синтаксис, можно вводить в ячейки и вручную, без вызова «Мастера функций». Только важно не забывать перед формулой в ячейке ставить знак «=».

Итак, существует два основных способа формирования промежуточных итогов: через кнопку на ленте и через специальную формулу. Кроме того, пользователь должен определить, какое именно значение будет выводиться в качестве итога: сумма, минимальное, среднее, максимальное значение и т.д.