Excel форматирование части текста в ячейке

У нас имеется данные для анализа производимой продукции. Нам нужно автоматически выделить все изделия, которые были выпущены в 2006 году. К сожалению, в таблице недостает еще одного столбца содержащего значения года производства каждого изделия. Но видно, что в фрагменте идентификатора (ID) изделия указывается год производства. В таком случае нам нужно выполнить поиск по части текста в Excel. А потом мы будем использовать условное форматирование с текстовыми функциями в формуле. Благодаря этому молниеносно реализуем решение задачи.

Пример таблицы производимой продукции:

Чтобы на основе идентификатора выделить изделия 2006-го года выпуска выполним шаги следующих действий:

1. Выделите диапазон ячеек A2:A10 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило».



2. Выберите: «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».



3. Чтобы выполнить поиск части текста в ячейке Excel, введите формулу: =ПСТР(A2;5;4)=»2006″
4. Нажмите на кнопку «Формат», чтобы задать красный цвет заливки для ячейки. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Экспонированные цветом изделия 2006-го года выпуска:

Далее разберем принцип действия формулы и ее модификации схожими текстовыми функциями.



Функция ПСТР и ее пример в использования условном форматировании

Чтобы легко понять, как удалось экспонировать цветом определенные значения с помощью условного форматирования разберем этапы действий в двух словах. Сначала мы извлекаем часть текста, а потом сравниваем его с требуемым значением. Но как из ячейки извлечь часть текста в Excel? Обратим внимание на функцию =ПСТР() в формуле правила. Данная функция возвращает часть строки, взятой с каждой ячейки столбца A, что указано в первом аргументе. Ссылка в первом аргументе должна быть относительной, так как формула применяется к каждой ячейке столбца A. Во втором аргументе функции указывается номер символа исходного текста, с которого должен начаться отрезок строки. В третьем аргументе указывается количество символов, которые нужно взять после определенного (во втором аргументе) символа исходного текста. В результате функция =ПСТР() возвращает только часть текста длинной 4 символа взятого начиная с 5-ой буквы в каждой ячейки из столбца А. Это «2005» или «2006». После функции стоит оператор сравнения к значению строки «2006». Если ячейка содержит такую часть текста значит ей будет присвоен новый формат.

Аналогичным способом можно использовать и другие текстовые функции в условном форматировании. Например, с помощью функции =ПРАВСИМВ() мы можем экспонировать цветом определенную группу товаров из партии C. Для этого нужно использовать формулу:

Здесь все просто функция позволяет выбрать часть текста из ячейки Excel, начиная с правой стороны исходного текста. Количество необходимых символов указано во втором аргументе функции ПРАВСИМВ. После чего все что возвращает функция сравнивается с значением строки «C».

Во всех выше описанных примерах очень легко применять текстовые функции в условном форматировании так как длина строк в исходных данных одинаковая. Но что, если у нас в исходных данных разного типа индикаторы с разной длинной символов, а нам все еще нужно выделять 2006-й год или группу «C».

В решении данной задачи нам поможет дополнительная текстовая функция в формуле =НАЙТИ(). В первом случаи формула будет выглядеть так:

Для удобного выделения идентификаторов с разной длинной текстовой строки товаров из группы «C» используем такую формулу:

Функция =НАЙТИ() выполняет поиск фрагмента текста в ячейке Excel. Потом возвращает номер символа, в котором был найдет текст, который задан в первом аргументе. Во втором аргументе указываем где искать текст. А третий аргумент – это номер позиции с какого символа вести поиск в исходном тексте. Третий аргумент позволяет нам смещаться по строке. Например, если в идентификаторе 2 раза используется символ «C». В таком случае третий аргумент пользователь задает в зависимости от ситуации.

Так как функция возвращает нужное число мы прекрасно используем ее в качестве аргументов для других функций (ПСТР и ПРАВСИМВ).

Форматирование в Excel, конечно, не происходит по принципу «все или ничего». В некоторых случаях может потребоваться отформатировать отдельные символы в рамках одной ячейки.

Чтобы применить форматирование к отдельным символам внутри текстовой строки, нужно сначала выделить эти символы. Можно щелкнуть кнопкой мыши и перетащить указатель на панель Формулы. Другой способ — дважды щелкнуть на ячейке, а потом щелкнуть и перетащить указатель, выделив таким образом нужные символы в ячейке.

Более эффективный способ выделения отдельных символов — сначала нажать клавишу F2, а затем переходить между отдельными символами с помощью клавиш управления курсором. Можно при этом удерживать нажатой клавишу Shift и нажимать клавиши управления курсором для непосредственного выбора курсором.

Когда нужные символы будут выделены, измените форматирование с помощью соответствующих элементов управления. Например, выделенный текст можно оформить как жирный, курсив либо задать ему новый цвет; вы можете даже применить иной шрифт. Если щелкнуть на ячейке с текстом правой кнопкой мыши, то появится контекстная панель инструментов, с помощью которой можно изменить форматирование выделенных символов.

К сожалению, двух полезных инструментов форматирования нет ни на ленте, ни на контекстной панели инструментов. Речь идет о верхнем и нижнем индексе. Если вы хотите оформить часть символов как верхние или нижние индексы, откройте вкладку Шрифт в диалоговом окне Формат ячеек. Выделив текст для форматирования, нажмите Ctrl+1.